Cómo utilizar los «Lunch & Learns» para generar clientes potenciales, 1.ª parte

Cómo utilizar los «Lunch & Learns» para generar clientes potenciales, 1.ª parte

En este artículo, adaptado de un episodio anterior de nuestro podcast, hablamos de uno de mis temas favoritos: cómo utilizar las sesiones de «almuerzo y aprendizaje» para generar clientes potenciales. Al ofrecerte a invitar a los clientes potenciales a almorzar o a organizar un servicio de catering en su oficina, puedes conseguir un encuentro cara a cara en un ambiente informal y sin presiones. Esta es la primera parte de nuestra serie y se centra en las ventajas y la preparación de una sesión de «almuerzo y aprendizaje». La segunda parte de la serie trata sobre cómo llevar a cabo realmente una sesión de «almuerzo y formación» que genere clientes potenciales (y cierre acuerdos).

Ventajas de una sesión de «almuerzo y aprendizaje»

Hay mucho ruido en el sector de la seguridad, y puedes estar seguro de que los administradores de fincas y otros clientes potenciales han recibido llamadas y propuestas de otros competidores. Ofrecerles invitarles a comer o encargarles el almuerzo puede parecer un detalle sin importancia, pero ayuda a destacar entre el ruido y a demostrar que estás dispuesto a asumir un compromiso tangible con ellos.

Además, todo el mundo tiene que comer. Aunque tengan una agenda muy apretada para el resto del día, siempre pueden encontrar un momento para comer y charlar. Así los sacas inmediatamente del contexto formal de la «presentación», en el que se muestran a la defensiva, y puedes establecer una conexión más cercana.

«Es una forma estupenda de forjar esa relación con el cliente», le digo a Johnny. «Es mucho mejor que las presentaciones habituales que se ven hoy en día».

Además, tendrás más posibilidades de establecer una conexión, ya que una comida suele durar más que una presentación normal. Eso significa más tiempo para preguntas y respuestas, menos presión y la oportunidad de conocer mejor su negocio. Además, ¿quién va a rechazar una comida gratis?

A quién invitar a una sesión formativa sobre seguridad con almuerzo incluido

Las mejores sesiones formativas durante la hora del almuerzo se organizan en torno a personas que pueden dar el visto bueno o que pueden ponerte en contacto con alguien que pueda hacerlo. Centra tus invitaciones en los responsables de la toma de decisiones que gestionan varias propiedades o que controlan el presupuesto de seguridad.

Cliente potencial	Por qué merecen la pena para el almuerzo	Lo que más les importa
Administradores inmobiliarios regionales	Una sola relación puede dar lugar a contratos en varias propiedades.	Un servicio uniforme en todos los centros y un sistema de informes sencillo y fiable
Administradores de comunidades de propietarios y de urbanizaciones	Rinden cuentas ante consejos de administración que exigen resultados visibles y documentados	Informes claros que puedan compartir con la junta y los residentes
Responsables de instalaciones y operaciones	Se encargan de la gestión diaria de los riesgos en instalaciones comerciales e industriales	Respuesta rápida, documentación exhaustiva de los incidentes y menos sorpresas
Directores de seguridad empresarial	Cuentan con programas de seguridad en varias sedes	Datos, cumplimiento normativo y un proveedor que cumpla con sus normas

Antes de contactar con nadie, es importante que comprendas qué motiva a un administrador de fincas a cambiar de proveedor de seguridad. Si te diriges a comunidades de propietarios, estos consejos para ganar tu próxima licitación de seguridad para una comunidad de propietarios te ayudarán a orientar la conversación.

Cómo prepararse y conseguir un compromiso

Organizar un almuerzo formativo te ofrece más posibilidades de conseguir un compromiso que una presentación tradicional, pero aun así debes ir bien preparado. Lo ideal es no limitarte a llamar por teléfono a un cliente potencial. Infórmate sobre él con antelación, acude a la cita, pregunta por una persona concreta y lleva contigo los menús. Intenta recoger los pedidos con antelación para asegurarte la asistencia.

Si es posible, intenta que la reunión se celebre en sus oficinas. Les resultará más cómodo, todos se sentirán más a gusto y tendrás más posibilidades de contar con la presencia de las personas clave en la toma de decisiones. Ten preparada como alternativa una sala de reuniones de un hotel o un restaurante con un salón privado.

Por último, prepara una agenda. Una vez más, esto implica investigar con antelación para averiguar qué tipo de inmuebles gestionan y qué necesidades concretas podrían tener. A menudo me centraba en los responsables regionales que representaban a varios inmuebles, lo que suponía muchas oportunidades, pero también mucha preparación.

Calendario de planificación de un «almuerzo formativo»

Utiliza este calendario para organizar cada sesión de «almuerzo y aprendizaje», desde la primera invitación hasta el momento en que salgas de la sala con el siguiente paso ya apuntado en el calendario.

