So finden Sie heraus, welche DAR-Lösung für Ihr Sicherheitsunternehmen am besten geeignet ist

Früher waren die täglichen Aktivitätsberichte (DARs) davon abhängig, dass sich die Wachleute daran erinnerten, was tagsüber passiert war, während sie ein Formular nach dem anderen ausfüllten. Meistens wurden Ereignisse falsch verstanden, Vorfälle falsch erfasst, und genervte Vorgesetzte mussten nach Informationen suchen, die die Wachleute versäumt hatten einzutragen.

Nach dieser dunklen Zeit hat die digitale Berichterstattung – sei es in Form von Tabellenkalkulationen oder spezieller Software für die tägliche Berichterstattung über Sicherheitsaktivitäten – die Art und Weise, wie Sicherheitsunternehmen die täglichen Aktivitätsberichte ihrer Mitarbeiter verwalten, erheblich verbessert.

Was ist ein täglicher Aktivitätsbericht (DAR)?

Ein Tagesbericht (DAR) ist die Aufzeichnung, die ein Sicherheitsmitarbeiter über alle Ereignisse während seiner Schicht führt. Er dokumentiert Rundgänge und Kontrollpunkte, Beobachtungen, Besucher, Wartungsprobleme und etwaige Vorfälle sowie die Uhrzeit und den Ort jedes Eintrags. Für ein Sicherheitsunternehmen dient der DAR als Leistungsnachweis: Er zeigt dem Kunden, was wann und von wem erledigt wurde.

Ein vollständiger DAR umfasst in der Regel:

• Schichtdetails, einschließlich des Beamten, des Dienstpostens, des Einsatzortes sowie der Beginn- und Endzeiten
• Durchgeführte Patrouillen und Kontrollpunkte mit Zeitangaben
• Feststellungen wie offene Türen, Probleme mit der Beleuchtung oder Sicherheitsrisiken
• Besucher, Lieferungen und Auftragnehmer auf dem Gelände
• Vorfälle, mit Verweis auf den vollständigen Vorfallsbericht
• Übergabehinweise für die nächste Schicht oder den Kunden

Eine ausführlichere Aufschlüsselung finden Sie unter „7 Dinge, die jeder tägliche Aktivitätsbericht enthalten sollte“.

So finden Sie heraus, welche DAR-Lösung für Ihr Sicherheitsunternehmen am besten geeignet ist

Angesichts der Vielzahl an Online-Plattformen, die sich speziell mit DARs befassen, kann es zu großer Verwirrung kommen, insbesondere wenn die Lösungen die Möglichkeit bieten, Berichtsvorlagen, Vorfallberichte und Berichts-Dashboards in Echtzeit zu erstellen.

Hier sind zwei Dinge, die Sie wissen müssen.

1. Tägliche Tätigkeitsberichte dürfen keine einmalige Lösung sein. Sie müssen Teil eines größeren Ganzen sein.
2. Die Berichte müssen für Wachpersonal, Vorgesetzte und Interessengruppen benutzerfreundlich sein.

Teil eines größeren Ganzen: tägliche Aktivitätsberichte und Personalmanagement

Tägliche Aktivitätsberichte sind das A und O der Berichterstattung; sie sorgen dafür, dass der Betriebsablauf Tag für Tag reibungslos funktioniert, und tragen dazu bei, größere Zwischenfälle zu verhindern.

Berichterstattung und KPIs

Im Rahmen eines proaktiven Risikomanagementansatzes liefern DARs einen Mehrwert in Form von KPIs. KPIs stellen sicher, dass Ihre Vorgesetzten die richtigen Sicherheitsmaßnahmen messen, und tragen dazu bei, bessere Prozesse zu entwickeln – dank umsetzbarer Erkenntnisse und eines umfassenden Lagebildes über alle betreuten Standorte hinweg.

DAR-Kennzahlen, deren Entwicklung es zu beobachten gilt

Sobald die DARs digital vorliegen, zeigen diese Kennzahlen, ob Ihre Berichterstattung tatsächlich funktioniert:

• Berichtsabschlussquote: Der Anteil der Schichten, für die ein vollständiger und fristgerechter DAR vorliegt.
• Absolvierung von Kontrollpunkten und Patrouillen: Welche Rundgänge wurden planmäßig abgeschlossen und welche Kontrollpunkte wurden ausgelassen?
• Zeitpunkt der Erfassung: Wie lange nach einem Ereignis wird der Eintrag protokolliert? Je kürzer, desto genauer.
• Bearbeitungszeit durch den Vorgesetzten: Wie schnell Berichte geprüft, korrigiert und genehmigt werden.
• Aktivitäts- und Vorfalltrends nach Standort: Wo treten Probleme gehäuft auf – nach Zeit, Ort oder Art?
• Bereitstellung von Kundenberichten: Ob die Kunden die in ihrem Vertrag vorgesehenen Berichte termingerecht erhalten.

