Protéger votre retour sur investissement : 3 façons pour les entreprises de gardiennage d’éviter les coûts des heures supplémentaires non facturées

Protéger votre retour sur investissement : 3 façons pour les entreprises de gardiennage d’éviter les coûts des heures supplémentaires non facturées

Dans le secteur de la sécurité physique, la mission première de toute entreprise de gardiennage est d'assurer le plus haut niveau de sûreté et de sécurité pour ses clients, ses employés et la communauté. Ces entreprises doivent veiller à la rentabilité de leurs activités, tout en minimisant les coûts et en maintenant des marges bénéficiaires durables, et en justifiant les dépenses engagées par leurs équipes de sécurité pour l'exercice de leurs fonctions.

Le principal poste de dépenses des entreprises de sécurité étant le personnel (plus de 95 %), leur marge bénéficiaire est extrêmement faible, souvent de l'ordre de quelques points de pourcentage. Le principal obstacle à ces marges, souvent invisibles à l'œil nu, est la facturation des heures supplémentaires non facturées. Celles-ci peuvent amputer les profits de 6 à 10 %, et la plupart des entreprises ne savent pas comment les identifier et les prévenir. En tant que dirigeant d'une entreprise de sécurité, il vous incombe d'identifier ces coûts potentiellement exorbitants et de trouver des solutions pour éviter les heures supplémentaires non facturables.

Qu'est-ce que les heures supplémentaires non facturables ?

Avant toute chose, il faut aborder la logistique de la gestion des coûts de main-d'œuvre du personnel de sécurité. Lorsqu'une équipe est composée d'employés rémunérés à l'heure, leur taux horaire est fixe et dépend du lieu ou du type de poste. La plupart des employés horaires ont une limite d'heures hebdomadaires, habituellement 40 heures. Au-delà de ces 40 heures, ils sont rémunérés en heures supplémentaires, majorées de 50 %. Ainsi, un employé gagnant 15 $ de l'heure pendant sa période de paie normale recevra 7,50 $ de l'heure supplémentaires une fois les 40 heures dépassées, soit 22,50 $ de l'heure.

Voici le problème récurrent pour les entreprises de sécurité : la plupart du temps, il est impossible de facturer les heures supplémentaires au client. En effet, les tarifs étant généralement fixes et contractuels, ils ne peuvent pas être ajustés en fonction des heures supplémentaires.

Donc, si votre contrat stipule que vous pouvez facturer vos agents à 22,00 $/l'heure et que vous payez des heures supplémentaires pour ces agents, vous perdez en réalité 0,50 $/heure à chaque heure supplémentaire. Ces heures supplémentaires sont considérées comme non facturables. Si vous n'avez pas de visibilité sur ces heures supplémentaires et que vous continuez à les autoriser, cela peut avoir un impact sur vos marges bénéficiaires, réduire vos revenus et potentiellement compromettre la rentabilité de votre entreprise de sécurité.

Voici quelques conseils que vous pouvez mettre en œuvre pour réduire, voire éliminer, les heures supplémentaires non facturables :

1. Visualisation des horaires du personnel de sécurité grâce à la gestion du temps et des effectifs
De nombreuses entreprises de sécurité utilisent différentes méthodes pour visualiser et communiquer les horaires à leurs employés. Au début, ou lorsqu'elles ont une petite équipe et quelques clients, elles privilégient la simplicité ; aussi surprenant que cela puisse paraître, certaines utilisent encore des tableaux blancs et des documents imprimés. Avec le temps, elles peuvent passer à une feuille de calcul ou à un format numérique ; mais à mesure qu'elles se développent, la visibilité sur les heures hebdomadaires de chaque agent peut devenir floue.

Pour que les entreprises de sécurité privée maîtrisent parfaitement le coût du temps de travail, la mise en place et la gestion d'un logiciel de planification des employés sont essentielles à leur réussite. Les outils de planification visuelle servent non seulement de tableau de bord numérique pour les différents sites, postes, équipes et même clients, mais ils permettent également d'afficher le total des heures travaillées par employé, par poste et par client, offrant ainsi aux gestionnaires d'entreprises de sécurité privée une vue plus précise du temps de travail total.

