Formas de motivar a tu equipo de ventas sin gastar dinero

Trackforce

4 de junio de 2019 · 15 minutos de lectura

20 formas de motivar a tu equipo de ventas sin gastar dinero

Ser comercial en el sector de la seguridad es un trabajo duro. Implica pasar muchas horas en la carretera, innumerables reuniones con clientes potenciales que plantean preguntas interminables y una gran probabilidad de sufrir rechazos. Tras semanas o meses de jornadas agotadoras, mantener una actitud positiva puede resultar cada vez más difícil.

Los propietarios de empresas y los directores comerciales deben ser conscientes de que mantener a su equipo de ventas con una actitud positiva y motivada es lo que les diferenciará del resto de empresas de seguridad. Sin embargo, fomentar este tipo de actitud no siempre es fácil, sobre todo si no se puede permitir aumentar el sueldo o las comisiones.

¡La buena noticia es que hay cuatro cosas que puedes hacer para motivar a tu equipo de ventas sin tener que gastar dinero extra!

Puntos clave

La motivación suele ser un problema de gestión, no un problema salarial.
Los comerciales rara vez pierden la motivación solo por las comisiones. La pierden por unos objetivos poco claros, por el silencio tras un éxito y por las tareas administrativas que les quitan tiempo para vender.
Los departamentos de ventas y operaciones necesitan una única fuente de información fiable.
Un comercial que acude a una reunión de renovación sin estar al corriente del incidente del mes pasado está abocado al fracaso, y ninguna bonificación puede remediarlo.
Los elogios solo surten efecto cuando son concretos.
Decir «un trimestre estupendo» pasa desapercibido. «Has cerrado tres cuentas de gestión inmobiliaria sin aplicar descuentos» es algo que un comercial realmente puede recordar.
La competencia funciona cuando el sistema de puntuación es justo.
Premia la actividad que tus comerciales controlan realmente, no solo los acuerdos que, por casualidad, se han cerrado dentro del mes.
Las pruebas venden mejor que las promesas, y no suponen ningún coste adicional.
Con TrackTik, las visitas, las incidencias y los informes que tus agentes ya registran se convierten en pruebas que tus comerciales pueden presentar a un cliente potencial o a un cliente que va a renovar su contrato.

Comunicarse de forma eficaz

Es imprescindible que los equipos de ventas y de operaciones trabajen juntos. El equipo de ventas solo puede tener éxito si el de operaciones está forjando una buena reputación para la empresa, y el equipo de operaciones solo puede tener éxito si el de ventas capta nuevos clientes con expectativas realistas.

Para que los departamentos de ventas y operaciones trabajen de forma coordinada, los equipos deben comunicarse con regularidad. Esto puede consistir simplemente en celebrar reuniones mensuales entre equipos de diferentes departamentos o en organizar reuniones entre el representante de ventas y el personal de operaciones que trabaja con el cliente, con el fin de garantizar que se satisfagan las necesidades de este.

La comunicación también es importante cuando surge algún problema. Supongamos que se produce un problema in situ con el que el cliente no está satisfecho. El cliente se dirige a su persona de contacto de Operaciones (PoC), pero esta no comunica el incidente al comercial. Esto puede suponer un problema cuando el comercial se ponga en contacto con el cliente para renovar su contrato.

Todos los miembros de tu empresa de seguridad que estén en contacto con un cliente deben estar bien informados sobre lo que ocurre con ese cliente. Esto reducirá la frustración tanto de tus equipos como de los clientes, lo que fomentará la motivación y las renovaciones de contrato.

Haz cumplidos a menudo

Del mismo modo que es importante que tus equipos se comuniquen entre sí, también lo es que tú, como propietario de la empresa o jefe de ventas, te comuniques con tu equipo de ventas, sobre todo para felicitarles cuando logran sus objetivos.

A los comerciales les encanta cerrar grandes operaciones, así que dales la oportunidad de compartir su entusiasmo contigo. Haz que sea una conversación abierta en la que el comercial pueda explicarte paso a paso su proceso. Es una gran oportunidad para hablar de lo que ha hecho falta para cerrar la operación, de los puntos débiles y de posibles consejos para el resto de miembros del equipo de ventas.

