Utiliser les déjeuners-conférences pour générer des prospects – 1re partie

Utiliser les déjeuners-conférences pour générer des prospects – 1re partie

Dans cet article, adapté d’un épisode précédent de notre podcast, nous abordons l’un de mes sujets préférés : l’utilisation des « déjeuners-conférences » pour générer des prospects. En proposant à des prospects de les emmener déjeuner ou en organisant un déjeuner dans leurs locaux, vous pouvez créer un moment de rencontre en face à face dans un cadre décontracté et non intrusif. Il s’agit de la première partie de notre série, qui se concentre sur les avantages et la préparation d’un déjeuner-conférence. La deuxième partie de la série explique comment organiser concrètement un « déjeuner-formation » qui génère des prospects (et permet de conclure des affaires).

Les avantages d'un « déjeuner-formation »

Le secteur de la sécurité est très animé, et vous pouvez être sûr que les gestionnaires immobiliers et autres clients potentiels ont déjà reçu des appels et des propositions de la part d’autres concurrents. Proposer de leur offrir le déjeuner ou de leur préparer un repas peut sembler anodin, mais cela permet de se démarquer et de montrer que vous êtes prêt à vous engager concrètement à leur égard.

De plus, tout le monde doit déjeuner. Même si leur emploi du temps est très chargé pour le reste de la journée, ils trouvent toujours le temps de manger et de discuter. Cela vous permet de les sortir immédiatement du contexte formel de la « présentation commerciale », où ils sont sur la défensive, et d’établir un lien plus authentique avec eux.

« C’est un excellent moyen de tisser des liens avec ce client », dis-je à Johnny. « C’est bien mieux que les présentations habituelles qu’on voit aujourd’hui. »

Vous aurez également plus de chances de nouer des liens, car un déjeuner dure généralement plus longtemps qu’une présentation classique. Cela signifie plus de temps pour les questions-réponses, moins de pression et l’occasion d’en savoir plus sur leur activité. Et puis, qui refuserait un déjeuner gratuit ?

Qui inviter à un déjeuner-conférence sur la sécurité ?

Les meilleurs déjeuners-conférences s'articulent autour de personnes capables de donner leur accord, ou qui peuvent vous mettre en relation avec quelqu'un en mesure de le faire. Ciblez vos invitations sur les décideurs qui gèrent plusieurs établissements ou qui sont responsables du budget dédié à la sécurité.

Prospect	Pourquoi ils valent le détour	Ce qui leur tient le plus à cœur
Gestionnaires immobiliers régionaux	Une seule relation peut permettre de conclure des contrats portant sur plusieurs biens immobiliers	Un service homogène sur tous les sites et un système de reporting simple et fiable
Gestionnaires de copropriétés et de communautés	Ils rendent des comptes à des conseils d'administration qui exigent des résultats tangibles et documentés	Des rapports clairs qu'ils peuvent partager avec le conseil d'administration et les résidents
Responsables des installations et des opérations	Ils gèrent les risques au quotidien sur les sites commerciaux et industriels	Une réactivité rapide, une documentation exhaustive des incidents et moins de surprises
Responsables de la sécurité d'entreprise	Ils disposent de programmes de sécurité répartis sur plusieurs sites	Les données, la conformité et un prestataire qui répond à leurs exigences

Avant d'inviter qui que ce soit, cherchez à comprendre ce qui pousse un gestionnaire immobilier à changer de prestataire de services de sécurité. Si vous ciblez les associations de copropriétaires, ces conseils pour remporter votre prochain appel d'offres en matière de sécurité vous aideront à orienter la discussion.

Comment se préparer et obtenir un engagement

Proposer un « déjeuner-conférence » vous offre plus de chances d’obtenir un engagement qu’une présentation classique, mais vous devez tout de même vous y préparer. Dans l’idéal, ne vous contentez pas d’appeler un prospect. Renseignez-vous sur lui au préalable, présentez-vous en demandant à parler à une personne en particulier et arrivez avec les menus en main. Essayez de recueillir les commandes à l’avance afin de confirmer la participation.

Dans la mesure du possible, essayez d'organiser la réunion dans leurs locaux. Ce sera plus pratique pour eux, tout le monde s'y sentira plus à l'aise et vous aurez plus de chances de pouvoir compter sur la présence des principaux décideurs. Prévoyez une salle de conférence d'hôtel ou un restaurant disposant d'une salle privée comme solution de secours.

Enfin, préparez un ordre du jour. Là encore, cela implique de faire des recherches à l’avance pour savoir quel type de biens immobiliers ils gèrent et quels sont leurs besoins spécifiques. Je ciblais souvent les responsables régionaux en charge de plusieurs biens, ce qui offrait de nombreuses opportunités, mais exigeait également beaucoup de préparation.

Calendrier de préparation d'un « déjeuner-formation »

Utilisez ce calendrier pour organiser chaque déjeuner-conférence, depuis la première invitation jusqu'au moment où vous quittez la salle en ayant déjà prévu la prochaine étape dans votre agenda.

