Pourquoi vous devez passer au zéro papier pour votre rapport d'activité quotidien

Dans cet épisode, nous examinons en détail les nombreuses raisons pour lesquelles chaque entreprise de sécurité doit passer au zéro papier pour les rapports d’activité quotidiens de son équipe de sécurité. La plupart des entreprises réduisent leur consommation de papier depuis des années, mais nous constatons encore que les entreprises de sécurité sont réticentes au changement. À ce stade, les coûts liés à l’utilisation du papier sont trop élevés pour ne pas opter pour une solution numérique.

Le papier, c'est une perte de temps

L'utilisation de rapports papier engendre un certain nombre d'inefficacités qui font perdre beaucoup de temps. Pour commencer, au lieu d'envoyer et de recevoir le rapport d'un simple clic, le responsable doit aller le récupérer auprès de l'agent de sécurité. Cela signifie soit que l'agent passe au bureau, soit que le responsable fait le tour des postes pour les récupérer.

À partir de là, le responsable doit déchiffrer le rapport, en tenant compte d'une écriture parfois illisible ou de fautes d'orthographe. Ensuite, une fois que le rapport est présentable, il doit généralement le numériser pour l'envoyer au client. Ne croyez pas non plus que vous puissiez simplement demander aux agents de sécurité de remettre le rapport directement au client.

« Ça se passe sans doute encore », dis-je à Johnny, « mais ça ne durera pas plus de 90 jours, car une autre entreprise prendra le relais. » Les rapports manuscrits des agents de sécurité sont souvent bâclés, et la plupart des clients préfèrent désormais une copie numérique plutôt qu’un bout de papier glissé sous la porte.

Même une fois que les rapports sont classés au bon endroit, le support papier reste une source de perte de temps considérable. Il est impossible d’y effectuer des recherches si vous recherchez des cas spécifiques. Vous devez saisir manuellement les valeurs dans une base de données si vous souhaitez analyser les tendances des incidents. Il est beaucoup plus difficile de modifier, d’annuler ou de vérifier l’orthographe. En revanche, l’utilisation d’outils de business intelligence pour générer des rapports permet de faire de l’analyse un sous-produit du travail plutôt qu’une tâche distincte de saisie de données.

Le papier, c'est de l'argent gaspillé

Certes, une feuille de papier ne coûte pas cher, mais toutes ces feuilles s'accumulent rapidement, et le papier lui-même ne représente qu'une infime partie de la facture. Ce sont les coûts d'impression, de stockage et les heures de travail des superviseurs consacrées à la collecte, à la ressaisie et à la numérisation qui, en réalité, s'accumulent, équipe après équipe, site après site.

Si l'on ajoute à cela le papier à photocopie utilisé comme serviettes de table ou pour essuyer des éclaboussures, ou encore simplement laissé dans une voiture ou une guérite et oublié, cela représente une quantité considérable de papier consommée. De plus, tous ces rapports impliquent également un approvisionnement constant en stylos et en blocs-notes. Aucun de ces postes ne représente à lui seul une dépense importante, et c'est précisément pour cette raison qu'ils ne font jamais l'objet d'un examen.

Le papier n'est pas responsable

L'utilisation de rapports papier incite facilement les agents à faire preuve de paresse, en arrondissant les horaires ou même en les inventant de toutes pièces. La responsabilité est importante et vos rapports doivent en tenir compte.

« Si tu veux vraiment te la couler douce en tant qu’agent, il suffit de rédiger ton rapport à l’avance, ou de l’écrire à la fin de ton service. Tu arrondis toutes ces heures, il n’y a aucune preuve permettant de savoir quand il a réellement été rédigé, c’est super facile de falsifier le rapport », explique Johnny.

De plus, « rédiger mon rapport » est une excuse classique utilisée par les agents pour ne pas faire leur travail lorsqu’ils sont en voiture. Grâce à TrackTik et à des fonctionnalités telles que les points de contrôle qui génèrent des horodatages précis à des emplacements définis, vos agents de sécurité sont automatiquement tenus de rendre des comptes et établissent des rapports plus précis avec moins d’efforts. Les rapports sont enregistrés pendant la ronde depuis l’application mobile dédiée aux agents de sécurité, sans que ceux-ci aient à quitter leur poste, et vous pouvez y joindre des photos, des vidéos, des enregistrements audio et la position GPS pour ajouter des preuves concrètes plutôt que de simples descriptions.

Le papier, ça salit et ça fait peu professionnel

Le plus souvent, les agents de sécurité choisissent la facilité pendant leur service et omettent des informations essentielles dans leur rapport d'incident. Voici une brève liste d'erreurs et de manquements au professionnalisme que nous avons constatés dans les rapports d'activité quotidiens :

• Les taches de café
• Frottis alimentaires
• Du papier froissé
• Utilisation de plusieurs couleurs, y compris des crayons de couleur
• Des tonnes et des tonnes de fautes d'orthographe et de grammaire

La solution ne consiste pas à demander aux agents d'écrire plus proprement. Il s'agit plutôt de champs à remplir guidés qui empêchent l'envoi de documents inachevés, et d'un assistant qui transforme les notes prises sur le terrain en un document lisible par le client.