Haz que el reconocimiento sea específico respaldándolo con datos

Los elogios no cuestan nada, y precisamente por eso suelen hacerse sin mucho entusiasmo. «Buen trabajo este trimestre» es un comentario agradable, pero que se olvida fácilmente. El reconocimiento cambia el comportamiento cuando señala lo concreto que ha hecho el comercial, porque esa es la única forma en que el comercial podrá repetirlo el mes que viene y la única de la que sus compañeros de equipo podrán aprender algo.

Lo alentador es que la mayor parte de las pruebas ya existen. Si tu negocio funciona con una plataforma en lugar de con un montón de hojas de cálculo, el historial de lo que realmente ha ocurrido en cada cuenta está ahí, esperando a que lo utilices para destacar tus logros.

Elogio vago	Elogios concretos que un comercial puede repetir	Donde ya se encuentran las pruebas
«Buen trabajo este trimestre»	«Has cerrado tres cuentas de gestión inmobiliaria sin aplicar ningún descuento en la tarifa».	Registros de operaciones ganadas en tu CRM, comparados con los importes de los contratos firmados
«Se te da muy bien tratar con los clientes»	«Vuestras dos cuentas más importantes se han renovado sin ninguna disputa de facturación».	Historial de facturación en los contratos y la facturación de TrackTik
«Buena jugada con esa cuenta»	«Tú señalaste el fallo en la cobertura en las instalaciones del hospital antes de que el cliente se diera cuenta».	Planificación y seguimiento de los turnos en la gestión de guardias de TrackTik
«Sigue así»	«Tus notas de las visitas a las instalaciones se han convertido en las tres tareas que el departamento de operaciones lleva a cabo cada semana».	Tareas de la instalación y registros de rondas en el sistema de rondas de los guardias de seguridad
«Trabajas muy duro»	«El mes pasado realizaste 18 visitas a inmuebles, lo que supone aproximadamente el doble de la media del equipo».	Los registros de actividad en tu CRM, junto con los informes de visitas a las propiedades

Esa tercera columna es más importante de lo que parece. Cuando un responsable puede señalar el historial, el elogio deja de ser una opinión y se convierte en un hecho, y el comercial deja de preguntarse en silencio si solo estabas siendo educado.

Concurso de arneses

Los equipos de ventas suelen ser competitivos y, por supuesto, la estructura de comisiones tiende a alimentar ese espíritu competitivo. Las recompensas basadas en el rendimiento para quienes alcanzan los objetivos de ventas pueden ser un potente factor de motivación.

Sin embargo, las recompensas basadas en el rendimiento no deben prevalecer sobre la comunicación en el equipo. Es importante mantener un equilibrio entre la competencia sana y la comunicación en el equipo.

En definitiva, cada miembro de la empresa debería trabajar con el objetivo común de impulsar vuestro negocio de seguridad. Compartir consejos y trucos sobre cómo un comercial ha conseguido cerrar un trato puede beneficiar a todos.

Compite en función de la actividad, no solo de los acuerdos cerrados

Una tabla de clasificación que solo tiene en cuenta los ingresos cerrados premia de forma implícita el territorio y el momento oportuno. Un comercial que trabaje en una región con poca actividad puede hacerlo todo bien durante dos meses y, aun así, seguir en los últimos puestos de la tabla, lo cual es la forma más rápida de convertir a un equipo competitivo en uno desmotivado.

Equilibra el marcador teniendo en cuenta también los factores que tus comerciales controlan totalmente. Su seguimiento no supone ningún coste y suelen predecir los ingresos un trimestre antes de que se generen.

