Cómo conseguir los mejores contratos de seguridad en un sector en expansión

El sector de la seguridad física no deja de crecer, al igual que la competencia y el número de clientes potenciales. A medida que aumenta la competencia, los responsables de la contratación de servicios de seguridad pueden mostrarse más exigentes a la hora de elegir las empresas de vigilancia que contratarán para sus instalaciones. Por ello, una evaluación más exhaustiva de la imagen de tu marca, tus estándares y el valor percibido de tu servicio puede traducirse en una mayor cuota de mercado.

Un plan de ventas y marketing en el sector de la seguridad bien ejecutado siempre ha sido importante a la hora de conseguir nuevos contratos de seguridad, pero ya no es suficiente. Ahora, los clientes eligen con qué empresas de seguridad contratan tras evaluar sus conocimientos y experiencia generales en el sector, las recomendaciones de otros clientes, las licencias, el precio y su conjunto de tecnologías. Por ello, es fundamental que las empresas de seguridad evalúen cada uno de estos aspectos de su propia empresa para crear una imagen atractiva que transmita calidad.

Lo que realmente valoran los compradores de sistemas de seguridad

La mayoría de las licitaciones perdidas no se pierden por el precio. Se pierden porque el comprador hizo una pregunta y la respuesta fue una promesa en lugar de un documento. Es útil distinguir entre lo que el comprador dice que está evaluando y lo que realmente está tratando de averiguar, y decidir de antemano qué le vas a presentar.

Merece la pena fijarse en la tendencia que se observa en esa última columna. Casi todo lo que busca un comprador es un historial del trabajo ya realizado, lo que significa que la adjudicación de la licitación depende de lo bien que hayas gestionado los sitios web que ya tienes.

Experiencia en el sector y referencias

Una de las primeras cosas que investigarán tus posibles clientes empresariales es tu credibilidad y tu trayectoria en el sector de la seguridad. Las reseñas y los comentarios de clientes anteriores son factores clave a la hora de evaluar tu candidatura en licitaciones de contratos de seguridad. Una forma sólida de demostrar que tienes lo que necesitan es a través de referencias de clientes anteriores. Tener estas referencias a mano, por ejemplo, en tu página web, reforzará la imagen de tu empresa. Una cosa es hablarle a un cliente potencial de la calidad de tus servicios, pero contar con un comprador con el que se pueda identificar y al que hayas impresionado garantiza que tendrá una experiencia positiva al utilizar tus servicios y causará un impacto mucho mayor en el cliente potencial.

Otra forma sencilla de destacar frente a la competencia y demostrar a los posibles clientes que eres una figura clave en el mercado de la seguridad es a través de las opiniones de los clientes. Existen docenas de plataformas en línea donde la gente puede compartir opiniones sobre sus experiencias con empresas, como Yelp, Google e incluso Facebook. Intenta pedir a cualquiera de tus antiguos clientes satisfechos que te escriba una opinión y compártelas en tu página web, en las redes sociales y con los clientes potenciales durante el proceso de venta.

Haz que la referencia sea concreta. Un ejemplo sectorial es mejor que un logotipo, y una cifra es mejor que un adjetivo. En lugar de decir que la retención mejoró, especifica en qué centro, durante qué periodo y en qué medida. Armour Security pasó de contar con tres agentes a más de 1.250, con un historial operativo que podían mostrar a los clientes, y ese es el tipo de referencia que convence a un comité de contratación.

El precio adecuado

La intuición te diría que el precio más bajo atraerá a más clientes, pero esto no siempre es así. Ofrecer precios más bajos que los de otra empresa de seguridad puede restar valor a tus propios servicios. No te preocupes por ser más barato que la competencia, ya que esto podría poner en duda tu valor. En su lugar, céntrate en fijar tus precios a un nivel similar y promocionate como la opción de mayor calidad. Siempre que puedas demostrar tu valor, la gente estará dispuesta a pagar más.

Además, muéstrate dispuesto a ofrecer opciones de precios flexibles a tus clientes potenciales. Adaptar tus servicios al presupuesto de tus clientes potenciales demostrará que comprendes las necesidades de su negocio y no hará sino aumentar tus posibilidades de ganar la licitación.

