Cómo saber qué solución DAR es la más adecuada para tu empresa de seguridad

Cómo saber qué solución DAR es la más adecuada para tu empresa de seguridad

En el pasado, los informes diarios de actividades (DAR) dependían de que los guardias recordaran lo que había ocurrido durante el día mientras rellenaban un papeleo tras otro. La mayoría de las veces, los sucesos se malinterpretaban, los incidentes se registraban de forma incorrecta y los supervisores, hartos de la situación, tenían que buscar la información que los guardias no habían completado.

Tras salir de la «edad oscura», la tecnología —es decir, la digitalización de la elaboración de informes—, ya sea mediante una hoja de cálculo o un software más intuitivo para la elaboración de informes diarios de actividades de seguridad, ha mejorado enormemente la forma en que las empresas de seguridad han podido gestionar los informes diarios de actividades de sus guardias.

¿Cómo puedes saber qué solución DAR es la más adecuada para tu empresa de seguridad?

Con una plataforma en línea dedicada a los DAR, puede haber mucha confusión al respecto, sobre todo cuando las soluciones incluyen la posibilidad de crear plantillas de informes, informes de incidentes y paneles de control en tiempo real.

Aquí tienes dos aspectos fundamentales que debes conocer.

1. Los informes diarios de actividad no pueden ser una solución puntual. Deben formar parte de un conjunto más amplio.
2. Los informes deben ser fáciles de entender para los guardias, los supervisores y las partes interesadas.

Parte de un todo más amplio: informes diarios de actividad y gestión de la plantilla

Los informes diarios de actividad son el pan de cada día de la elaboración de informes; son los que permiten que las operaciones se desarrollen de forma ordenada en el día a día y ayudan a evitar que se produzcan incidentes de mayor envergadura.

Informes e indicadores clave de rendimiento (KPI)

Como parte de un enfoque proactivo de la gestión de riesgos, los DAR aportan valor en forma de indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI garantizan que sus supervisores evalúen las actividades de vigilancia adecuadas y contribuyen a mejorar los procesos gracias a información útil y a una visión global de la situación en todos los centros gestionados.

DAR y gestión de riesgos

En última instancia, los DAR forman parte de un conjunto más amplio y contribuyen a una gestión integral de riesgos. Un componente clave de dicha gestión es saber a dónde va a parar la información diaria que recopilan tus guardias sobre el terreno. Aquí es donde los DAR se conectan con lo que se conoce como paneles de control en tiempo real.

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A la hora de buscar la solución DAR adecuada, hay que tener en cuenta que todos los informes, ya sean sobre incidentes o de otro tipo, pero especialmente los de uso diario, deben aportar valor: indicadores clave de rendimiento (KPI) y gestión de riesgos.

Experiencia de usabilidad: informes que hacen que sea fácil (¿y nos atreveríamos a decir que incluso divertido?) utilizarlos

¿De qué sirve un informe digital si no es intuitivo ni fácil de usar? No todos los sistemas de elaboración de informes digitales son iguales. Y, aunque resulte tentador utilizar una versión digital de un DAR en papel tal cual, pronto te darás cuenta de que una experiencia de elaboración de informes completa implica mucho más.

DAR configurables

Por ejemplo, los DAR se pueden configurar para ayudar a estandarizar procesos, como las respuestas del personal de seguridad, los procedimientos operativos estándar (SOP) y cualquier función regulatoria que requiera la emisión de un informe.

En resumen, las plantillas de informes configurables permiten a los supervisores adaptar los campos y los requisitos de los formularios para que se ajusten a los procedimientos operativos estándar (SOP), a los requisitos contractuales y a la normativa estatal. Una vez configurados los DAR, esto ayudará a los supervisores a aplicar procesos estandarizados en todos los centros. Con un solo informe, se consigue que los guardias respondan a las preguntas adecuadas de la forma correcta, incluso cuando se utilizan los mismos campos y requisitos estándar para los informes.

Integración con un sistema

Gracias a la facilidad de uso de DAR, tus guardias sobre el terreno no tendrán que pasar por una curva de aprendizaje pronunciada. Esto se debe a que, cuando los DAR están conectados a un sistema de gestión de personal, tendrás acceso a módulos de formación que te ayudarán a garantizar que tus guardias estén capacitados en todos los procedimientos de notificación. Esto incluye saber si:

• Los guardias están interactuando con el público
• Han recibido formación para informar de incidentes graves
• Reciben formación en habilidades de comunicación y de escucha para recabar la información adecuada
• Estarán preparados para cumplir las nuevas directrices sobre la COVID-19 y cualquier obligación de notificación relacionada con ellas.

Una ventaja adicional de disponer de DAR útiles es saber que podrás ofrecer a tus clientes información precisa y transparencia a través de informes automatizados.

Objetivos: ¿Qué puedes esperar de tus DAR?

Desde nuevas oportunidades para conseguir contratos más sólidos en sectores emergentes hasta saber si los cambios tecnológicos hacia la automatización y las capacidades de trabajo a distancia han mejorado las operaciones en general, el sector de la seguridad en su conjunto se beneficiará de la mejora del factor más importante en las actividades cotidianas: el DAR.

Entonces, ¿qué pueden esperar las empresas de seguridad de sus DAR? En retrospectiva, los DAR pueden convertirse en una herramienta fundamental para la gestión proactiva de riesgos y, en última instancia, pueden mejorar la visibilidad y el control sobre sus operaciones.