4 razones por las que NO DEBERÍAS utilizar un software de gestión de seguridad

Consideren este artículo como una dosis de sarcasmo amistoso. Si su empresa de seguridad aún funciona con informes en papel, llamadas telefónicas y hojas de cálculo, aquí les presentamos cuatro "razones" para seguir haciéndolo y el costo real de cada una. Aviso: el software moderno de gestión de guardias, como TrackTik, resuelve todos estos problemas.

¿Quieres ir más allá? Nuestra lista de 20 preguntas que debes hacerte antes de comprar un software de gestión de seguridad te ayudará a comparar plataformas con confianza.

N.º 1: A tu empresa le encanta perder el tiempo

Es sorprendente la cantidad de empresas que se ven atrapadas en una rutina de procesos que suponen una pérdida de tiempo, hasta tal punto que incluso hay puestos de trabajo que solo existen a causa de estas ineficiencias. Cuando existe ese tipo de inercia organizativa, muchas empresas se resisten al cambio, incluso si se trata de algo como un software de gestión de guardias que, sin duda, ahorraría tiempo.

Muchos empresarios de este sector —y yo solía ser uno de ellos— provienen del mundo de la seguridad, no tienen mucha experiencia en el ámbito empresarial y no están acostumbrados a impulsar la innovación. Son personas que siguen presumiendo de su experiencia cuando, en realidad, lo que los clientes buscan son soluciones concretas a sus problemas.

Se trata de empresas que tienen empleados cuya única función es recopilar, enviar, editar y gestionar informes , aunque esa tarea podría realizarse con un software que lo hiciera más rápido y a un coste mucho menor. Y eso sin contar el tiempo que se pierde intentando comunicarse con los agentes en el terreno, coordinar cosas como el aparcamiento y atender las inquietudes de los clientes.

Adónde van realmente las horas

La mayor parte del tiempo que se pierde en una operación manual se distribuye entre tareas pequeñas y repetitivas. A continuación, se comparan las más comunes:

Tarea	Proceso manual	Con TrackTik
Informes diarios de actividad	Escrito a mano, recopilado, vuelto a escribir y enviado por correo electrónico.	Completado en un dispositivo móvil y visible para los supervisores de inmediato.
Informes de incidentes	Reescrito por un supervisor antes de que el cliente lo vea.	ReportPro AI convierte notas de campo preliminares en informes pulidos.
Verificación de patrulla	Los registros en papel que los clientes deben asumir se basan en la confianza.	Los escaneos de NFC, códigos QR, códigos de barras o puntos de control GPS crean un registro con marca de tiempo.
Comunicación del oficial	Llamadas telefónicas y mensajes de texto que no dejan rastro	Las órdenes postales se envían directamente a los dispositivos móviles de los agentes.
Facturación y nómina	Horas reintroducidas desde las hojas de control horario a las hojas de cálculo.	Las horas trabajadas se registran en la nómina y las facturas sin necesidad de volver a introducirlas.

Cada fila de esa tabla representa el tiempo que un empleado podría dedicar a supervisar, vender o atender clientes. TrackTik ReportPro AI elimina por completo el paso de reescritura y mantiene el texto original y el mejorado uno al lado del otro para un registro de auditoría completo.

#2 Tu empresa prefiere limitarse a lo estrictamente necesario

Muchos clientes ya exigen a sus contratistas de seguridad que utilicen software de gestión de guardias . Buscan mayor responsabilidad y la capacidad de monitorear y responder a los problemas en tiempo real. Aun así, incluso si sus clientes están satisfechos con los informes en papel, debería buscar mejorar su servicio en todo lo posible.

Si no te adaptas e innovas para mejorar constantemente tu servicio, eso te perjudicará de varias maneras. Por un lado, te resultará mucho más difícil competir y conseguir nuevos clientes frente a empresas que utilizan herramientas más avanzadas. Además, tarde o temprano alguno de tus clientes te pedirá que empieces a utilizar un sistema de gestión de guardias, y entonces te verás obligado a dar el paso.

Como ya comentamos al hablar de las características de los clientes de Silvertrac que tienen éxito, las empresas que dan el paso por iniciativa propia, en lugar de verse obligadas a ello, casi siempre obtienen mejores resultados. Haz lo mínimo imprescindible si quieres, pero a la larga siempre saldrán ganando quienes sean proactivos.

Lo que los clientes esperan ahora de su proveedor de seguridad.

• Alertas de incidentes en tiempo real. Los clientes quieren estar al tanto de un problema mientras aún se puede solucionar, no en el informe de mañana.
• Patrullas verificadas. Los escaneos de los puntos de control con marca de tiempo del sistema de rondas de vigilancia demuestran que los agentes estaban donde debían estar.
• Informes profesionales y consistentes. Los informes claros, con fotos y detalles completos, reflejan la calidad de su servicio.
• Datos sobre los que pueden actuar. Las tendencias en incidentes, ubicaciones y turnos ayudan a los clientes a tomar mejores decisiones de seguridad.

