Transformez vos rapports en un outil qui vous fait gagner du temps et facilite la conclusion des contrats

Transformez vos rapports en un outil qui vous fait gagner du temps et facilite la conclusion des contrats

Les rapports d'activité quotidiens (DAR) peuvent faire ou défaire votre entreprise de sécurité. Bien menés, ils améliorent l'efficacité de vos opérations, garantissent la responsabilisation de vos agents et favorisent l'acquisition et la fidélisation de la clientèle. Mal gérés, ils constituent une ponction considérable sur vos ressources.

Le mois dernier, lors du salon ASIS, nous avons discuté avec quelqu’un qui nous a confié qu’il employait encore quatre employés de bureau à temps plein pour gérer les rapports : révision, numérisation, envoi par fax et tri. Nous en sommes restés bouche bée. Cela me rappelle ce que je faisais il y a bien des années, lorsque je devais louer un espace de stockage pour entreposer d’énormes cartons de rapports.

Avec les technologies actuelles, rien ne justifie un processus aussi inefficace. Passer au zéro papier est un bon premier pas si vous ne l’avez pas encore fait, mais il existe bien d’autres mesures simples que vous pouvez prendre pour rendre vos rapports plus pertinents.

Harmoniser les informations

L'une des principales sources de perte de temps dans le processus de rédaction des rapports survient lorsque les agents incluent des informations superflues ou omettent des détails importants. Dans le premier cas, l'agent doit consacrer un temps supplémentaire à consigner son observation et le client passe plus de temps à la lire. Dans le second cas, il faut contacter l'agent pour savoir ce qu'il ou elle a omis.

Vous pouvez gagner beaucoup de temps et éviter bien des confusions simplement en définissant dès le départ ce qui doit figurer dans chaque rapport. Assurez-vous que vos responsables savent exactement ce que l'on attend d'eux, notamment en leur montrant éventuellement des exemples de rapports contenant les informations requises.

« Tout commence par s'assurer, dès le début du contrat, que l'on comprend bien les besoins de son client », ai-je dit à Johnny dans l'épisode d'aujourd'hui.

En définissant précisément les informations qui doivent figurer dans les rapports, vous facilitez la tâche de tout le monde. Les agents de sécurité peuvent ainsi accomplir leur travail plus efficacement et établir les rapports les plus utiles pour le client. 

Hiérarchiser les rapports

Vous devez vous assurer que vos rapports contiennent toutes les informations pertinentes, tant pour des raisons pratiques au quotidien que pour des raisons juridiques. En cas de cambriolage ou de tout autre type d'activité criminelle, il est important de noter la date, l'heure et le lieu où votre agent a procédé à une inspection.

Cela dit, la plupart des clients ne voudront pas lire tout cela. Nous avons déjà évoqué le fait que les termes techniques tels que « Code 4 » ne font qu’encombrer les rapports et n’apportent aucune valeur ajoutée au client. Veillez à ce que les informations contenues dans vos rapports soient aussi centrées que possible sur le client, et organisez-les de manière à ce qu’il puisse repérer facilement les informations les plus importantes d’un seul coup d’œil.

Mettre en évidence les problèmes hautement prioritaires ou classer les incidents par couleur en fonction de leur type peut être un excellent moyen de rendre vos rapports plus faciles à comprendre pour vos clients. Les gestionnaires immobiliers sont très occupés, et si vous pouvez leur faire gagner du temps en créant des rapports qu’ils n’ont pas besoin d’étudier en détail pour obtenir toutes les informations nécessaires, ils vous en seront très reconnaissants.

Les outils de reporting de Silvertrac vous permettent de mettre facilement en avant les informations clés et de créer des rapports personnalisables, afin que les éléments qui intéressent le plus vos clients soient toujours mis en avant.

Recueillir des informations et formuler des suggestions d'amélioration

Une autre personne est venue nous parler lors du salon ASIS pour nous expliquer comment, chaque trimestre, elle passe en revue ses rapports afin de dresser un état récapitulatif de tous les problèmes rencontrés, en mettant en évidence les plus fréquents et en précisant comment ils y ont remédié.

Silvertrac s'en charge déjà pour vous. Notre rapport récapitulatif des incidents présente les incidents les plus fréquents ainsi que leur fréquence au cours du dernier mois, trimestre ou année. Cela aide les responsables à identifier les points à aborder avec les agents et permet de montrer aux clients tout le travail que vous avez accompli.

À l'approche de la période de renouvellement des contrats, cet outil s'avérera extrêmement précieux. Si vous souhaitez prouver à vos clients que vous en valez vraiment la peine, voire que vous devez augmenter votre tarif horaire, vous devez disposer de ces informations à portée de main.

Conclusion

Le gain de temps que vous réaliserez en mettant en œuvre toutes ces suggestions et en utilisant un logiciel de gestion des agents de sécurité est impressionnant. Pour le point n° 3, il suffit de comparer le temps nécessaire pour parcourir manuellement des centaines de rapports à celui requis pour cliquer simplement sur un bouton. 

Non seulement ces stratégies vous feront gagner du temps, mais elles vous donneront également un avantage pour conquérir et fidéliser vos clients face à des concurrents qui utilisent des rapports papier peu cohérents, non personnalisables et ne contenant pas d’informations synthétiques pouvant servir à prendre des décisions stratégiques à long terme.