Comment effectuer une inspection d'un poste de sécurité

Comment effectuer une inspection d'un poste de sécurité

Les inspections des postes de sécurité constituent un élément indispensable des activités quotidiennes de toute entreprise de sécurité. Savoir comment mener ces inspections est un moyen simple de s'assurer que les besoins de vos clients sont satisfaits et que vos agents de sécurité disposent de l'équipement nécessaire pour accomplir leur mission.

Malheureusement, de nombreuses entreprises de sécurité ne parviennent pas à mener des inspections efficaces, ce qui se traduit par la perte de contrats et a un impact négatif sur leurs résultats financiers. Cet article examine comment se déroulent généralement les inspections a posteriori dans la plupart des entreprises et comment les rendre plus efficaces afin d'acquérir, de fidéliser et de développer votre clientèle.

La réalité des inspections après la livraison aujourd'hui

La plupart des entreprises se contentent d’utiliser les contrôles des postes de sécurité pour repérer ceux qui dorment au travail ou qui ne sont pas à leur poste. Elles envoient un responsable sur un poste choisi au hasard, à l’improviste, dans l’espoir de surprendre un agent en train de se relâcher manifestement.

En mettant autant l'accent sur la responsabilité des agents de sécurité, on passe à côté d'une occasion d'utiliser le contrôle de sécurité comme un moyen d'améliorer votre offre de services. Si le responsable se contente de chercher à surprendre un agent en train de dormir, il risque de passer à côté d'informations qui permettraient d'améliorer le processus, d'identifier les outils nécessaires ou de repérer un problème sur place qui n'a pas été résolu.

De plus, utiliser les inspections a posteriori comme un moyen de « prendre les agents en flagrant délit » vous place dans une situation conflictuelle avec vos agents de sécurité, au lieu que vous ne formiez tous les deux une même équipe cherchant à améliorer vos services de sécurité. Les inspections devraient avoir pour objectif d’établir et de maintenir des normes internes et celles des clients, plutôt que de se contenter de vérifier que les agents respectent l’exigence minimale d’être présents et éveillés.

Mise en place de normes internes

Chaque fois que je menais une inspection a posteriori, je commençais par prendre personnellement des nouvelles de l’agent, en m’assurant qu’il allait bien et en m’assurant que nous formions bien une même équipe. Ensuite, je posais les questions suivantes :

• Comment se passe l'emploi du temps pour toi ?
• Que penses-tu des autres membres de l'équipe ?
• Dans quelle mesure les notes de relais et les avis de recherche (BOLO) laissés par le ou les agents précédents sont-ils exploitables ?
• Pouvez-vous arriver 5 minutes plus tôt pour prendre la relève de votre collègue à l'heure prévue, et votre relève se fait-elle à l'heure prévue ?
• Votre équipe fournit-elle des informations pertinentes et tout le monde communique-t-il et travaille-t-il efficacement ensemble ?
• Est-ce que des clés ou du matériel sont égarés ?
• Établissez-vous de bonnes relations avec vos clients ou les visiteurs sur place ?
• Êtes-vous à l'aise avec l'utilisation du système de ronde de surveillance ?

Ces questions m'ont permis de m'assurer que nos consignes de sécurité et nos procédures opérationnelles standard étaient bien respectées, et m'ont aidé à identifier les points à améliorer, comme la réorganisation des horaires ou la mise en place d'outils de communication plus efficaces.

Au-delà des simples vérifications auprès de vos agents de sécurité, la création et la mise à jour d'une liste de contrôle de sécurité permettront de communiquer clairement aux agents ce que l'on attend d'eux à un poste donné. Ainsi, lorsqu'une inspection de poste devra avoir lieu, toutes les personnes impliquées dans cette inspection sauront quelle qualité de service est attendue, sur la base de cette liste de contrôle.

Définition des normes relatives à la clientèle

La meilleure façon de vous assurer que les exigences du client sont bien respectées est de visiter les lieux avec votre agent. Cela vous permettra de mieux repérer tous les problèmes éventuels à résoudre et de montrer plus facilement à l'agent ce que vous souhaitez qu'il modifie, directement sur place.

Assurez-vous de bien connaître les consignes relatives à la gestion des postes de contrôle. Vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où vous devrez demander à l'agent de sécurité ce qu'il faut faire, car cela risquerait de faire perdre aux équipes de terrain une partie du respect qu'elles vous portent.

En vous rendant sur place et en parcourant le site avec votre agent de sécurité, vous montrez que vous comprenez les difficultés auxquelles il est confronté sur le terrain, que vous appréciez ses efforts et que vous accordez de l'importance aux rapports d'incident qu'il transmet au siège.

Du côté des clients, leur montrer exactement ce que font vos agents de sécurité sur place en partageant des listes de contrôle de sécurité via un portail client est un moyen simple de maintenir la communication, la transparence et la confiance.

Se préparer aux inspections

Une bonne préparation est absolument essentielle pour garantir que vos inspections a posteriori se déroulent de la manière la plus efficace possible.

On ne peut pas se contenter de se présenter au hasard et espérer mener des inspections efficaces des postes de sécurité. Il est conseillé de tenir un calendrier pour s’assurer de passer régulièrement sur tous les sites, et de préparer à l’avance votre itinéraire sur chaque site. Veillez, lors de cette planification, à prévoir du temps pour les urgences ou les problèmes critiques.

En élaborant et en mettant régulièrement à jour une liste de contrôle de sécurité pour chaque poste, non seulement vos agents sauront ce que l'on attend d'eux, mais vous saurez également exactement ce qu'il faut vérifier lors de l'inspection.

Apportez les rapports d'activité quotidiens précédents (c'est plus simple si vous avez déjà adopté le zéro papier grâce à un logiciel de signalement d'incidents comme Silvertrac) afin de pouvoir les passer en revue avec vos agents. L'examen des rapports précédents vous permet, à vous et à vos agents, de déterminer quelles tâches doivent être effectuées conformément à la liste de contrôle de sécurité, tout en montrant aux agents l'intérêt de rédiger des rapports précis.

Enfin, essayez de ne pas précipiter les inspections après les courses ou, si vous disposez d'un temps limité, veillez à en informer les agents afin qu'ils puissent soulever immédiatement tout problème urgent.

Une communication claire est essentielle dans le secteur de la sécurité, et c’est précisément l’objectif que devraient viser les inspections de poste. Plutôt que de vous contenter de vérifier que les agents ne dorment pas dans leur voiture, profitez-en pour leur rappeler les règles à respecter et leur permettre de vous signaler tout problème rencontré sur place.