Les agents de sécurité comprennent mieux leurs missions lorsque les consignes numériques remplacent le papier et le crayon

Trackforce

19 juin 2023 · 8 min de lecture

Blog TFV TT : Images « Security Guard Digital Post » version 1.0

Assurer la sécurité des locaux. Effectuer des rondes dans les couloirs. Réaliser des contrôles de sécurité.

Ces tâches quotidiennes, ainsi que bien d'autres, figurent dans les consignes de poste. Qu'est-ce qu'une consigne de poste dans le secteur de la sécurité physique?

Les consignes de poste constituent une ressource mise à jour en permanence qui comprend des instructions écrites décrivant clairement les tâches et les attentes des agents de sécurité d’aujourd’hui. Ces consignes sont essentielles, car elles contiennent des détails spécifiques à chaque environnement qui contribuent à assurer la sécurité de tous.

Points clés à retenir

Les ordres de mission sont un document évolutif, et non un simple classeur.
Ils doivent évoluer au fur et à mesure que le site évolue. Un ensemble d’ordres de mission qui n’a pas été révisé depuis le début du contrat constitue un risque plutôt qu’un outil de contrôle.
Les consignes spécifiques au site l'emportent toujours sur les consignes génériques.
L'emplacement des panneaux d'alarme, le lieu de stockage de la clé passe-partout, la définition des objets interdits et les contacts à contacter en cas d'escalade sont les éléments qui rendent un ordre de service utilisable dans ce poste précis.
Rédigez ce texte à l'intention d'un agent qui effectue son premier service de nuit.
Soyez concis, clair et évitez le jargon. Un agent qui doit interpréter un ordre écrit finira par le mal interpréter.
Procédez à une révision au moins deux fois par an, ainsi qu’après chaque incident.
Les incidents constituent le signe le plus évident qu’une consigne faisait défaut ou n’était pas claire. C’est à ce moment-là qu’il faut procéder à une mise à jour, et non plusieurs mois plus tard, lors du renouvellement.
Les ordres de mission numériques sont lus, confirmés et exécutés.
Avec les ordres papier, il est impossible de savoir si quelqu’un les a ouverts. Grâce à TrackTik, les ordres de mission parviennent directement à l’agent via l’application, la confirmation est enregistrée et une mise à jour est transmise immédiatement à chaque équipe, sans avoir à attendre le changement de classeur.

Qu'est-ce qu'un « ordre de poste » dans le domaine de la sécurité ?

Un règlement de poste de sécurité est un « document évolutif » qui s'adapte au fur et à mesure que les risques de sécurité évoluent. Les règlements de poste de sécurité constituent le fondement d'un programme de sécurité solide, car ils fournissent des instructions, des méthodes et des procédures claires et précises pour gérer une multitude d'incidents de sécurité potentiels. Les règlements de poste destinés aux agents de sécurité précisent également les tâches courantes et fournissent des informations importantes concernant les alarmes incendie, les détecteurs de fumée, l'emplacement des tableaux de commande des alarmes incendie, l'emplacement du matériel de lutte contre l'incendie, l'emplacement des « passe-partout », et bien plus encore.

Considérez les consignes de poste en matière de sécurité comme des « guides pratiques » destinés aux professionnels de la sécurité. Prenons l’exemple suivant de consignes de poste pour un agent de sécurité. Lorsqu’un agent de sécurité est chargé de surveiller un site, ses consignes de poste doivent préciser la zone à couvrir, les horaires de service, les personnes à prévenir en cas d’activité suspecte, etc.

Voici un autre exemple de consignes de poste pour un agent de sécurité. Lorsqu’un agent de sécurité est chargé de surveiller l’accès à un parking, ses consignes de poste doivent préciser comment demander les informations d’immatriculation et quelles données spécifiques doivent être recueillies (par exemple, le numéro d’immatriculation, le type de véhicule, la marque et la couleur).

Lorsqu'un agent de sécurité est chargé de surveiller et de faire fonctionner un détecteur de métaux, ses consignes de poste doivent préciser quels objets sont considérés comme des objets interdits et comment il doit réagir s'il en repère un.

