Protéger votre retour sur investissement : 3 façons pour les entreprises de sécurité de prévenir les coûts liés aux heures supplémentaires non facturées

Protéger votre retour sur investissement : 3 façons pour les entreprises de sécurité de prévenir les coûts liés aux heures supplémentaires non facturées

Dans le domaine de la sécurité physique, la mission et l’objectif premiers de tout dirigeant d’une entreprise de sécurité consistent à garantir le plus haut niveau de sûreté et de sécurité à ses clients, à ses employés et à la communauté. Les entreprises de sécurité doivent veiller à ce que leurs activités prospèrent avec des coûts minimaux et des marges bénéficiaires durables, tout en justifiant les dépenses engagées par les équipes de sécurité pour l’exercice de leurs fonctions.

Les frais de personnel représentant la majeure partie des coûts des entreprises de sécurité – leur part pouvant atteindre plus de 95 % –, la marge bénéficiaire est extrêmement serrée et dépend souvent de quelques points de pourcentage seulement. Le principal défi susceptible d’affecter ces marges est souvent invisible pour les entreprises de sécurité : il s’agit des heures supplémentaires non facturées. Cela peut avoir un impact de 6 à 10 % sur les bénéfices, et la plupart des entreprises ne savent pas comment identifier et prévenir ce phénomène. En tant que dirigeant d’une entreprise de sécurité, il vous appartient d’identifier ces coûts susceptibles de monter en flèche et de trouver des moyens de prévenir les heures supplémentaires non facturables.

Qu'est-ce qu'une heure supplémentaire non facturable ?

Commençons par le commencement : la gestion des coûts de main-d’œuvre du personnel de sécurité. Lorsqu’un effectif est composé de salariés rémunérés à l’heure, ceux-ci perçoivent un taux horaire fixe en fonction du lieu ou du type de poste. La plupart des salariés horaires sont soumis à une limite hebdomadaire d’heures de travail – généralement 40 heures par semaine. Si un salarié dépasse ces 40 heures, il perçoit une rémunération pour heures supplémentaires, fixée à une fois et demie le taux horaire normal. Ainsi, un salarié gagnant 15 $/heure pendant sa période de paie normale percevra 7,50 $/heure supplémentaires dès qu’il dépassera les 40 heures, soit 22,50 $/heure.

Voici le problème auquel sont confrontées les entreprises de sécurité : la plupart du temps, elles ne peuvent pas facturer davantage au client pour les heures supplémentaires. La plupart des tarifs étant fixés dans le contrat, ils ne peuvent pas être ajustés en fonction des heures supplémentaires.

Ainsi, si votre contrat stipule que vous pouvez facturer 22,00 $/heure pour vos agents et que vous devez payer des heures supplémentaires à l’un d’entre eux, vous perdez en réalité 0,50 $/heure lorsque vos agents effectuent des heures supplémentaires. Ces heures sont considérées comme des « heures supplémentaires non facturables » ; si vous n’en avez pas une bonne visibilité et que vous continuez à autoriser ces heures supplémentaires, cela peut affecter vos marges bénéficiaires, réduire vos recettes et, à terme, compliquer la tâche des entreprises de sécurité pour rester rentables.

Voici quelques conseils que vous pouvez mettre en pratique pour réduire, voire éliminer, les heures supplémentaires non facturables :

1. Visualisation des plannings du personnel de sécurité grâce à la gestion des horaires et des effectifs
De nombreuses entreprises de sécurité ont recours à différentes méthodes pour visualiser et communiquer les plannings à leur personnel. Lorsque les entreprises de sécurité démarrent leur activité ou disposent d’un effectif réduit et d’une poignée de clients, elles peuvent opter pour une solution simple ; croyez-le ou non, certaines utilisent encore des tableaux blancs et des documents imprimés à remettre aux agents. À mesure que leurs activités se développent, elles peuvent passer à un tableur ou à un format numérique ; mais au fur et à mesure de leur croissance, la visibilité sur les heures hebdomadaires de chaque agent peut devenir floue.

Pour que les entreprises de sécurité puissent bénéficier d’une réelle visibilité et d’un contrôle effectif sur les coûts liés aux heures travaillées, la mise en place et la gestion d’un logiciel de planification des horaires du personnel constituent la clé du succès. Les outils de planification visuelle ne se contentent pas de servir de tableau de planning numérique pour les différents sites, postes, équipes et même clients ; ils permettent également d’afficher le nombre total d’heures par employé, par poste et par client, et offrent ainsi aux dirigeants d’entreprises de sécurité une meilleure vue d’ensemble du nombre total d’heures prestées.

