SFM Security utilise la plateforme de gestion du personnel de TrackTik pour stimuler la croissance et dépasser les normes de l'industrie

SFM Security utilise la plateforme de gestion du personnel de TrackTik pour stimuler la croissance et dépasser les normes de l'industrie

SFM Security offre des services de sécurité non armés depuis 1992, desservant 60 sites clients dans divers secteurs du sud de la Floride. Grâce aux solutions automatisées de TrackTik, SFM Security a amélioré ses opérations et la satisfaction de ses clients, ce qui lui a permis de réaliser des économies et de préparer sa croissance.

SFM Security fournit des services d'agents de sécurité non armés depuis 1992. Forte d'une histoire riche en événements de premier plan au stade Orange Bowl de la ville de Miami, la société s'est développée pour fournir des services de sécurité à 60 sites clients dans tout le sud de la Floride. Sa base de clientèle englobe divers secteurs, notamment l'immobilier commercial, les agences gouvernementales, les établissements médicaux, les communautés résidentielles, les ports de plaisance et les établissements d'enseignement.

After implementing TrackTik, SFM Security saw marked changes and improvements in operations. The adoption of the all-in-one security workforce management platform tied together on-site guard activity and backend operations, driving major improvements in operational efficiency, client satisfaction, and service delivery.

5 façons dont SFM a amélioré ses opérations de sécurité en utilisant TrackTik

1) Immédiateté et précision dans la transmission des rapports d'incidents

TrackTik a considérablement amélioré le processus de rapport d'incident de SFM. Les agents de sécurité ont désormais la possibilité d'envoyer instantanément des rapports aux clients quelques minutes après leur création. Cette livraison rapide garantit que les clients sont informés en temps réel, ce qui apporte une valeur ajoutée substantielle compte tenu de la nature sensible du travail de sécurité.

John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security, commente : "Nous avons pu réduire le délai entre le moment où le rapport est créé et celui où le client le reçoit. Dans ce secteur, il est essentiel de partager rapidement des informations sensibles, ce qui procure à nos clients une grande tranquillité d'esprit."

En outre, les données saisies dans les rapports d'incidents de TrackTik contribuent également à créer des gains d'efficacité et à fournir aux clients une transparence sur les activités sur le site. Les agents de sécurité peuvent désormais fournir des preuves tangibles de leurs patrouilles, puisqu'une photo accompagne un rapport montrant que les contrôles ont été effectués.
SFM a noté que les processus manuels tels que l'enregistrement des licences et des enregistrements de véhicules à un point d'entrée d'une communauté à accès protégé, par exemple, pourraient désormais être remplacés par les capacités de capture de photos dans les rapports d'incidents de TrackTik.

"Le client a désormais accès à des informations instantanées sur tous les véhicules présents lors d'un incident, ce qui lui permet d'effectuer rapidement des vérifications croisées et de déterminer avec précision si un véhicule se trouvait sur le site", a déclaré M. Frensdorf.

2) Planification optimisée pour limiter les heures supplémentaires non facturables

Early on, SFM was utilizing separate software for timekeeping that was disconnected from payroll, which resulted in operational inefficiencies. The manual scheduling and timekeeping system led to a lack of flexibility, poor oversight of overtime accumulation, and inefficiency in payroll management. SFM sought a solution to streamline guard scheduling and reduce non-billable overtime.
TrackTik’s comprehensive scheduling features, including the Shift App that notifies employees about open shifts for special events, proved very cost-effective for SFM. The software’s ability to automate timekeeping and optimize schedule planning helped SFM maintain precise control over guards’ working hours.

This strategy effectively prevented guards from nearing overtime thresholds. Impressively, SFM managed to keep non-billable overtime at just 1%, significantly lower than the industry standard of 5%.

Le fait de relier les enregistrements des horaires et du temps de travail a également permis de mettre en place des processus de paie plus précis, qui minimisent les erreurs humaines et garantissent que les gardes sont payés équitablement et à temps.

3) Rationalisation des processus administratifs de l'AFD

By implementing TrackTik, SFM has successfully transitioned to managing a paperless operation. The shift to an all-digital platform has streamlined processes and significantly reduced the administrative overhead traditionally associated with manual paperwork.
TrackTik covers more than just daily tasks; it includes features for handling payroll and sending invoices, which is incredibly time-consuming for accounting teams that are used to manually reconcile timesheets and check-ins for billing clients. Frensdorf praised TrackTik’s all-in-one approach: “By bringing these different tasks together in one place, —everything is organized and easy to find. TrackTik makes the whole business run smoother and work better together, like a well-oiled machine.”

