Cómo llevar a cabo una inspección de un puesto de seguridad

Cómo llevar a cabo una inspección de un puesto de seguridad

Las inspecciones de los puestos de seguridad son una parte imprescindible de las operaciones diarias de cualquier empresa de seguridad. Y saber cómo llevar a cabo estas inspecciones es una forma sencilla de garantizar que se satisfacen las necesidades de tus clientes y que tus guardias de seguridad cuentan con el equipamiento adecuado para desempeñar su trabajo.

Lamentablemente, muchas empresas de seguridad no llevan a cabo inspecciones eficaces, lo que se traduce en la pérdida de clientes y tiene un impacto negativo en sus resultados. En este artículo analizaremos cómo se desarrollan las inspecciones posteriores en la mayoría de las empresas y cómo hacerlas más eficaces para captar, retener y ampliar tu cartera de clientes.

La realidad actual de las inspecciones posteriores

La mayoría de las empresas utilizan las inspecciones de los puestos de seguridad simplemente como una forma de detectar quién se está durmiendo en el trabajo o quién no está en su puesto. Envían a un supervisor a un puesto elegido al azar, sin previo aviso, con la esperanza de pillar a algún guardia que esté claramente holgazaneando.

Con toda esta atención puesta en la responsabilidad de los guardias, se está desaprovechando la oportunidad de utilizar la inspección de seguridad como una forma de mejorar la oferta de servicios. Si el supervisor solo se dedica a pillar a alguien durmiendo, puede que se le pase por alto obtener información sobre cómo mejorar el proceso, sobre las herramientas que podrían ser necesarias o sobre algún problema in situ que no se esté abordando.

Además, utilizar las inspecciones posteriores como una herramienta para «pillar en falta» te sitúa en una situación de confrontación con tus guardias, en lugar de que ambos forméis parte del mismo equipo con el objetivo de mejorar los servicios de seguridad. Las inspecciones deberían centrarse en establecer y mantener los estándares internos y los del cliente, en lugar de limitarse a garantizar que los guardias cumplan el requisito mínimo de estar presentes y despiertos.

Establecimiento de normas internas

Cada vez que realizaba una inspección posterior, empezaba por interesarme personalmente por el agente, asegurándome de que se encontraba bien y confirmando que formábamos parte del mismo equipo. A continuación, le hacía las siguientes preguntas:

• ¿Qué tal te está yendo con los horarios?
• ¿Qué te parecen los demás miembros del equipo?
• ¿Hasta qué punto son válidas las notas de «pass down» y «BOLO» (Be On the Look Out) de los agentes anteriores?
• ¿Puedes llegar 5 minutos antes para relevar a tu compañero a la hora prevista, y te relevan a ti a la hora prevista?
• ¿Tu equipo ofrece información de calidad y todos se comunican y colaboran bien entre sí?
• ¿Se pierden las llaves o el material?
• ¿Estás estableciendo buenas relaciones con los clientes o visitantes en tus instalaciones?
• ¿Te sientes cómodo utilizando el sistema de rondas de vigilancia?

Estas preguntas garantizaban que se cumplieran nuestras propias instrucciones para los puestos de seguridad y nuestros procedimientos operativos estándar, y me ayudaron a identificar aspectos que podía mejorar, como reorganizar los horarios o incorporar mejores herramientas de comunicación.

Además de mantenerte en contacto con tus agentes de seguridad, la elaboración y el mantenimiento de una lista de comprobación de seguridad permitirá comunicar claramente a los agentes lo que se espera de ellos en un puesto concreto. De este modo, cuando sea necesario realizar una inspección del puesto, todas las personas que participen en ella sabrán qué nivel de servicio se espera, basándose en dicha lista de comprobación de seguridad.

Establecimiento de normas para los clientes

La mejor forma de asegurarte de que se cumplen los requisitos del cliente es recorrer la propiedad junto con el responsable. Esto te dará más oportunidades de detectar todos los posibles problemas que haya que resolver y te facilitará señalar cualquier cosa que quieras que el responsable cambie justo en el lugar donde hay que hacerlo.

Asegúrate de conocer de antemano cuáles son los requisitos para el turno de guardia. No querrás encontrarte en una situación en la que tengas que preguntarle al guardia de seguridad qué hay que hacer, ya que eso podría hacer que los equipos de campo perdieran algo de respeto por ti.

Al acudir al lugar y recorrerlo junto con tu guardia, demuestras que comprendes a qué se enfrenta sobre el terreno, que valoras su esfuerzo y la importancia que le das a los informes de incidentes que envía a la oficina.

En lo que respecta a la relación con los clientes, mostrarles exactamente lo que hacen tus guardias de seguridad in situ, compartiendo listas de comprobación de seguridad a través de un portal para clientes, es una forma sencilla de mantener la comunicación, la transparencia y la confianza.

Prepárate para las inspecciones

La preparación es absolutamente fundamental para garantizar que las inspecciones posteriores se lleven a cabo de la forma más eficaz posible.

No basta con presentarse al azar y esperar poder llevar a cabo inspecciones efectivas en los puestos de seguridad. Es recomendable llevar un calendario para asegurarte de visitar todos los emplazamientos con regularidad y preparar con antelación la ruta que vas a seguir en cada uno de ellos. Asegúrate de dejar margen en esta planificación para emergencias o incidencias graves.

Al elaborar y actualizar periódicamente una lista de comprobación de seguridad para cada puesto, no solo tus agentes sabrán qué se espera de ellos, sino que tú sabrás exactamente en qué debes fijarte durante la inspección.

Acude con los informes diarios de actividad anteriores (esto resulta más fácil si ya has pasado a la gestión digital con un software de notificación de incidentes como Silvertrac) para poder revisarlos junto con los agentes. Repasar los informes anteriores os permite a ti y a tus agentes saber qué tareas deben realizarse según la lista de comprobación de seguridad, además de mostrar a los agentes la importancia de mantener unos informes precisos.

Por último, intenta no precipitarte en las inspecciones posteriores o, si dispones de poco tiempo, asegúrate de comunicárselo a los agentes para que puedan plantear cualquier cuestión urgente de inmediato.

Una comunicación clara es fundamental en el sector de la seguridad, y ese debería ser el verdadero objetivo de las inspecciones en los puestos. En lugar de limitarte a comprobar que los agentes no se duermen en el coche, aprovecha estas inspecciones como una oportunidad para comunicar las normas a tus guardias y para que ellos te informen de cualquier problema que surja en el lugar de trabajo.