Le coût caché des heures supplémentaires non facturables : un problème d'un million de dollars qui se cache à la vue de tous

Le coût caché des heures supplémentaires non facturables : un problème d'un million de dollars qui se cache à la vue de tous

En matière de rentabilité, certains des coûts les plus préjudiciables sont ceux qui passent inaperçus. Le rapport de référence Trackforce sur les opérations de sécurité physique met en évidence un défi souvent négligé qui pèse sur les marges : les heures supplémentaires non facturables. À première vue, cela peut sembler être un coût mineur lié à l'activité, mais les chiffres révèlent une toute autre réalité – et son ampleur est bien plus importante que la plupart des gens ne le pensent.

Selon le rapport, 58,7 % des entreprises maintiennent leurs heures supplémentaires non facturables à moins de 5 %. Pourtant, 12,86 % d’entre elles affichent un taux d’heures supplémentaires non facturables égal ou supérieur à 15 %. Pour les entreprises de grande envergure, ces heures supplémentaires peuvent progressivement éroder les bénéfices, représentant au total plus d’un million de dollars de pertes cachées chaque année. Ce problème met en évidence des inefficacités dans la gestion des plannings, l’allocation des ressources et la facturation des clients.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe une solution évidente : la technologie. Les plateformes de planification intégrées, le suivi précis du temps de travail et les outils de facturation plus performants peuvent réduire considérablement le nombre d'heures perdues. En comblant l'écart entre le temps prévu et le travail facturable, les entreprises de sécurité peuvent récupérer les revenus perdus et améliorer la satisfaction de leurs agents et de leurs clients.

Ce que révèle réellement l'écart

Le chiffre phare est celui des 12,86 % dont le taux est égal ou supérieur à 15 %, mais ce qui est le plus révélateur, c'est l'écart entre ces deux groupes. Près de six cabinets sur dix affichent un taux d’heures supplémentaires non facturables inférieur à 5 %, ce qui démontre qu’un taux à un chiffre bas est un objectif réalisable et non pas une simple aspiration. Un cabinet affichant un taux de 15 % n’est pas confronté à une contrainte propre à l’ensemble du secteur. Il enregistre en effet un taux de perte lié aux heures supplémentaires environ trois fois supérieur à celui de la majorité de ses concurrents, pour des contrats de même nature.

Cela remet le problème en perspective. Il ne s'agit pas d'un coût d'exploitation à absorber, mais d'un écart entre les opérateurs, et ces écarts se répercutent sur les tarifs. Une entreprise qui enregistre 15 % d'heures supplémentaires non facturables doit soit se contenter d'une marge plus faible que celle de ses concurrents, soit pratiquer des tarifs plus élevés pour compenser ce surcoût ; or, aucune de ces deux options n'est avantageuse dans le cadre d'un appel d'offres concurrentiel.

Comment calculer votre propre chiffre

La plupart des entreprises n'ont jamais calculé ce chiffre, ce qui explique pourquoi il reste méconnu. Le calcul en lui-même est simple dès lors que les données sont regroupées au même endroit :

• Nombre total d'heures supplémentaires rémunérées sur une période donnée, calculé à partir de la paie plutôt que du planning.
• Heures supplémentaires effectivement facturées aux clients au cours de la même période, d'après les relevés de facturation.
• La différence correspond à vos heures supplémentaires non facturables. Divisez ce chiffre par le nombre total d'heures supplémentaires pour obtenir le pourcentage que vous pourrez comparer à la valeur de référence.
• Répartissez les données par site et par contrat. Une moyenne de 8 % à l'échelle de l'entreprise masque généralement quelques sites affichant des chiffres bien supérieurs, et c'est là que se trouve la reprise.

L'étape qui pose le plus de problèmes à la plupart des entreprises est la deuxième, car les heures planifiées, les heures rémunérées et les heures facturées sont souvent enregistrées dans trois systèmes distincts. C'est précisément parce qu'il faut les rapprocher manuellement que ce chiffre n'est que rarement calculé plus d'une fois.

Pourquoi cet écart se creuse-t-il au départ ?

Les heures supplémentaires non facturables constituent rarement une seule et même source importante de perte. Elles s’accumulent à la suite de relais de service qui s’éternisent, de remplacements pour des départs tardifs, de remplacements de personnel absent payés à des tarifs majorés alors que le montant du contrat est fixe, ainsi que du temps effectivement travaillé mais qui n’a jamais été facturé car les justificatifs sont arrivés après la clôture du cycle de facturation.

Chacun de ces éléments constitue un événement opérationnel plutôt qu'une erreur comptable, ce qui explique pourquoi il n'apparaît pas dans le système financier mais figure dans le planning. Les entreprises qui établissent leur planning en fixant des seuils d'heures supplémentaires identifient ce coût avant qu'il ne soit engagé, plutôt que de le découvrir lors du cycle de clôture de fin de mois.

Combler l'écart

La solution est d'ordre structurel : regrouper dans un même enregistrement les horaires prévus, les heures de travail validées et la facture. Dans Trackforce, le service effectué par un agent est le même objet qui alimente la facturation et la paie; ainsi, une heure supplémentaire effectuée est soit facturée, soit signalée comme non facturable dès qu'elle est effectuée, plutôt que d'être rapprochée plusieurs semaines plus tard. Les rapports indiquent alors le taux par site et par contrat sans que personne n'ait à créer de feuille de calcul.

Pour plus de détails opérationnels sur l'origine de ces heures et les mesures concrètes à prendre pour les réduire, y compris un exemple concret d'une entreprise ayant réduit ses heures supplémentaires de 5 % à 1 %, consultez l'article « Réduire les heures supplémentaires non facturables grâce à une gestion plus efficace des effectifs ».

Foire aux questions