N.º 3: Te gusta competir en precio

La razón por la que a los clientes parece importárles únicamente el precio es que, durante mucho tiempo, el sector no ha sabido generar credibilidad ni diferenciar sus servicios. Si te limitas a hablar de experiencia y responsabilidad como hacen todos los demás, los clientes siempre pasarán directamente a la última página y tomarán su decisión basándose en quién ofrece el precio más bajo.

Si quieres ofrecer el precio más bajo y así consigues clientes, ¡adelante!, pero es un modelo difícil de mantener. Acabarás con márgenes de beneficio mínimos, tendrás que recortar gastos para mantener los costes bajos y, por lo general, acabarás perdiendo clientes cuando no puedas ofrecer el servicio prometido al precio acordado.

Afortunadamente, hay otras formas de hacerlo. En lugar de utilizar el precio como argumento de venta, muestra a los clientes cómo puedes aportarles un valor añadido real que les permita ahorrar tiempo y dinero.

Cómo competir en función del valor en lugar del precio.

1. Demuestre con pruebas, no con promesas. Incluya informes de muestra y datos de patrullaje en cada propuesta.
2. Demuestre lo que previene. Comparta las tendencias de incidentes y los tiempos de respuesta, no solo las horas de permanencia en el lugar.
3. Incluya la tecnología en la propuesta. Explique cómo los clientes verán el trabajo a medida que se desarrolla. Nuestro artículo sobre cómo el software de gestión de seguridad transformará su presentación de ventas muestra cómo hacerlo.
4. Precio por el servicio que prestas. Cuando el valor es evidente, puedes defender una tarifa justa en lugar de igualar la oferta más baja.

N.º 4: No te importa perder contratos

No conozco a ningún empresario al que no le preocupe perder contratos. Si has invertido tanto tiempo y dinero en tu negocio, siempre deberías querer asegurarte de que conservas a tus clientes. Al fin y al cabo, es mucho más barato conservar a un cliente ya existente que salir a buscar uno nuevo.

El problema es que, si no utilizas un software de gestión de seguridad, tarde o temprano alguien empezará a quitarte clientes. Su mayor eficiencia y sus capacidades acabarán por atraer a los clientes que ahora utilizan tus servicios. Esa es precisamente la tendencia a la que se dirige el sector.

“Se está convirtiendo en la norma, en un requisito básico en la industria, mientras que hace cinco años era algo opcional”, dijo Johnny Page, copresentador del podcast The Silvertrac Extra.

Hemos llegado a un punto en el que no disponer de este software supone, de hecho, una desventaja competitiva. Para destacar entre la multitud hay que saber cómo sacar el máximo partido al software, y eso implica adoptarlo lo antes posible para tener tiempo de aprender a utilizarlo.

Señales de alerta temprana de que un contrato está en riesgo

• Las quejas que se escuchan de segunda mano. Si el cliente se lo comunica a tu agente antes que a ti, la comunicación se ha interrumpido.
• Puntos de control omitidos o patrullas tardías. Pequeñas deficiencias en la cobertura suelen ser lo primero que nota un cliente.
• Respuesta más lenta ante incidentes. Los retrasos entre un incidente y su informe erosionan rápidamente la confianza.
• Menos conversaciones con el cliente. El silencio no siempre es sinónimo de satisfacción.

El software de gestión de seguridad detecta estas señales cuando aún hay tiempo para actuar. SFM Security utilizó las soluciones automatizadas de TrackTik para mejorar las operaciones y la satisfacción del cliente en 60 ubicaciones en el sur de Florida. Lea el caso práctico de SFM Security para descubrir cómo.

Si ya eres cliente de Silvertrac y quieres saber cómo sacar más partido al software, o si aún no utilizas ningún software para guardias de seguridad y quieres ver de qué es capaz, echa un vistazo a algunos de nuestros recursos gratuitos.

Cómo TrackTik convierte cada excusa en una ventaja.

• La pérdida de tiempo se convierte en automatización. Los informes, los registros de patrulla y las hojas de horas fluyen a través de un único sistema en lugar de tener que volver a introducirlos manualmente.
• El requisito mínimo es la rendición de cuentas. Las patrullas verificadas y los informes de incidentes brindan a los clientes un registro claro del trabajo realizado.
• Competir por precio se convierte en diferenciación. La prueba del servicio se transforma en tu principal argumento de venta.
• Perder contratos se convierte en retención de clientes. Las señales de alerta aparecen en tus datos incluso antes de que el cliente conteste el teléfono.

Explore la plataforma TrackTik o reserve una demostración para ver cómo se adapta a su operación.