4 Gründe, warum Sie KEINE Software für das Wachpersonalmanagement verwenden sollten

Betrachten Sie diesen Artikel als freundschaftlichen Sarkasmus. Falls Ihr Sicherheitsunternehmen immer noch mit Papierberichten, Telefonaten und Tabellenkalkulationen arbeitet, finden Sie hier vier „Gründe“, daran festzuhalten – und die tatsächlichen Kosten. Spoiler: Moderne Sicherheitsmanagement-Software wie TrackTik beantwortet jedes dieser Probleme.

Sie möchten noch einen Schritt weiter gehen? Unsere Checkliste mit 20 Fragen, die Sie sich vor dem Kauf einer Wachmanagement-Software stellen sollten, hilft Ihnen, Plattformen sicher zu vergleichen.

#1 Ihr Unternehmen verschwendet gerne Zeit

Es ist bemerkenswert, wie viele Unternehmen in einen Status quo aus zeitraubenden Prozessen verfallen – und zwar in einem solchen Ausmaß, dass es sogar ganze Stellen gibt, die nur aufgrund dieser Ineffizienzen existieren. Bei einer solchen organisatorischen Trägheit sträuben sich viele Unternehmen gegen Veränderungen, selbst wenn es sich um etwas wie eine Software für das Wachpersonalmanagement handelt, die eindeutig Zeit sparen würde.

Viele Unternehmer in dieser Branche – und ich gehörte früher selbst dazu – haben ihre Karriere im Sicherheitsdienst begonnen, verfügen über wenig betriebswirtschaftliches Know-how und sind es nicht gewohnt, Innovationen voranzutreiben. Das sind genau die Leute, die weiterhin mit ihrer Erfahrung werben, obwohl Kunden eigentlich nach konkreten Lösungen für ihre Probleme suchen.

Das sind die Firmen, die Mitarbeiter beschäftigen, deren einzige Aufgabe darin besteht, Berichte zu sammeln, zu versenden, zu bearbeiten und zu verwalten – obwohl diese Funktion durch eine Software ersetzt werden könnte, die das schneller und deutlich kostengünstiger erledigen würde. Ganz abgesehen von der Zeit, die für die Kommunikation mit den Einsatzkräften im Außendienst, die Koordination von Angelegenheiten wie Parkplätzen und die Besprechung von Kundenanliegen verloren geht.

Wohin die Stunden tatsächlich verschwinden

Der größte Teil des Zeitverlusts bei manuellen Arbeitsgängen verteilt sich auf kleine, sich wiederholende Aufgaben. Hier ein Vergleich der häufigsten Zeitverluste:

Aufgabe	Manueller Prozess	Mit TrackTik
Tägliche Tätigkeitsberichte	Handschriftlich erfasst, gesammelt, abgetippt und per E-Mail versendet	Auf einem Mobilgerät ausgefüllt und für Vorgesetzte sofort sichtbar
Vorfallberichte	Von einem Vorgesetzten überarbeitet, bevor der Kunde sie sieht	ReportPro AI wandelt grobe Feldnotizen in ausgefeilte Berichte um.
Patrouillenüberprüfung	Papierprotokolle, denen die Kunden vertrauen müssen	NFC-, QR-Code-, Barcode- oder GPS-Checkpoint-Scans erzeugen einen mit einem Zeitstempel versehenen Datensatz.
Kommunikation des Beamten	Anrufe und SMS, die keine Spuren hinterlassen	Postbefehle werden direkt an die Mobilgeräte der Beamten gesendet.
Abrechnung und Gehaltsabrechnung	Die Arbeitsstunden wurden von den Stundenzetteln in die Tabellenkalkulationen übertragen.	Die geleisteten Arbeitsstunden fließen ohne erneute Eingabe in die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie in die Rechnungen ein.

Jede Zeile in dieser Tabelle repräsentiert die Zeit, die ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit Kundenbetreuung, Vertrieb oder Kundeninteraktion verbringen könnte. TrackTik ReportPro AI eliminiert den Bearbeitungsschritt vollständig und speichert den Originaltext und den optimierten Text nebeneinander für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.

