Transformez vos rapports en un outil qui vous fait gagner du temps et facilite la conclusion des contrats

Transformez vos rapports en un outil qui vous fait gagner du temps et facilite la conclusion des contrats

Les rapports d'activité quotidiens (DAR) peuvent faire ou défaire votre entreprise de sécurité. Bien menés, ils améliorent l'efficacité de vos opérations, garantissent la responsabilisation de vos agents et favorisent l'acquisition et la fidélisation de la clientèle. Mal gérés, ils constituent une ponction considérable sur vos ressources.

Nous avons un jour discuté, lors du salon ASIS, avec le propriétaire d’une entreprise de sécurité qui employait encore quatre employés de bureau à temps plein uniquement pour gérer les rapports : rédaction, numérisation, envoi par fax et tri. Nous sommes restés bouche bée. Cela nous a rappelé l’époque où les entreprises de sécurité louaient des espaces de stockage pour entreposer d’énormes cartons remplis de rapports papier.

Avec les technologies actuelles, rien ne justifie de conserver un processus aussi inefficace. Passer au zéro papier pour vos rapports d'activité quotidiens est une bonne première étape si vous n'avez pas encore franchi le pas, mais il existe plusieurs autres mesures simples que vous pouvez prendre pour rendre vos rapports bien plus utiles.

Harmoniser les informations

L'une des principales sources de perte de temps dans le processus de rédaction des rapports survient lorsque les agents incluent des informations superflues ou omettent des détails importants. Dans le premier cas, l'agent doit consacrer un temps supplémentaire à consigner son observation et le client passe plus de temps à la lire. Dans le second cas, il faut contacter l'agent pour savoir ce qu'il ou elle a omis.

Vous pouvez gagner beaucoup de temps et éviter bien des confusions en définissant dès le départ ce que chaque rapport doit contenir. Assurez-vous que vos agents sachent exactement ce que l'on attend d'eux, notamment en leur montrant des exemples de bons et de mauvais rapports. Notre liste des 7 éléments que tout rapport d'activité quotidien devrait comporter constitue un point de départ pratique.

Tout commence par s'assurer, dès le début du contrat, que vous comprenez bien les besoins de votre client.

Propriétaire de longue date d'une entreprise de sécurité

En définissant précisément les informations qui doivent figurer dans les rapports, vous facilitez la tâche de tout le monde. Les agents de sécurité travaillent plus efficacement et établissent les rapports les plus utiles pour le client. Mettez-vous d'accord sur ces points avec chaque client dès le lancement du projet :

• Quels types de rapports ils souhaitent recevoir, tels que les rapports d'activité quotidiens, les rapports d'incident et les synthèses périodiques
• À quelle fréquence chaque rapport est-il transmis et qui en est le destinataire ?
• Les champs obligatoires et les pièces justificatives requises pour chaque type de signalement, tels que les photos, les heures et les lieux
• Qu'est-ce qui constitue un problème hautement prioritaire nécessitant une remontée immédiate ?

Donnez la priorité à l'essentiel dans chaque rapport

Vous devez vous assurer que vos rapports contiennent toutes les informations pertinentes, tant pour des raisons pratiques au quotidien que pour des raisons juridiques. En cas de cambriolage ou de tout autre type d'activité criminelle, il est important de noter la date, l'heure et le lieu où votre agent a procédé à une inspection.

Pour autant, la plupart des clients ne voudront pas lire tout cela. Comme nous l’avons vu dans notre article consacré à la rédaction d’un rapport d’activité quotidien pertinent, le jargon tel que « Code 4 » alourdit les rapports et n’apporte aucune valeur ajoutée au client. Veillez à ce que les informations contenues dans vos rapports soient aussi centrées que possible sur le client, et structurez-les de manière à ce que les détails les plus importants ressortent d’un seul coup d’œil.

Mettre en évidence les problèmes hautement prioritaires ou classer les incidents par couleur en fonction de leur type peut être un excellent moyen de rendre vos rapports plus faciles à comprendre pour vos clients. Les gestionnaires immobiliers sont très occupés, et si vous pouvez leur faire gagner du temps en créant des rapports qu’ils n’ont pas besoin d’étudier en détail pour obtenir toutes les informations nécessaires, ils vous en seront très reconnaissants.

Avec TrackTik, les modèles de rapports personnalisables vous permettent d'uniformiser les champs requis pour chaque rapport et de mettre en avant les informations que le client souhaite connaître en priorité.

Combien de temps la création manuelle de rapports prend-elle réellement ?

Le coût caché du reporting manuel ne réside pas dans le papier. Il réside dans les heures passées à rédiger, corriger, relancer et transmettre des rapports qui ne devraient prendre que quelques minutes. Voici une comparaison entre ces mêmes tâches.

