Les entreprises de sécurité devraient-elles facturer l'utilisation d'un logiciel de gestion des agents de sécurité ?

Les entreprises de sécurité devraient-elles facturer l'utilisation d'un logiciel de gestion des agents de sécurité ?

L'utilisation des logiciels de gestion des agents de sécurité ne cesse de gagner en popularité dans le secteur de la sécurité. Ce qui soulève la question suivante : les entreprises de sécurité devraient-elles facturer davantage leurs clients pour l'utilisation de ces technologies ?

Ou mieux encore… Dans quelle mesure les entreprises de sécurité devraient-elles facturer à leurs clients l'utilisation de la technologie ?

Nous vous recommandons vivement d'intégrer le coût d'une solution de gestion du personnel de sécurité. Il s'agit d'un coût inhérent à l'activité ; il doit donc être pris en compte lors de la préparation de vos propositions et de vos offres.

Cette semaine, nous allons aborder des aspects très concrets et vous présenter plusieurs façons de présenter vos coûts, ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque méthode.

Mais avant d'entrer dans le vif du sujet, vous devez décider si vous souhaitez donner au client la possibilité d'utiliser ou non le logiciel dans ses locaux.

Devriez-vous proposer cette option à vos clients ?

Si vous présentez le coût du logiciel comme une option supplémentaire ou un supplément facultatif, vous risquez que le client choisisse de ne pas l'utiliser.

Dans la plupart des cas, les processus de rapport manuels, tels que les rapports rédigés à la main, les rapports envoyés par e-mail ou les systèmes « deggy », coûtent en réalité plus de temps et d’argent à une entreprise de sécurité qu’une solution de gestion des agents de sécurité.

Avec un système manuel, vous devez tenir compte des éléments suivants :

• Temps supplémentaire consacré à la collecte et à la diffusion des rapports
• Durée de la visite sur le site pour des contrôles ponctuels des installations
• Des durées de formation plus longues
• Temps consacré à la recherche d'anciens rapports lorsque cela s'avère nécessaire.

De plus, vous ne bénéficiez pas d'outils tels que le GPS, les rondes de surveillance ou les alertes de performance, qui vous aident à identifier les agents dont les performances sont insuffisantes et qui font courir un risque au compte.

Avant de décider comment présenter le coût à votre client, déterminez donc si l'installation de la solution sur site est une option envisageable.

Si vous comptez proposer au client la possibilité d' utiliser (ou de ne pas utiliser) le logiciel, il existe deux façons de lui présenter ce coût.

Option n° 1 – Un forfait mensuel

La première façon de présenter le coût au client consiste à lui proposer un forfait mensuel.

La plupart du temps, on constate que les entreprises ajoutent une marge comprise entre 30 et 50 % au coût du téléphone, du forfait de données et des logiciels.

Voici un exemple illustrant comment cela pourrait apparaître dans une proposition :

Les avantages :

• La première option est simple et facile à comprendre pour le client.
• Cela permet de rentabiliser l'utilisation du logiciel

Les inconvénients :

• Le client peut refuser d'utiliser le logiciel, ce qui vous obligera à adopter une approche de gestion plus fastidieuse.

Option n° 2 – Ajoutée sous forme de tarif horaire

La deuxième façon de présenter ce coût au client consiste à l'ajouter au tarif horaire.

C'est l'approche que j'apprécie le moins, mais je l'ai incluse dans cet article car c'est une approche que l'on voit assez souvent utilisée.

Voici un exemple illustrant comment cela pourrait apparaître dans une proposition :

Les avantages :

• Il présente tous les coûts du devis sous forme d’« heures ».
• Vous pouvez réaliser un bénéfice net plus important sur la marge si le nombre d'heures de garde est plus élevé au cours d'un mois.

Les inconvénients :

• Bien que vos coûts liés au logiciel soient fixes, vous facturez au client un tarif variable calculé en fonction du nombre d'heures d'utilisation du système. D'après notre expérience, ce modèle incite davantage le client à refuser d'utiliser le logiciel.

Option n° 3 – Inclus dans le tarif horaire

La troisième option est celle que l'on voit le plus souvent utilisée, et c'est celle que nous recommandons.

Avec cette approche, vous ne donnez pas au client la possibilité de ne pas utiliser le logiciel. Au lieu de cela, vous intégrez simplement le coût du téléphone, des données et de la licence dans le tarif horaire lui-même.

Voici un exemple illustrant comment cela pourrait apparaître dans une proposition :

Il est courant d’ajouter entre 0,35 et 0,50 dollar de l’heure au tarif final, lorsque vous calculez l’ensemble des frais généraux et des coûts inclus dans votre tarif horaire. Cependant, lorsque vous présentez ce tarif au client, donnez l’impression que vous avez renoncé aux frais liés à l’utilisation du système.

Contenu bonus : En 2016, nous avons publié une liste de tous les éléments que votre tarif de garde doit inclure.

Les avantages :

• Vous amortissez le coût du logiciel et du matériel, ce qui n'a donc aucun impact sur votre résultat net
• Vous privez le client de la possibilité de refuser l'utilisation ou le coût du logiciel
• Si vous remportez le marché, vous serez aussi efficace que possible.
• Le client a l'impression de faire une bonne affaire lorsque vous lui offrez le logiciel gratuitement.

Les inconvénients :

• Votre tarif horaire sera plus élevé que s'il vous était donné de réduire le coût du logiciel et/ou de leur laisser la possibilité de refuser.

Résumé

Nous avons présenté trois façons de répercuter le coût d'un logiciel de gestion du personnel de sécurité sur votre client :

1. Vous pouvez l'inclure sous forme de forfait mensuel
2. Vous pouvez l'ajouter en supplément au tarif horaire
3. Vous pouvez l'inclure dans le tarif horaire

Au cours des dix dernières années, en collaborant avec des milliers d'entreprises, nous avons constaté que la troisième méthode donnait les meilleurs résultats. Cependant, chaque entreprise de sécurité est différente ; nous vous encourageons donc à tester ces différentes méthodes afin de déterminer celle qui vous convient le mieux.