Les opérations administratives ont été rationalisées, ce qui a permis de réaliser des économies annuelles d'environ 80 000 dollars tout en libérant les ressources de la saisie manuelle des données.

4) Prouver le retour sur investissement des services fournis aux clients de l'AFD

L'introduction d'un portail client en libre-service a transformé la façon dont SFM Security interagit avec ses clients. Les clients peuvent désormais accéder sans effort aux rapports, aux informations de programmation et à la documentation, ce qui favorise la transparence et permet des fonctionnalités en libre-service très appréciées.
Frensdorf commente : "Le portail de la plateforme a changé la donne, offrant aux clients une vue d'ensemble de leur programmation de sécurité et servant de référentiel central pour tous leurs besoins en matière de rapports. Cet accès en libre-service aux rapports a rationalisé le processus et s'est avéré inestimable dans les affaires juridiques en fournissant des preuves à l'appui."

TrackTik’s comprehensive reporting was showcased in a particular case involving an entertainment facility plagued by security lapses, notably with tenants frequently leaving a particular bar door open. During patrols, the security guards meticulously documented each instance within the TrackTik app over a few months. The client could easily pull these archived reports through their custom portal. This documentation allowed SFM’s client to prove negligence after an incident occurred at the bar door, with evidence to support that security teams had done their due diligence.

5) Transformer les données en actions avec le Data Lab de TrackTik

L'équipe dirigeante de SFM avait besoin de comprendre comment elle gérait les visites de sites sur l'ensemble des sites clients, en s'assurant que chaque site et chaque poste était visité systématiquement, au moins tous les deux jours. Cependant, la collecte de ces données à partir de l'application TrackTik et la recherche d'un moyen de visualiser et d'exporter ces données pour faciliter l'analyse et la confirmation de l'achèvement des points de contrôle constituaient un défi.

The transition from manually generating reports with logs in Excel to utilizing TrackTik’s Data Lab marked a significant shift in operational efficiency. Data Lab can translate large data sets and critical metrics into visually appealing charts, tables, and graphs. It now helps SFM monitor incidents and activities, spot trends, and share real-time insights across the organization. SFM could now receive comprehensive reports automatically using chart and graph widgets to quickly pull and share relevant data, confirming that all necessary checkpoints were covered during patrols.

M. Frensdorf a fait part de ses réflexions sur la manière dont Data Lab modifie ses processus de reporting internes : "Nous disposons désormais d'un excellent dispositif de contrôle de la productivité et d'équilibrage. Nous renforçons la responsabilité des agents et nous pouvons facilement extraire et partager ces données avec les dirigeants qui examinent les indicateurs clés de performance dans l'ensemble de l'organisation. Le tableau de bord est un excellent moyen d'examiner nos opérations avec plus de clarté".

Data Lab has significantly simplified the process for compliance checks, particularly regarding employee record keeping for things like certifications and licensing for security personnel. All this data is stored in TrackTik’s Back Office suite of administrative tools but now can be easily accessed and shared using dynamic dashboards in Data Lab. Staff can verify if a security guard has a specific certification and or if their licenses are up to date, even advising officers 30 days in advance about the status of their credentials. This level of efficiency and foresight in compliance management highlights another benefit of integrating TrackTik’s end-to-end solution and visualizing all that data and information in a simplified dashboard.

Recognizing the importance of accessible and understandable data for strategic decision-making, SFM and TrackTik have partnered to develop custom widgets. These tailored tools are designed to streamline data analytics, offering SFM’s leadership team insights into operational metrics and trends. This cooperative effort highlights the adaptable nature of TrackTik’s platform and its potential to transform security management practices by offering tailored, actionable data for improved decision-making and operational oversight.

Faire passer les principaux résultats commerciaux à un niveau supérieur et se réjouir des possibilités de croissance

TrackTik a transformé SFM en intégrant des solutions automatisées dans ses opérations de sécurité. Grâce à l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, à l'augmentation de la satisfaction des clients et à des économies significatives, SFM Security est prête à poursuivre sa croissance, TrackTik étant un partenaire essentiel dans son parcours.

“We are extremely satisfied with our partnership with TrackTik, upheld by a true open-door policy with their team. The system is superior in reporting and scheduling, and its HR and billing capabilities are top-notch. It helps us manage the entire security operation from end to end. We can see our company growing because TrackTik is our partner of choice. Close communication with training and customer service allows us to ask questions to fuel innovation and creativity in approaching our business. The backbone of our future growth will be built on a strong technology foundation using TrackTik.” – John Frensdorf, VP of Security Operations at SFM Security.