Les tableurs ou les outils opérationnels obsolètes vous freinent-ils ?

TrackTik’s Back Office suite manages scheduling, attendance, contracts, and invoicing built into the platform you’re already using.

TrackTik Back Office Operating System 1
L'écart entre la date de livraison et la date de facturation

La plupart des entreprises de sécurité disposent de données qu'elles n'utilisent pas.

Les pointages, les heures validées et les relevés de service sont tous enregistrés dans TrackTik. Mais en aval, votre équipe continue de les saisir manuellement. Dans le système de paie. Dans le système de facturation. Dans un tableur créé par quelqu’un en 2019. C’est dans cet écart entre les données dont vous disposez et celles utilisées par votre service administratif que votre marge s’amenuise.

La gestion des plannings est complexe, nous pouvons vous aider

Une seule absence non signalée entraîne 45 minutes de travail administratif. Multipliez ce chiffre par plusieurs sites et quelques interventions par semaine, et vous constatez que chaque planificateur perd entre 5 et 8 heures chaque semaine à gérer des situations d'urgence liées à la couverture du personnel.

La gestion du temps, les réintégrations et la multiplicité des systèmes rendent le suivi difficile

Vérifié dans TrackTik. Saisi à nouveau dans le système de paie. Saisi une nouvelle fois dans le système de facturation. Trois sources de données, trois cycles de rapprochement, trois endroits où les erreurs s'accumulent. Les factures contestées font l'objet d'une discussion hebdomadaire.

Perte de marge due à des retards de facturation

Il faut compter deux à trois semaines entre la fin d'une mission et l'envoi de la facture. Chaque jour de retard se répercute sur le délai moyen de recouvrement. Le temps consacré au rapprochement comptable est du temps qui n'est pas consacré au développement des contrats. Les opérations se développent ; l'administration cède la marge.

Qu'est-ce que BOSS ?

Back Office Operating System Suite closes the gap between your operations and your back office.

La suite Back Office Operating System transforme vos données opérationnelles validées en tâches que votre back-office effectue actuellement manuellement. La planification se transforme en couverture automatique. Les heures validées deviennent des feuilles de présence prêtes à être intégrées à la paie. Les feuilles de présence deviennent des factures précises. Un seul flux de travail, de bout en bout, sur la plateforme que vous utilisez déjà.

1

Poste à pourvoir

Les lacunes de couverture apparaissent en temps réel.

2

Rempli automatiquement

Planification des matchs en fonction des certifications, du lieu et des heures supplémentaires.

3

Heures validées

Les pointages ont été enregistrés et validés.

4

Feuille de temps rapprochée

Les heures sont converties en données prêtes à être intégrées à la paie.

5

Facture validée

Une facturation adaptée au contrat, en jours et non en semaines.

Même plateforme, pas besoin de se reconnecterMêmes données, pas besoin de les saisir à nouveauConçu pour les entreprises de sécurité
Les modules

Quatre modules. Un seul flux de travail.

Planification et gestion des présencesPourvoyez les postes vacants en quelques secondes, et non en 45 minutes.

  • Remplir automatiquement les postes vacants en fonction des certifications, du lieu de travail et de la disponibilité aux heures supplémentaires
  • Vue en temps réel de la couverture sur plusieurs sites
  • Détecter les heures supplémentaires avant qu'elles ne surviennent

Contrats et facturationLes heures validées sont directement reprises dans des factures précises.

  • Création automatique de factures à partir des données de planning vérifiées
  • Facturation multi-contrats avec une précision au niveau du site
  • Des rapports prêts pour un audit pour chaque cycle de facturation

Gestion des congésSuivi centralisé des congés payés, des arrêts maladie et des absences imprévues.

  • Demandes en libre-service pour les agents de sécurité via mobile
  • Impact en temps réel sur la couverture et le risque d'heures supplémentaires
  • Respect des lois nationales et régionales en matière de congés

Travailleur isoléSécurité en temps réel pour les agents de sécurité travaillant seuls.

  • Contrôles réguliers avec escalade automatique
  • Bouton d'urgence avec localisation et détails de l'incident
  • Piste d'audit pour les contrôles de conformité et les vérifications d'assurance
Des résultats avérés

What firms running Back Office Operating System Suite are reporting.

~40%

Gain de temps moyen pour la planification des tâches

Plus rapide

Réduction du temps nécessaire au téléchargement des fiches de paie chez Hawkeye Security

99 % et plus

Exactitude des heures par équipe chez Close Range International

« Nousavons réduit le temps consacré à la planification d’environ 40 %. La principale différence, c’est de ne plus avoir à rechercher manuellement des remplaçants pour chaque créneau vacant. »
Opérateur de salle de contrôleEntreprise de sécurité de taille moyenne
«Les agentspeuvent désormais choisir les postes vacants qu’ils souhaitent occuper, ce qui permet à notre service de gagner un temps précieux dans la recherche d’un agent qualifié. Le processus de validation est fluide et efficace.»
Wayne PaquetteChargé de clientèle, Close Range International

Le nouveau modèle

Maîtrisez le modèle opérationnel, et pas seulement le logiciel.

Changez de perspective – et repoussez les limites du possible. Non pas en changeant de partenaires de garde, mais en offrant à chacun un niveau d’intervention sur lequel travailler.

Aujourd'hui · le modèle fragmenté

Données dispersées dans différents systèmes

  • Pas de vue d'ensemble : sites, systèmes et formats multiples.
  • Des formats et des catégories que vous ne pouvez pas configurer selon vos propres critères.
  • Des analyses réalisées manuellement : chaque audit part de zéro.
  • L'historique du programme est menacé à chaque fois qu'un contrat change de mains.

