Cómo proteger tu ROI: tres formas en que las empresas de seguridad pueden evitar los costes de horas extras no facturadas

Cómo proteger tu ROI: tres formas en que las empresas de seguridad pueden evitar los costes de horas extras no facturadas

En el ámbito de la seguridad física, la misión y el objetivo fundamentales de cualquier propietario de una empresa de seguridad consisten en proporcionar el máximo nivel de seguridad y protección a los clientes, los empleados y la comunidad. Las empresas de seguridad deben garantizar que las operaciones comerciales prosperen con unos costes mínimos y unos márgenes de beneficio sostenibles, al tiempo que justifican los gastos en los que incurren los equipos de seguridad para desempeñar, esencialmente, sus funciones.

Dado que el principal gasto de las empresas de seguridad es el personal —que representa más del 95 %—, el margen de beneficio es extremadamente ajustado y, a menudo, depende de unos pocos puntos porcentuales. El mayor reto que puede afectar a estos márgenes suele ser uno que las empresas de seguridad no perciben de inmediato: las horas extras no facturadas. Esto puede suponer un impacto de entre el 6 % y el 10 % en los beneficios, y la mayoría de las empresas no saben cómo identificarlo ni cómo evitarlo. Como propietario de una empresa de seguridad, es tu responsabilidad identificar estos costes que pueden dispararse y encontrar formas de evitar las horas extras no facturables.

¿Qué son las horas extras no facturables?

Lo primero es lo primero: la logística de la gestión de los costes laborales del personal de seguridad. Cuando la plantilla está compuesta por empleados a horas, se les paga una tarifa horaria fija en función de la ubicación o el tipo de puesto. La mayoría de los trabajadores a horas tienen un límite semanal de horas, normalmente de 40 horas a la semana. Si un empleado supera esas 40 horas, se le pagan horas extras, cuyo importe se establece en una vez y media la tarifa habitual. Así pues, un empleado que gane 15 dólares por hora durante su periodo de pago habitual ganará 7,50 dólares adicionales por hora una vez que supere las 40 horas, es decir, 22,50 dólares por hora.

Aquí está el problema que afecta a las empresas de seguridad: la mayoría de las veces, no se puede cobrar más al cliente por las horas extras. Como la mayoría de las tarifas de facturación están fijadas en el contrato, no se pueden ajustar en función de las horas extras.

Por lo tanto, si tu contrato establece que puedes facturar 22,00 dólares por hora por tus agentes y tienes que pagar horas extras a ese agente, en realidad estás perdiendo 0,50 dólares por hora cuando los agentes hacen horas extras. Esto se considera «horas extras no facturables»; y si no tienes visibilidad sobre este aspecto y sigues permitiendo que se generen horas extras, puede afectar a los márgenes de beneficio, restar más dinero a los ingresos y, potencialmente, dificultar que las empresas de seguridad mantengan sus beneficios.

A continuación te ofrecemos algunos consejos que puedes poner en práctica para reducir o incluso eliminar las horas extras no facturables:

1. Visualización de los horarios del personal de seguridad mediante la gestión del tiempo y la mano de obra
Muchas empresas de seguridad tienen diferentes formas de visualizar y comunicar los horarios a su plantilla. Cuando las empresas de seguridad están empezando, o cuentan con una plantilla reducida y unos pocos clientes, pueden optar por soluciones sencillas; aunque parezca increíble, algunas siguen utilizando pizarras blancas e impresos para informar a los agentes. A medida que sus operaciones maduran, pueden pasar a utilizar una hoja de cálculo o un formato digital; pero, a medida que crecen, la visibilidad de las horas semanales de cada agente puede volverse confusa.

Para que las empresas de seguridad tengan una visibilidad y un control reales sobre el coste de las horas trabajadas, la implantación y gestión de una solución de software de planificación de personal es clave para el éxito. Las herramientas de planificación visual no solo actúan como un panel de planificación digital para las diferentes sedes, puestos, turnos e incluso clientes, sino que también permiten mostrar el total de horas por empleado, por puesto y por cliente, y pueden ofrecer a los propietarios de las empresas de seguridad una idea más clara del total de horas registradas.

