Comment choisir la solution DAR la mieux adaptée à votre entreprise de sécurité

Autrefois, les rapports d'activité quotidiens (DAR) reposaient sur la mémoire des agents de sécurité, qui devaient se souvenir de ce qui s'était passé pendant la journée tout en remplissant une paperasse sans fin. Le plus souvent, les événements étaient mal interprétés, les incidents mal classés, et les responsables, exaspérés, devaient chercher les informations que les agents avaient omis de consigner.

Depuis la fin de cette période sombre, les rapports numériques, qu'il s'agisse de tableurs ou de logiciels spécialisés dans les rapports d'activité quotidiens de sécurité, ont considérablement amélioré la manière dont les entreprises de sécurité gèrent les rapports d'activité quotidiens de leurs agents.

Qu'est-ce qu'un rapport d'activité quotidien (DAR) ?

Un rapport d'activité quotidien (RAQ) est le registre tenu par un agent de sécurité, dans lequel il consigne tout ce qui se passe au cours de son service. Il recense les patrouilles et les points de contrôle, les observations, les visiteurs, les problèmes d'entretien et tout incident, ainsi que l'heure et le lieu de chaque événement. Pour une société de sécurité sous contrat, le RAQ constitue une preuve de prestation : il indique au client ce qui a été fait, quand et par qui.

Un DAR complet comprend généralement :

• Détails du service, notamment le nom de l'agent, le poste, le site ainsi que les heures de début et de fin
• Patrouilles et contrôles effectués, avec indication de l'heure
• Constatations telles que des portes laissées ouvertes, des problèmes d'éclairage ou des risques pour la sécurité
• Visiteurs, livraisons et prestataires sur le chantier
• Incidents, avec référence au rapport d'incident complet
• Notes de passation de service destinées à l'équipe suivante ou au client

Pour plus de détails, consultez l'article « 7 éléments que tout rapport d'activité quotidien devrait comporter ».

Comment déterminer quelle solution DAR convient le mieux à votre entreprise de sécurité

Avec l'existence d'une plateforme en ligne dédiée aux DAR, la confusion peut régner, surtout lorsque les solutions proposées permettent de créer des modèles de rapports, des rapports d'incident et des tableaux de bord en temps réel.

Voici deux choses que vous devez savoir.

1. Les rapports d'activité quotidiens ne peuvent pas être une solution ponctuelle. Ils doivent s'inscrire dans un ensemble plus large.
2. Les rapports doivent être faciles à consulter pour les agents de sécurité, les responsables et les parties prenantes.

Un élément d'un ensemble plus vaste : les rapports d'activité quotidiens et la gestion des effectifs

Les rapports d'activité quotidiens constituent la base même du reporting ; ils permettent d'assurer le bon déroulement des opérations au quotidien et contribuent à prévenir la survenue d'incidents majeurs.

Rapports et indicateurs clés de performance (KPI)

Dans le cadre d’une approche proactive de la gestion des risques, les DAR génèrent de la valeur sous forme d’indicateurs clés de performance (KPI). Ces indicateurs permettent à vos responsables de mesurer les activités de surveillance pertinentes et contribuent à l’élaboration de processus plus efficaces grâce à des informations exploitables et à une vision globale de la situation sur l’ensemble des sites gérés.

Indicateurs clés de performance (KPI) DAR à surveiller

Une fois que les DAR sont numérisés, ces indicateurs permettent de déterminer si votre système de reporting est réellement efficace :

• Taux d'achèvement des rapports : proportion de services pour lesquels un rapport DAR complet a été remis dans les délais.
• Vérification des points de contrôle et des patrouilles : les tournées se sont déroulées comme prévu, et quels points de contrôle n'ont pas été contrôlés.
• Délai d'enregistrement : délai entre le moment où un événement se produit et celui où il est enregistré. Plus ce délai est court, plus la précision est grande.
• Délai d'examen par le responsable : rapidité avec laquelle les rapports sont examinés, corrigés et approuvés.
• Tendances en matière d'activité et d'incidents par site : où les problèmes se concentrent en fonction de la période, du lieu ou du type.
• Remise des rapports aux clients : vérification que les clients reçoivent bien les rapports prévus dans leur contrat, dans les délais impartis.

