Comment rédiger un rapport d'activité quotidien pertinent

Comment rédiger un rapport d'activité quotidien pertinent

Dans l'épisode d'aujourd'hui, nous abordons la manière de rédiger un rapport d'activité quotidien (DAR) afin de recenser les incidents, d'en tirer des enseignements et de communiquer clairement vos activités quotidiennes à vos clients. Un DAR de grande qualité est l'un des outils les plus importants pour améliorer la fidélisation de la clientèle.

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Le rapport d'activité quotidien reflète votre travail

Dans l'ensemble, le client ne voit pas le travail concret que réalise votre équipe. Il n'est pas aux premières loges pour observer la multitude de tâches que vous accomplissez chaque jour afin d'assurer la sécurité de son bien. Il voit le rapport d'activité (DAR) et, si celui-ci est bâclé et incomplet, il en déduira que votre travail est tout aussi médiocre.

« C’est ce qui reflétera le temps que tu passes sur le chantier », dis-je à Chris. « Plus tu consacres de temps à la rédaction du rapport pour t’assurer qu’il donne une image positive de ton entreprise, plus cela aura un impact positif sur la façon dont ton client te perçoit, toi et tes services, sur le chantier. »

Pour entrer dans les détails, il est important de tenir un registre précis de chaque incident et de votre réaction contribue grandement à instaurer un climat de confiance avec vos clients.

Pourquoi la précision est-elle si importante ?

Il est extrêmement important de consigner avec précision les heures d’arrivée et de départ pour garantir l’efficacité du rapport d’activité quotidien (DAR). Les systèmes DAR modernes, qui fonctionnent sans papier et peuvent être mis à jour depuis des appareils mobiles, sont d’une grande aide à cet égard, car ils permettent aux agents de saisir les informations au fur et à mesure, plutôt que de devoir revenir en arrière et essayer de se souvenir de l’heure plus tard. Comme le souligne Chris, l’importance de tenir des registres précis des heures d’arrivée et de départ va bien au-delà de la satisfaction client.

« Il se peut qu’un incident se soit produit… », dit-il, « si l’affaire venait à être portée devant les tribunaux et que vous deviez comparaître devant un juge et un jury, tous ces éléments pourraient être contestés. » Des relevés de temps inexacts pourraient invalider le reste de vos notes, créer des problèmes juridiques et nuire à l’image de votre entreprise et de votre client. C’est pourquoi Chris recommande de créer des rapports précis à la seconde près.

Il est bon de garder à l’esprit cette idée selon laquelle votre DAR pourrait un jour être utilisé dans le cadre d’une procédure judiciaire. C’est pourquoi il est si important de noter tous les petits détails, ainsi que les événements majeurs. On ne sait jamais ce qui pourrait s’avérer important à l’avenir.

Tout ne va PAS pour le mieux

Chris et moi, on rigole un peu de cette mention courante « Code 4 », ou « Tout va bien », qui revient sans cesse dans tant de rapports d’activité quotidiens. En plus de semer la confusion chez les clients, les responsables et tous ceux qui ne connaissent pas ce jargon, c’est tout simplement une mention inutile.

« Ça n’apporte aucune valeur ajoutée à ton client… », dis-je à Chris. « Au lieu de dire “tout va bien”, pourquoi ne pas dire : “J’ai vérifié le périmètre, la clôture, j’ai vérifié les biens de valeur présents sur la propriété”, puis les énumérer un par un. Décris en détail les tâches qui ont été effectuées. »

Non seulement ce souci du détail supplémentaire met en valeur votre travail auprès du client, mais il garantit également l’absence de divergences ou d’inexactitudes dans votre rapport et peut vous protéger contre toute responsabilité.

De plus, noter ces petits incidents peut s’avérer utile pour identifier les tâches importantes que vous pourriez négliger, ou les processus qui pourraient être menés de manière plus efficace. Si vous ne savez pas ce que vous faites au départ, vous ne pouvez pas trouver de moyens de vous améliorer.