Cómo saber qué solución DAR es la más adecuada para tu empresa de seguridad

En el pasado, los informes diarios de actividades (DAR) dependían de que los guardias recordaran lo que había ocurrido durante el día mientras rellenaban un papeleo tras otro. En la mayoría de los casos, los sucesos se malinterpretaban, los incidentes se registraban de forma incorrecta y los supervisores, hartos de la situación, tenían que buscar la información que los guardias no habían completado.

Tras superar esa época oscura, la elaboración de informes digitales —ya sea mediante una hoja de cálculo o un software específico para la elaboración de informes diarios de actividades de seguridad— ha mejorado enormemente la forma en que las empresas de seguridad gestionan los informes diarios de actividades de sus agentes.

¿Qué es un informe diario de actividades (DAR)?

Un informe diario de actividades (IDA) es el registro que lleva un agente de seguridad de todo lo que ocurre durante un turno. En él se documentan las patrullas y los controles, las observaciones, los visitantes, los problemas de mantenimiento y cualquier incidente, junto con la hora y el lugar de cada anotación. Para una empresa de seguridad privada, el IDA es una prueba del servicio prestado: muestra al cliente qué se hizo, cuándo y quién lo hizo.

Un DAR completo suele incluir:

• Datos del turno, incluyendo el agente, el puesto, el lugar y las horas de inicio y fin
• Patrullas y controles realizados, con marcas de tiempo
• Observaciones como puertas abiertas, problemas de iluminación o riesgos para la seguridad
• Visitantes, repartidores y contratistas en las instalaciones
• Incidentes, con referencia al informe completo del incidente
• Notas de traspaso para el siguiente turno o para el cliente

Para obtener un análisis más detallado, consulta «7 aspectos que todo informe de actividades diarias debería incluir».

Cómo saber qué solución DAR es la más adecuada para tu empresa de seguridad

Con una plataforma en línea dedicada a los DAR, puede haber mucha confusión al respecto, sobre todo cuando las soluciones incluyen la posibilidad de crear plantillas de informes, informes de incidentes y paneles de control de informes en tiempo real.

Hay dos cosas que debes saber.

1. Los informes diarios de actividad no pueden ser una solución puntual. Deben formar parte de un conjunto más amplio.
2. Los informes deben ser fáciles de entender para los guardias, los supervisores y las partes interesadas.

Parte de un todo más amplio: informes diarios de actividad y gestión de la plantilla

Los informes diarios de actividad son el pan de cada día de la elaboración de informes; son los que permiten que las operaciones se desarrollen de forma ordenada en el día a día y ayudan a evitar que se produzcan incidentes de mayor envergadura.

Informes e indicadores clave de rendimiento (KPI)

Como parte de un enfoque proactivo de la gestión de riesgos, los DAR aportan valor en forma de indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI garantizan que sus supervisores evalúen las actividades de vigilancia adecuadas y contribuyen a mejorar los procesos gracias a información útil y a una visión global de la situación en todos los centros gestionados.

Indicadores clave de rendimiento (KPI) de DAR que conviene seguir

Una vez que los DAR están en formato digital, estos indicadores muestran si tus informes están funcionando realmente:

• Índice de finalización de informes: el porcentaje de turnos con un DAR completo y presentado a tiempo.
• Cumplimiento de los puntos de control y las patrullas: rondas finalizadas según lo previsto y qué puntos de control se han omitido.
• Tiempo de registro: el tiempo transcurrido desde que se produce un evento hasta que se registra la entrada. Cuanto más corto sea, mayor será la precisión.
• Tiempo de revisión por parte del supervisor: la rapidez con la que se revisan, corrigen y aprueban los informes.
• Tendencias de la actividad y los incidentes por centro: dónde se concentran los problemas según la hora, la ubicación o el tipo.
• Entrega de informes a los clientes: si los clientes reciben los informes que establece su contrato, dentro de los plazos previstos.

