Blackbird Security mejora su eficiencia gracias a la automatización de TrackTik

Blackbird Security mejora su eficiencia gracias a la automatización de TrackTik

Blackbird Security mejora su eficiencia gracias a la automatización de TrackTik

Blackbird Security ha alcanzado un nivel de eficiencia sin precedentes gracias a la automatización de TrackTik. Su director general, Ranko Vukovic, explica cómo la plataforma ha optimizado la gestión de horarios, la facturación y la elaboración de informes, impulsando así una transformación basada en datos.

Blackbird Security es uno de los proveedores de servicios de seguridad profesionales que más rápido está creciendo en Canadá. Cuando la empresa se fundó en 2015, su actividad se centraba a nivel local en su única sede de entonces, situada en Vancouver, Columbia Británica. A medida que se fue difundiendo su prestigio en materia de seguridad, cadenas minoristas nacionales como Loblaws, Sephora y Best Buy se fijaron en ella. Blackbird Security se ha expandido por todo Canadá y cuenta ahora con algo más de 2.000 empleados y una sede central adicional en Toronto.

Reto: Los problemas propios de la expansión

En los inicios de Blackbird, la asignación de los guardias de seguridad se podía gestionar adecuadamente mediante procesos manuales. Una sencilla aplicación de planificación ofrecía suficiente visibilidad sobre la actividad de los guardias como para gestionar los turnos. Sin embargo, a medida que la empresa se expandía y las necesidades de los clientes empezaban a aumentar, Blackbird se dio cuenta de que no contaba con los recursos internos necesarios para seguir el ritmo.

El director general, Ranko Vukovic, sabía que la solución estaba en la automatización. «Cuando hacíamos todo manualmente, solo podíamos gestionar el trabajo hasta cierto punto. A medida que íbamos captando clientes más importantes, nos dimos cuenta de que necesitábamos programas que pudieran hacer el trabajo por nosotros».

Aunque el equipo barajó diferentes aplicaciones de gestión y administración, Blackbird se mantuvo firme en que tenía que haber una forma mejor de hacerlo y buscó un enfoque más integrado.

Solución: La transición a la era digital con TrackTik

A medida que Blackbird pasaba de contar con cientos a miles de guardias, los métodos manuales estaban lastrando al equipo. La plataforma TrackTik aliviaría ese aumento de las horas dedicadas a tareas administrativas.

Para Vukovic y su equipo, conectar todas las facetas de su negocio era fundamental para alcanzar el éxito. Querían un sistema que ofreciera total transparencia en la programación de los guardias, la facturación y la elaboración de informes, con el fin de que sus operaciones se desarrollaran con la mayor fluidez posible.

Vukovic comentó: «Eché un vistazo a varias aplicaciones y programas distintos que no se comunicaban entre sí. Lo único que quería era poder navegar por una sola plataforma que reuniera todo lo que necesitaba en un mismo lugar».

La sencillez de la plataforma de TrackTik fue, en última instancia, lo que impulsó la migración digital, pero pronto el personal de Blackbird descubrió el poder transformador que puede tener una herramienta integrada de gestión de personal de seguridad física. Los flujos de trabajo personalizables, fundamentales para satisfacer las diversas necesidades de sus clientes, estaban ahora al alcance de la mano.

Resultados: una transformación basada en datos

Gracias, en parte, a un equipo de implementación muy comunicativo y colaborador, junto con integraciones fáciles de instalar, Blackbird logró que todos los departamentos se pusieran de acuerdo en el uso de TrackTik desde el primer momento. Los responsables de planificación, los equipos de RR. HH. y los de finanzas encontraron nuevas formas de mejorar la eficiencia gracias a la solución TrackTik.

Cómo eliminar la incertidumbre en la gestión de los turnos de guardia

Blackbird ha experimentado un enorme crecimiento en los últimos años y, antes de implantar TrackTik, el gran número de guardias a su cargo hacía imposible que los recursos internos pudieran gestionar los turnos de forma manual.