Cuando	Qué hacer	Por qué es importante
De 3 a 4 semanas antes	Selecciona las cuentas objetivo, analiza sus características y su proveedor actual, e identifica a los responsables de la toma de decisiones	Tu programa y los ejemplos que utilices dependen de que conozcas sus sitios web
Entre 2 y 3 semanas antes	Envía la invitación, propone dos fechas y ofrécete a organizar la reunión en su oficina.	Unas fechas concretas y una ubicación cómoda hacen que sea fácil decir que sí
1 semana antes	Confirma los asistentes, recoge los pedidos de almuerzo y adapta tus ejemplos a sus propiedades	Los pedidos confirman tu asistencia y demuestran que has hecho los deberes
El día anterior	Confirma el número de comensales con el servicio de catering, comprueba que tu ordenador portátil o tableta funcionan bien y prepara los materiales de prueba.	Los problemas técnicos y la falta de comida socavan la credibilidad
Día de	Llega con antelación, respeta la hora acordada y reserva la siguiente cita antes de marcharte	Una cita de seguimiento programada convierte una buena comida en una oportunidad de negocio real

¿Necesitas ayuda con la invitación en sí? Estas plantillas de correo electrónico sobre seguridad son un buen punto de partida para enviar mensajes que consigan una respuesta.

Qué debes traer: tu kit de prueba

Todas las empresas de seguridad afirman que ofrecen un servicio excelente. Una sesión de «almuerzo y formación» es tu oportunidad para demostrarlo. Trae material que permita a los clientes potenciales ver el trabajo por sí mismos:

• Ejemplos de informes de una página web similar. Los informes diarios anonimizados sobre actividades e incidentes, con fotos y marcas de tiempo, muestran el nivel de detalle que reciben los clientes. A continuación te explicamos cómo convertir tus informes en una herramienta para cerrar contratos.
• Un vistazo al portal del cliente. El portal del cliente de TrackTik Security Operations ofrece a los clientes acceso en tiempo real a informes y resúmenes operativos, lo cual resulta mucho más convincente que una diapositiva.
• Datos de patrullas y puntos de control. El sistema de rondas de seguridad TrackTik registra cada visita a los puntos de control, lo que te permite mostrar a los clientes potenciales exactamente cómo se verifica la cobertura.
• Un caso de éxito relevante. Un breve ejemplo de una propiedad o un sector similar genera credibilidad rápidamente.
• Tu propuesta de valor en una sola frase. Prepárate para explicar, en un lenguaje sencillo, qué es lo que distingue a tu empresa de seguridad.

Pruébalo

Si no estás seguro de si esta estrategia de marketing es adecuada para ti, haz una prueba. Organiza tres almuerzos formativos. Si no consigues cerrar ningún trato, no tienes por qué volver a intentarlo, pero con cerrar solo uno ya habrás amortizado con creces los tres.

«Me atrevería a decir que vas a cerrar algunos acuerdos después de organizar tres almuerzos formativos», afirma Johnny.

¿Merece la pena asistir a una sesión de «Lunch and Learn»? Haz números

El cálculo que subyace a la prueba de los tres eventos es sencillo. Suma lo que te cuestan tres almuerzos formativos, incluyendo el catering, los materiales y las horas que tu equipo dedica a prepararlos y a asistir a ellos. A continuación, compara ese total con el valor de un único contrato nuevo a lo largo de toda su vigencia. Para la mayoría de las empresas de seguridad, un contrato conseguido vale mucho más que tres almuerzos.

Lleva un seguimiento de los resultados para tener una idea clara. Para cada evento, anota quién asistió, qué clientes potenciales avanzaron en el proceso, qué propuestas enviaste y qué contratos cerraste. Tras tres eventos, sabrás si los almuerzos formativos encajan en tu plan de ventas habitual.

Haz un seguimiento mientras la conversación aún está fresca

• Envía una nota de agradecimiento en un plazo de 24 horas. Incluye todo lo que hayas prometido, como un informe de muestra o un resumen de precios.
• Ofrece una visita guiada a las instalaciones. Un recorrido por sus instalaciones es el siguiente paso lógico. Descubre cómo utilizar las visitas guiadas a las instalaciones para conseguir contratos de seguridad.
• Registra cada contacto. Anota los asistentes, los puntos débiles y los siguientes pasos en tu CRM para que ningún cliente potencial se quede en el aire.
• Sé útil. Comparte un artículo relevante o una actualización sobre seguridad local entre una conversación y otra para que te tengan siempre presente.

Cómo te ayuda TrackTik a conseguir los contratos que se gestan en tus sesiones de «almuerzo y formación»

Una sesión formativa durante el almuerzo abre nuevas puertas. El servicio que puedas demostrar es lo que te permite conseguir y mantener el contrato. TrackTik, la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, ofrece a las empresas de seguridad las pruebas que los clientes potenciales quieren ver.

• Informes fiables. El sistema de notificación de incidentes de seguridad de TrackTik añade a cada informe pruebas con marca de tiempo, como fotos, vídeos, grabaciones de audio y datos GPS, y los informes programados se envían automáticamente a los clientes.
• Justificante de patrulla para cada cliente. TrackTik Mobile Patrol te ofrece visibilidad en tiempo real del progreso de las patrullas y genera informes detallados listos para entregar al cliente.
• Informes y resúmenes perfectos. ReportPro AI convierte las notas preliminares de los agentes en informes claros y conformes con la normativa, y genera resúmenes ejecutivos en cuestión de segundos.
• Los clientes de Transparency pueden consultarlos. El portal de clientes TrackTik permite a los clientes revisar informes y resúmenes operativos cuando les resulte más conveniente.

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