DAR y gestión de riesgos

En última instancia, los DAR forman parte de un conjunto más amplio y contribuyen a una gestión integral de riesgos. Un componente clave de la gestión integral de riesgos es saber adónde va a parar la información diaria que recopilan tus guardias sobre el terreno. Aquí es donde los DAR se conectan con lo que se conoce como paneles de control en tiempo real.

A la hora de buscar la solución DAR adecuada, recuerda que todos los informes, ya sean sobre incidentes o sobre la actividad diaria, deben aportar valor de dos formas: a través de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y de la gestión de riesgos.

Usabilidad: informes que son fáciles (¿y nos atreveríamos a decir que divertidos?) de usar

¿De qué sirve un informe digital si no es intuitivo ni fácil de usar? No todos los sistemas de elaboración de informes digitales son iguales. Y, aunque resulte tentador utilizar una versión digital de un DAR tradicional en papel, pronto te darás cuenta de que una experiencia de elaboración de informes completa implica mucho más.

DAR configurables

Por ejemplo, los DAR se pueden configurar para ayudar a estandarizar procesos, como las respuestas del personal de seguridad, los procedimientos operativos estándar (SOP) y cualquier función reglamentaria que requiera la emisión de un informe.

En resumen, las plantillas de informes configurables permiten a los supervisores adaptar los campos y los requisitos de los formularios para que se ajusten a los procedimientos operativos estándar (SOP), a los requisitos contractuales y a la normativa estatal. Una vez configurados los DAR, los supervisores pueden aplicar procesos estandarizados en todos los centros. Con un solo informe, los guardias responden a las preguntas adecuadas de la forma correcta, incluso cuando se utilizan los mismos campos y requisitos estándar de los informes.

Integración con un sistema

Gracias a la facilidad de uso de DAR, tus guardias sobre el terreno no tendrán que enfrentarse a una curva de aprendizaje pronunciada. Esto se debe a que, cuando los DAR están conectados a un sistema de gestión de personal, tendrás acceso a módulos de formación que te ayudarán a garantizar que tus guardias estén capacitados en todos los procedimientos de notificación. Esto incluye saber si:

• Los guardias están interactuando con el público
• Han recibido formación para informar de incidentes graves
• Reciben formación en habilidades de comunicación y de escucha para recabar la información adecuada
• Están preparados para aplicar normas específicas para cada cliente o cada emplazamiento, así como para la elaboración de los informes correspondientes.

Una ventaja adicional de disponer de DAR útiles es saber que podrás ofrecer a tus clientes información precisa y transparencia a través de informes automatizados.

Papel frente a hojas de cálculo frente al software DAR

La mayoría de las empresas de seguridad pasan por tres fases en la elaboración de los informes diarios de actividad. A continuación se muestra una comparación de cómo se sitúan en los aspectos que más importan a los clientes y a los supervisores.

Lo que importa	DAR en papel	Hojas de cálculo	Software DAR
Prueba de que el agente se encontraba en el lugar de los hechos	Solo la palabra del agente	Entradas manuales fáciles de editar	Entradas con marca de tiempo y ubicación GPS
Fotografías y pruebas	Adjunto por separado, si es que lo hay	Almacenados en archivos independientes	Fotografías, vídeos y grabaciones de audio incluidos en el informe
Coherencia entre los agentes	Depende de la letra y de la memoria	Depende de quién lo rellene	Plantillas guiadas y configurables para cada sitio web
Revisión del supervisor	Se recoge al finalizar el turno, a menudo tarde	Enviado por correo electrónico y fusionado manualmente	Disponible en tiempo real, con alertas en caso de artículos no recogidos
Informes para clientes	Escaneado o vuelto a escribir	Exportado y formateado manualmente	Informes programados y acceso al portal del cliente
Tendencias e indicadores clave de rendimiento (KPI)	No es práctico	Es posible, aunque requiere mucho trabajo manual	Cuadros de mando integrados en todos los sitios web

Las hojas de cálculo suponen un gran avance con respecto al papel, pero siguen dependiendo de que alguien se acuerde de rellenarlas y de que otra persona se encargue de recopilarlas. El software específico para DAR recoge los datos a medida que se realiza el trabajo.