Se han completado las visitas a las propiedades, ya que es durante la visita cuando realmente se ganan o se pierden la mayoría de las licitaciones de seguridad
Las negociaciones para la renovación se inician más de 60 días antes de que venza el contrato, en lugar de esperar al último momento
Las recomendaciones generadas a partir de las cuentas que el comercial ya gestiona, lo que constituye el canal de ventas más económico que tu empresa podrá crear jamás.
Las propuestas presentadas a la tarifa completa, porque ganar sin ser la oferta más baja es una habilidad que merece la pena recompensar.
Asistir a las reuniones de traspaso de operaciones tras una venta, de modo que las promesas realizadas durante la misma se trasladen realmente al equipo encargado de llevarla a cabo
Las visitas a las instalaciones del cliente registradas durante los primeros 30 días de un nuevo contrato, el periodo en el que se produce la mayor parte de la pérdida de clientes evitable

Publica el cuadro de mando donde todo el equipo pueda verlo y actualízalo cada semana. Un comercial que esté perdiendo en ingresos pero que lidere en visitas a inmuebles seguirá teniendo un motivo para acudir al trabajo el lunes, y un comercial que esté atravesando una mala racha en las ventas tendrá una vía de recuperación que no dependa de que se cierre un único trato.

Incentivos de bajo coste

Una de las cosas más difíciles de ser comercial es el tiempo que se pasa viajando, lejos de la familia. Esto puede generar tensiones entre el empleado y su familia cuando está fuera la mayor parte del día y, además, tiene que atender una llamada para cerrar un trato justo cuando se está preparando la cena familiar.

La frustración y el estrés añadidos que conlleva una familia infeliz pueden minar el espíritu emprendedor de un comercial.

Unos días libres remunerados pueden ser un gran incentivo. Permitirán al comercial pasar tiempo con su familia y recargar pilas. Ayudar a un empleado que viaja a conciliar la vida laboral y personal puede marcar la diferencia a la hora de cerrar contratos más importantes y ventajosos con empresas de seguridad.

Elimina los obstáculos que minan silenciosamente la motivación

La herramienta de motivación gratuita más subestimada es la sustracción. Antes de añadir otro concurso u otro incentivo, fíjate en todo aquello que tus comerciales se ven obligados a hacer y que no tiene nada que ver con las ventas. Cada una de estas tareas supone un pequeño lastre para la moral, y la mayoría de las empresas de seguridad las están asumiendo todas a la vez.

Volver a introducir los mismos datos de la obra en una oferta, luego en un calendario y, a continuación, en una factura
Gestiones pendientes para el resumen de incidencias del mes pasado, el día antes de la llamada de renovación
Pedir disculpas por un error de facturación que el agente no ha cometido y que no puede explicar
Recompilar a mano un informe para un cliente la noche antes de una revisión trimestral
Explicación de una laguna en la cobertura de la que el agente se enteró por primera vez a través del cliente
Pasar días a la espera de una cifra de margen para saber si siquiera merece la pena defender un acuerdo, cuando proteger el margen es la mitad del trabajo

A primera vista, ninguno de estos es un problema de motivación. Son problemas de datos. Todos ellos tienen su origen en una misma causa: la planificación, la elaboración de informes y la facturación se gestionan en sistemas independientes que nunca llegan a coincidir del todo entre sí. Cuando la operación se gestiona a partir de un único registro compartido, la mayor parte de estas fricciones simplemente dejan de producirse, y esa es precisamente la función para la que existe la suite de back-office TrackTik.

Proporciona a tus comerciales material que puedan mostrar a un cliente potencial

Los responsables de compras en el ámbito de la seguridad ya han oído todas esas afirmaciones antes. Todos los licitadores afirman que realizan una selección minuciosa, supervisan de cerca y responden con rapidez. Un comercial que solo sabe repetir esas afirmaciones está compitiendo en precio, lo quiera o no, y perder una y otra vez por el precio resulta agotador de una forma que ninguna licitación puede solucionar.

En su lugar, ofréceles algo que puedan ver con sus propios ojos. Una vista en directo de la finalización de una visita en una página web similar, un informe de incidencias real con el tiempo de respuesta incluido, un panel de control con las tendencias de la cartera de un cliente. Esa es la diferencia entre decirle a un cliente potencial que eres responsable y dejar que lo compruebe por sí mismo.

