Les « tâches sur site » de TrackTik, en détail : transformer le travail effectué entre deux visites en preuves tangibles

Il y a fort à parier que vos agents de sécurité vont au-delà de ce qui est prévu dans le contrat.

Un responsable de site signale un véhicule suspect et demande à quelqu’un de le surveiller. Une vérification des extincteurs doit être effectuée et personne d’autre ne va s’en charger. Il a neigé abondamment pendant la nuit et un agent de sécurité déblaye un passage avant l’arrivée de l’équipe du matin. Aucune de ces tâches ne figure au planning des rondes. Tout est pourtant fait — puis cela disparaît. Pas d’horodatage, pas de trace, pas de ligne budgétaire lors du renouvellement du contrat. Juste une équipe qui s’est surpassée, et une entreprise qui a pris en charge les coûts sans en tirer aucun mérite.

C'est précisément pour combler cette lacune que Site Tasks a été créé.

Le logiciel de ronde de sécurité remplit bien sa fonction: il confirme qu’une ronde a bien eu lieu, que les points de contrôle ont été validés et que le parcours a été effectué. Mais une ronde est binaire : elle a commencé, elle s’est terminée. Ce modèle ne laisse aucune place à une tâche qui s’étend sur trois jours, à une tâche créée à la volée à 14 h, ou à une tâche qui doit être associée à un actif spécifique. Le logiciel de ronde de sécurité vous indique ce qui s’est passé pendant la ronde. Site Tasks prend en charge tout le reste.

Nous avons récemment organisé un webinaire en direct pour vous présenter le fonctionnement de notre solution de A à Z : la démonstration, les principes qui la sous-tendent, les fonctionnalités que nous avons déjà mises en place et ses perspectives d'avenir. Cet article vous propose une analyse plus approfondie, mais si vous préférez voir le tout en action, l'enregistrement à la demande est également disponible. Voici l'essentiel.

En quoi consiste exactement Site Tasks ?

Partons de la réalité quotidienne. Une tâche peut être planifiée à l'avance ou lancée à la volée lorsqu'un client appelle à 14 h. Elle conserve un statut clair tout au long de son exécution — en attente, en cours, terminée ou, en cas de retard, manquée — afin qu'aucune tâche ne reste en suspens.

C'est justement la polyvalence qui fait toute la différence. Ce même système permet à un agent de sécurité d'un établissement d'enseignement supérieur d'accompagner un étudiant jusqu'à sa voiture, d'effectuer un contrôle au titre de la loi Clery sur les bornes d'appel d'urgence du campus, de mener une inspection de conformité de plusieurs jours sur un site de production, ou encore d'effectuer une ronde dans un établissement de santé nécessitant des mises à jour tout au long d'un service. Vous définissez les types de missions, rédigez les descriptions et décidez quels postes sont chargés de quelles tâches, afin qu'un agent sache exactement ce qu'on attend de lui.

Voici quelques éléments qui permettent de l'utiliser sur le terrain et pas seulement sur le papier :

• Il s'intègre à ce que vous utilisez déjà. Les tâches sont associées à vos circuits et à vos corvées existants, et peuvent être liées à des équipements spécifiques: vous n'avez donc pas à repenser entièrement votre organisation, mais simplement à y ajouter une structure supplémentaire. Vous obtenez ainsi une vue claire, sous forme de calendrier, des travaux planifiés, organisés sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle.
• Elle est conçue pour le téléphone. Un agent de sécurité peut s'attribuer une tâche et la commencer plus tard, remplir un rapport obligatoire avec des champs personnalisés, apposer sa signature et ajouter des commentaires — le tout depuis l'application. Si une urgence survient, il peut reporter la tâche et y revenir plus tard.
• Le cycle est bouclé en temps réel. Dès qu'une tâche est terminée, les responsables en sont informés. Et toutes ces informations sont regroupées dans un rapport unique que vous pouvez remettre à un client pour n'importe quelle période : chaque activité y est consignée.

Les trois éléments qui caractérisent chaque tâche

Lorsque nous avons pris du recul pour nous demander ce qui faisait le succès de cette approche, nous avons identifié trois éléments clés :

• Responsabilité. Chaque tâche est attribuée à un responsable et son état d'avancement est indiqué. Un responsable peut voir en temps réel ce qui a été fait, ce qui est en cours et ce qui n'a pas été réalisé, sans avoir à courir après les gens.
• Visibilité. Une vue d'ensemble claire et unique des activités prévues et imprévues sur l'ensemble des sites. Finies les mises à jour verbales qui tombent dans l'oubli dès la fin du service.
• La documentation. C'est l'élément que les équipes sous-estiment jusqu'à la période de renouvellement des contrats — et c'est alors la seule chose qui compte. Des registres horodatés et vérifiables indiquant précisément ce qui a été fait, par qui et quand. Lorsque vient le moment de négocier le contrat, vous arrivez avec des preuves à l'appui.

