Réduisez les coûts liés aux heures supplémentaires non facturables grâce à une gestion plus efficace des effectifs de sécurité 

Réduisez les coûts liés aux heures supplémentaires non facturables grâce à une gestion plus efficace des effectifs de sécurité 

Plus de 85 % des contrats clients ne prévoient pas le paiement des heures supplémentaires, et celles effectuées par les agents de sécurité sont considérées comme non facturables. Cela représente un défi pour les entreprises de sécurité, qui doivent combler ce manque à gagner, mais c’est aussi une excellente occasion de trouver de nouvelles façons de réaliser des économies.

TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, leader du secteur, permet de réduire les heures supplémentaires non facturables sans compromettre la qualité du service. Découvrons ensemble ce que sont les heures supplémentaires non facturables, comment une plateforme telle que TrackTik peut vous aider et quelles mesures vous pouvez prendre pour réduire les coûts associés.

Qu'est-ce qu'une heure supplémentaire non facturable ?

Dans le secteur de la sécurité, les heures non facturables comprennent le temps consacré aux tâches administratives, à la formation et aux heures supplémentaires non remboursées par les clients.

• Administratif – Cela comprend toute une série d’activités, notamment la création manuelle des plannings, le traitement des paies, les réunions internes et les formalités administratives courantes.

• Formation – Le temps consacré à des sessions de formation qui ne sont ni exigées par le client ni prises en charge par celui-ci relève de la catégorie des prestations non facturables, même lorsque cette formation est nécessaire.

• Heures supplémentaires excessives – On parle d'heures supplémentaires excessives lorsqu'un agent de sécurité travaille au-delà de ses horaires normaux et que la rémunération de ces heures supplémentaires ne peut pas être répercutée sur le client.

Malheureusement, ces heures non facturables grignotent insidieusement la rentabilité d'une entreprise. Une gestion des horaires peu structurée, des absences imprévues au travail et les tâches manuelles peuvent toutes aggraver le problème.

Pourquoi les heures non facturables constituent-elles un sujet de préoccupation pour les entreprises de sécurité ?

Les heures supplémentaires non contrôlées ont un impact négatif sur le moral et la productivité des agents de sécurité, et entraînent une augmentation du taux de rotation du personnel. Les agents de sécurité doivent être vigilants et au meilleur de leur forme, et ce niveau de vigilance ne peut être maintenu si le personnel est surchargé de travail. Outre l'aspect personnel, il y a également une perte financière. Le magazine « Security Magazine » estime que le simple manque de visibilité sur les plannings, à l'origine des heures supplémentaires, peut réduire les bénéfices de 12 %.

Que peut-on faire ? Les entreprises peuvent chercher à comprendre les raisons de ces coûts liés aux heures supplémentaires et trouver des moyens de les éviter.

Comment les plateformes de gestion des effectifs de sécurité peuvent réduire les heures non facturables

Les plateformes de gestion des effectifs de sécurité peuvent aider les entreprises à réduire leurs coûts liés aux heures supplémentaires, car elles offrent une suite d'outils qui, combinés, permettent d'optimiser le fonctionnement de votre entreprise.

Réfléchissez à la manière dont ces fonctionnalités pourraient vous aider :

Planification automatisée : en automatisant l'affectation des équipes, ces plateformes établissent des plannings visant à réduire le recours aux heures supplémentaires, tout en tenant compte de la disponibilité des agents, de leurs qualifications et des besoins de chaque site.

Suivi en temps réel : la possibilité de surveiller les agents de sécurité en temps réel fournit des données précises pour la gestion des salaires et vous aide à respecter la réglementation du travail.

Analyses et rapports : en identifiant les tendances en matière d'heures supplémentaires, vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données qui vous permettront d'améliorer la planification des horaires et l'affectation des ressources.