#2 Ihr Unternehmen zieht es vor, nur das Nötigste zu tun

Viele Kunden verlangen bereits von ihren Sicherheitsdienstleistern den Einsatz von Software zur Wachverwaltung . Sie wünschen sich mehr Transparenz und die Möglichkeit, Probleme in Echtzeit zu überwachen und darauf zu reagieren. Selbst wenn Ihre Kunden mit Papierberichten zufrieden sind, sollten Sie dennoch stets bestrebt sein, Ihren Service zu verbessern.

Wenn Sie sich nicht anpassen und innovativ sind, um Ihren Service ständig zu verbessern, wird sich das in mehrfacher Hinsicht nachteilig auf Sie auswirken. Zum einen wird es viel schwieriger sein, im Wettbewerb zu bestehen und neue Aufträge zu gewinnen, wenn andere Unternehmen fortschrittlichere Tools einsetzen. Außerdem wird irgendwann einer Ihrer Kunden verlangen, dass Sie ein Wachpersonal-Managementsystem einführen, und dann werden Sie gezwungen sein, den Wechsel vorzunehmen.

Wie wir bereits in unserem Beitrag über die Merkmale erfolgreicher Silvertrac-Kunden erläutert haben, sind Unternehmen, die den Wechsel aus eigenem Antrieb vollziehen, anstatt dazu gezwungen zu werden, fast immer erfolgreicher. Man kann sich zwar mit dem Nötigsten begnügen, wenn man möchte, doch wer proaktiv handelt, wird auf lange Sicht immer die Nase vorn haben.

Was Kunden heute von ihrem Sicherheitsanbieter erwarten

• Vorfallsbenachrichtigungen in Echtzeit. Kunden möchten über ein Problem informiert werden, solange es noch behebbar ist, und nicht erst im morgigen Bericht.
• Bestätigte Patrouillen. Zeitgestempelte Kontrollpunktscans aus einem Wächterkontrollsystem beweisen, dass sich die Beamten dort befanden, wo sie sein sollten.
• Professionelle und einheitliche Berichterstattung. Klare Berichte mit Fotos und vollständigen Details spiegeln die Qualität Ihrer Dienstleistung wider.
• Daten, auf deren Grundlage sie handeln können. Trends bei Vorfällen, Standorten und Schichten helfen Kunden, bessere Sicherheitsentscheidungen zu treffen.

#3 Du magst es, im Preiswettbewerb mitzumischen

Der Grund, warum Kunden sich scheinbar nur für den Preis interessieren, liegt darin, dass die Branche es so lange versäumt hat, Glaubwürdigkeit aufzubauen und ihre Dienstleistungen von denen der Konkurrenz abzuheben. Wenn Sie einfach nur hereinkommen und wie alle anderen über Erfahrung und Verantwortungsbewusstsein sprechen, werden die Kunden immer sofort zur letzten Seite blättern und ihre Entscheidung danach treffen, wer den niedrigsten Preis bietet.

Wer den niedrigsten Preis anbieten und so Kunden gewinnen will, soll es ruhig tun, aber dieses Geschäftsmodell ist schwer durchzuhalten. Die Gewinnspannen werden extrem gering sein, man muss Abstriche machen, um die Kosten niedrig zu halten, und verliert in der Regel Kunden, wenn man die versprochene Leistung zum angegebenen Preis nicht erbringen kann.

Glücklicherweise gibt es auch andere Möglichkeiten. Anstatt den Preis als Verkaufsargument zu nutzen, zeigen Sie Ihren Kunden lieber, wie Sie ihnen einen echten Mehrwert bieten und ihnen so Zeit und Geld sparen können.

Wie man über Wert statt über Preis konkurrieren kann

1. Präsentieren Sie Beweise, nicht Versprechungen. Fügen Sie jedem Vorschlag Beispielberichte und Patrouillendaten bei.
2. Zeigen Sie, was Sie verhindern. Teilen Sie Trends bei Vorfällen und Reaktionszeiten mit, nicht nur die Stunden vor Ort.
3. Integrieren Sie Technologie in Ihr Angebot. Erklären Sie, wie Kunden die Arbeiten während der Ausführung miterleben werden. Unser Artikel darüber, wie Sicherheitsmanagement-Software Ihre Verkaufspräsentation verändern wird, zeigt Ihnen, wie das aussehen kann.
4. Preis für die von Ihnen erbrachte Leistung. Wenn der Wert sichtbar ist, können Sie einen fairen Preis verteidigen, anstatt das niedrigste Angebot anzunehmen.