Los sistemas tradicionales no contaban con las funciones de registro de entrada y salida necesarias para saber exactamente cuándo y dónde llegaban los guardias a sus turnos. El equipo de Blackbird valoró que el sistema TrackTik contara con notificaciones integradas, lo que permitía a los clientes tener visibilidad en tiempo real de las entradas y salidas de los guardias. Esta función eliminó la tarea manual de llamar por teléfono a una tienda para comprobar si un guardia había llegado a tiempo y ayudó a validar la finalización del turno.

Además, gracias a la capacidad de TrackTik para llevar un control de las certificaciones y licencias de los guardias, los clientes de Blackbird pueden estar tranquilos sabiendo que, si un guardia está ausente, hay un sustituto totalmente cualificado disponible. Las ausencias son algo habitual en cualquier negocio, pero los clientes necesitan saber que cuentan con los recursos adecuados para adaptarse a cualquier cambio en el horario.

Optimización de los procedimientos administrativos

El acceso a las funciones de backend del sistema TrackTik ha reducido el número de problemas administrativos a los que se enfrentaba Blackbird. Los departamentos de contabilidad y nóminas disponen de una transparencia total sobre los turnos trabajados, lo que les permite resolver cualquier discrepancia basándose en datos. Esta rendición de cuentas genera un nuevo nivel de confianza en la forma en que Blackbird factura a sus clientes y paga a sus guardias.

TrackTik ha ahorrado al personal administrativo de Blackbird innumerables horas en la verificación y el cotejo manual de las hojas de asistencia, y les ha ayudado a asignar los recursos de forma más eficaz. Cada cambio de turno o hora trabajada se registra sin esfuerzo, por lo que el personal puede exportar informes en segundos para generar automáticamente facturas que al departamento de facturación le habrían llevado semanas completar.

Ofrecer transparencia a los clientes

Blackbird no solo está logrando una mayor eficiencia operativa en sus oficinas gracias a TrackTik, sino que sus clientes también aprecian el valor de esta solución. Ya no es necesario buscar información ni revisar montones de papeleo para ofrecer datos relevantes a sus clientes. En su lugar, los clientes de Blackbird pueden acceder a la información por sí mismos a través de la plataforma TrackTik.

Blackbird ha personalizado el acceso al portal de clientes dentro del sistema TrackTik para que estos puedan iniciar sesión y consultar en tiempo real los indicadores de rendimiento del personal de seguridad. Los clientes disponen de una visibilidad completa de las operaciones del personal de seguridad en todas sus sedes sin tener que solicitar información adicional a su empresa de seguridad. Esto proporciona a los clientes una valiosa perspectiva sobre un aspecto de la gestión del personal de seguridad que, de otro modo, suele estar restringido.

Los clientes pueden incluso recibir alertas en tiempo real sobre incidentes o notificaciones de finalización de rondas, lo que les permite asegurarse de que un guardia ha cumplido con sus obligaciones para garantizar la seguridad de las instalaciones. Gracias a los correos electrónicos y los informes generados automáticamente, los clientes de Blackbird pueden abordar los problemas de forma proactiva, en lugar de esperar a que sea demasiado tarde.

Prácticas de seguridad innovadoras para el futuro

El equipo de Blackbird está deseando ver hasta dónde les puede llevar la automatización. El uso del Data Lab de TrackTik ha supuesto toda una revelación para los clientes, que ahora pueden acceder a análisis detallados de los indicadores de productividad. Esta información ha abierto la puerta a alternativas basadas en datos a la hora de evaluar el rendimiento de los empleados. Los análisis ponen de manifiesto las carencias en materia de formación o las anomalías en el rendimiento de la plantilla que es necesario abordar.

La mejora de la toma de decisiones gracias a la generación automática de informes ha permitido a Blackbird optimizar sus recursos y anticiparse mejor a los retos futuros, lo que le permite mantenerse a la vanguardia en un panorama de seguridad en rápida evolución.

Cuando la expansión superó los recursos internos, Blackbird recurrió a TrackTik para unificar la planificación, la gestión de nóminas y la elaboración de informes para los clientes, sin sacrificar la calidad del servicio.