La flexibilidad solo funciona si conoces tu propia base. Establece la tarifa de facturación partiendo de la base, en lugar de calcularla a partir de las cifras de la competencia, y mantén visibles los componentes para poder ajustar uno sin comprometer los demás:

• Salario base para el puesto, a un nivel que permita retener efectivamente a un funcionario en ese mercado.
• Carga, que incluye las cotizaciones sociales, los seguros, las vacaciones pagadas, los uniformes y el equipamiento.
• La supervisión y los gastos generales, incluida la supervisión sobre el terreno que el contrato realmente requiere, en lugar del mínimo que se pueda justificar.
• La formación y el cumplimiento normativo específicos de cada centro, que suelen ser el factor que marca la diferencia entre dos ofertas que, por lo demás, son idénticas.
• El margen, expresado como una cifra que defenderás, en lugar de lo que quede.

Las pérdidas de margen se producen tras la firma del contrato, no durante la licitación. Las horas extras no facturadas, los turnos no cubiertos y las horas que nunca llegan a figurar en una factura son las que se llevan los beneficios. Vincular la programación a la facturación mediante contratos, facturas y un sistema administrativo integrado garantiza que las horas trabajadas y las horas facturadas coincidan, de modo que la tarifa que has ganado sea la misma que la que cobras.

Formación y acreditación

La concesión de licencias se gestiona a nivel estatal, por lo que la autoridad competente depende del lugar en el que operes. En California, por ejemplo, esta competencia recae en la Oficina de Seguridad y Servicios de Investigación, y la licencia de operador de patrulla privada conlleva una serie de requisitos específicos. La mayoría de los demás estados cuentan con un organismo equivalente con sus propias normas, por lo que es recomendable que confirmes los requisitos con el organismo regulador de tu estado antes de presentar una oferta, en lugar de dar por sentado que el proceso de un estado se aplica en todas partes.

Hay un requisito que es prácticamente universal: el seguro de responsabilidad civil, que se puede contratar con varias compañías diferentes. Infórmate sobre las opciones disponibles y elige la que mejor se adapte a tu empresa. Con las licencias y los seguros adecuados, podrás tranquilizar a los clientes potenciales demostrando que tu actividad es legal.

Formar a tus agentes de seguridad para que estén bien preparados, así como someterlos a pruebas rigurosas, es otra forma excelente de aumentar la satisfacción del cliente. Tanto la formación en el puesto de trabajo como los programas de terceros son buenas formas de garantizar que tus agentes estén cualificados. Contar con certificaciones actualizadas y formación en toda la empresa es imprescindible para cualquier empresa en crecimiento, y es el primer paso para garantizar la calidad a los futuros clientes.

El riesgo real no es la formación en sí misma, sino demostrar que se ha impartido. Las certificaciones caducan, los agentes cambian de puesto y un cliente preguntará si la persona que se encuentra esta noche en sus instalaciones cuenta actualmente con la cualificación necesaria para ello. Llevar un control de las certificaciones, las fechas de caducidad y las asignaciones de puestos de cada agente en la gestión de personal convierte lo que sería un mero trámite administrativo en una pregunta que puedes responder en la reunión.

Tecnología

Mantener un flujo constante de comunicación entre el cliente y tu empresa es tan importante como formar a tus empleados. Lo ideal sería que todos los agentes mantuvieran un alto nivel de profesionalidad en todo momento. Pero no siempre es así. La integración de algún tipo de software de gestión de guardias de seguridad te permitirá comunicar fácilmente al cliente lo que hacen tus guardias sobre el terreno y cerrar el ciclo de retroalimentación. Mostrar este tipo de tecnología durante el proceso de venta no hará más que aumentar tus probabilidades de cerrar el trato.

La implantación de una tecnología como esta es una forma estupenda de demostrar a tus clientes potenciales que tus servicios son punteros y modernos en un sector que suele considerarse anticuado. Hay pocas formas mejores de potenciar una imagen de marca de alta gama que mediante una tecnología que optimice tus operaciones.

En una reunión de licitación, la tecnología debe cumplir una función concreta: responder a la pregunta de cómo verá el cliente el trabajo sin que tenga que fiarse únicamente de tu palabra. Tres componentes de la plataforma asumen la mayor parte de esa responsabilidad. Un sistema de rondas de seguridad genera pruebas con marca de tiempo y geolocalizadas que demuestran que los puntos de control se han revisado en el orden correcto. El sistema de notificación de incidentes de seguridad aplica una estructura coherente a cada incidente, de modo que un informe se lee igual tanto si lo ha redactado un supervisor con experiencia como si lo ha hecho un empleado recién incorporado que trabaja en el turno de noche. Y un portal de acceso para clientes permite al comprador consultar su propia instalación en lugar de tener que esperar a que le envíes un resumen.