#4 Es macht dir nichts aus, Aufträge zu verlieren

Ich kenne keinen Unternehmer, der sich keine Sorgen darüber macht, Aufträge zu verlieren. Wenn man so viel Zeit und Geld in sein Unternehmen investiert hat, sollte man stets darauf bedacht sein, seine Kunden zu binden. Schließlich ist es viel kostengünstiger, einen bestehenden Kunden zu halten, als einen neuen zu gewinnen.

Das Problem ist: Wenn Sie keine Software für das Sicherheitspersonalmanagement einsetzen, wird früher oder später jemand anfangen, Ihnen Kunden abzuwerben. Durch ihre höhere Effizienz und ihre besseren Fähigkeiten werden sie Kunden von Ihrem Service abwerben. Genau in diese Richtung entwickelt sich die Branche.

„Es wird zum Standard, es wird mittlerweile zur Grundvoraussetzung in der Branche, während es vor fünf Jahren noch optional war“, sagte Johnny Page, Co-Moderator des Podcasts „The Silvertrac Extra“.

Wir sind an einem Punkt angelangt, an dem das Fehlen der Software tatsächlich einen Wettbewerbsnachteil darstellt. Um sich von der Masse abzuheben, muss man wissen, wie man das Beste aus der Software herausholt – und das bedeutet, sie so schnell wie möglich einzuführen, damit man genügend Zeit hat, sich mit ihrer Bedienung vertraut zu machen.

Frühe Warnzeichen dafür, dass ein Vertrag gefährdet ist

• Beschwerden, von denen Sie nur vom Hörensagen erfahren. Wenn der Klient Ihrem Beamten davon erzählt, bevor er Sie informiert, ist die Kommunikation gestört.
• Verpasste Kontrollpunkte oder verspätete Patrouillen. Kleine Lücken in der Überwachung sind oft das Erste, was einem Kunden auffällt.
• Langsamere Reaktion auf Vorfälle. Verzögerungen zwischen einem Vorfall und Ihrer Meldung untergraben schnell das Vertrauen.
• Weniger Gespräche mit dem Kunden. Schweigen bedeutet nicht immer Zufriedenheit.

Die Software zur Wachdienstverwaltung erkennt diese Signale, solange noch Handlungsspielraum besteht. SFM Security nutzte die automatisierten Lösungen von TrackTik, um die Abläufe und die Kundenzufriedenheit an 60 Standorten in Südflorida zu verbessern. Lesen Sie die Fallstudie von SFM Security, um mehr zu erfahren.

Wenn Sie bereits Silvertrac-Kunde sind und erfahren möchten, wie Sie die Software noch besser nutzen können, oder wenn Sie noch keine Software für Sicherheitsdienste einsetzen und sehen möchten, was diese alles leisten kann, schauen Sie sich doch einige unserer kostenlosen Ressourcen an.

Wie TrackTik jede Ausrede in einen Vorteil verwandelt

• Zeitverschwendung wird durch Automatisierung ersetzt. Berichte, Patrouillenprotokolle und Stundenzettel laufen durch ein einziges System, anstatt neu abgetippt zu werden.
• Das absolute Minimum ist Transparenz und Verantwortlichkeit. Verifizierte Streifenfahrten und Vorfallsberichte liefern den Kunden eine klare Dokumentation der geleisteten Arbeit.
• Der Preiswettbewerb wird zur Differenzierung. Der Nachweis von Service wird zu Ihrem stärksten Verkaufsargument.
• Verlorene Aufträge bedeuten Kundenbindung. Warnsignale zeigen sich in Ihren Daten, noch bevor der Kunde zum Telefon greift.

Erkunden Sie die TrackTik-Plattform oder buchen Sie eine TrackTik-Demo , um zu sehen, wie sie zu Ihrem Betrieb passt.