Blackbird Security gagne en efficacité grâce à l'automatisation offerte par TrackTik

Blackbird Security gagne en efficacité grâce à l'automatisation offerte par TrackTik

Blackbird Security gagne en efficacité grâce à l'automatisation offerte par TrackTik

Blackbird Security a atteint un tout autre niveau d'efficacité grâce à l'automatisation offerte par TrackTik. Son PDG, Ranko Vukovic, explique comment la plateforme a rationalisé la planification, la facturation et le reporting, favorisant ainsi une transformation axée sur les données.

Blackbird Security est l’un des prestataires de services de sécurité professionnels qui connaît la croissance la plus rapide au Canada. À ses débuts, en 2015, l’entreprise concentrait ses activités au niveau local, autour de son siège social, alors situé uniquement à Vancouver, en Colombie-Britannique. À mesure que sa réputation en matière de sécurité s’est étendue, des enseignes nationales telles que Loblaws, Sephora et Best Buy ont remarqué ses compétences. Blackbird Security s’est développée à l’échelle du Canada et compte désormais un peu plus de 2 000 employés, ainsi qu’un siège social supplémentaire à Toronto.

Défi : les difficultés liées à l'expansion

Aux débuts de Blackbird, la gestion des affectations des agents de sécurité pouvait se faire de manière satisfaisante à l’aide de processus manuels. Une simple application de planification offrait une visibilité suffisante sur l’activité des agents pour gérer les plis. Mais à mesure que l’entreprise se développait et que les besoins des clients commençaient à s’intensifier, Blackbird a pris conscience qu’elle ne disposait pas des ressources internes nécessaires pour suivre le rythme.

Ranko Vukovic, PDG, savait que la solution résidait dans l'automatisation. « Lorsque nous travaillions manuellement, cela restait gérable jusqu'à un certain point. En acquérant des clients plus importants, nous avons compris qu'il nous fallait mettre en place des logiciels capables de prendre le relais à notre place. »

Alors même que l'équipe examinait différentes applications de gestion et d'administration, Blackbird était convaincue qu'il devait exister une meilleure solution et s'est mise en quête d'une approche plus intégrée.

Solution : passer au numérique avec TrackTik

Alors que Blackbird passait de quelques centaines à plusieurs milliers d'agents de sécurité, les méthodes manuelles constituaient un frein pour l'équipe. La plateforme TrackTik permettrait de réduire cette augmentation du temps consacré aux tâches administratives.

Pour Vukovic et son équipe, il était essentiel de relier tous les aspects de leur activité pour assurer leur réussite. Ils souhaitaient disposer d'un système offrant une transparence totale sur la gestion des plannings des agents de sécurité, la facturation et le reporting, afin d'assurer le bon déroulement de leurs opérations.

Vukovic a déclaré : « J'ai examiné plusieurs applications et différents programmes qui ne communiquaient pas entre eux. Je voulais simplement pouvoir utiliser une seule plateforme regroupant tout ce dont j'avais besoin au même endroit. »

Si la simplicité de la plateforme TrackTik a été le moteur de cette transition numérique, le personnel de Blackbird a rapidement découvert le pouvoir transformateur d’un outil intégré de gestion des effectifs dédié à la sécurité physique. Des flux de travail personnalisables, indispensables pour répondre aux besoins variés de leurs clients, étaient désormais à leur portée.

Résultats : une transformation axée sur les données

Grâce notamment à une équipe de mise en œuvre très communicative et collaborative, ainsi qu’à des intégrations faciles à mettre en place, Blackbird a pu, dès le départ, harmoniser l’utilisation de TrackTik entre tous les services. Les responsables de la planification, les équipes des ressources humaines et celles des finances ont tous trouvé de nouveaux gains d’efficacité grâce à la solution TrackTik.

Éliminer les incertitudes dans la gestion des équipes de gardiennage

Blackbird a connu une croissance fulgurante ces dernières années et, avant la mise en place de TrackTik, le nombre considérable d'agents de sécurité employés rendait la gestion des plannings impossible à assurer manuellement par les ressources internes.

