20 preguntas que debes hacerte antes de comprar un software de gestión de seguridad

Como aprendimos de Richard Sparks de GSMA en nuestro artículo sobre clientes destacados , el software de gestión de guardias de seguridad puede y debe transformar cada aspecto de su negocio. Con tantas opciones disponibles, elegir entre ellas puede ser una tarea abrumadora. Estas 20 preguntas le ayudarán a analizar las opciones y encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades, y la tabla comparativa a continuación facilita la comparación de proveedores.

Cuadro de mando para la evaluación del software de gestión de seguridad

Utilice esta tabla de puntuación durante las demostraciones de los proveedores. Califique cada categoría del 1 al 5 según la eficacia con la que el proveedor responda a las preguntas que se presentan a continuación.

Categoría	Preguntas	Cómo es lo bueno
Operaciones de campo	1 a 5	Aplicación móvil sencilla, funciona para vigilancia fija y patrulla móvil, requiere un mínimo de hardware adicional.
Supervisión y rendición de cuentas	6, 7, 11 a 13 y 15	Seguimiento del supervisor, GPS, puntos de control, alertas en tiempo real y permisos personalizados.
Programación y administración	8 y 9	Programación, control horario, nómina y facturación en los mismos datos.
Valor para el cliente	14 y 16	Acceso al portal del cliente, notificaciones e informes que demuestran su valor.
Soporte del proveedor	10 y 17 a 19	Soporte receptivo, un gestor de cuentas y un plan de implementación claro.
Precios	20	Precios transparentes que no te penalizan por hacer crecer tu equipo.

Operaciones de campo y facilidad de uso

1. ¿Se puede utilizar el software tanto para cuentas de vigilancia fija como para cuentas de patrulla móvil?

Muchas soluciones funcionan mejor solo para uno u otro tipo de servicio, así que asegúrese de que la herramienta sea compatible con todos sus equipos. Si ofrece servicios de patrulla móvil y vigilancia fija, identifique las necesidades específicas de su operación y elija un software que no le obligue a realizar cambios importantes en su forma de trabajar actual.

2. ¿Se puede adaptar el software a distintos sectores?

Una asociación de propietarios tiene necesidades muy diferentes a las de una instalación industrial. Asegúrese de que cualquier empresa de software con la que hable pueda abordar las particularidades de cada sector al que presta servicio.

3. ¿Es el software fácil de usar para los agentes de seguridad en el terreno?

Una interfaz complicada genera más trabajo para los agentes, no menos. Solicite una prueba o una demostración en vivo para que pueda ver exactamente lo que ve el agente. Una aplicación para guardias de seguridad fácil de usar aumenta la participación y la adopción.

4. ¿Puede el software ayudar a reducir el tiempo de capacitación?

Un buen sistema de capacitación en el campo permite que un supervisor dedique poco tiempo a mostrarle las instalaciones a un nuevo agente sin que disminuya la calidad del servicio, lo que reduce el costo de una alta rotación de personal. El software de gestión de guardias no solo debe alertar a los supervisores cuando el rendimiento baja, sino que también debe guiar proactivamente a los agentes a través de las órdenes y tareas asignadas durante todo el turno, como lo hace TrackTik .

5. ¿Tendrás que comprar dispositivos o hardware adicionales?

¿La solución requiere la compra de dispositivos? ¿Tiene aplicaciones para Android y Apple? ¿Es necesario comprar etiquetas NFC u otro hardware para puntos de control? El hardware adicional supone un gasto considerable a largo plazo, así que téngalo en cuenta.

Supervisión y rendición de cuentas

6. ¿Se puede utilizar el software para gestionar a los supervisores?

Es importante supervisar a los agentes en sus puestos y, al mismo tiempo, exigir responsabilidades a los supervisores. Como propietario o gerente de operaciones, querrá saber qué puestos visitan los supervisores, a qué agentes capacitan y cuál es su productividad durante el turno.