2. Utiliser des solutions intelligentes de planification des employés pour filtrer les heures supplémentaires non facturables
Une solution de planification visuelle permet de visualiser chaque semaine les zones de présence du personnel de sécurité et leurs horaires de travail. Afin d'éviter les heures supplémentaires non facturables, les responsables de la sécurité doivent être avertis lorsque le personnel approche de son quota d'heures hebdomadaires, ce qui permet de limiter les dépenses.

Une solution logicielle complète de gestion du temps et des activités comprendra des règles permettant aux responsables de la sécurité d'identifier les agents approchant leur limite d'heures hebdomadaires. Ils pourront ainsi les exclure lors de l'attribution des horaires. Par exemple, pour planifier les horaires du vendredi et éviter les heures supplémentaires, le responsable de la sécurité pourra filtrer les agents ayant dépassé 32 heures, éliminant ainsi ce risque.

3. Obtenir des renseignements sur les horaires prévisibles grâce aux rapports et aux prévisions
Il est important pour vous, en tant que propriétaire d'une entreprise de sécurité, d'obtenir un aperçu du rendement de votre personnel de sécurité, car cela est essentiel pour connaître vos marges bénéficiaires à un instant T. Cependant, pour réellement réduire les coûts de main-d'œuvre liés aux heures supplémentaires, un rapport plus complet sur une période glissante prolongée est nécessaire. En consultant un rapport de revenus glissants, vous pouvez analyser les fluctuations des heures travaillées, des frais facturables et des dépenses des semaines précédentes. Ce rapport devrait idéalement contenir :

• Heures facturées et heures non facturées : Sur une période prolongée, de combien notre temps facturé par rapport au temps non facturable a-t-il évolué ?
• Revenus et dépenses : L’extension de la période permet de constater l’évolution des revenus facturables et des dépenses au fil du temps.
• Bénéfice brut de la masse salariale : Quel montant a été réalisé au cours de la période considérée, et y a-t-il eu des variations ou des fluctuations de ce bénéfice ?
• Coût par heure facturé : Quel est le taux horaire par rapport au taux de paie et quelle est la marge ?

Ce type de rapport est précieux pour aider les propriétaires d'entreprises de sécurité à prévoir leurs avantages potentiels. Un rapport glissant sur les revenus permet d'analyser les revenus facturables et les dépenses de main-d'œuvre, afin d'identifier d'éventuelles tendances sur la période considérée. L'observation de ces fluctuations peut aider efficacement les propriétaires d'entreprises de sécurité à planifier leurs profits pour la période suivante.

En fin de compte, la décision d'éliminer ou de réduire les heures supplémentaires dépend de savoir s'il s'agit d'une dépense évitable.

Bien que ces options ne permettent pas de réduire les heures supplémentaires non facturables, il arrive que le personnel de sécurité n'ait d'autre choix que de faire des heures supplémentaires. Les périodes de forte activité, les demandes imprévues liées à du travail supplémentaire ou à de nouveaux contrats rendent parfois difficile de suivre le rythme.

Bien que les solutions de gestion du temps et des activités permettent d'identifier les sources de réduction des heures supplémentaires, elles ne les éliminent pas nécessairement complètement. Avoir une visibilité sur la fréquence et la nature des heures supplémentaires, tout en planifiant leur réduction future, peut s'avérer très bénéfique pour une organisation. Les calculs permettent d'estimer le potentiel de réduction des heures supplémentaires, mais le résultat final dépendra toujours de l'organisation du travail, des outils utilisés et des rapports servant à prévoir les dépenses.

Vous êtes une entreprise de sécurité et souhaitez calculer votre rendement du capital investi pour réduire les heures supplémentaires et les coûts horaires ? Ou bien vous aimeriez en savoir plus sur la façon dont un outil de gestion de la main-d'œuvre peut réduire les coûts de vos équipes de sécurité ? Remplissez le formulaire pour obtenir plus d'informations ou apprendre comment optimiser la gestion de vos opérations.