Quelles sont les fonctionnalités actuellement disponibles dans TrackTik ?

Quatre fonctionnalités sont actuellement disponibles en production :

• Rappels. Configurez des rappels pour les tâches planifiées afin d'éviter qu'elles ne soient oubliées. L'objectif est simple : réduire le taux de tâches non réalisées et permettre à l'équipe de rester sur la bonne voie.
• Règles d'exception. Configurez les actions à entreprendre lorsqu'une tâche n'est pas effectuée, est reportée, n'est pas terminée ou est en retard. Vous pouvez envoyer une notification par SMS ou par e-mail, ou, si vous utilisez Command Center, la déclencher sous la forme d'un appel à l'action qui s'affiche immédiatement.
• Transferts faciles. Imaginez un agent submergé par dix tâches alors qu’un collègue n’en a que cinq. L’agent surchargé peut transférer une ou deux tâches depuis l’application mobile — sans passer par un répartiteur — avec une étape d’acceptation ou de refus, afin que l’agent destinataire garde le contrôle. C’est une véritable soupape de sécurité pour des situations telles qu’une alerte « code bleu » à un étage alors qu’un contrôle de sécurité est prévu à un autre.
• Tableau de bord analytique. Regroupez les données relatives aux tâches du site au niveau du site, de la zone ou de la région, et commencez à identifier des tendances — y compris celles qui sont préoccupantes, comme un article en particulier pour lequel des tâches ne sont jamais effectuées.

Où se cache réellement le chiffre d'affaires ?

C'est là que Site Tasks passe du statut d'outil opérationnel à celui d'argument commercial.

Chaque demande hors cadre traitée par un agent de sécurité — déblayer la neige, effectuer une ronde supplémentaire, le « pourriez-vous aussi… » occasionnel — devient un enregistrement documenté et horodaté, au lieu d’une faveur invisible. À la fin de la journée, vous disposez d’un décompte du travail à valeur ajoutée qui n’a jamais été invisible, d’ailleurs.

Les analyses permettent ensuite d’aller plus loin. Grâce à Data Lab, vous pouvez visualiser les tendances par utilisateur et par lieu, et identifier les tâches ponctuelles qui reviennent régulièrement. Cette récurrence est un indicateur avancé : une demande que votre équipe continue de traiter gratuitement correspond souvent à une nouvelle offre de services qui ne demande qu’à être tarifée. Nous vous recommandons de définir une tâche ponctuelle, de la relier à vos rapports et d’en suivre le volume, car « voici exactement tout ce que nous avons fait en plus pour vous » est l’un des meilleurs arguments que vous puissiez avancer auprès d’un client.

Questions posées lors du webinaire

Et ensuite ?

Voici quelques projets qui nous enthousiasment vraiment :

• Les tâches récurrentes et la question de l'attribution automatique. Il est déjà possible de programmer une tâche pour qu'elle se répète chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois. Ce que nous ne faisons pas, c'est l'attribuer à l'avance à une personne en particulier : l'identifiant de connexion d'un agent de sécurité permet de l'identifier, et c'est donc le lancement de la tâche qui l'attribue à la personne effectivement en service. L'attribution automatique est à l'étude, et nous souhaitons connaître vos cas d'utilisation.
• Délais. « Dans un délai de 5 jours », « dans un délai de 10 jours » : la flexibilité des délais figure parmi les priorités du carnet de commandes, en particulier pour les sites soumis à de strictes exigences de conformité, comme ceux du secteur industriel.
• Planification tenant compte des jours fériés. Bientôt, vous pourrez définir des tâches de site en fonction des jours fériés, des veilles de jours fériés et des dates spéciales propres à votre région : configurez-les une seule fois, ajoutez un rappel pour les ajuster, et ne vous en occupez plus manuellement.
• Des flux de travail autonomes, avec une intervention humaine. Personne n’aime devoir réattribuer quarante tâches un lundi matin. Nous développons actuellement un prototype d’assistant IA capable d’analyser les données de Site Tasks et d’agir en conséquence : exécuter les tâches en attente, planifier les prochaines, gérer les tâches répétitives et fastidieuses… tout en laissant à l’utilisateur le contrôle des décisions importantes.