7. ¿Hay un acceso independiente para los supervisores?

Las cuentas de supervisor independientes permiten personalizar los permisos para que cada persona vea solo la información que necesita. También es importante registrar las evaluaciones de los empleados, las inspecciones de puestos y las inspecciones de vehículos en un sistema que garantice la responsabilidad y la productividad de los supervisores.

11. ¿Permite la solución el seguimiento por GPS de la ubicación de un agente?

El seguimiento GPS generalmente se divide en dos categorías: seguimiento por ruta de navegación y geovallado. Explicamos la diferencia entre geovallado y seguimiento por ruta de navegación en un artículo aparte.

12. ¿Puede la solución demostrar su responsabilidad ante el cliente?

Existen diversas maneras de demostrar la responsabilidad, desde el GPS y los puntos de control de vigilancia hasta un sencillo sistema de registro. Asegúrese de que su solución cuente con un método fiable que se ajuste a sus necesidades.

Sin embargo, la rendición de cuentas va más allá de demostrar dónde se encuentra un agente. Analizamos en detalle cómo resolver finalmente la cuestión de la responsabilidad de los guardias de seguridad .

13. ¿Se le puede notificar en tiempo real si un agente está fuera de las instalaciones o llega tarde?

Lo ideal es enterarse de las ausencias antes que el cliente, para poder solucionar el problema cuanto antes. Estas alertas no deben limitarse a la asistencia. Busque un sistema que vincule las alertas en tiempo real con otras tareas urgentes en la propiedad, ya que un agente puede estar presente y aun así no lograr el resultado que el cliente espera.

El objetivo es un sistema que alerte a los supervisores y gerentes sobre el bajo rendimiento antes de que el cliente llame para quejarse.

15. ¿Se pueden crear niveles de permisos y grupos personalizados para cada responsable?

Además de las cuentas de supervisor, los niveles de permisos personalizados para los agentes reducen la confusión y garantizan que cada uno vea la información más relevante. Esto resulta especialmente útil para los conductores de patrulla que prestan servicio en un conjunto específico de propiedades.

Programación y administración

8. ¿Se integra la solución con la planificación?

La programación, los informes y la facturación están estrechamente relacionados. Cuando se ejecutan en sistemas separados, los errores en uno afectan a los demás, y su equipo dedica tiempo a conciliar datos en lugar de gestionar la operación. Una plataforma conectada evita este problema: el panel de administración de TrackTik se ejecuta dentro de TrackTik, con el mismo inicio de sesión, los mismos permisos, las mismas ubicaciones y los mismos datos, por lo que no es necesario realizar ningún proyecto de integración ni sincronización de datos.

Además, elige una solución que te permita crecer. Pregunta si puedes empezar con los módulos que necesitas hoy y añadir más adelante funciones como la programación, la facturación o la nómina sin cambiar de plataforma.

9. ¿Es posible realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia e integrarlo con la gestión de nóminas?

Como mínimo, la solución debe registrar las horas de entrada y salida para que se integren en la nómina. Pagar a los empleados por el tiempo que realmente trabajaron, en lugar del tiempo programado, mejora la precisión y la rendición de cuentas. La administración de TrackTik vincula las horas verificadas con la nómina y ayuda a prevenir las horas extras no planificadas.

Valor y visibilidad para el cliente

14. ¿La solución aporta un valor real a sus clientes?

La mayoría del software de gestión de guardias te facilitará la vida y mejorará la rendición de cuentas, pero puede que no sea suficiente. ¿Solo quieres demostrar que los agentes están en sus puestos o buscas una solución que aporte un valor real?

Busque una solución que le permita pasar de ser un proveedor a un socio , alguien que desempeñe un papel fundamental en el éxito de sus clientes. Las cuentas de cliente independientes para notificaciones, informes y solicitudes demuestran a sus clientes su compromiso con su éxito.