Tâche de reporting	Procédure sur papier ou manuelle	Avec TrackTik
Rédaction du rapport	Écrit à la main à la fin d'un service, souvent de mémoire	Enregistré sur l'appareil de l'agent pendant la patrouille, avec des photos horodatées, des vidéos, des enregistrements audio et des données GPS
Résolution des problèmes de qualité	Les superviseurs réécrivent les rapports ou contactent les agents lorsque des informations manquent	ReportPro AI transforme des notes de terrain brutes en rapports clairs et conformes aux exigences réglementaires
Livraison au client	Numérisés, envoyés par e-mail ou déposés à l'accueil	Rapports programmés et notifications automatiques par e-mail ou SMS, ainsi qu'un accès au portail client
Rechercher un rapport antérieur	Recherche de fichiers, de dossiers ou de boîtes d'archivage	Sauvegardé et consultable en quelques secondes
Établissement d'un récapitulatif trimestriel	L'époque du comptage manuel et des tableurs	Tableaux de bord présentant les tendances sur l'ensemble des sites et sur différentes périodes

Laissez TrackTik s'occuper du plus gros du travail

Une plateforme adaptée transforme la création de rapports, qui n'est plus une corvée quotidienne, en un flux constant de données probantes. Voici comment TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, s'y prend.

• Des rapports guidés et riches en éléments de preuve. Le système de signalement des incidents de sécurité TrackTik permet aux agents de rédiger, pendant leur service, des rapports guidés enrichis de preuves horodatées (vidéos, photos, enregistrements audio et données GPS).
• Rapports programmés. Les rapports peuvent être configurés pour être générés toutes les heures, tous les jours, tous les mois ou tous les ans, avec l'envoi automatique de notifications par e-mail ou SMS à votre équipe et aux parties prenantes.
• Des textes soignés en un seul clic. TrackTik ReportPro AI transforme vos notes informelles en rapports professionnels et génère des résumés en quelques secondes, en affichant côte à côte la version originale et la version améliorée.
• Accès client en temps réel. Un portail client permet aux clients d'accéder en temps réel à des rapports et à des synthèses opérationnelles, ce qui constitue le moyen le plus rapide de gagner leur confiance en leur permettant de constater par eux-mêmes.

Recueillir des informations et formuler des suggestions d'amélioration

Un autre responsable de la sécurité que nous avons rencontré lors du salon ASIS passe en revue chaque rapport chaque trimestre afin d'établir un récapitulatif de tous les problèmes traités par son équipe, en mettant en évidence les plus fréquents et la manière dont ils ont été résolus.

TrackTik s'en charge pour vous. Les tableaux de bord TrackTik Business Intelligence permettent de visualiser les incidents, l'activité des agents de sécurité et les indicateurs de conformité sur l'ensemble des sites, en s'appuyant à la fois sur des données actuelles et historiques. Vous pouvez ainsi identifier les problèmes les plus courants et déterminer leur fréquence sur une période d'un mois, d'un trimestre ou d'une année. Cela aide les responsables à identifier les points à aborder avec les agents de sécurité et permet de montrer aux clients l'ensemble du travail que vous avez accompli.

À l'approche de la période de renouvellement des contrats, cet outil s'avérera extrêmement précieux. Si vous souhaitez prouver à vos clients que vous valez chaque centime, voire que vous devez augmenter votre tarif horaire, vous devez disposer de ces informations.

Comment utiliser vos rapports pour finaliser le renouvellement

Les bons rapports ne sont utiles que si vous les exploitez. Suivez ces étapes pour transformer une année de rapports en une discussion plus convaincante lors du renouvellement.

1. Définissez clairement les attentes dès le lancement du projet. Consignez par écrit les rapports, les champs et le calendrier de livraison souhaités par le client.
2. Respectez les délais, à chaque fois. La livraison automatisée élimine tout risque de rapport manquant ou en retard.
3. Analysez les tendances chaque trimestre. Identifiez les problèmes récurrents par site, période et type.
4. Proposer des améliorations. Suggérer des modifications concernant les affectations, les horaires de patrouille ou la couverture, en fonction des données recueillies.
5. Présentez des éléments concrets. Montrez ce qui avait été promis et ce qui a été réalisé. La solution TrackTik Contracts and Invoicing relie les contrats, les tarifs de facturation et les services fournis à une même base de données opérationnelle, ce qui renforce les arguments en faveur d'un renouvellement ou d'une augmentation tarifaire.

En résumé

Le gain de temps que vous réaliserez en mettant en œuvre ces conseils à l'aide d'un logiciel de gestion des agents de sécurité est impressionnant. Rien que pour le bilan trimestriel, imaginez la différence entre parcourir manuellement des centaines de rapports et cliquer simplement sur un bouton.

Non seulement ces stratégies vous feront gagner du temps, mais elles vous donneront également un avantage pour conquérir et fidéliser vos clients face à des concurrents qui utilisent des rapports papier peu cohérents, non personnalisables et ne contenant pas d’informations synthétiques pouvant servir à prendre des décisions stratégiques à long terme.

Prêt à découvrir à quoi pourraient ressembler vos rapports ? Réservez une démonstration TrackTik et notre équipe vous montrera comment transformer vos rapports quotidiens en arguments convaincants pour remporter et conserver vos contrats.