DARs und Risikomanagement

DARs sind letztlich Teil eines größeren Ganzen und unterstützen ein umfassendes Risikomanagement. Ein wesentlicher Bestandteil eines umfassenden Risikomanagements ist es, zu wissen, wohin die täglichen Informationen fließen, die Ihre Sicherheitskräfte vor Ort sammeln. An dieser Stelle knüpfen DARs an die sogenannten Echtzeit-Dashboards an.

Beachten Sie bei der Suche nach der richtigen DAR-Lösung, dass jegliche Berichterstattung – sei es zu Vorfällen oder zum Tagesgeschäft – in zweierlei Hinsicht einen Mehrwert bieten muss: in Form von KPIs und im Risikomanagement.

Benutzerfreundlichkeit: Eine Berichterstellung, die einfach (und – wenn wir das so sagen dürfen – sogar Spaß macht?) zu bedienen ist

Was nützt ein digitaler Bericht, wenn er nicht intuitiv und benutzerfreundlich ist? Nicht alle digitalen Berichtssysteme sind gleich. Und auch wenn es verlockend ist, einfach eine digitale Version eines herkömmlichen papierbasierten DAR zu verwenden, werden Sie schnell feststellen, dass zu einem umfassenden Berichtserlebnis noch viel mehr gehört.

Konfigurierbare DARs

So können Ihre DARs beispielsweise so konfiguriert werden, dass sie zur Standardisierung von Prozessen beitragen, wie z. B. Reaktionen des Wachpersonals, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und alle regulatorischen Aufgaben, die die Erstellung eines Berichts erfordern.

Kurz gesagt: Dank konfigurierbarer Berichtsvorlagen können Vorgesetzte die Formularfelder und -anforderungen an Standardarbeitsanweisungen (SOPs), vertragliche Vorgaben und staatliche Vorschriften anpassen. Sind die DARs einmal konfiguriert, können Vorgesetzte standardisierte Prozesse standortübergreifend durchführen. Mit nur einem Bericht beantworten die Wachmitarbeiter die richtigen Fragen auf die richtige Weise, selbst wenn sie dieselben Standardfelder und -anforderungen für die Berichterstattung verwenden.

Integration in ein System

Dank der benutzerfreundlichen DAR-Anwendung müssen Ihre Sicherheitskräfte vor Ort keine steile Lernkurve bewältigen. Denn wenn die DARs mit einem Personalmanagementsystem verbunden sind, haben Sie Zugriff auf Schulungsmodule, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Sicherheitskräfte in allen Meldeverfahren geschult sind. Dazu gehört unter anderem, zu wissen, ob:

• Die Sicherheitskräfte stehen im Kontakt mit der Öffentlichkeit
• Sie sind darin geschult, kritische Vorfälle zu melden
• Sie werden in Kommunikations- und Zuhörfähigkeiten geschult, um relevante Informationen zu erhalten
• Sie sind auf kundenspezifische oder standortspezifische Regeln sowie auf die damit verbundene Berichterstattung ausgelegt.

Ein weiterer Vorteil von nutzbaren DARs besteht darin, dass Sie Ihren Kunden präzise Informationen und Transparenz in Form von automatisierten Berichten bieten können.

Papier vs. Tabellenkalkulationen vs. DAR-Software

Die meisten Sicherheitsunternehmen durchlaufen drei Phasen der täglichen Tätigkeitsberichterstattung. Hier sehen Sie einen Vergleich hinsichtlich der Aspekte, die Kunden und Vorgesetzten am wichtigsten sind.

Was zählt	DARs in Papierform	Tabellenkalkulationen	DAR-Software
Nachweis, dass der Beamte vor Ort war	Nur das Wort des Beamten	Manuelle Einträge, die sich leicht bearbeiten lassen	Einträge mit Zeitstempel und GPS-Standortangabe
Fotos und Beweismittel	Gesondert beigefügt, falls überhaupt	In separaten Dateien gespeichert	Im Bericht enthaltene Fotos, Videos und Audioaufnahmen
Einheitliche Vorgehensweise aller Beamten	Das hängt von der Handschrift und dem Gedächtnis ab	Hängt davon ab, wer es ausfüllt	Anleitungsbasierte, anpassbare Vorlagen für jede Website
Überprüfung durch den Vorgesetzten	Wird am Ende der Schicht abgeholt, oft erst spät	Per E-Mail gesendet und manuell zusammengeführt	In Echtzeit verfügbar, mit Benachrichtigungen bei fehlenden Artikeln
Kundenberichterstattung	Gescannt oder abgetippt	Manuell exportiert und formatiert	Geplante Berichte und Zugriff auf das Kundenportal
Trends und KPIs	Nicht praktikabel	Möglich, mit viel körperlicher Arbeit	Standortübergreifende integrierte Dashboards

Tabellenkalkulationen sind zwar eine echte Verbesserung gegenüber Papier, aber sie sind nach wie vor davon abhängig, dass jemand daran denkt, sie auszufüllen, und dass jemand anderes sie zusammenstellt. Spezielle DAR-Software erfasst die Daten direkt während der Arbeit.

