So finden Sie heraus, welche DAR-Lösung für Ihr Sicherheitsunternehmen am besten geeignet ist

So finden Sie heraus, welche DAR-Lösung für Ihr Sicherheitsunternehmen am besten geeignet ist

Früher waren die täglichen Aktivitätsberichte (DARs) davon abhängig, dass sich die Wachleute daran erinnerten, was im Laufe des Tages geschehen war, während sie ein Formular nach dem anderen ausfüllten. Meistens kam es zu Missverständnissen, Vorfälle wurden falsch erfasst, und genervte Vorgesetzte mussten nach Informationen suchen, die die Wachleute nicht eingetragen hatten.

Nach dem Ende des „dunklen Zeitalters“ hat die Technologie – also die Digitalisierung der Berichterstattung –, sei es nun mithilfe einer Tabellenkalkulation oder einer intuitiveren Software für die tägliche Berichterstattung über Sicherheitsaktivitäten, die Art und Weise, wie Sicherheitsunternehmen die täglichen Aktivitätsberichte ihrer Wachkräfte verwalten, erheblich verbessert.

Wie können Sie herausfinden, welche DAR-Lösung für Ihr Sicherheitsunternehmen am besten geeignet ist?

Bei einer Online-Plattform, die speziell auf DARs ausgerichtet ist, kann es zu großer Verwirrung kommen, insbesondere wenn die Lösungen die Möglichkeit bieten, Berichtsvorlagen zu erstellen, Vorfallberichte und Berichts-Dashboards in Echtzeit erstellen.

Hier sind zwei wichtige Punkte, die Sie unbedingt wissen müssen.

1. Tägliche Tätigkeitsberichte dürfen keine einmalige Lösung sein. Sie müssen Teil eines größeren Ganzen sein.
2. Die Berichte müssen für Wachpersonal, Vorgesetzte und Interessengruppen benutzerfreundlich sein.

Teil eines größeren Ganzen: Tägliche Aktivitätsberichte und Personalmanagement

Tägliche Aktivitätsberichte sind das A und O der Berichterstattung; sie sorgen dafür, dass der Betriebsablauf Tag für Tag reibungslos funktioniert, und tragen dazu bei, größere Zwischenfälle zu verhindern.

Berichterstattung und KPIs

Im Rahmen eines proaktiven Risikomanagementansatzes liefern DARs einen Mehrwert in Form von KPIs. KPIs stellen sicher, dass Ihre Vorgesetzten die richtigen Sicherheitsmaßnahmen messen, und tragen dazu bei, bessere Prozesse zu entwickeln – dank umsetzbarer Erkenntnisse und eines umfassenden Lagebildes über alle betreuten Standorte hinweg.

DAR und Risikomanagement

DARs sind letztlich Teil eines größeren Ganzen und unterstützen ein umfassendes Risikomanagement. Ein wesentlicher Bestandteil eines umfassenden Risikomanagements ist es, zu wissen, wohin die täglichen Informationen fließen, die Ihre Sicherheitskräfte vor Ort sammeln. An dieser Stelle knüpfen DARs an die sogenannten Echtzeit-Dashboards an.

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Bei der Suche nach der richtigen DAR-Lösung sollten Sie bedenken, dass jede Berichterstattung – sei es zu Vorfällen oder zu anderen Themen, insbesondere aber die Berichterstattung im täglichen Einsatz – einen Mehrwert bieten muss: KPIs und Risikomanagement.

Benutzererfahrung: Berichterstellung, die die Nutzung einfach (und – wenn wir das so sagen dürfen – sogar unterhaltsam?) macht

Was nützt ein digitaler Bericht, wenn er nicht intuitiv und benutzerfreundlich ist? Nicht alle digitalen Berichtssysteme sind gleich. Und auch wenn es verlockend ist, eine digitale Version eines rein papierbasierten DAR zu verwenden, werden Sie schnell feststellen, dass zu einem umfassenden Berichtserlebnis noch viel mehr gehört.

Konfigurierbare DARs

Beispielsweise können Ihre DARs so konfiguriert werden, dass sie zur Standardisierung von Prozessen beitragen, wie z. B. Reaktionen des Wachpersonals, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und alle regulatorischen Funktionen, die die Erstellung eines Berichts erfordern.

Kurz gesagt: Dank konfigurierbarer Berichtsvorlagen können Vorgesetzte Formularfelder und -anforderungen an Standardarbeitsanweisungen, vertragliche Vorgaben und staatliche Vorschriften anpassen. Die Konfiguration von DARS hilft Vorgesetzten dabei, standardisierte Prozesse an allen Standorten durchzuführen. Mit nur einem Bericht können Sie sicherstellen, dass das Sicherheitspersonal die richtigen Fragen auf die richtige Weise beantwortet – selbst wenn dieselben Standardfelder und -anforderungen für die Berichterstellung verwendet werden.

Integration in ein System

Dank der benutzerfreundlichen DAR-Funktion müssen Ihre Sicherheitskräfte vor Ort keine steile Lernkurve bewältigen. Denn wenn die DARs mit einem Personalmanagementsystem verbunden sind, haben Sie Zugriff auf Schulungsmodule, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Sicherheitskräfte in allen Meldeverfahren geschult sind. Dazu gehört auch, zu wissen, ob:

• Die Sicherheitskräfte stehen im Kontakt mit der Öffentlichkeit
• Sie sind darin geschult, kritische Vorfälle zu melden
• Sie werden in Kommunikations- und Zuhörfähigkeiten geschult, um relevante Informationen zu erhalten
• Sie werden darauf vorbereitet sein, die neuen Covid-19-Richtlinien einzuhalten und alle damit verbundenen Meldepflichten zu erfüllen

Ein weiterer Vorteil von nutzbaren DARs besteht darin, dass Sie Ihren Kunden präzise Informationen und Transparenz in Form von automatisierten Berichten bieten können.

Ziele: Was können Sie von Ihren DARs erwarten?

Von neuen Möglichkeiten, lukrativere Aufträge in aufstrebenden Branchen zu gewinnen, bis hin zur Erkenntnis, ob technologische Veränderungen hin zu Automatisierung und Fernzugriff die Betriebsabläufe insgesamt verbessert haben – die Sicherheitsbranche insgesamt wird davon profitieren, wenn der wichtigste Faktor im Tagesgeschäft verbessert wird: der DAR.

Was können Sicherheitsdienstleister also von ihren DARs erwarten? Im Nachhinein betrachtet können DARs zu einem entscheidenden Instrument für ein proaktives Risikomanagement werden und letztendlich die Transparenz und Kontrolle über Ihre Betriebsabläufe verbessern.