Lista de verificación para la evaluación del software DAR

Utiliza estas preguntas cuando compares soluciones DAR o asistas a una demostración de un proveedor:

• ¿Pueden los agentes presentar un informe DAR sin abandonar su ronda de vigilancia? Cambiar de aplicación a mitad del turno provoca que se omitan entradas.
• ¿Las plantillas son totalmente configurables? Deberías poder adaptarlas a cada contrato, centro y normativa sin necesidad de recurrir a un desarrollador.
• ¿Se registran automáticamente los datos de cada entrada? Fíjate en las marcas de tiempo, la ubicación GPS, las fotos, los vídeos y el audio.
• ¿Se avisará a los supervisores de lo que realmente importa? Las notificaciones automáticas por correo electrónico o SMS deberían señalar los incidentes y las tareas pendientes, no cada entrada rutinaria.
• ¿Cómo reciben los clientes los informes? Comprueba si hay informes programados, un portal para clientes y la posibilidad de compartirlos fácilmente.
• ¿Funciona en los dispositivos que ya tiene tu equipo? La compatibilidad con iOS, Android y la política de «trae tu propio dispositivo» permite reducir los costes de implantación.
• ¿Está el DAR conectado con el resto de tu sistema operativo? Los informes deberían servir de base para las rondas de vigilancia, la gestión de incidentes, la programación y la inteligencia empresarial.
• ¿Incluye asistencia mediante IA? La ayuda a la redacción basada en IA puede convertir notas preliminares en informes claros y coherentes, lo que ahorra tiempo de edición a los supervisores.

Cómo gestiona TrackTik los informes de actividad diarios

TrackTik, la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, considera el DAR como parte del turno y no como un formulario que se rellena al final del mismo. A continuación se explica cómo se procesa un informe en la plataforma:

1. El agente informa desde el terreno. En la aplicación TrackTik para rondas de vigilancia, los agentes envían informes diarios de actividad e incidentes sin interrumpir su ronda, desde dispositivos iOS o Android.
2. Las plantillas sirven de guía para cada entrada. Las plantillas configurables se adaptan a las especificaciones de cada contrato y cuentan con instrucciones paso a paso para que no se pase por alto ningún detalle.
3. Las pruebas se recogen automáticamente. Las entradas incluyen pruebas fotográficas, de vídeo, de audio y de GPS con marca de tiempo, por lo que el registro resulta válido ante los clientes y en caso de litigio.
4. La IA perfecciona el informe. ReportPro AI transforma las notas de campo en bruto en informes claros y conformes con la normativa, y genera resúmenes ejecutivos.
5. Se avisa a las personas adecuadas. Las notificaciones automáticas por correo electrónico o SMS y los flujos de trabajo alertan a los supervisores y a las partes interesadas de cualquier asunto que requiera un seguimiento.
6. Los clientes pueden ver el trabajo. Los informes se pueden compartir con las partes interesadas a través del portal de clientes de TrackTik, por correo electrónico o en persona.
7. Los datos se convierten en información útil. Cada DAR alimenta los paneles de inteligencia empresarial de TrackTik, lo que te permite realizar un seguimiento de los KPI e identificar tendencias en todas las sedes.

Objetivos: ¿qué puedes esperar de tus DAR?

Desde nuevas oportunidades para conseguir contratos más sólidos en sectores emergentes hasta saber si los cambios tecnológicos hacia la automatización y las capacidades de trabajo a distancia han mejorado las operaciones en general, el sector de la seguridad en su conjunto se beneficiará de la mejora del factor más importante en las actividades cotidianas: el DAR.

Entonces, ¿qué pueden esperar las empresas de seguridad de sus DAR? Con el software adecuado, los DAR pueden convertirse en una herramienta fundamental para la gestión proactiva de riesgos y, en última instancia, mejorar la visibilidad y el control sobre sus operaciones.