Le modèle Trackforce

Un modèle opérationnel unique pour tous les prestataires.

  • Une plateforme unique pour l'ensemble des sites et des partenaires de sécurité – des données cohérentes provenant de chaque poste.
  • Les données relatives aux incidents, aux patrouilles, au personnel et à la facturation, regroupées dans une vue unique et intégrée.
  • Catégories, modèles et workflows configurés conformément à vos normes opérationnelles et réglementaires.
  • Votre dossier médical vous suit partout : il est intégralement conservé, quel que soit le prestataire de soins auprès duquel vous vous tournez.
Pourquoi BOSS en particulier ?

Conçu pour les entreprises de sécurité. Intégré à TrackTik.

La plupart des logiciels de gestion interne sont génériques : outils comptables, logiciels de gestion de la paie ou applications de planification conçues pour le commerce de détail. BOSS se distingue à deux égards.

Conçu pour les opérations de surveillance

Planification tenant compte de plusieurs sites, de plusieurs contrats et des certifications. Règles de facturation qui reflètent la manière dont les entreprises de sécurité établissent réellement leurs devis et leurs factures. Rapports de conformité destinés aux autorités de régulation de votre secteur, et non au suivi des références produits (SKU) dans le commerce de détail.

Pas besoin de gérer une deuxième plateforme

BOSS est intégré à TrackTik. Vous utilisez les mêmes identifiants de connexion que ceux utilisés actuellement par votre équipe. Les mêmes agents de sécurité, les mêmes sites, les mêmes données. Pas de projet d'intégration. Pas de synchronisation des données qui tombe en panne tous les trimestres. Pas besoin de former à nouveau vos planificateurs à un nouvel outil.

Opérations de financement, automatiques

Lorsqu'un agent pointe, il ne s'agit pas seulement d'un enregistrement de présence, mais aussi de la base d'une ligne de paie et d'une ligne de facture. BOSS effectue automatiquement cette mise en correspondance. D'autres outils vous obligent à la refaire manuellement chaque semaine.

Ressources

Approfondissez vos connaissances sur l'efficacité des services administratifs.

From Shift to Invoice, a two-part TrackTik webinar series on back-office efficiencyWebinaire en directDe la prise de service à la facturation : une série TrackTik en deux partiesUne seule absence coûte 45 minutes de travail administratif. Découvrez comment les entreprises comblent l'écart entre la prise en charge et l'encaissement sur plusieurs sites.Réservez votre place →
The 5 Pillars of Back-Office Efficiency guide for security workforce managementGuideLes 5 piliers de l'efficacité des services administratifsUn guide pratique destiné aux responsables d'agences de sécurité : les cinq domaines opérationnels dans lesquels les entreprises perdent le plus de temps, et comment combler ces lacunes.Télécharger le guide →
Foire aux questions

Foire aux questions.

Quelle est la différence entre BOSS et Guarding Suite ?La Guarding Suite gère l'aspect opérationnel : suivi des agents de sécurité, signalement des incidents, ordres de service, gestion des sites. BOSS gère les tâches administratives qui en découlent : planification des horaires, gestion des présences, contrats et facturation. La plupart des clients de TrackTik commencent par la Guarding Suite et ajoutent BOSS lorsqu'ils souhaitent faire le lien entre les opérations et la gestion financière.Ai-je besoin de TrackTik pour utiliser BOSS ?Oui. BOSS est intégré à TrackTik et n’est pas vendu comme un produit autonome. Ce choix est délibéré, car la valeur ajoutée de BOSS provient des données qu’il extrait de votre plateforme opérationnelle.Combien de temps dure la mise en œuvre ?Pour les clients TrackTik existants qui ajoutent BOSS, la mise en œuvre dure généralement entre 4 et 6 semaines par module, la planification étant généralement mise en service en premier, suivie des contrats et de la facturation. Nous mettons à votre disposition un responsable de mise en œuvre dédié et organisons des réunions hebdomadaires jusqu’à ce que vous soyez en confiance.Puis-je acheter les modules séparément, ou s'agit-il d'une offre groupée ?Les deux sont possibles. Vous pouvez commencer uniquement par la planification, ou uniquement par les contrats et la facturation, puis ajouter les autres modules ultérieurement. La plupart des entreprises commencent par s’attaquer au problème le plus urgent : généralement la planification pour les activités en forte croissance, ou la facturation pour les entreprises confrontées à des problèmes de trésorerie.Comment fonctionne la tarification ?Le tarif de BOSS est calculé par agent de sécurité actif, par mois, avec des paliers de volume. Contactez notre équipe pour obtenir un devis adapté à votre activité ; nous l’établirons en fonction du nombre d’agents, du nombre de sites et des modules dont vous avez besoin.En quoi BOSS se distingue-t-il des autres logiciels de sécurité ?La plupart des alternatives sont des solutions ponctuelles ou des outils généraux de gestion des effectifs. BOSS constitue la couche administrative d’une plateforme conçue de bout en bout pour les entreprises de sécurité : même fournisseur que pour le suivi de vos agents, mêmes données, même identifiant de connexion. La question de l’intégration ne se pose pas, car il n’y a pas d’intégration à effectuer.BOSS est-il disponible en dehors de l’Amérique du Nord ?Oui. TrackTik accompagne des entreprises de sécurité en Amérique du Nord et en Europe, avec une facturation localisée, des rapports de conformité et une gestion des devises adaptés à chaque région. Contactez notre équipe pour obtenir des informations spécifiques à votre pays.

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30 minutes avec notre équipe. Une présentation en direct des modules les plus adaptés à votre activité.

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