Cuaderno de planificación · Edición para el sector sanitario
Un incidente, siete departamentos. ¿Quién se encarga del traspaso de responsabilidades?
Analiza cómo un incidente afecta a todos los departamentos que comparten la responsabilidad de la seguridad de los pacientes y del personal, antes de que ocurra realmente. Siete hojas de trabajo y tablas de transferencia de responsabilidades RACI, diseñadas según la organización real de un hospital.
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Siete hojas de trabajo para departamentos y un ejemplo de flujo de trabajo que puedes rellenar con tus propios equipos.
Un incidente por cada departamento.
Normalmente, el departamento de seguridad es el primero en registrar un incidente, pero en un hospital la respuesta rara vez se limita a ese departamento durante mucho tiempo. Un caso de violencia en el lugar de trabajo puede pasar a ser un asunto de Salud Laboral en menos de una hora. Una alerta de comportamiento en la historia clínica de un paciente puede hacer que intervengan el personal de enfermería y el departamento de TI antes de que el departamento de seguridad termine de redactar el informe. Un incidente relacionado con un contratista puede llegar a los departamentos de Cumplimiento Normativo, Gestión de Riesgos e Instalaciones ese mismo día.
Los Objetivos Nacionales de Rendimiento (NPG) 2a y 11 de la Comisión Conjunta, que entrarán en vigor el 1 de enero de 2026, elevan directamente el nivel de exigencia en lo que respecta a dicha coordinación. El NPG 2a exige un programa documentado y multidisciplinar de prevención de la violencia en el lugar de trabajo que incluya análisis de tendencias, medidas correctivas y presentación de informes al órgano rector. El NPG 11, que ahora se integra en gran medida en la nueva norma sobre el entorno físico, abarca el seguimiento, la notificación y la investigación de incidentes de seguridad.
Este manual adapta el modelo de planificación de incidentes interfuncional a la estructura real de un hospital y a los departamentos que intervienen efectivamente cuando se produce un incidente.
El hecho de que no se mencione a ninguna persona o cargo supone una laguna real que hay que subsanar, algo sobre lo que quizá se pregunte directamente en tu próxima encuesta.
De las instrucciones sobre RACI que figuran en el libro de trabajo
Dentro del libro de ejercicios
Siete hojas de trabajo, un plan de comunicación.
Recursos humanos
Cuando el incidente afecta a un miembro del personal, incluido un profesional acreditado, el procedimiento es diferente.
Enfermería y liderazgo clínico
Cuando las personas que denuncian el incidente necesitan saber qué va a pasar a continuación.
Tecnología de la información
Cuando se produce un incidente físico que afecta al control de acceso mediante tarjetas de identificación, a las credenciales del historial clínico electrónico (EHR) o a la tecnología clínica.
Cumplimiento normativo y acreditación
Cuando un incidente se convierte en algo sobre lo que un inspector o un organismo regulador va a preguntar.
Gestión de riesgos, calidad y seguridad del paciente
Cuando los datos sobre incidentes sirven de base para tomar una decisión sobre la dotación de personal, el presupuesto o las medidas correctoras.
Instalaciones y entorno físico
Cuando la seguridad y el nuevo programa de Entorno Físico comparten el mismo riesgo.
Salud laboral y de los trabajadores
Cuando un incidente se convierte en una lesión, en un expediente y en un plazo reglamentario.
Cada hoja de trabajo consta de las mismas cuatro partes: por qué el departamento forma parte de tu flujo de trabajo, qué información necesita recibir durante la primera hora, los incidentes que deben derivarse a dicho departamento y una tabla RACI en la que se indica quién es el responsable, quién rinde cuentas, a quién se consulta y a quién se informa.
El contexto en el que un único incidente de violencia en el lugar de trabajo puede convertirse, al mismo tiempo, en un caso de salud laboral, en un asunto de recursos humanos y en una evaluación de riesgos.
La mayoría de los hospitales pueden indicar cuáles son los departamentos implicados. Sin embargo, son mucho menos los que pueden señalar a la persona responsable del traspaso en cada uno de ellos, o precisar en qué plazo debe recibirse dicha notificación.
Esa es la brecha que este manual pretende poner de manifiesto, departamento por departamento, antes de que un incidente real obligue a abordar el tema.
Ejemplo de flujo de trabajo
Un incidente, un proceso, siete departamentos notificados.
Las últimas páginas del manual describen paso a paso un informe sobre violencia en el lugar de trabajo procedente del servicio de urgencias, que se remite a todas las personas responsables de alguna parte de la respuesta, con un registro de auditoría que acredita que cada notificación se ha recibido correctamente.
Paso 1
Informe presentado en el punto de atención
Tipo, gravedad, lugar, detalles de la lesión, testigos y marca de tiempo registrados en el lugar de los hechos.
Paso 2
Una regla de enrutamiento evalúa el informe
Violencia en el lugar de trabajo, gravedad 3 o superior, servicio de urgencias: avisar a cuatro equipos, escalar la situación a los 15 minutos.
Paso 3
Cuatro departamentos actúan en paralelo
La salud de los empleados, el liderazgo en enfermería, los recursos humanos y la gestión de riesgos obtienen cada uno lo que necesitan, con el nivel de detalle que permite su función.
Paso 4
El registro de auditoría cierra el ciclo
Todas las notificaciones, acuses de recibo y medidas correctivas llevan marca de fecha y hora y se pueden exportar como prueba.
Lo que tendrás cuando hayas terminado
Un primer borrador de tu plan de comunicación de incidentes interdepartamental.
La mayoría de los responsables de seguridad y protección de los hospitales detectan al menos un departamento en el que el sistema presenta una laguna real, o dos equipos que, cada uno, daban por hecho que el otro se encargaría de ello. Es más fácil detectar esa laguna sobre el papel que explicársela a un inspector.
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Notificación de incidentes
Documentación sistemática y análisis de tendencias, a los que se puede acceder cuando se desee.
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Informes para la junta directiva
Describe el estado del programa en el idioma que utilice tu órgano rector.
Una tabla cumplimentada es un plan. Un flujo de trabajo configurado lo pone en marcha.
Rellena primero las hojas de trabajo. Cuando estés listo, cada fila puede convertirse en una regla de enrutamiento en el propio informe de incidencias de TrackTik, con marca de tiempo para la auditoría, la inspección y la junta.
Fuentes: The Joint Commission, Objetivos Nacionales de Rendimiento (NPG 2a, Prevención de la violencia en el lugar de trabajo; NPG 11, Creación de un entorno físico seguro y protegido) y las normas sobre el entorno físico, que entrarán en vigor el 1 de enero de 2026.