Les solutions traditionnelles ne disposaient pas des fonctionnalités de pointage à l’arrivée et au départ nécessaires pour savoir exactement quand et où les agents de sécurité se présentaient pour prendre leur service. L’équipe de Blackbird a apprécié que le système TrackTik intègre des notifications permettant aux clients de bénéficier d’une visibilité en temps réel sur les pointages à l’arrivée et au départ des agents. Cette fonctionnalité a éliminé la tâche manuelle consistant à téléphoner à un magasin pour vérifier si un agent était arrivé à l’heure et a facilité la validation de la fin du service.

De plus, grâce à la fonctionnalité de TrackTik permettant de suivre les certifications et les licences des agents de sécurité, les clients de Blackbird ont l’assurance qu’en cas d’absence d’un agent, un remplaçant pleinement qualifié est disponible. Les absences font partie intégrante de toute activité professionnelle, mais les clients doivent savoir qu’ils disposent des ressources nécessaires pour s’adapter à tout changement d’horaire.

Optimisation des procédures administratives

L'exploitation des fonctionnalités back-end du système TrackTik a permis de réduire les difficultés administratives auxquelles Blackbird était confrontée. Les services de comptabilité et de paie bénéficient désormais d'une transparence totale sur les horaires de travail effectués, ce qui leur permet de traiter tout écart en s'appuyant sur des données concrètes. Cette responsabilisation instaure un nouveau niveau de confiance quant à la manière dont Blackbird facture ses clients et rémunère ses agents de sécurité.

TrackTik a permis au personnel administratif de Blackbird de gagner un temps considérable en matière de vérification et de recoupement manuels des feuilles de présence, et l’a aidé à allouer ses ressources plus efficacement. Chaque changement d’équipe ou heure travaillée est enregistré sans effort, ce qui permet au personnel d’exporter des rapports en quelques secondes afin de générer automatiquement des factures dont l’établissement aurait pris des semaines au service de facturation.

Assurer la transparence vis-à-vis des clients

Non seulement Blackbird bénéficie d'un gain d'efficacité opérationnelle dans ses bureaux grâce à TrackTik, mais ses clients reconnaissent eux aussi la valeur de cette solution. Il n'est plus nécessaire de rechercher des informations ou de passer au crible des dossiers papier pour fournir des analyses à ses clients. Désormais, les clients de Blackbird peuvent accéder eux-mêmes aux informations via la plateforme TrackTik.

Blackbird a personnalisé l'accès au portail client au sein du système TrackTik afin que les clients puissent se connecter pour consulter en temps réel les indicateurs de performance des agents de sécurité. Les clients bénéficient ainsi d'une visibilité totale sur les opérations de sécurité menées sur l'ensemble de leurs sites, sans avoir à demander d'informations supplémentaires à leur prestataire de sécurité. Cela leur offre une visibilité bienvenue sur un aspect de la gestion du personnel de sécurité qui est souvent restreint.

Les clients peuvent même recevoir des alertes en temps réel signalant des incidents ou des notifications indiquant la fin d'une ronde, ce qui leur permet de s'assurer qu'un agent de sécurité a bien rempli ses fonctions pour garantir la sécurité d'un site. Grâce aux e-mails et aux rapports générés automatiquement, les clients de Blackbird peuvent traiter les problèmes de manière proactive plutôt que d'attendre qu'il soit trop tard.

Des pratiques de sécurité innovantes pour demain

L'équipe de Blackbird a hâte de découvrir jusqu'où l'automatisation pourra les mener. L'utilisation du Data Lab de TrackTik a été une véritable révélation pour les clients, qui peuvent désormais accéder à des analyses détaillées des indicateurs de productivité. Ces informations ont ouvert la voie à des alternatives fondées sur les données pour l'évaluation des performances des employés. Les analyses mettent en évidence les lacunes en matière de formation ou les anomalies dans les performances du personnel qui doivent être corrigées.

En s'appuyant sur des rapports automatisés pour faciliter la prise de décision, Blackbird a pu optimiser ses ressources et mieux anticiper les défis à venir, ce qui lui permet de garder une longueur d'avance dans un environnement de sécurité en constante évolution.

Lorsque l'expansion a dépassé les ressources internes, Blackbird s'est tourné vers TrackTik pour unifier la planification, la paie et les rapports sur les clients, sans sacrifier la qualité du service.