DAR et gestion des risques

Les DAR s'inscrivent en fin de compte dans un ensemble plus vaste et contribuent à une gestion globale des risques. L'un des éléments clés de cette gestion globale des risques consiste à savoir où sont transmises les informations quotidiennes recueillies sur le terrain par vos agents de sécurité. C'est là que les DAR s'intègrent à ce que l'on appelle les tableaux de bord en temps réel.

Lorsque vous recherchez la solution DAR adaptée, n'oubliez pas que tous les rapports, qu'ils concernent des incidents ou l'activité quotidienne, doivent apporter une valeur ajoutée sous deux formes : les indicateurs clés de performance (KPI) et la gestion des risques.

Convivialité : des rapports faciles (et oserions-nous dire « ludiques » ?) à utiliser

À quoi sert un rapport numérique s'il n'est ni intuitif ni facile à utiliser ? Tous les systèmes de reporting numérique ne se valent pas. Et même s'il est tentant d'utiliser une version numérique d'un rapport d'activité (DAR) papier, vous vous rendrez vite compte qu'une expérience de reporting complète va bien au-delà de cela.

DAR configurables

Par exemple, vos DAR peuvent être configurés pour contribuer à la standardisation des processus, tels que les interventions des agents de sécurité, les procédures opérationnelles standard (SOP) et toute fonction réglementaire nécessitant la rédaction d'un rapport.

En résumé, les modèles de rapport configurables permettent aux superviseurs d’adapter les champs et les exigences des formulaires afin de se conformer aux procédures opérationnelles standard (SOP), aux exigences contractuelles et à la réglementation nationale. Une fois les DAR configurés, les superviseurs peuvent mettre en œuvre des processus standardisés sur l’ensemble des sites. Grâce à un seul et même rapport, les agents de sécurité répondent aux bonnes questions de la bonne manière, même lorsqu’ils utilisent les mêmes champs et exigences standardisés.

Intégration à un système

Grâce à la simplicité d’utilisation du système DAR, vos agents de sécurité sur le terrain n’auront pas à faire face à une courbe d’apprentissage trop raide. En effet, lorsque les systèmes DAR sont connectés à un système de gestion des effectifs, vous avez accès à des modules de formation qui vous permettent de vous assurer que vos agents maîtrisent toutes les procédures de signalement. Il s’agit notamment de savoir si :

• Les agents de sécurité interagissent avec le public
• Ils ont suivi une formation pour signaler les incidents graves
• Ils sont formés aux techniques de communication et d'écoute afin d'obtenir les informations pertinentes.
• Ils sont conçus pour prendre en charge les règles spécifiques à chaque client ou à chaque site, ainsi que tous les rapports associés.

L'un des avantages supplémentaires liés à la mise à disposition de DAR exploitables réside dans le fait de savoir que vous serez en mesure de fournir à vos clients des informations précises et de garantir la transparence grâce à des rapports automatisés.

Le papier, les tableurs et les logiciels DAR

La plupart des entreprises de sécurité passent par trois étapes dans l'établissement de leurs rapports d'activité quotidiens. Voici une comparaison de ces étapes en fonction des aspects qui importent le plus aux clients et aux responsables.

Ce qui compte	DAR sur papier	Tableurs	Logiciel DAR
Preuve que l'agent se trouvait sur place	Sur la parole de l'agent uniquement	Des saisies manuelles faciles à modifier	Entrées horodatées avec localisation GPS
Photos et éléments de preuve	Joints séparément, le cas échéant	Enregistrées dans des fichiers distincts	Photos, vidéos et enregistrements audio inclus dans le rapport
Cohérence entre les agents	Cela dépend de l'écriture et de la mémoire	Cela dépend de la personne qui le remplit	Des modèles guidés et personnalisables pour chaque site
Évaluation par le supérieur hiérarchique	Récupérés à la fin du service, souvent tardivement	Envoyé par e-mail et fusionné manuellement	Disponible en temps réel, avec des alertes en cas d'articles manqués
Rapports destinés aux clients	Numérisé ou retapé	Exporté et mis en forme manuellement	Rapports programmés et accès au portail client
Tendances et indicateurs clés de performance	Ce n'est pas pratique	C'est possible, mais cela implique un travail manuel intense	Tableaux de bord intégrés sur l'ensemble des sites

Les tableurs constituent certes une réelle avancée par rapport au papier, mais ils nécessitent tout de même que quelqu’un pense à les remplir et qu’une autre personne se charge de les compiler. Un logiciel dédié à la gestion des données d’activité (DAR) enregistre les informations au fur et à mesure que le travail est effectué.