Grâce à une planification et à un suivi plus efficaces, vous réduisez le nombre d’heures non facturables et réalisez ainsi des économies. De plus, cela vous permet de répondre aux besoins de vos clients sans alourdir la charge de travail de votre équipe de sécurité actuelle. Vous bénéficiez ainsi de coûts réduits et d’une meilleure utilisation des ressources de votre entreprise.

Voyons ensemble les étapes à suivre pour vous lancer.

Mesures concrètes pour réduire les heures supplémentaires non facturables

1. Mettez la technologie à votre service

Pensez à tout le temps que votre équipe passe à établir les plannings et à corriger les erreurs de paie. Les plateformes intégrant Trackforce sont conçues pour s'en charger à votre place. Grâce à l'automatisation, vous pouvez vous affranchir des tâches répétitives telles que le travail manuel. Non seulement votre équipe administrative pourra travailler plus rapidement, mais vous réduirez également les erreurs humaines qui entraînent des heures supplémentaires non facturées.

2. Élaborer de meilleurs horaires

Laissez les données guider vos décisions, afin d’éviter de devoir recourir à des heures supplémentaires de dernière minute. De nombreuses plateformes proposent des outils de planification prédictive capables d’anticiper les absences imprévues ou les demandes de dernière minute. Cela vous permet de mieux vous organiser, sans avoir à vous démener ni à payer pour du personnel de remplacement non facturable.

3. Formez votre équipe à la gestion du temps

Offrir aux responsables et aux superviseurs une formation adaptée peut les aider à prendre des décisions plus judicieuses permettant d'éviter les heures supplémentaires inutiles. Il est également judicieux de proposer une formation continue sur la manière de tirer le meilleur parti de votre logiciel de gestion du personnel de sécurité. Plus votre équipe sera à l'aise avec cette technologie, mieux elle saura exploiter ses fonctionnalités.

4. Suivre et analyser les chiffres

Commencez par définir des objectifs clairs concernant vos heures facturables et vos coûts de main-d'œuvre. Utilisez ensuite les outils d'analyse pour suivre vos progrès. En examinant régulièrement ces chiffres, vous identifierez précisément où vous subissez des pertes financières – et où vous pouvez apporter des ajustements pour obtenir de meilleurs résultats.

5. Communiquez ouvertement avec vos clients

Une communication claire permet d'éviter les problèmes. Veillez à ce que vos contrats clients précisent exactement ce qui est facturable, car cela réduit le risque de désaccords. Vous pouvez également donner à vos clients accès à un portail où ils peuvent consulter des mises à jour en temps réel. Ce niveau de transparence montre non seulement que vous êtes digne de confiance, mais il met également en avant la valeur de vos services.

De 5 % à 1 % : comment SFM Security a réduit ses coûts liés aux heures supplémentaires

SFM Security assure la sécurité de 60 sites clients dans le sud de la Floride et exerce ses activités depuis 1992. SFM Security utilisait un logiciel dans lequel les heures travaillées étaient dissociées de la paie, ce qui entraînait des problèmes liés aux heures supplémentaires non facturables. L'entreprise s'est alors tournée vers TrackTik.

Les fonctionnalités de planification de TrackTik ont permis à SFM de réduire ses coûts, en automatisant la gestion du temps de travail et en améliorant les pratiques de planification. En effet, SFM a maintenu ses heures supplémentaires non facturables à 1 %, un taux bien inférieur à la norme du secteur, qui est de 5 %.

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Prochaines étapes

Comprendre et gérer les heures non facturables constitue une bonne stratégie pour toute entreprise de sécurité. Les plateformes de gestion des effectifs de sécurité fournissent les outils nécessaires pour améliorer les pratiques de planification des horaires, limiter les erreurs administratives et réduire les coûts liés aux heures supplémentaires. En investissant dans la technologie, vous pouvez améliorer les conditions de travail de votre équipe de sécurité tout en augmentant vos marges bénéficiaires.

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Questions fréquemment posées