Le format papier face au DAR numérique, tâche par tâche

L'argument en faveur du passage au zéro papier est généralement présenté sous l'angle général de l'efficacité, ce qui incite facilement à acquiescer sans y prêter vraiment attention. Il prend toutefois tout son sens lorsqu'on l'analyse en détail, en se penchant sur chacune des tâches que doit accomplir un rapport d'activité quotidien :

Considérez la colonne du milieu comme une liste de tâches qui n'existent que parce que le support est papier. Aucune d'entre elles ne relève de la sécurité.

Ce qu'un rapport quotidien d'activité numérique doit contenir

Le passage au numérique ne se résume pas à photographier un formulaire papier. Un DAR qui vaut la peine d’être adopté permet de saisir des éléments que le support papier ne peut pas restituer de par sa nature même :

• L'heure à laquelle la saisie a été effectuée, et non l'heure indiquée. Enregistrée au moment de la numérisation ou de la saisie ; l'enregistrement ne peut donc pas être complété a posteriori.
• Position. Le GPS, tel qu'il figure dans l'enregistrement, associe une observation à un lieu, ce qui permet de prouver la couverture plutôt que de simplement l'affirmer.
• Fichiers multimédias joints. Des photos, des vidéos et des fichiers audio intégrés directement au rapport, plutôt que stockés dans la galerie d'un téléphone.
• Structure guidée. Grâce à ces champs à remplir étape par étape, un agent nouvellement affecté au service de nuit remplit un rapport identique à celui d'un agent ayant dix ans d'ancienneté.
• Une piste d'audit des modifications. Qui a modifié quoi et quand. Si un rapport peut être réécrit en toute discrétion, il ne constitue pas une preuve.
• Un chemin d'accès vers le client. Compilé et partagé sans que le superviseur ait à le recréer, de sorte qu’il lui parvienne effectivement chaque semaine, et non pas seulement quand quelqu’un s’en souvient.

Cela tiendra-t-il la route en cas de litige ?

C'est la question qui met généralement fin à la polémique, et il vaut mieux la poser avant d'en avoir besoin. Un accident de glissade, un litige professionnel ou une plainte pour vol peuvent faire resurgir un rapport un an ou deux après les faits qu'il décrit. À ce stade, la valeur de ce document réside entièrement dans sa fiabilité.

Un rapport papier ne fournit aucune preuve de la date à laquelle il a été rédigé, ne mentionne aucune position et rien n’empêche qu’il soit modifié a posteriori. Un rapport numérique vérifié comporte, directement dans le rapport lui-même, des preuves horodatées sous forme de photos, de vidéos, d’enregistrements audio et de données GPS. ReportPro AI stocke côte à côte la version originale et la version améliorée, accompagnées d’un journal d’audit au niveau des champs ; ainsi, améliorer la lisibilité d’un rapport ne signifie jamais perdre le récit original de l’agent. Cette distinction revêt une grande importance si quelqu’un venait à demander comment la formulation a été modifiée.

Les délais de conservation varient selon les contrats et les juridictions ; veillez donc à vérifier auprès de votre propre conseiller juridique quels documents vous êtes tenu de conserver et pendant combien de temps, plutôt que de partir du principe que les paramètres par défaut de la plateforme sont suffisants.

Comment passer au zéro papier en 30 jours

1. Jours 1 à 7 : choisissez un seul site, pas tout le livre. Optez pour un site où le responsable est coopératif et où l'effectif des agents est raisonnable. Rien ne fait échouer un lancement plus rapidement que de commencer par le client le plus difficile.
2. Jours 1 à 7 : restructurez le formulaire en champs guidés. Prenez votre DAR papier existant et transformez chaque section en champ obligatoire. Évitez d'ajouter quoi que ce soit de nouveau à ce stade.
3. Jours 8 à 14 : utilisez les deux en parallèle. Une semaine d’utilisation simultanée des versions papier et numérique vous permettra de repérer les lacunes du formulaire tout en disposant encore d’une solution de secours.
4. Jours 15 à 21 : envoyez la version numérique au client. Sa réaction sera le véritable test. Demandez-lui précisément ce qu'il en retire maintenant qu'il n'avait pas auparavant.
5. Jours 22 à 30 : abandonnez la documentation papier et organisez des sessions de formation par groupe de sites. Faites appel aux responsables du premier site pour former ceux des sites suivants. La formation entre pairs est toujours plus efficace qu’une note de service envoyée par le siège.

Rester dans la course face à la concurrence

Vos concurrents passent au zéro papier. Continuer à utiliser le papier vous fera paraître sous un mauvais jour. Les clients n'apprécient ni le désordre ni le manque de transparence, et les heures perdues à établir des rapports manuels vous empêcheront d'être compétitif. Il est temps de changer si ce n'est pas déjà fait.

Pour une opération de plus grande envergure, le même principe s'applique, mais à une échelle bien plus grande. Une équipe de sécurité d'entreprise gérant des centaines de sites ne peut rien normaliser sur le papier, et l'efficacité d'un centre de commande dépend entièrement de la qualité des informations qui lui parviennent du terrain.