Liste de contrôle pour l'évaluation des logiciels DAR

Utilisez ces questions lorsque vous comparez des solutions DAR ou que vous assistez à une démonstration proposée par un fournisseur :

• Les agents peuvent-ils remplir un rapport DAR sans quitter leur poste de garde ? Changer d'application en cours de service entraîne des oublis dans les saisies.
• Les modèles sont-ils entièrement personnalisables ? Vous devriez pouvoir les adapter à chaque contrat, site et réglementation sans faire appel à un développeur.
• Chaque enregistrement contient-il automatiquement des éléments de preuve ? Vérifiez la présence d'horodatages, de données de localisation GPS, de photos, de vidéos et d'enregistrements audio.
• Les responsables seront-ils informés des éléments importants ? Les notifications automatiques par e-mail ou SMS devraient signaler les incidents et les tâches non effectuées, et non chaque saisie de routine.
• Comment les clients reçoivent-ils les rapports ? Découvrez les rapports programmés, le portail client et les options de partage simplifiées.
• Est-ce que cela fonctionne sur les appareils dont dispose déjà votre équipe ? La prise en charge d'iOS, d'Android et de la politique BYOD (Bring Your Own Device) permet de limiter les coûts de déploiement.
• Le DAR est-il relié au reste de votre système d'exploitation ? Les rapports doivent alimenter les rondes de sécurité, la gestion des incidents, la planification et l'analyse décisionnelle.
• L'assistance par IA est-elle intégrée ? L'aide à la rédaction par IA permet de transformer des notes brutes en rapports clairs et cohérents, et fait gagner du temps aux superviseurs en matière de révision.

Comment TrackTik gère les rapports d'activité quotidiens

TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité développée par Trackforce, considère le DAR comme faisant partie intégrante du service plutôt que comme un formulaire à remplir à la fin de celui-ci. Voici comment un rapport est traité au sein de la plateforme :

1. L'agent rend compte depuis le terrain. Dans l'application TrackTik dédiée aux rondes de sécurité, les agents transmettent leurs rapports d'activité quotidiens et leurs rapports d'incident sans interrompre leur ronde, depuis des appareils iOS ou Android.
2. Des modèles guident la saisie de chaque donnée. Ces modèles configurables s’adaptent aux spécifications de chaque contrat et comportent des instructions étape par étape afin qu’aucun détail ne soit omis.
3. Les preuves sont enregistrées automatiquement. Chaque enregistrement est accompagné de photos, de vidéos, d'enregistrements audio et de données GPS horodatées, ce qui garantit la validité des dossiers auprès des clients et en cas de litige.
4. L'IA peaufine le rapport. ReportPro AI transforme des notes de terrain brutes en rapports clairs et conformes aux exigences réglementaires, et génère des résumés stratégiques.
5. Les personnes concernées sont informées. Des notifications automatiques par e-mail ou SMS, ainsi que des flux de travail, alertent les responsables et les parties prenantes de tout élément nécessitant un suivi.
6. Les clients peuvent consulter le travail effectué. Les rapports peuvent être partagés avec les parties prenantes via le portail client TrackTik, par e-mail ou en personne.
7. Les données se transforment en informations exploitables. Chaque DAR alimente les tableaux de bord de TrackTik dédiés à l'intelligence économique, ce qui vous permet de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) et d'identifier les tendances sur l'ensemble de vos sites.

Objectifs : que pouvez-vous attendre de vos DAR ?

Qu'il s'agisse de nouvelles opportunités permettant de décrocher des contrats plus lucratifs dans les secteurs émergents ou de déterminer si les évolutions technologiques vers l'automatisation et le télétravail ont amélioré le fonctionnement global des entreprises, le secteur de la sécurité dans son ensemble tirera profit de l'amélioration du facteur le plus important dans ses activités quotidiennes : le DAR.

Alors, que peuvent attendre les entreprises de sécurité de leurs DAR ? Avec un logiciel adapté, les DAR peuvent devenir un outil essentiel pour une gestion proactive des risques et, à terme, améliorer la visibilité et le contrôle de vos opérations.