Aquí es donde una plataforma demuestra su utilidad por partida doble. La inteligencia empresarial de TrackTik transforma la actividad que tus agentes ya registran en paneles de control e informes que un comercial puede presentar en una reunión, y ese mismo registro resuelve las preguntas incómodas que surgen a mitad del contrato antes de que se conviertan en una renovación perdida. Las empresas que dan este paso suelen descubrir que cambia por completo el argumento de venta, y lo hace sin añadir ni un dólar al plan de comisiones de nadie.

Además, cambia la forma en que un comercial aborda una cuenta complicada. En lugar de prometer que investigará una queja, puede abrir el expediente en el acto. Esa confianza resulta motivadora de una forma que una bonificación no lo es, y se va acumulando, ya que utilizar tu software de seguridad como herramienta de venta resulta cada vez más fácil a medida que, trimestre tras trimestre, los datos se van enriqueciendo.

Un plan de 30 días para aumentar la motivación sin subir el sueldo

Es fácil estar de acuerdo con los consejos, pero cuesta ponerlos en práctica, así que aquí tienes una versión con la que puedes empezar el lunes. Cada punto requiere tiempo o atención, más que dinero.

Semana	A qué te dedicas	Cuánto cuesta
Semana 1	Asiste a dos llamadas con clientes potenciales y a dos traspasos de tareas operativas. Anota todas las preguntas que tu representante no haya podido responder en ese mismo momento.	Unas cuatro horas de tu tiempo libre
Semana 2	Sube las tres principales lagunas de información de la primera semana. Facilita a los comerciales acceso permanente a los informes que no paraban de pedir al departamento de operaciones que les preparara.	Nada, si los datos ya están en tu plataforma
Semana 3	Publica un cuadro de mando semanal que recoja tanto la actividad como los ingresos cerrados, y destaca por escrito un logro concreto de cada comercial.	Nada, salvo 30 minutos de preparación
Semana 4	Organiza una sesión de análisis de casos de éxito de 30 minutos en la que un comercial explique al equipo cómo se cerró un trato y, a continuación, concede uno o dos días libres a quien más haya viajado.	Una reunión, más las vacaciones que ya se han acumulado

Repite este ciclo cada mes. El efecto acumulativo se debe a que los empleados aprenden que un logro se valora y que se elimina cualquier obstáculo, que es precisamente lo que la mayoría de la gente quiere decir cuando afirma sentirse apoyada en el trabajo.

Señales de alerta de que tu equipo de ventas está agotado

La motivación rara vez se desvanece de la noche a la mañana. Se va mermando poco a poco, y ese deterioro se refleja en el comportamiento mucho antes de que se note en las cifras de ingresos. Presta atención a estos indicios.

La actividad en la cartera de proyectos disminuye uno o dos meses antes de que lo hagan los ingresos
Los comerciales dejan de hacer preguntas en las reuniones de equipo y se limitan a llevar a cabo las acciones pendientes
Ofrecer un descuento se convierte en la primera medida en cada negociación, en lugar de ser el último recurso.
Las conversaciones sobre la renovación comienzan en los 30 días previos a la fecha de vencimiento, cuando ya no hay margen para negociar.
Los comerciales se enteran de los problemas de las instalaciones por el cliente, en lugar de por el departamento de operaciones.
Tu mejor comercial deja de ofrecerse voluntariamente, sin decir nada, para realizar visitas a las instalaciones y presentaciones.

Estas son las mismas señales que preceden a una dimisión, y merece la pena tratarlas con la misma urgencia que se aplicaría a la rotación de directivos. Los estudios sobre la retención del personal siempre llegan a la misma conclusión: los aumentos salariales rara vez son el factor decisivo. El reconocimiento, la claridad y la eliminación de los obstáculos cotidianos son más eficaces, y están a tu alcance desde este mismo momento.

Mantener una buena reputación también resulta mucho más barato que recuperarla, y esa misma disciplina que mantiene unido a tu equipo de ventas suele traducirse en unas tasas de retención de clientes más sólidas unos trimestres más tarde.

