¿Deberían las empresas de seguridad cobrar por el uso de software de gestión de vigilantes?

¿Deberían las empresas de seguridad cobrar por el uso de software de gestión de vigilantes?

El uso de software de gestión de guardias sigue ganando popularidad en todo el sector de la seguridad. Lo que nos lleva a preguntarnos: ¿deberían las empresas de seguridad cobrar más a sus clientes por el uso de esta tecnología?

O mejor aún... ¿Cómo deberían las empresas de seguridad cobrar a sus clientes por el uso de la tecnología?

Recomendamos encarecidamente incluir el coste de una solución de gestión de seguridad. Se trata de un gasto inherente a la actividad empresarial, por lo que debe tenerse en cuenta a la hora de elaborar tus propuestas y ofertas.

Esta semana nos ponemos muy prácticos y te mostramos varias formas de presentar tus costes, junto con las ventajas y los inconvenientes de cada método.

Pero antes de entrar en materia, tienes que decidir si quieres ofrecer al cliente la opción de utilizar o no el software en sus instalaciones.

¿Deberías ofrecer esa opción a tus clientes?

Si presentas el coste del software como una venta adicional o como un cargo opcional, corres el riesgo de que el cliente decida no utilizarlo.

En la mayoría de los casos, los procesos manuales de elaboración de informes —como los informes escritos a mano, los enviados por correo electrónico o los sistemas «deggy»— suponen, en realidad, un mayor gasto de tiempo y dinero para una empresa de seguridad que una solución de gestión de guardias.

Con un sistema manual hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Tiempo adicional dedicado a recopilar y distribuir informes
• Tiempo dedicado a visitar las instalaciones para realizar inspecciones aleatorias
• Tiempos de entrenamiento más largos
• Tiempo dedicado a recuperar informes anteriores cuando es necesario.

Además, te pierdes herramientas como el GPS, las rondas de vigilancia o las alertas de rendimiento, que te ayudan a identificar a los agentes con bajo rendimiento, lo que pone en riesgo la cuenta.

Así que, antes de decidir cómo presentar el coste a tu cliente, valora si es posible instalar la solución in situ.

Si vas a ofrecer al cliente la opción de utilizar (o no utilizar) el software, hay dos formas de presentarle ese coste.

Opción n.º 1: una cuota mensual fija

La primera forma de presentar el coste al cliente es mediante una cuota mensual fija.

La mayoría de las veces vemos que las empresas suman el coste del teléfono, el plan de datos y el software, y aplican un margen de beneficio de entre el 30 % y el 50 %.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo quedaría esto en una propuesta:

Ventajas:

• La primera opción es sencilla y fácil de entender para el cliente.
• Ofrece un rendimiento por el uso del software

Los contras:

• El cliente puede rechazar el software, lo que te obligaría a adoptar un enfoque de gestión que requiere más trabajo.

Opción n.º 2: se añade como tarifa por hora

La segunda forma de presentar el coste al cliente es como un suplemento a la tarifa por hora.

Este es el enfoque que menos me gusta, pero lo he incluido en esta entrada porque es uno que se utiliza con bastante frecuencia.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo quedaría esto en una propuesta:

Ventajas:

• Recoge todos los costes de la propuesta en un «formato por horas»
• Podrás obtener más beneficio neto gracias al margen de beneficio si hay más horas de guardia en un mes.

Los contras:

• Aunque los costes del software son fijos, se cobra al cliente una tarifa variable en función de las horas de uso del sistema. Según nuestra experiencia, el uso de este modelo hace que el cliente sea más propenso a rechazar el uso del software.

Opción n.º 3: incluida en la tarifa por hora

La tercera opción es la que se utiliza con más frecuencia, y es la que recomendamos.

Con este enfoque, no le das al cliente la opción de prescindir del uso del software. En su lugar, simplemente incluyes el coste del teléfono, los datos y la licencia en la propia tarifa por hora.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo quedaría esto en una propuesta:

Es habitual añadir entre 0,35 y 0,50 dólares adicionales por hora a la tarifa final, a la hora de calcular todos los gastos generales y costes que se incluyen en tu tarifa por hora. Sin embargo, cuando se lo presentes al cliente, haz que parezca que has renunciado al coste de utilizar el sistema.

Contenido adicional: En 2016 publicamos una lista con todo lo que debe incluir tu tarifa de guardia.

Ventajas:

• Recuperas el coste del software y el equipo, por lo que no afecta a tus resultados netos.
• Se elimina la posibilidad de que el cliente rechace el uso o el coste del software
• Si consigues el contrato, serás lo más eficiente posible.
• El cliente tiene la sensación de estar haciendo un buen negocio cuando le eximes del coste del software.

Los contras:

• Tu tarifa por hora será más alta de lo que sería si redujeras el coste del software y/o les dieras la opción de rechazarlo.

Resumen

Hemos explicado tres formas de repercutir el coste del software de gestión de guardias a tu cliente:

1. Puedes incluirlo como una cuota mensual fija
2. Puedes incluirlo como un suplemento a la tarifa por hora
3. Puedes incluirlo en la tarifa por hora

Tras haber trabajado con miles de empresas durante los últimos 10 años, hemos comprobado que el método tres es el que ofrece los mejores resultados. Sin embargo, cada empresa de seguridad es diferente, por lo que te animamos a que pruebes estos distintos métodos para ver cuál te funciona mejor.