Checkliste zur Bewertung von DAR-Software

Nutzen Sie diese Fragen, wenn Sie DAR-Lösungen vergleichen oder an einer Anbieter-Demo teilnehmen:

• Können Beamte einen DAR einreichen, ohne ihre Wachrunde zu unterbrechen? Ein Wechsel zwischen Apps während der Schicht führt dazu, dass Einträge ausgelassen werden.
• Sind die Vorlagen vollständig anpassbar? Sie sollten in der Lage sein, sie ohne Hilfe eines Entwicklers an jeden Vertrag, jeden Standort und jede Vorschrift anzupassen.
• Werden bei jedem Eintrag automatisch Nachweise erfasst? Achten Sie auf Zeitstempel, GPS-Standort, Fotos, Videos und Audioaufnahmen.
• Werden die Vorgesetzten über das Wesentliche informiert? Automatische E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen sollten Vorfälle und versäumte Aufgaben melden, nicht jeden Routineeintrag.
• Wie erhalten Kunden ihre Berichte? Informieren Sie sich über geplante Berichte, ein Kundenportal und einfache Freigabemöglichkeiten.
• Funktioniert es auf den Geräten, die Ihr Team bereits besitzt? Dank der Unterstützung von iOS, Android und BYOD (Bring Your Own Device) bleiben die Einführungskosten gering.
• Ist das DAR mit den übrigen Bereichen Ihres Betriebs vernetzt? Die Berichte sollten in die Wachrundgänge, das Vorfallmanagement, die Einsatzplanung und die Business Intelligence einfließen.
• Ist eine KI-Unterstützung integriert? Die KI-Schreibhilfe kann grobe Notizen in klare, einheitliche Berichte umwandeln und Vorgesetzten Zeit bei der Bearbeitung sparen.

So handhabt TrackTik die tägliche Aktivitätsberichterstattung

TrackTik, die Plattform von Trackforce für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich, betrachtet den DAR als Teil der Schicht und nicht als ein Formular, das erst am Ende der Schicht ausgefüllt wird. So durchläuft ein Bericht die Plattform:

1. Der Wachmann erstattet Bericht direkt vor Ort. In der TrackTik-App für Wachrundgänge reichen die Wachleute ihre täglichen Aktivitäts- und Vorfallberichte ein, ohne ihren Rundgang unterbrechen zu müssen – und zwar auf iOS- oder Android-Geräten.
2. Vorlagen dienen als Leitfaden für jeden Eintrag. Die konfigurierbaren Vorlagen sind auf die jeweiligen Vertragsbedingungen abgestimmt und enthalten Schritt-für-Schritt-Anweisungen, damit kein Detail übersehen wird.
3. Die Beweise werden automatisch erfasst. Die Einträge enthalten mit einem Zeitstempel versehene Foto-, Video-, Audio- und GPS-Beweise, sodass die Aufzeichnungen gegenüber Kunden und im Streitfall Bestand haben.
4. KI verfeinert den Bericht. ReportPro AI wandelt grobe Feldnotizen in klare, konformitätsgerechte Berichte um und erstellt Zusammenfassungen für die Geschäftsleitung.
5. Die zuständigen Personen werden benachrichtigt. Automatische E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen sowie Workflows machen Vorgesetzte und Beteiligte auf alles aufmerksam, was einer weiteren Bearbeitung bedarf.
6. Die Kunden sehen die Ergebnisse. Berichte können über das TrackTik-Kundenportal, per E-Mail oder persönlich an die Beteiligten weitergegeben werden.
7. Aus Daten werden Erkenntnisse. Jedes DAR speist die Business-Intelligence-Dashboards von TrackTik, sodass Sie KPIs verfolgen und standortübergreifende Trends erkennen können.

Ziele: Was können Sie von Ihren DARs erwarten?

Von neuen Möglichkeiten, lukrativere Aufträge in aufstrebenden Branchen zu gewinnen, bis hin zur Erkenntnis, ob technologische Veränderungen hin zu Automatisierung und Fernzugriff die Abläufe insgesamt verbessert haben – die Sicherheitsbranche insgesamt wird davon profitieren, wenn der wichtigste Faktor im Tagesgeschäft verbessert wird: der DAR.

Was können Sicherheitsdienstleister also von ihren DARs erwarten? Mit der richtigen Software können DARs zu einem unverzichtbaren Instrument für ein proaktives Risikomanagement werden und letztendlich die Transparenz und Kontrolle über Ihre Betriebsabläufe verbessern.