No te olvides de…

A lo largo de los años he creado muchos equipos de ventas y he aprendido que todo el mundo necesita apoyo. No basta con contratar a un responsable de desarrollo empresarial y esperar que se encargue de todo lo relacionado con las ventas.

Mantén el compromiso. Trata bien a tu equipo de ventas. Y, por último, fíjalos objetivos bien definidos y dales herramientas de marketing de calidad para que puedan hacer bien su trabajo.

Preguntas frecuentes

Céntrate en las cuatro cosas que consumen tiempo, más que presupuesto: mantener una comunicación constante entre ventas y operaciones; reconocer en voz alta los logros concretos; crear un sistema de puntuación que recompense las actividades que controlan los comerciales; y ofrecer incentivos de bajo coste, como días libres acumulados. A continuación, elimina las trabas administrativas que restan horas de venta. En la mayoría de las empresas de seguridad, la eliminación de estas trabas genera el mayor aumento de rendimiento, ya que devuelve a los comerciales esa parte de la semana que realmente disfrutan.

Durante unas semanas, cambia el enfoque de la conversación de los resultados a los esfuerzos realizados. Los ingresos cerrados son una cifra rezagada y centrarse demasiado en ellos suele agravar la caída. Acordad un objetivo semanal de actividad que el comercial pueda controlar por completo, como visitas a inmuebles o conversaciones de renovación iniciadas con antelación, y revisadlo juntos. Nuestra guía para superar una caída en las ventas de seguros aborda este proceso con más detalle.

Lo mínimo es celebrar una reunión multifuncional mensual, con un breve traspaso de responsabilidades cada vez que se consiga un nuevo contrato y una notificación inmediata cada vez que un cliente plantee un problema. La prueba es sencilla: ningún comercial debería enterarse nunca de un problema en una instalación por parte del cliente antes que por otros medios. Si eso ocurre, el problema no radica en la frecuencia de las reuniones, y la visibilidad compartida a través de un software de gestión de guardias será más eficaz que otra reunión periódica.

No. La comisión por sí sola premia los acuerdos que, por casualidad, se han cerrado dentro del mes, lo que significa que el territorio y el momento pueden pesar más que el esfuerzo. Combínala con el reconocimiento de comportamientos específicos y un cuadro de mando que tenga en cuenta los indicadores adelantados. También ayuda publicar expectativas claras sobre la remuneración y las tarifas, ya que la ambigüedad en torno a los ingresos es, de por sí, desmotivadora. Nuestro resumen sobre la remuneración y las tarifas en el sector de la seguridad privada es un punto de referencia útil.

TrackTik convierte el trabajo que ya realizan tus agentes en pruebas que un comercial puede mostrar. Las rondas, los incidentes, las tareas in situ y los tiempos de respuesta se registran en tiempo real, y la inteligencia empresarial de TrackTik los presenta en forma de paneles de control e informes adecuados para una reunión con un cliente potencial o una revisión trimestral. En lugar de limitarse a afirmar que cumple con sus responsabilidades, tu comercial lo demuestra. Puedes ver la plataforma completa en la descripción general del producto TrackTik.

Como mínimo: incidencias abiertas y recientes en sus cuentas, finalización de rondas y controles, cobertura actual de los puestos y posibles lagunas, además del estado de facturación y las disputas. Un representante que pueda consultar los informes de incidencias y el historial de contratos y facturas afronta las renovaciones con preparación, en lugar de con meras esperanzas, y deja de depender del departamento de operaciones para obtener un informe antes de cada llamada.

Indirectamente, sí, porque la mayor parte de la frustración en las ventas en el sector de la seguridad por contrato se debe a una información deficiente. Los comerciales pierden confianza cuando no pueden responder a las preguntas de los clientes, tienen que disculparse por errores de facturación que no han cometido o tienen que volver a elaborar informes a mano. La consolidación de la gestión de citas, la elaboración de informes y la facturación en la suite de back office TrackTik elimina esos puntos débiles. Es una de las razones por las que las empresas de seguridad suelen observar una mejora en la moral y la retención del personal, además de en la eficiencia.