Dans chacun des exemples de consignes de poste de sécurité ci-dessus, il s’agit d’énoncer clairement les attentes et les exigences. Cela permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, sans ambiguïté. Cela donne également aux agents de sécurité la confiance dont ils ont besoin pour prendre des décisions judicieuses et éclairées, dans l’intérêt de tous et afin de favoriser la sécurité générale.

Comment rédiger correctement les consignes destinées aux agents de sécurité

Les consignes de poste d'un agent de sécurité doivent être concises, lisibles et fiables. La réussite d'un agent de sécurité se mesure principalement à sa capacité à bien comprendre ses consignes de poste et à mener à bien les tâches qui lui sont confiées. De bonnes consignes de poste sont celles qui sont clairement comprises.

Voici trois conseils à suivre pour rédiger des consignes de sécurité efficaces :

Adoptez une approche globale. Outre les procédures d'urgence et les plans des locaux, les consignes de poste de sécurité doivent inclure les directives opérationnelles, le code de déontologie, les missions et responsabilités des agents de sécurité, les règles de contrôle d'accès, les coordonnées des forces de l'ordre, les instructions pour la rédaction des rapports quotidiens, et bien plus encore. Veillez à consulter toutes les parties prenantes concernées afin de recueillir leurs suggestions sur les autres éléments à inclure dans ces consignes.
Privilégiez la simplicité. Les consignes de sécurité doivent être claires, concises et ne présenter aucune ambiguïté.
Revoyez et mettez à jour régulièrement. Une excellente bonne pratique ? Au moins deux fois par an et après chaque incident de sécurité.

Les avantages des ordres de sécurité numériques par rapport à ceux rédigés à la main

Dans le contexte actuel très évolutif du secteur de la sécurité, la rédaction de consignes de poste complètes, claires et concises pour les agents de sécurité n’est pas une mince affaire. Les entreprises doivent pouvoir apporter des modifications et diffuser rapidement les informations afin d’éviter tout malentendu et de responsabiliser les agents de sécurité. C’est pourquoi il est judicieux de passer des consignes de poste écrites à des consignes numériques. De plus, lorsque les entreprises « passent au numérique », elles sont également en mesure de suivre numériquement la localisation et l’activité des agents de sécurité, ainsi que de surveiller les tâches en cours, leur achèvement et de vérifier si les agents de sécurité ont omis des points de contrôle.

Voici quelques avantages supplémentaires que présentent les commandes postales numériques en matière de sécurité :

facilement adaptables: plutôt que de se fier à des instructions écrites, les entreprises peuvent facilement mettre à jour les consignes de sécurité numériques et les diffuser auprès des agents de sécurité. Ces derniers peuvent alors faire part immédiatement de leurs remarques et poser des questions.
Adaptabilité
Les consignes de sécurité numériques permettent une modification immédiate (par exemple, la diffusion d'instructions différentes à l'intention des agents de sécurité au cours d'un service, ou la transmission de mises à jour temporaires des consignes en raison de la saisonnalité), ce qui renforce la sécurité et la responsabilisation.
de communication rapide Les consignes de poste numériques et un système professionnel de gestion du personnel de sécurité permettent de limiter les malentendus et les problèmes de communication entre les superviseurs et les agents de sécurité. En temps réel, il est plus facile de vérifier si un agent de sécurité a bien pris connaissance de ses consignes de poste et s'il en comprend les responsabilités.
personnalisables La mise en place d'un ensemble de consignes de sécurité numériques spécifiques à chaque site permet de normaliser les tâches et les responsabilités des agents de sécurité, afin que les services se déroulent comme prévu. À long terme, la gestion numérique des tâches, des fonctions et des responsabilités normalisées permet d'éviter les problèmes complexes et les rumeurs , car elle établit un historique documenté. Cela renforce la confiance et la fiabilité entre le client et l'entreprise de sécurité.
Organisation des tâches
Les entreprises peuvent classer les consignes de sécurité numériques par catégorie afin que les agents de sécurité puissent facilement comprendre ce que l'on attend d'eux. Les consignes de sécurité numériques garantissent que les professionnels de la sécurité respectent toutes les procédures de sécurité, puisqu'ils sont tenus de prendre connaissance de ces procédures et de les accepter. Les consignes numériques permettent de rationaliser la définition des missions et des tâches des agents de sécurité de manière concise, ce qui permet aux entreprises d'attribuer facilement ces tâches.
Conformité
Les consignes de sécurité numériques personnalisées garantissent que les missions des agents de sécurité incluent toutes les inspections réglementaires nécessaires pour chaque site. Ainsi, chacun se souvient de ses obligations et effectue les inspections annuelles ou autres contrôles de routine. Les consignes numériques relatives aux contrôles de sécurité (par exemple, celles concernant les extincteurs d’un bâtiment) aident les entreprises à rester en conformité avec les réglementations en vigueur et garantissent le respect des exigences du contrat.

