Comment choisir la solution DAR la mieux adaptée à votre entreprise de sécurité

Comment choisir la solution DAR la mieux adaptée à votre entreprise de sécurité

Autrefois, les rapports d'activité quotidiens (DAR) reposaient sur la mémoire des agents de sécurité, qui devaient se souvenir de ce qui s'était passé pendant la journée tout en remplissant une paperasse sans fin. Le plus souvent, les événements étaient mal interprétés, les incidents classés de manière erronée, et les responsables, exaspérés, devaient chercher les informations que les agents avaient omis de consigner.

Sortant de l’« âge des ténèbres », la technologie, c’est-à-dire la numérisation des rapports — que ce soit via un tableur ou un logiciel plus intuitif dédié aux rapports d’activité quotidiens des agents de sécurité —, a considérablement amélioré la manière dont les entreprises de sécurité gèrent les rapports d’activité quotidiens de leurs agents.

Comment savoir quelle solution DAR est la mieux adaptée à votre entreprise de sécurité ?

Avec l'existence d'une plateforme en ligne dédiée aux DAR, la confusion peut régner, surtout lorsque les solutions proposées permettent notamment de créer des modèles de rapports, des rapports d'incident et des tableaux de bord en temps réel.

Voici deux points essentiels que vous devez absolument connaître.

1. Les rapports d'activité quotidiens ne peuvent pas constituer une solution ponctuelle. Ils doivent s'inscrire dans un ensemble plus large.
2. Les rapports doivent être faciles à comprendre pour les agents de sécurité, les responsables et les parties prenantes.

Un élément d'un ensemble plus vaste : rapports d'activité quotidiens et gestion des effectifs

Les rapports d'activité quotidiens constituent la base même du reporting ; ils permettent d'assurer le bon déroulement des opérations au quotidien et contribuent à prévenir la survenue d'incidents majeurs.

Rapports et indicateurs clés de performance (KPI)

Dans le cadre d’une approche proactive de la gestion des risques, les DAR génèrent de la valeur sous forme d’indicateurs clés de performance (KPI). Ces indicateurs permettent à vos responsables de mesurer les activités de surveillance pertinentes et contribuent à l’élaboration de processus plus efficaces grâce à des informations exploitables et à une vision globale de la situation sur l’ensemble des sites gérés.

DAR et gestion des risques

Les DAR s'inscrivent en fin de compte dans un ensemble plus vaste et contribuent à une gestion globale des risques. L'un des éléments clés de cette gestion globale consiste à savoir où sont transmises les informations quotidiennes recueillies sur le terrain par vos agents de sécurité. C'est là que les DAR s'intègrent à ce que l'on appelle les tableaux de bord en temps réel.

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Lorsque vous recherchez la solution DAR adaptée, gardez à l'esprit que tous les rapports, qu'ils concernent des incidents ou d'autres sujets, mais surtout ceux destinés à un usage quotidien, doivent apporter une valeur ajoutée : indicateurs clés de performance (KPI) et gestion des risques.

Expérience utilisateur : des rapports qui rendent leur utilisation simple (et oserions-nous dire « ludique » ?)

À quoi sert un rapport numérique s’il n’est ni intuitif ni facile à utiliser ? Tous les systèmes de reporting numériques ne se valent pas. Et même s’il est tentant d’utiliser une version numérique d’un DAR (rapport d’activité) traditionnellement sur papier, vous vous rendrez vite compte qu’une expérience de reporting complète va bien au-delà de cela.

DAR configurables

Par exemple, vos DAR peuvent être configurés pour contribuer à la standardisation des processus, tels que les interventions des agents de sécurité, les procédures opérationnelles standard (SOP) et toute fonction réglementaire nécessitant la rédaction d'un rapport.

En résumé, les modèles de rapport configurables permettent aux responsables d'adapter les champs et les exigences des formulaires afin de les aligner sur les procédures opérationnelles standard (SOP), les exigences contractuelles et les réglementations nationales. Une fois ces modèles configurés, ils aideront les responsables à mettre en œuvre des processus standardisés sur l'ensemble des sites. Grâce à un seul et même rapport, vous pouvez vous assurer que les agents de sécurité répondent aux bonnes questions de la bonne manière, même lorsqu'ils utilisent les mêmes champs et exigences standardisés.

Intégration à un système

Grâce à la simplicité d’utilisation du DAR, vos agents de sécurité sur le terrain n’auront pas à faire face à une courbe d’apprentissage trop raide. En effet, lorsque les DAR sont connectés à un système de gestion des effectifs, vous avez accès à des modules de formation qui permettent de vous assurer que vos agents maîtrisent toutes les procédures de signalement. Il s’agit notamment de savoir si :

• Les agents de sécurité interagissent avec le public
• Ils ont suivi une formation pour signaler les incidents graves
• Ils sont formés aux techniques de communication et d'écoute afin d'obtenir les informations pertinentes.
• Ils seront prêts à respecter les nouvelles directives relatives à la Covid-19 et à se conformer à toutes les obligations de déclaration qui en découlent

L'un des avantages supplémentaires liés à la mise à disposition de DAR exploitables réside dans le fait de savoir que vous serez en mesure de fournir à vos clients des informations précises et de garantir la transparence grâce à des rapports automatisés.

Objectifs : que pouvez-vous attendre de vos DAR ?

Qu'il s'agisse de nouvelles opportunités permettant de décrocher des contrats plus importants dans les secteurs émergents ou de déterminer si les évolutions technologiques vers l'automatisation et le travail à distance ont amélioré le fonctionnement global des entreprises, le secteur de la sécurité dans son ensemble tirera profit de l'amélioration du facteur le plus déterminant dans ses activités quotidiennes : le DAR.

Alors, que peuvent attendre les entreprises de sécurité de leurs DAR ? Avec le recul, les DAR peuvent devenir un outil essentiel pour une gestion proactive des risques et, à terme, améliorer la visibilité et le contrôle de vos opérations.