16. ¿Qué tipo de acceso tienen los clientes?

Necesitas un sistema que tus clientes puedan usar fácilmente para obtener informes y verificar la actividad de los agentes sin tener que ver toda tu operación. Algunos sistemas también permiten que los clientes se comuniquen con los agentes. TrackTik Security Operations incluye un portal para clientes con acceso en tiempo real a informes y resúmenes operativos.

Soporte e implementación del proveedor

10. ¿Cómo se gestiona la atención al cliente?

¿Cuál es el horario de atención? ¿Se ofrece asistencia por teléfono y correo electrónico? ¿Existen opciones de autoservicio, como un centro de recursos? ¿Hay herramientas de capacitación para oficiales, supervisores, operadores y administradores?

El servicio de atención al cliente es tan importante como el software en sí. Sobre todo con una plataforma que cuenta con tantas funciones, es fundamental saber que hay alguien disponible para responder preguntas y ayudarte a sacar el máximo provecho de tu inversión.

17. ¿Es fácil crear y gestionar usuarios?

Asegúrese de que el sistema no le cause problemas cuando necesite contratar a un grupo de nuevos agentes o añadir varios clientes nuevos rápidamente. La rotación de personal es un desafío constante en el sector de la seguridad, por lo que una gestión de usuarios rápida y sencilla es fundamental.

18. ¿Tienes un gestor de cuentas asignado?

Tener a alguien asignado a tu cuenta facilita mucho la obtención de ayuda, en comparación con llamar a una línea de soporte general cada vez. Un gestor de cuenta te ayuda a usar el software para alcanzar tus objetivos, para que no te sientas como un cliente más.

19. ¿Cuánto tiempo lleva la configuración y cómo es el proceso de incorporación?

El tiempo de incorporación es un costo real que no se refleja en el precio. Solicite al proveedor que le muestre el proceso real para configurar una propiedad e implementar la solución en toda su empresa. Una empresa que se tome en serio su éxito debería tener un plan de implementación detallado.

Precios

20. ¿Cómo se calcula el precio?

Los proveedores fijan el precio de su software de diferentes maneras, por ejemplo, por usuario, propiedad, dispositivo o módulo. Tenga cuidado con los precios por usuario, ya que una alta rotación y un crecimiento constante pueden disparar los costos rápidamente. El precio de TrackTik se basa en la cantidad de sitios y los módulos que utiliza, sin penalizaciones por usuario al aumentar su equipo de seguridad.

Revise detenidamente los términos del contrato. Asegúrese de comprender qué incluye, cuánto tiempo llevará la implementación y qué tipo de soporte recibirá antes de comprometerse, y solicite ver el sistema en funcionamiento en una demostración en vivo.

Cómo TrackTik responde a estas preguntas

TrackTik, la plataforma de gestión de personal de seguridad de Trackforce, fue creada para responder a estas preguntas para las empresas de seguridad subcontratadas y los equipos de seguridad empresariales.

• Una única plataforma para el trabajo de campo y la oficina: las rondas de vigilancia, los informes de incidentes, el despacho, la programación, el control de asistencia, la introducción de datos de nómina, la facturación y la inteligencia empresarial comparten los mismos datos.
• Diseñado para todo tipo de puestos: los flujos de trabajo de vigilancia fija, patrulla móvil y despacho se ejecutan en el mismo sistema.
• Responsabilidad en todos los niveles: tanto los agentes como los supervisores y los clientes tienen el acceso adecuado, con alertas en tiempo real y puntos de control verificados.
• Precios que crecen contigo: Los precios se basan en sitios y módulos, por lo que añadir responsables no aumenta tu factura.

Estas son solo algunas de las preguntas que puede hacer durante una demostración. Para obtener una lista de verificación más detallada, descargue la Guía completa del comprador de software de gestión de personal de seguridad física . Cuando esté listo para ver las respuestas por sí mismo, reserve una demostración de TrackTik .