Comment savoir quelle solution DAR convient le mieux à votre entreprise de sécurité ?

Auparavant, les rapports d'activités quotidiens (RAD) reposaient sur la mémoire des agents de sécurité, qui devaient se souvenir des événements de la journée tout en remplissant de nombreux formulaires. Bien souvent, les événements étaient mal compris, les incidents mal consignés, et les superviseurs, exaspérés, recherchaient sans cesse les informations manquantes.

Sortant de cette période obscure, le reporting numérique, qu'il s'agisse d'une feuille de calcul ou d'un logiciel dédié aux rapports d'activité quotidienne en matière de sécurité , a considérablement amélioré la façon dont les entreprises de sécurité gèrent les rapports d'activité quotidienne de leurs agents.

Qu'est-ce qu'un rapport quotidien d'activités (DAR) ?

Le rapport d'activité quotidienne (RAJ) est le document tenu par un agent de sécurité consignant toutes les interventions effectuées durant son service. Il documente les patrouilles et les points de contrôle, les observations, les visiteurs, les interventions d'entretien et tout incident, en précisant l'heure et le lieu de chaque intervention. Pour une société de sécurité privée, le RAJ constitue une preuve de prestation : il indique au client les actions réalisées, les dates et les intervenants.

Un DAR complet comprend généralement :

• Détails du service, y compris l'agent, le poste, le site et les heures de début et de fin.
• Patrouilles et points de contrôle effectués, avec horodatage
• Observations telles que portes ouvertes, problèmes d'éclairage ou risques pour la sécurité
• Visiteurs, livraisons et entrepreneurs sur le site
• Incidents, avec renvoi au rapport d'incident complet
• Notes de transmission pour l'équipe suivante ou le client

Pour une analyse plus détaillée, consultez la section « 7 éléments que tout rapport d'activité quotidien devrait inclure » .

Comment savoir quelle solution DAR convient le mieux à votre entreprise de sécurité ?

Avec une plateforme en ligne dédiée aux DAR (rapports d'incidents et d'événements indésirables), il peut y avoir beaucoup de confusion, surtout lorsque les solutions incluent la possibilité de créer des modèles de rapports , des rapports d'incidents et des tableaux de bord de rapports en temps réel.

Voici deux choses que vous devez savoir.

1. Les rapports d'activités quotidiens ne peuvent constituer une solution ponctuelle. Ils doivent s'inscrire dans un ensemble plus vaste.
2. Les rapports devraient être faciles à utiliser pour les gardiens, les superviseurs et les parties prenantes.

Élément d'un ensemble plus vaste : rapports d'activité quotidiens et gestion des effectifs

Les rapports d'activités quotidiens sont essentiels aux rapports ; ils permettent le bon fonctionnement des opérations au quotidien et aident à prévenir les incidents majeurs.

Rapports et indicateurs clés de rendement

Dans le cadre d'une approche proactive de la gestion des risques, les rapports d'analyse des incidents (DAR) fournissent des indicateurs clés de performance (KPI). Ces KPI permettent aux superviseurs de mesurer les activités de sécurité pertinentes et contribuent à l'amélioration des processus grâce à des informations exploitables et une vue globale de la situation sur l'ensemble des sites gérés.

Indicateurs clés de performance DAR à suivre

Une fois les rapports d'activité numérique (DAR) numérisés, ces indicateurs permettent de vérifier si votre système de rapports fonctionne réellement :

• Taux d'achèvement des rapports : la part des quarts de travail avec un DAR complet et remis à temps.
• Achèvement des points de contrôle et des patrouilles : les visites se sont terminées comme prévu, et quels points de contrôle ont été manqués ?
• Délai de soumission : nombre de temps écoulé après un événement pour que l’entrée soit enregistrée. Plus ce délai est court, plus la précision est grande.
• Délai de révision par le superviseur : rapidité avec laquelle les rapports sont examinés, corrigés et approuvés.
• Tendances d'activité et d'incidents par site : regroupement des problèmes par période, lieu ou type.
• Livraison des rapports aux clients : les clients reçoivent-ils les rapports exigés par leur contrat, dans les délais impartis ?

