So führen Sie eine Inspektion eines Sicherheitspostens durch

So führen Sie eine Inspektion eines Sicherheitspostens durch

Kontrollen an den Wachposten sind ein unverzichtbarer Bestandteil des täglichen Betriebs jedes Sicherheitsunternehmens. Und wenn Sie wissen, wie man solche Kontrollen durchführt, können Sie auf einfache Weise sicherstellen, dass die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllt werden und Ihre Sicherheitskräfte für die Erfüllung ihrer Aufgaben angemessen ausgerüstet sind.

Leider versäumen es viele Sicherheitsunternehmen, wirksame Kontrollen durchzuführen – was zum Verlust von Kunden führt, was sich wiederum kostspielig auf ihr Geschäftsergebnis auswirkt. In diesem Artikel wird untersucht, wie Nachkontrollen in den meisten Unternehmen ablaufen und wie man sie effektiver gestalten kann, um Kunden zu gewinnen, zu binden und den Kundenstamm zu vergrößern.

Die Realität der Nachkontrollen heute

Die meisten Unternehmen nutzen Sicherheitskontrollen an den Posten lediglich dazu, um festzustellen, wer bei der Arbeit schläft oder nicht an seinem Posten ist. Sie schicken einen Vorgesetzten unangekündigt an einen zufällig ausgewählten Posten, in der Hoffnung, einen Wachmann dabei zu erwischen, der offensichtlich faulenzt.

Bei all dem Fokus auf die Rechenschaftspflicht der Wachleute wird eine Chance verpasst, die Sicherheitskontrolle als Möglichkeit zur Verbesserung Ihres Serviceangebots zu nutzen. Wenn der Vorgesetzte nur darauf aus ist, jemanden beim Schlafen zu erwischen, verpasst er möglicherweise wichtige Informationen darüber, wie der Prozess verbessert werden könnte, welche Hilfsmittel möglicherweise benötigt werden oder ob ein Problem vor Ort ungelöst bleibt.

Außerdem führt der Einsatz von Nachkontrollen als Mittel, um Fehler aufzudecken, zu einer konfrontativen Situation mit Ihren Sicherheitskräften, anstatt dass Sie beide als Team zusammenarbeiten, um Ihre Sicherheitsdienste zu verbessern. Bei Kontrollen sollte es darum gehen, interne Standards und Kundenanforderungen festzulegen und einzuhalten, anstatt lediglich sicherzustellen, dass die Sicherheitskräfte die Mindestanforderungen erfüllen, nämlich anwesend und wach zu sein.

Festlegung interner Standards

Wann immer ich eine Nachkontrolle durchführte, begann ich damit, mich persönlich nach dem Beamten zu erkundigen, um sicherzustellen, dass es ihm gut ging, und um zu verdeutlichen, dass wir im selben Team standen. Danach stellte ich die folgenden Fragen:

• Wie kommst du mit dem Zeitplan zurecht?
• Wie findest du die anderen Teammitglieder?
• Inwieweit sind die Übergabeunterlagen und BOLO-Meldungen (Be On the Look Out) der vorherigen Beamten verwertbar?
• Können Sie 5 Minuten früher kommen, um Ihren Kollegen pünktlich abzulösen, und werden Sie selbst pünktlich abgelöst?
• Liefert Ihr Team gute Informationen, und kommunizieren alle miteinander und arbeiten gut zusammen?
• Gehen Schlüssel oder Ausrüstungsgegenstände verloren?
• Bauen Sie vor Ort gute Beziehungen zu Kunden oder Besuchern auf?
• Kommen Sie gut mit dem Wachrundgangssystem zurecht?

Diese Fragen stellten sicher, dass unsere eigenen Dienstanweisungen und Standardarbeitsanweisungen eingehalten wurden, und halfen mir dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen ich Verbesserungen vornehmen konnte, beispielsweise durch eine Umgestaltung der Dienstpläne oder die Einführung besserer Kommunikationsmittel.