2. Utilisation de solutions intelligentes de planification des horaires du personnel pour éliminer les heures supplémentaires non facturables
Disposer d’une solution de planification visuelle permet de visualiser où le personnel de sécurité est le plus présent et où il est affecté pour ses gardes, sur une base hebdomadaire. Afin d’éviter les heures supplémentaires non facturables, les responsables de la sécurité doivent recevoir des notifications lorsque le personnel de sécurité approche de son nombre maximal d’heures pour la semaine, garantissant ainsi qu’aucune dépense supplémentaire n’est engagée.

Une solution logicielle complète de gestion du temps et des effectifs intègre des règles métier permettant aux responsables de la sécurité d’identifier les agents qui approchent de leur limite hebdomadaire d’heures de travail régulières. Les responsables de la sécurité peuvent alors exclure ces agents lors de l’affectation des plannings. Par exemple, si les responsables de la sécurité planifient les effectifs pour un poste un vendredi et qu’ils savent qu’il est impératif d’éviter les heures supplémentaires, ils peuvent exclure tous les agents ayant dépassé 32 heures, éliminant ainsi le risque d’heures supplémentaires.

3. Obtenir des informations sur les plannings prévisibles grâce aux rapports et aux prévisions
En tant que propriétaire d’une entreprise de sécurité, il est important pour vous d’avoir un aperçu des performances de votre personnel de sécurité, car il est essentiel de connaître vos marges bénéficiaires à un moment donné ; cependant, pour réellement réduire les coûts de main-d’œuvre liés aux heures supplémentaires, il faut disposer d’un rapport plus complet portant sur une période glissante plus longue. En consultant un rapport sur le chiffre d’affaires glissant, vous pouvez analyser les semaines précédentes afin d’observer les fluctuations du nombre d’heures, des frais facturables et des dépenses. Idéalement, ce rapport devrait contenir :

• Heures facturées et heures non facturées : sur une longue période, dans quelle mesure le rapport entre nos heures facturées et nos heures non facturées a-t-il évolué ?
• Chiffre d'affaires et charges : l'extension de la période vous permet de voir comment le chiffre d'affaires facturable et les charges ont évolué au fil du temps.
• Bénéfice brut sur la masse salariale : quel a été le montant du bénéfice réalisé au cours de cette période, et y a-t-il eu des variations ou des fluctuations au niveau de ce bénéfice ?
• Coût par heure facturée : quel est le rapport entre le taux de facturation et le taux de paie, et quelle est la marge calculée sur une base horaire ?

Des rapports tels que celui-ci sont précieux pour aider les dirigeants d'agences de sécurité à prévoir leurs bénéfices potentiels au fil du temps. Un rapport sur le chiffre d'affaires glissant permet d'analyser le chiffre d'affaires facturable et les charges de personnel, afin de déterminer s'il existe une tendance sur cette période. L'observation de ces pics et creux peut aider efficacement les dirigeants d'agences de sécurité à planifier leurs bénéfices pour la période suivante.

En fin de compte, la suppression ou la réduction des heures supplémentaires dépend du fait qu'il s'agisse ou non d'une dépense évitable.

Bien qu'il ne s'agisse là que de quelques solutions permettant de réduire les heures supplémentaires non facturables, il arrive parfois qu'il n'y ait tout simplement pas d'autre choix que de faire effectuer des heures supplémentaires au personnel de sécurité. Les périodes de forte affluence, ou les demandes imprévues liées à un surcroît de travail ou à de nouveaux contrats, rendent en effet difficile de suivre le rythme.

Même si l’utilisation de solutions de gestion du temps et des effectifs vous permettra sans aucun doute d’identifier les domaines dans lesquels il est possible de réduire les heures supplémentaires, cela ne suffira peut-être pas à les éliminer complètement. Avoir une bonne visibilité sur les lieux et la fréquence des heures supplémentaires, tout en planifiant leur réduction future, peut s’avérer très bénéfique pour une entreprise. Il existe des calculs qui peuvent vous aider à déterminer dans quelle mesure les heures supplémentaires peuvent être réduites, mais en fin de compte, cela dépendra toujours de la manière dont les opérations sont gérées, des outils mis en œuvre pour faciliter ce processus et des rapports utilisés pour prévoir les dépenses potentielles.

Vous êtes une entreprise de sécurité et vous souhaitez calculer votre retour sur investissement afin de réduire les heures supplémentaires et les coûts horaires ? Ou bien vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont l’utilisation d’un outil de gestion des effectifs pour vos équipes de sécurité peut vous permettre de réduire vos coûts ? Remplissez le formulaire pour demander plus d’informations ou pour découvrir comment gérer efficacement vos opérations.