2. Uso de soluciones inteligentes de planificación de turnos para el personal con el fin de eliminar las horas extras no facturables
Contar con una solución de planificación visual permitirá conocer dónde se concentra el personal de seguridad y en qué turnos está asignado, con periodicidad semanal. Para evitar las horas extras no facturables, los responsables de seguridad necesitan recibir notificaciones cuando el personal de seguridad se acerque a su límite máximo de horas semanales, garantizando así que no se incurra en gastos adicionales.

Una solución integral de software de gestión del tiempo y la mano de obra contará con reglas de negocio que permitan a los responsables de seguridad ver qué agentes se están acercando a su límite semanal de horas ordinarias. De este modo, los responsables de seguridad podrán excluir a estos agentes a la hora de asignar turnos. Por ejemplo, si los responsables de seguridad están programando el personal para un turno del viernes y saben que es imprescindible evitar las horas extras, podrán excluir a cualquier agente que haya superado las 32 horas, eliminando así las horas extras como factor a tener en cuenta.

3. Obtener información sobre horarios predecibles mediante informes y previsiones
Como propietario de una empresa de seguridad, es importante que dispongas de una visión general del rendimiento de tu personal de seguridad, ya que resulta esencial conocer cuáles son tus márgenes de beneficio en un momento dado; sin embargo, para mejorar realmente la reducción de los costes laborales derivados de las horas extras, es necesario contar con un informe más amplio que abarque un periodo prolongado y continuo. Al consultar un informe de ingresos acumulados, puede analizar las semanas anteriores para observar las fluctuaciones en las horas, los cargos facturables y los gastos. Lo ideal es que este informe contenga:

• Horas facturadas frente a horas no facturadas: ¿Cómo ha variado, a lo largo de un periodo prolongado, la relación entre nuestro tiempo facturado y el no facturable?
• Ingresos frente a gastos: Al ampliar el periodo, podrás ver cómo han variado los ingresos facturables y los gastos a lo largo del tiempo.
• Beneficio bruto sobre la nómina: ¿A cuánto ascendió durante ese periodo y se produjeron cambios o fluctuaciones en el beneficio?
• Coste por horas facturadas: ¿Cuál es la diferencia entre la tarifa facturada y la tarifa de nómina, y cuál es el margen por hora?

Informes como este resultan muy útiles para ayudar a los propietarios de empresas de seguridad a prever los beneficios potenciales a lo largo del tiempo. Un informe de ingresos acumulados permite obtener información sobre los ingresos facturables y los gastos de personal, con el fin de detectar si existe alguna tendencia a lo largo de ese periodo. Observar estos picos y valles puede ayudar de manera eficaz a los propietarios de empresas de seguridad a planificar los beneficios para el próximo periodo.

Al fin y al cabo, la decisión de eliminar o reducir las horas extras depende de si se trata de un gasto evitable.

Aunque estas son solo algunas opciones para reducir las horas extras no facturables, hay ocasiones en las que, sencillamente, no queda más remedio que hacer que el personal de seguridad trabaje horas extras. Los periodos de gran volumen de trabajo o las demandas imprevistas derivadas de trabajo adicional o de nuevos contratos hacen que resulte difícil mantener el ritmo.

Aunque el uso de soluciones de gestión del tiempo y la mano de obra sin duda te proporcionará información sobre dónde reducir las horas extras, es posible que no las elimine por completo. Tener una visión clara de dónde y con qué frecuencia se producen las horas extras, al tiempo que se planifica su reducción futura, puede suponer un gran beneficio para una organización. Existen cálculos que puedes utilizar para determinar en qué medida se pueden reducir las horas extras, pero, en última instancia, siempre dependerá de cómo se gestionen las operaciones, de las herramientas que se utilicen como apoyo y de los informes que se empleen para prever los posibles gastos.

¿Eres una empresa de seguridad interesada en calcular tu ROI para reducir las horas extras y los gastos por hora? ¿O te interesa saber más sobre cómo el uso de una herramienta de gestión de personal para tus equipos de seguridad puede reducir los costes? Rellena el formulario para solicitar más información o para saber más sobre cómo gestionar de forma eficiente tus operaciones.