Pourquoi vous devez passer au zéro papier pour votre rapport d'activité quotidien

Pourquoi vous devez passer au zéro papier pour votre rapport d'activité quotidien

Dans l'épisode d'aujourd'hui, nous nous penchons sur les très nombreuses raisons pour lesquelles chaque entreprise de sécurité doit passer au zéro papier pour les rapports d'activité quotidiens de son équipe de sécurité. Près de 80 % des entreprises mettent en œuvre des stratégies visant à réduire leur consommation de papier, mais trop souvent, les entreprises de sécurité se montrent encore réticentes au changement. À l'heure actuelle, les coûts liés à l'utilisation du papier sont trop élevés pour ne pas opter pour une solution numérique.

Le papier, une perte de temps

L'utilisation de rapports papier engendre un certain nombre d'inefficacités qui font perdre beaucoup de temps. Pour commencer, au lieu d'envoyer et de recevoir le rapport d'un simple clic, le responsable doit aller le récupérer auprès de l'agent de sécurité. Cela signifie soit que l'agent passe au bureau, soit que le responsable fait le tour des postes pour les récupérer.

À partir de là, le responsable doit déchiffrer le rapport, en faisant abstraction d’une écriture parfois illisible ou d’orthographe approximative. Ensuite, une fois que le rapport est présentable, il doit généralement le numériser pour l’envoyer au client. Ne croyez pas non plus que les agents de sécurité puissent simplement remettre le rapport directement au client.

« Ça se passe sûrement encore », dis-je à Johnny, « mais pas plus de 90 jours, parce qu’une autre entreprise prendra le relais. » Les rapports manuscrits des agents de sécurité sont souvent bâclés, et la plupart des clients préfèrent désormais recevoir une copie numérique plutôt qu’un bout de papier glissé sous la porte.

Même une fois que les rapports sont classés au bon endroit, le support papier reste une source d'énorme perte de temps. Il est impossible d'y effectuer une recherche si l'on cherche des cas précis. Il faut saisir manuellement les valeurs dans une base de données si l'on souhaite analyser les tendances des incidents. Il est bien plus difficile de modifier, d'annuler ou de vérifier l'orthographe.

Le papier, c'est de l'argent gaspillé

Certes, une feuille de papier ne coûte presque rien, mais toutes ces feuilles finissent très vite par représenter une somme importante. Outre leur utilisation habituelle et nécessaire, les employés prennent souvent du papier pour leur usage personnel. Des enquêtes ont montré que plus de la moitié des salariés américains ont déjà volé des fournitures de bureau, le papier figurant parmi les articles les plus volés.

Ajoutez à cela les agents de sécurité qui utilisent du papier à photocopie comme serviettes ou pour essuyer des éclaboussures, ou qui se contentent simplement de le laisser dans leur voiture ou dans la guérite sans y prêter attention, et cela représente une quantité considérable de papier consommée. De plus, tous ces rapports impliquent l’utilisation d’un grand nombre de stylos, un autre article qui fait l’objet d’un nombre choquant de vols.

Le papier n'est pas responsable

L'utilisation de rapports papier incite facilement les agents à faire preuve de négligence, en arrondissant les horaires ou même en les inventant de toutes pièces.La transparence est essentielle et vos rapports doivent en tenir compte.

« Si tu veux vraiment te la couler douce en tant qu’agent, il te suffit de rédiger ton rapport à l’avance ou de le faire à la fin de ton service. Tu arrondis toutes ces heures, il n’y a aucune preuve permettant de savoir quand il a réellement été rédigé, c’est super facile de falsifier le rapport », explique Johnny.

De plus, « rédiger mon rapport » est une excuse classique utilisée par les agents pour justifier leur inaction dans leur véhicule. Grâce à Silvertrac et à des fonctionnalités telles que les « Checkpoints », qui génèrent des horodatages précis à des emplacements définis, vos agents sont automatiquement tenus de rendre des comptes et établissent des rapports plus précis avec moins d’efforts. Vous pouvez également utiliser le logiciel pour prendre des photos, ce qui apporte une valeur ajoutée aux rapports.

Le papier, ça fait désordre et ça manque de professionnalisme

Le plus souvent, les agents de sécurité choisissent la facilité pendant leur service et omettent des informations essentielles dans leur rapport d'incident. Voici une brève liste d'erreurs et de manquements au professionnalisme que nous avons constatés dans les rapports d'activité quotidiens :

• Les taches de café
• Frottis alimentaires
• Du papier froissé
• Utilisation de plusieurs couleurs, y compris des crayons de couleur
• Des tonnes et des tonnes de fautes d'orthographe et de grammaire.

Rester dans la course face à la concurrence

Vos concurrents passent au zéro papier. Continuer à utiliser le papier vous fera paraître sous un mauvais jour. Les clients n’apprécient ni le désordre ni le manque de transparence, et ce gaspillage de temps et d’argent vous empêchera d’être compétitif. Il est temps de changer si ce n’est pas déjà fait.

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