DAR et gestion des risques

Les rapports d'analyse des données (DAR) font partie intégrante d'un système plus vaste et contribuent à une gestion globale des risques . Un élément clé de cette gestion consiste à savoir où vont les informations recueillies quotidiennement par vos agents de sécurité sur le terrain. C'est là que les DAR interagissent avec les tableaux de bord en temps réel .

Lors de la recherche de la solution DAR adaptée, n'oubliez pas que tous les rapports, qu'ils concernent des incidents ou l'activité quotidienne, doivent apporter de la valeur sous deux formes : les indicateurs clés de performance (KPI) et la gestion des risques.

Facilité d'utilisation : un système de signalement facile (et osons le dire amusant ?) à utiliser

À quoi sert un rapport numérique s'il n'est ni intuitif ni facile à utiliser ? Tous les systèmes de rapport numérique ne se valent pas. Et même s'il est tentant d'utiliser une version numérique d'un rapport d'activité numérique papier, vous vous rendrez vite compte qu'une expérience de rapport complète implique bien plus.

DAR configurables

Par exemple, vos DAR peuvent être configurés pour aider à normaliser les processus, comme les réponses des gardes, les SOP et toutes les fonctions réglementaires qui nécessitent la publication d'un rapport.

En résumé, les modèles de rapports configurables permettent aux superviseurs d'adapter les champs et les exigences des formulaires aux procédures opérationnelles standard (POS), aux exigences contractuelles et à la réglementation en vigueur. Une fois les rapports d'analyse des données (RAD) configurés, les superviseurs peuvent appliquer des processus normalisés sur tous les sites. Un seul rapport suffit pour que les agents répondent aux bonnes questions de la bonne manière, même en utilisant les mêmes champs et exigences standard.

Intégration à un système

Grâce à une interface DAR intuitive, vos agents sur le terrain n'auront pas à se familiariser rapidement avec le système. En effet, lorsque les DAR sont connectés à un système de gestion des effectifs , vous aurez accès à des modules de formation qui vous permettront de garantir que vos agents maîtrisent toutes les procédures de signalement. Cela inclut notamment de savoir si :

• Les gardes interagissent avec le public
• Ils sont formés pour signaler les incidents critiques
• Ils sont formés aux techniques de communication et d'écoute pour obtenir les informations appropriées.
• Ils sont préparés aux règles propres au client ou au site et à tout rapport connexe

Un autre avantage de disposer de DAR utilisables est de savoir que vous serez en mesure de fournir à vos clients des informations précises et une transparence sous forme de rapports automatisés .

Papier vs feuilles de calcul vs logiciel DAR

La plupart des entreprises de sécurité suivent trois étapes pour la rédaction de leurs rapports d'activités quotidiens. Voici une comparaison des points les plus importants pour les clients et les superviseurs.

Ce qui compte	DAR papier	Tableurs	Logiciel DAR
Preuve que l'agent était sur les lieux	Paroles de l'officier seulement	Entrées manuelles faciles à modifier	Entrées horodatées avec localisation GPS
Photos et preuves	Pièce jointe séparément, le cas échéant	Stockés dans des fichiers distincts	Photos, vidéos et enregistrements audio inclus dans le rapport
Cohérence entre les agents	Ça dépend de l'écriture et de la mémoire	Ça varie selon la personne qui le remplit.	Modèles guidés et configurables pour chaque site
Examen du superviseur	Collecté à la fin de l'emploi, souvent tard	Envoyé par courriel et fusionné manuellement	Disponible en temps réel, avec alertes pour les articles manqués
Rapports clients	Numérisé ou retapé	Exporté et formaté manuellement	Rapports programmés et accès au portail client
Tendances et indicateurs clés de rendement	Pas pratique	Possible, moyennant un travail manuel important	Tableaux de bord intégrés sur tous les sites

Les feuilles de calcul représentent un progrès considérable par rapport au papier, mais elles dépendent toujours de la bonne volonté de chacun pour les remplir et de la compilation des données par une autre personne. Un logiciel dédié à la saisie des données documentaires (DAR) enregistre les renseignements au fur et à mesure de l'avancement du travail.