El «Proof Pack»: qué llevar a una reunión de licitación

Prepáralo una vez y reutilízalo en todas las ofertas, sustituyendo los ejemplos por otros relevantes para el sector. De este modo, la conversación de ventas se convierte en un repaso de los argumentos:

• Un informe sobre la finalización de recorridos de un centro similar durante 90 días, incluyendo las excepciones y cómo las gestionaste. Mostrar los fallos resulta más convincente que una hoja perfecta en la que nadie se cree.
• Un incidente real, de principio a fin. El informe, las marcas de tiempo, la escalación, la resolución y el seguimiento.
• Una vista en directo en el móvil. Abre la aplicación de rondas de seguridad en la habitación y recorre un punto de control. Las demostraciones son mejores que las capturas de pantalla.
• Una cifra que refleje la cobertura y la tasa de cumplimiento de tu cartera actual, junto con cómo gestionas un pedido urgente a las 3 de la madrugada.
• Un procedimiento de escalado por escrito que incluya nombres, canales y tiempos de respuesta previstos.
• Un plan de transición de 30, 60 y 90 días en caso de que procedan de una empresa ya establecida, que abarque la contratación, las órdenes de destino, la familiarización con el lugar de trabajo y la primera fecha de revisión.

Cómo conservar el contrato una vez que lo hayas conseguido

Ganar es la parte más fácil. Los contratos suelen perderse de forma silenciosa, a lo largo de un año de pequeñas deficiencias que pasan desapercibidas y que salen a la luz de golpe en el momento de la renovación, cuando el cliente no tiene constancia del valor que le has aportado y tú no tienes ningún registro que mostrarle.

Establece el ritmo de las revisiones desde el principio, en lugar de negociarlo más adelante. Acuerda qué se va a informar, con qué frecuencia y qué cifras definen el éxito; después, informa al respecto, independientemente de si alguien lo solicita o no. La inteligencia empresarial transforma un año de rondas, incidentes y horas en las tendencias a las que el cliente realmente responde, y como ReportPro AI redacta el informe a partir de lo que han registrado los agentes, la elaboración de informes sigue realizándose incluso en los meses en los que el equipo está muy ocupado. Para un comprador interno, ese mismo registro es lo que el equipo de seguridad de la empresa presenta ante su propia junta directiva.

Un plan de 30 días para prepararse para las licitaciones

1. Días 1 a 7: elige tus dos mejores centros y recopila datos de visitas, incidencias y cobertura correspondientes a 90 días. Esto se convertirá en tu base de datos de referencia, así que elige centros de los que te sientas realmente orgulloso.
2. Días 1 a 7: consigue dos referencias del sector al que te diriges y pide a cada una de ellas una cifra concreta que te permitan citar.
3. Días 8 a 14: vuelve a calcular tu tarifa a partir del salario, los gastos adicionales, la supervisión, la formación y el margen, y anota el margen mínimo que no estás dispuesto a bajar.
4. Días 8 a 14: cumplimiento normativo. Reúne todas las licencias, los certificados de seguro y las acreditaciones del personal directivo en un mismo lugar, con la fecha de caducidad a la vista.
5. Días 15 a 21: crea el paquete de pruebas reutilizable que se describe en la sección anterior, como un documento que puedas adaptar en una hora, en lugar de tener que volver a crearlo cada vez.
6. Días 22 a 30: haz un simulacro. Preséntaselo a tu propio equipo y pídeles que hagan de un comité de contratación hostil. Las preguntas que no puedas responder son tus verdaderas carencias, y es mejor que las detectes internamente.

Cada uno de estos componentes desempeña un papel en la creación de una imagen corporativa atractiva y debe evaluarse por separado. Sin embargo, cuando se combinan, tienen el potencial de llevar a tu empresa al siguiente nivel. Si quieres ver cómo se aplica en la práctica la parte de la oferta dedicada a las pruebas, puedes reservar una demostración de TrackTik y analizarla con tus propios sitios web.