Quand	Que faire ?	Pourquoi est-ce important ?
3 à 4 semaines avant	Sélectionnez les comptes cibles, étudiez leurs caractéristiques et leur prestataire actuel, puis identifiez les décideurs	Votre programme et vos exemples dépendent de votre connaissance de leurs sites
2 à 3 semaines avant	Envoyez l'invitation, proposez deux dates et proposez de l'accueillir dans leurs locaux	Des dates précises et un lieu pratique facilitent la prise de décision
1 semaine avant	Vérifiez la liste des participants, recueillez les commandes pour le déjeuner et adaptez vos exemples en fonction de leurs propriétés	Les commandes confirment votre présence et montrent que vous vous êtes bien préparé
La veille	Vérifiez le nombre de convives auprès du traiteur, testez votre ordinateur portable ou votre tablette et préparez vos supports de présentation	Les problèmes techniques et le manque de nourriture nuisent à la crédibilité
Jour du	Arrivez en avance, respectez l'horaire convenu et réservez la prochaine étape avant de partir.	Un rendez-vous de suivi planifié transforme un bon déjeuner en une véritable opportunité commerciale

Vous avez besoin d'aide pour rédiger l'invitation elle-même ? Ces modèles d'e-mails sécurisés constituent un bon point de départ pour envoyer des messages qui suscitent une réponse.

À apporter : votre kit de vérification

Toutes les entreprises de sécurité affirment offrir un service de qualité. Un déjeuner-conférence est l'occasion idéale de le prouver. Apportez du matériel permettant à vos prospects de constater par eux-mêmes le travail que vous effectuez :

• Exemples de rapports provenant d'un site similaire. Des rapports quotidiens anonymisés sur les activités et les incidents, accompagnés de photos et d'horodatages, illustrent le niveau de détail dont bénéficient les clients. Voici comment transformer vos rapports en un outil permettant de conclure un contrat.
• Aperçu du portail client. Le portail client de TrackTik Security Operations permet aux clients d'accéder en temps réel à des rapports et à des synthèses opérationnelles, ce qui est bien plus convaincant qu'une diapositive.
• Données relatives aux rondes et aux points de contrôle. Le système de gestion des rondes TrackTik enregistre chaque passage aux points de contrôle, ce qui vous permet de montrer à vos prospects comment la couverture est vérifiée.
• Une réussite pertinente. Un bref exemple tiré d'un bien immobilier ou d'un secteur d'activité similaire permet de gagner rapidement en crédibilité.
• Votre argument clé de vente en une phrase. Préparez-vous à expliquer, en termes simples, ce qui distingue votre entreprise de sécurité.

Essayez-le !

Si vous n'êtes pas sûr que cette stratégie marketing vous convienne, faites un essai. Organisez trois déjeuners-conférences. Si vous ne concluez aucun contrat, vous n'aurez pas à renouveler l'expérience, mais le simple fait d'en conclure un seul vous permettra de rentabiliser largement les trois.

« J’oserais dire que tu vas décrocher quelques contrats après avoir organisé trois déjeuners-conférences », déclare Johnny.

Un « déjeuner-formation » en vaut-il la peine ? Faisons le calcul

Le calcul qui sous-tend ce test en trois étapes est simple. Additionnez le coût de trois déjeuners-conférences, en incluant la restauration, le matériel et les heures consacrées par votre équipe à leur préparation et à y assister. Comparez ensuite ce total à la valeur d’un seul nouveau contrat sur toute sa durée. Pour la plupart des entreprises de sécurité, un contrat remporté vaut bien plus que trois déjeuners.

Suivez les résultats pour en avoir le cœur net. Pour chaque événement, notez qui y a participé, quels prospects ont donné suite, quelles propositions vous avez envoyées et quels contrats vous avez conclus. Au bout de trois événements, vous saurez si les déjeuners-conférences ont leur place dans votre plan commercial habituel.

Assurez le suivi tant que la conversation est encore fraîche

• Envoyez un message de remerciement dans les 24 heures. Joignez-y tout ce que vous aviez promis, comme un exemple de rapport ou un aperçu des tarifs.
• Proposez une visite guidée des locaux. Une visite guidée de leurs locaux constitue la suite logique. Découvrez comment tirer parti des visites guidées pour remporter des contrats de sécurité.
• Consignez chaque prise de contact. Enregistrez les participants, les points sensibles et les prochaines étapes dans votre CRM afin qu'aucun prospect ne tombe à l'eau.
• Restez utile. Partagez un article pertinent ou une mise à jour sur la sécurité locale entre deux conversations afin de rester présent dans l'esprit de vos interlocuteurs.

Comment TrackTik vous aide à remporter les contrats : vos déjeuners-conférences, c'est parti !

Un déjeuner-conférence ouvre la voie. C'est la qualité de service que vous pouvez démontrer qui vous permet de remporter et de conserver le contrat. TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, fournit aux entreprises de sécurité les preuves que les prospects souhaitent voir.

• Des rapports fiables. Le système de signalement des incidents de sécurité TrackTik ajoute à chaque rapport des preuves horodatées (photos, vidéos, enregistrements audio et données GPS), et les rapports programmés sont automatiquement envoyés aux clients.
• Un justificatif de patrouille pour chaque client. TrackTik Mobile Patrol vous offre une visibilité en temps réel sur l'avancement des patrouilles et génère des rapports détaillés prêts à être remis aux clients.
• Des rapports et des synthèses soignés. ReportPro AI transforme les notes brutes des agents en rapports clairs et conformes aux exigences réglementaires, et génère des synthèses en quelques secondes.
• Une transparence que les clients peuvent vérifier. Le portail client TrackTik permet aux clients de consulter les rapports et les synthèses opérationnelles quand bon leur semble.

Vous souhaitez montrer à vos prospects à quoi ressemblent les rapports TrackTik ? Réservez une démonstration TrackTik et découvrez les outils qui séduiront votre prochain client.