Liste de contrôle d'évaluation des logiciels DAR

Utilisez ces questions lorsque vous comparez des solutions DAR ou assistez à une démonstration d'un fournisseur :

• Les agents peuvent-ils déposer un rapport d'activité sans quitter leur ronde ? Changer d'application en cours de service entraîne des omissions.
• Les modèles sont-ils entièrement configurables ? Vous devriez pouvoir les adapter à chaque contrat, site et réglementation sans avoir recours à un développeur.
• Chaque entrée est-elle automatiquement enregistrée comme preuve ? Recherchez les horodatages, la géolocalisation, les photos, les vidéos et les enregistrements audio.
• Les superviseurs seront-ils avisés des éléments importants ? Les notifications automatiques par courriel ou texto devraient signaler les incidents et les tâches manquées, et non chaque saisie de routine.
• Comment les clients reçoivent-ils les rapports ? Consultez les rapports programmés, le portail client et la facilité de partage.
• Est-ce compatible avec les appareils dont dispose déjà votre équipe ? La prise en charge d’iOS, d’Android et des appareils personnels permet de réduire les coûts de déploiement.
• Le système DAR est-il intégré au reste de vos opérations ? Les rapports doivent alimenter les rondes de sécurité, la gestion des incidents, la planification et l'analyse des données.
• Le soutien par IA est-il intégré ? L'aide à la rédaction par IA peut transformer des notes brouillonnes en rapports clairs et cohérents et faire gagner du temps aux superviseurs lors de la correction.

Comment TrackTik gère les rapports d'activités quotidiens

TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, considère le rapport d'activité (DAR) comme faisant partie intégrante du processus de travail et non comme un formulaire à remplir à la fin. Voici comment un rapport circule sur la plateforme :

1. L'agent fait son rapport sur le terrain. Dans l' application TrackTik Guard Tour , les agents soumettent des rapports d'activités et d'incidents quotidiens sans quitter leur ronde, sur les appareils iOS ou Android.
2. Des modèles guident chaque saisie. Ces modèles configurables correspondent aux spécifications de chaque contrat, avec des instructions étape par étape pour qu'aucun détail ne soit négligé.
3. Les preuves sont consignées automatiquement. Les enregistrements contiennent des preuves photographiques, vidéo, audio et GPS horodatées, ce qui garantit la validité des documents auprès des clients et en cas de litige.
4. L'IA peaufine le rapport. ReportPro AI transforme les notes de terrain brutes en rapports clairs et conformes aux exigences réglementaires et génère des synthèses à l'intention des dirigeants.
5. Les personnes concernées sont averties. Des notifications automatiques par courriel ou SMS et des flux de travail avisent les superviseurs et les intervenants de tout élément nécessitant un suivi.
6. Les clients peuvent consulter le travail effectué. Les rapports peuvent être partagés avec les intervenants par le biais du portail client TrackTik , par courriel ou en personne.
7. Les données deviennent des renseignements exploitables. Chaque DAR alimente les tableaux de bord de veille stratégique de TrackTik , vous permettant ainsi de suivre les indicateurs clés de performance et d'identifier les tendances sur l'ensemble de vos sites.

Objectifs : à quoi pouvez-vous vous attendre de vos DAR ?

Des nouvelles opportunités d'obtenir des contrats plus importants dans les industries émergentes à la possibilité de savoir si les évolutions technologiques vers l'automatisation et les capacités à distance ont amélioré les opérations globales, l'industrie de la sécurité dans son ensemble bénéficiera de l'amélioration du facteur le plus important dans les activités quotidiennes : le DAR.

À quoi peuvent donc s'attendre les entreprises de sécurité de leurs systèmes d'analyse des risques (DAR) ? Avec le bon logiciel, les DAR peuvent devenir un outil essentiel pour une gestion proactive des risques et, ultimement, améliorer la visibilité et le contrôle de vos opérations.