20 preguntas que debes hacerte antes de comprar un software de gestión de seguridad

20 preguntas que debes hacerte antes de comprar un software de gestión de seguridad

Tal y como nos explicó Richard Sparks, de GSMA, en nuestro artículo sobre clientes destacados del mes pasado, el software de gestión de personal de seguridad puede y debe transformar todos los aspectos de tu negocio. Con tantas soluciones de software disponibles, elegir entre ellas puede resultar a veces una tarea abrumadora. A continuación te presentamos 20 preguntas que puedes plantearte para ayudarte a analizar todas las opciones y encontrar la que mejor se adapte a tu negocio.

1. ¿Se puede utilizar el software tanto para cuentas de vigilancia fija como para cuentas de patrulla móvil?

Muchas soluciones funcionan mejor solo para uno u otro, así que asegúrate de que cualquier herramienta que elijas sea compatible con todos tus equipos. Si ofreces tanto servicios de patrulla móvil como de vigilancia fija, asegúrate de identificar las necesidades específicas de tu negocio y de encontrar un software que se adapte a ellas sin que ello suponga un cambio significativo en tu forma de trabajar actual.

2. ¿Se puede adaptar el software a distintos sectores?

Las necesidades de una comunidad de propietarios son muy diferentes a las de una instalación industrial. Asegúrate de que cualquier empresa de software con la que contactes pueda dar respuesta a las particularidades de cada sector en el que trabajes.

3. ¿Es fácil de usar el software para los agentes de seguridad que trabajan sobre el terreno?

Una interfaz de usuario complicada supone más trabajo, en lugar de menos, para tus agentes. Deberías poder acceder a una versión de prueba para ver realmente cómo se presenta la interfaz al agente. Un software fácil de usar te ayudará a aumentar los índices de participación y de adopción.

4. ¿Se puede utilizar el software para reducir el tiempo de formación?

Un buen sistema de formación sobre el terreno permite que tu supervisor dedique muy poco tiempo a mostrar las instalaciones a un nuevo agente sin que ello afecte a la calidad del servicio. Esto reduce el coste que supone la elevada rotación de personal en el sector. El software de gestión de guardias no solo debería alertar a los supervisores cuando el rendimiento de un agente está bajando, sino que también debería involucrar de forma proactiva al agente recordándole lo que se espera de él a lo largo de todo el turno.

5. ¿Tendrás que comprar dispositivos o hardware adicionales?

¿La solución requiere la compra de dispositivos para poder utilizar el sistema? ¿Dispone de una aplicación para Android o Apple? ¿Hay que comprar etiquetas NFC o chips RFID? El hardware adicional puede suponer un gasto que se va acumulando con el tiempo y que conviene tener en cuenta en la planificación.

6. ¿Se puede utilizar el software para gestionar a los supervisores?

Es importante gestionar a los guardias en sus puestos y, al mismo tiempo, contar con una herramienta que haga que los propios supervisores rindan cuentas. Como propietario y director de operaciones, te interesará poder hacer un seguimiento de los puestos que visitan tus supervisores, a qué guardias están formando y su productividad general a lo largo del turno.

7. ¿Hay un acceso independiente para los supervisores?

Disponer de cuentas diferenciadas para los supervisores te permite personalizar los permisos y asegurarte de que cada uno vea únicamente la información que necesita conocer. También es importante registrar datos como las evaluaciones de los empleados, las inspecciones posteriores y las inspecciones de vehículos, entre otros, en un sistema que garantice la responsabilidad y la productividad de los supervisores.

8. ¿Se integra la solución con la planificación?

Algunas startups y pequeñas empresas prefieren integrar tanto la programación como la elaboración de informes en una misma solución. Nosotros solemos recomendar contar con soluciones independientes para la programación y la gestión del personal de guardia, ya que los problemas relacionados con la programación pueden repercutir negativamente y alterar los procesos de elaboración de informes y de gestión.

Recuerda elegir una solución con la que puedas evolucionar. Por ejemplo, si decides utilizar un sistema de planificación más completo, ¿quieres tener que cambiar también tu software de generación de informes?

9. ¿Es posible realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia e integrarlo con la gestión de nóminas?

Una alternativa a un software de planificación completo consiste simplemente en llevar un control de estos datos básicos. La mayoría de las soluciones deberían permitirte registrar las horas básicas de entrada y salida, que luego se pueden remitir al departamento de nóminas. Esto puede ser una herramienta muy útil, ya que te permite pagar a los agentes en función del tiempo realmente trabajado en lugar del tiempo programado, gracias a la mayor rendición de cuentas que ofrece una solución de gestión de guardias.

10. ¿Cómo se gestiona la atención al cliente?

¿Cuál es el horario de atención al cliente? ¿Ofrecen asistencia tanto por teléfono como por correo electrónico? ¿Existen opciones de autoservicio (como un centro de recursos)? ¿Hay herramientas de formación disponibles para guardias, supervisores, operadores y administradores?

El servicio asociado a la solución de software es tan importante como el propio software. Especialmente si se trata de una solución multifacética con funciones complejas, es importante saber que hay alguien disponible para responder a tus preguntas y ayudarte a sacar el máximo partido a tu inversión.