Rationaliser l'ensemble des tâches et responsabilités des agents grâce aux consignes relatives aux postes de sécurité

Les consignes de poste de sécurité ne font que renforcer la responsabilité et l'obligation de rendre des comptes. Les meilleures entreprises de sécurité savent que des consignes de poste concises et informatives favorisent :

Une gestion efficace du personnel d'encadrement
Compréhension et respect des règles par les salariés
Sites sécurisés
Communication optimisée entre les agents de sécurité
Atténuation des risques

Qu'avez-vous à perdre ? Le moment est venu d'abandonner les processus papier et d'adopter le numérique. Découvrez comment optimiser la gestion de vos envois postaux, ainsi que vos opérations de sécurité physique en général, en téléchargeant le Guide des opérations de sécurité.

Questions fréquemment posées

Les consignes de poste sont les instructions écrites qui définissent précisément les responsabilités d'un agent de sécurité à un poste donné. Elles précisent les horaires de service et la zone couverte, les détails propres au site (tels que l'emplacement du panneau d'alarme et des clés passe-partout), les procédures à suivre en cas d'incident, ainsi que les personnes à contacter et à quel moment. Elles sont, par nature, spécifiques à chaque site ; ainsi, deux postes situés sur un même site peuvent faire l'objet de consignes différentes.

Zone couverte et horaires de service, procédures d'urgence, plans des locaux, consignes relatives au contrôle d'accès, charte d'éthique et de conduite, procédures d'escalade et coordonnées des forces de l'ordre, obligations de signalement, ainsi que toute information spécifique au site qu'un agent ne pourrait raisonnablement deviner. Impliquez le client et vos supérieurs hiérarchiques lors de leur rédaction, car les lacunes concernent généralement des détails que seuls eux connaissent.

Au moins deux fois par an, et immédiatement après tout incident. Un incident constitue la preuve la plus évidente qu’une consigne faisait défaut, n’était pas claire ou était obsolète. Le renouvellement constitue également un moment propice à la vérification, car les modifications de périmètre interviennent souvent lors de la mise en place d’un nouveau contrat.

Les procédures opérationnelles standard s'appliquent à l'ensemble de l'organisation et décrivent le mode de fonctionnement général de votre entreprise. Les consignes de poste s'appliquent à un poste spécifique sur un site donné et décrivent le fonctionnement de ce poste en particulier. Les procédures opérationnelles standard définissent le cadre général, tandis que les consignes de poste précisent les détails locaux ; les responsables ont besoin des deux.

Avec le support papier, il est impossible de savoir si quelqu’un a lu le document. Les consignes numériques transmises via l’application mobile des agents parviennent à chaque équipe dès leur mise à jour, avec un accusé de réception, et peuvent être associées aux points de contrôle et aux tâches spécifiques qu’un agent est censé accomplir. C’est le fait de devoir mettre à jour un classeur sur chaque site qui conduit les agents à travailler à partir d’une version obsolète depuis plusieurs mois.

En effet, les ordres de poste validés et les tâches accomplies constituent un historique documenté, et non de simples rumeurs. Lorsqu'un client demande si une mission a été effectuée, la direction de la sécurité et les données de ronde y répondent avec un horodatage. TrackTik regroupe les ordres de poste, les tâches et les rapports, de sorte que l'instruction et la preuve de son exécution se trouvent au même endroit. Vous pouvez réserver une démonstration de TrackTik pour voir cela en pratique.