Über das bloße Nachfragen bei Ihren Sicherheitsmitarbeitern hinaus vermittelt die Erstellung und Pflege einer Sicherheitscheckliste den Mitarbeitern klar und deutlich, was von ihnen an einem bestimmten Posten erwartet wird. Wenn dann eine Posteninspektion ansteht, wissen alle an der Inspektion Beteiligten anhand der Sicherheitscheckliste, welcher Servicestandard erwartet wird.

Festlegung von Kundenstandards

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Kundenanforderungen erfüllt werden, besteht darin, das Grundstück gemeinsam mit Ihrem Sachbearbeiter zu besichtigen. So haben Sie mehr Gelegenheit, alle möglichen Probleme zu erkennen, die behoben werden müssen, und können dem Sachbearbeiter die gewünschten Änderungen direkt vor Ort aufzeigen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie bereits wissen, welche Anforderungen für den Einsatz gelten. Sie möchten nicht in die Situation geraten, in der Sie den Sicherheitsbeamten fragen müssen, was zu tun ist, da dies dazu führen könnte, dass die Einsatzteams etwas an Respekt vor Ihnen verlieren.

Indem Sie vor Ort erscheinen und gemeinsam mit Ihrem Wachmann das Gelände abgehen, zeigen Sie, dass Sie verstehen, womit er im Einsatz konfrontiert ist, dass Sie seine Arbeit wertschätzen und dass Sie den Vorfallberichten, die er an die Zentrale schickt, große Bedeutung beimessen.

Im Kundenkontakt ist es eine einfache Möglichkeit, Kommunikation, Transparenz und Vertrauen zu gewährleisten, wenn Sie den Kunden über ein Kundenportal Sicherheitschecklisten zur Verfügung stellen und ihnen so genau zeigen, was Ihre Sicherheitskräfte vor Ort tun.

Bereiten Sie sich auf Inspektionen vor

Eine gründliche Vorbereitung ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Nachinspektionen so effektiv wie möglich durchgeführt werden.

Man kann nicht einfach nach dem Zufallsprinzip vorbeikommen und hoffen, dass man dabei effektive Sicherheitskontrollen durchführen kann. Sie sollten einen Kalender führen, um sicherzustellen, dass Sie alle Standorte regelmäßig besuchen, und Ihre Route an jedem Standort im Voraus planen. Achten Sie bei dieser Planung darauf, dass Sie Zeit für Notfälle oder kritische Probleme einplanen.

Indem Sie für jeden Posten eine Sicherheitscheckliste erstellen und regelmäßig aktualisieren, wissen nicht nur Ihre Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird, sondern Sie wissen auch genau, worauf Sie bei der Inspektion achten müssen.

Bringen Sie frühere tägliche Aktivitätsberichte mit (das ist einfacher, wenn Sie bereits mit einer Software zur Vorfallmeldung wie Silvertrac papierlos arbeiten), damit Sie diese gemeinsam mit den Mitarbeitern durchgehen können. Das Durchgehen früherer Berichte zeigt Ihnen und Ihren Mitarbeitern, welche Aufgaben gemäß der Sicherheitscheckliste zu erledigen sind, und verdeutlicht den Mitarbeitern zudem, wie wichtig es ist, genaue Berichte zu führen.

Versuchen Sie schließlich, die Nachkontrollen nicht zu überstürzen, oder – falls Sie nur wenig Zeit haben – teilen Sie dies den Beamten unbedingt mit, damit diese dringende Probleme sofort ansprechen können.

Klare Kommunikationswege sind in der Sicherheitsbranche von entscheidender Bedeutung, und genau darum sollte es bei den Kontrollgängen eigentlich gehen. Anstatt lediglich zu überprüfen, ob die Sicherheitskräfte nicht im Auto schlafen, sollten Sie diese Gelegenheiten nutzen, um Ihren Mitarbeitern die Standards zu vermitteln und ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihnen eventuelle Probleme vor Ort zu melden.