11. ¿Permite la solución el seguimiento por GPS de la ubicación de un agente?

El seguimiento por GPS suele dividirse en dos categorías: el seguimiento por «rastro» y el «geo-fencing». De hecho, aquí hablamos de la diferencia entre ambos métodos.

12. ¿Puede la solución demostrar su responsabilidad ante el cliente?

Existen varias formas de demostrar la rendición de cuentas, desde el GPS hasta los puntos de control, pasando por un sencillo sistema de registro. Asegúrate de que tu solución cuente con un método fiable que se adapte a tus necesidades.

Sin embargo, la rendición de cuentas va más allá de limitarse a demostrar dónde se encuentra el agente; aquí hablamos en profundidad sobre cómo resolver de una vez por todas la cuestión de la rendición de cuentas.

13. ¿Se puede recibir una notificación en tiempo real si un agente se encuentra fuera de las instalaciones o llega tarde?

Lo ideal es que te enteres de que los guardias no se han presentado antes que tu cliente, para que puedas solucionarlo antes de que se convierta en un problema. Este tipo de alertas tampoco deberían limitarse únicamente a la asistencia... Busca un sistema que te permita vincular estas alertas en tiempo real con otros problemas urgentes que surjan en el recinto. Al fin y al cabo, puedes estar presente en el recinto y, aun así, no conseguir ofrecer al cliente el resultado deseado.

El objetivo es encontrar un sistema que avise a tus supervisores y responsables de los agentes cuyo rendimiento sea insuficiente antes de que el cliente llame para quejarse del mal servicio.

14. ¿Esta solución aporta un valor real a tus clientes?

La mayoría de las soluciones de software para la gestión de guardias te facilitarán la vida y mejorarán la rendición de cuentas, pero puede que eso no sea suficiente para tu empresa. ¿Solo quieres demostrar a los clientes que tus guardias están en sus puestos, o buscas una solución que aporte un valor añadido real?

Busca una solución que te permita pasar de ser un proveedor a convertirte en un socio, alguien que desempeñe un papel fundamental en el éxito de tus clientes. Un sistema de software que cuente con cuentas independientes a las que los clientes puedan acceder para recibir notificaciones, consultar información y comunicar incidencias a los guardias puede ser una prueba tangible de lo mucho que te comprometes con su éxito.

15. ¿Se pueden crear niveles de permisos y grupos personalizados para cada responsable?

Más allá de limitarse a crear cuentas específicas para los supervisores, establecer niveles de permiso personalizados para cada agente puede ser una forma excelente de reducir la confusión y garantizar que cada uno reciba únicamente la información que más le concierne. Esto resulta especialmente útil para los conductores de patrulla que prestan servicio en un conjunto concreto de propiedades.

16. ¿Qué tipo de acceso tienen los clientes?

Quieres un sistema al que los clientes puedan acceder fácilmente para generar informes y comprobar la actividad de los agentes, pero que tampoco les revele el funcionamiento completo de tu empresa. Algunos sistemas incluso permiten a los clientes comunicarse con los agentes.

17. ¿Es fácil crear y gestionar usuarios?

Debes asegurarte de que este sistema no te suponga un quebradero de cabeza si tienes que contratar a un montón de nuevos guardias o incorporar a varios clientes nuevos en muy poco tiempo. La rotación de personal es una lucha constante en nuestro sector, por lo que es fundamental contar con un proceso de gestión ágil y sin complicaciones.

18. ¿Tienes un gestor de cuentas asignado?

Contar con una persona asignada específicamente a tu cuenta facilita mucho más la obtención de ayuda con cualquier problema que tener que llamar cada vez a una línea de atención al cliente general. Un gestor de cuentas te ayudará a utilizar el software para alcanzar tus objetivos. No quieres sentirte como una cuenta más. Tus necesidades son únicas y tu solución de software debería incluir un gestor de cuentas que esté disponible para ayudarte a sacar el máximo partido a tu inversión.

19. ¿Cuánto tiempo lleva la configuración? ¿En qué consiste el proceso de incorporación?

El tiempo dedicado a la puesta en marcha de la solución supone, en realidad, un coste adicional que no se tiene en cuenta en el precio final. Asegúrate de que te muestren el proceso real para crear una propiedad e integrar la solución en tu empresa. El tiempo total que transcurre entre la compra y la puesta en marcha supone un gasto para ti. Una empresa que se tome en serio tu éxito debería contar con un plan de implementación detallado.

20. ¿Cómo se calcula el precio?

Las distintas soluciones fijan el precio en función de diversos factores, ya sean usuarios, propiedades, dispositivos, etc. Evita aquellas cuyo precio se calcule por usuario, ya que esto puede suponer dificultades si hay una alta rotación.

Además, ten cuidado a la hora de comprometerte con un contrato antes de que el sistema esté plenamente operativo. La tarificación mensual es tu garantía de que el software siempre funcionará y de que el servicio será siempre de primera calidad. Estas son solo algunas de las preguntas que te conviene plantear durante una demostración. Para obtener una lista más detallada de cuestiones y preguntas, consulta nuestro nuevo libro electrónico, «Tu guía para la compra de software de gestión de seguridad».