Schützen Sie Ihre Kapitalrendite: 3 Möglichkeiten, wie Sicherheitsdienstleister nicht in Rechnung gestellte Überstundenkosten vermeiden können

Schützen Sie Ihre Kapitalrendite: 3 Möglichkeiten, wie Sicherheitsdienstleister nicht in Rechnung gestellte Überstundenkosten vermeiden können

In der Welt der physischen Sicherheit besteht die zentrale Aufgabe und das Ziel jedes Inhabers eines Sicherheitsdienstleisters darin, ein Höchstmaß an Sicherheit für Kunden, Mitarbeiter und die Gemeinschaft zu gewährleisten. Sicherheitsdienstleister müssen sicherstellen, dass der Geschäftsbetrieb bei minimalen Kosten und nachhaltigen Gewinnmargen floriert, während sie gleichzeitig die Ausgaben rechtfertigen, die den Sicherheitsteams bei der Ausübung ihrer Aufgaben entstehen.

Da die Personalkosten den größten Teil der Ausgaben von Sicherheitsdienstleistern ausmachen – ihr Anteil liegt bei über 95 % –, ist die Gewinnspanne äußerst knapp und hängt oft von wenigen Prozentpunkten ab. Die größte Herausforderung, die sich auf diese Margen auswirken kann, ist oft eine, die Sicherheitsunternehmen nicht sofort erkennen: nicht in Rechnung gestellte Überstunden. Dies kann sich mit bis zu 6–10 % auf den Gewinn auswirken – und die meisten Unternehmen wissen nicht, wie sie dies erkennen und verhindern können. Als Inhaber eines Sicherheitsunternehmens ist es Ihre Aufgabe, diese potenziell explodierenden Kosten zu identifizieren und Wege zu finden, wie Sie nicht abrechnungsfähige Überstunden verhindern können.

Was sind nicht abrechnungsfähige Überstunden?

Das Wichtigste zuerst: die logistischen Aspekte der Verwaltung der Personalkosten im Sicherheitsbereich. Wenn die Belegschaft aus Stundenkräften besteht, erhalten diese einen festen Stundensatz, der sich nach dem Einsatzort oder der Art der Tätigkeit richtet. Für die meisten Stundenkräfte gilt eine wöchentliche Höchstarbeitszeit – in der Regel 40 Stunden pro Woche. Überschreitet ein Mitarbeiter diese 40 Stunden, fallen Überstundenzuschläge an, die auf das Eineinhalbfache des Stundenlohns festgelegt sind. Ein Mitarbeiter, der während seiner regulären Arbeitszeit 15 $ pro Stunde verdient, erhält also zusätzlich 7,50 $ pro Stunde, sobald er die 40-Stunden-Grenze überschreitet, was einem Stundenlohn von 22,50 $ entspricht.

Hier liegt das Problem, mit dem Sicherheitsdienste zu kämpfen haben: In den meisten Fällen können sie dem Kunden keine zusätzlichen Kosten für Überstunden in Rechnung stellen. Da die meisten Abrechnungssätze vertraglich festgelegt sind, können sie nicht aufgrund von Überstunden angepasst werden.

Wenn in Ihrem Vertrag also festgelegt ist, dass Sie für Ihre Mitarbeiter 22,00 $ pro Stunde in Rechnung stellen können, und Ihnen für diesen Mitarbeiter Überstundenzuschläge entstehen, verlieren Sie tatsächlich 0,50 $ pro Stunde, wenn Ihre Mitarbeiter Überstunden leisten. Dies gilt als „nicht abrechnungsfähige Überstunden“; und wenn Sie hier keinen Überblick haben und weiterhin zulassen, dass Überstunden anfallen, kann sich dies auf die Gewinnmargen auswirken, den Umsatz schmälern und es Sicherheitsdiensten möglicherweise erschweren, Gewinne zu erzielen.

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie nicht abrechnungsfähige Überstunden reduzieren oder sogar ganz vermeiden können:

1. Visualisierung von Dienstplänen für Sicherheitspersonal mithilfe von Zeit- und Personalmanagement
Viele Sicherheitsdienstleister haben unterschiedliche Methoden, um die Dienstpläne zu visualisieren und an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Wenn Sicherheitsunternehmen gerade erst anfangen oder nur über eine kleine Belegschaft mit wenigen Kunden verfügen, können sie es einfach halten; ob Sie es glauben oder nicht, manche nutzen immer noch Whiteboards und Ausdrucke, um die Dienstpläne an die Mitarbeiter weiterzugeben. Wenn sich ihr Betrieb etabliert, steigen sie möglicherweise auf eine Tabellenkalkulation oder ein digitales Format um; doch mit zunehmendem Wachstum kann der Überblick über die wöchentlichen Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter unübersichtlich werden.

Damit Sicherheitsdienstleister einen echten Überblick und eine echte Kontrolle über die Kosten für die geleisteten Arbeitsstunden haben, ist die Einführung und Verwaltung einer Software zur Mitarbeiterplanung der Schlüssel zum Erfolg. Visuelle Planungstools dienen nicht nur als digitale Dienstplan-Anzeigetafel für die verschiedenen Standorte, Posten, Schichten und sogar Kunden, sondern können auch die Gesamtstundenzahl pro Mitarbeiter, pro Posten und pro Kunde anzeigen und den Inhabern von Sicherheitsdienstleistern einen besseren Überblick über die insgesamt angefallenen Stunden verschaffen.

2. Einsatz intelligenter Lösungen zur Mitarbeiterplanung, um nicht abrechnungsfähige Überstunden herauszufiltern
Eine visuelle Planungslösung bietet einen Überblick darüber, wo Sicherheitspersonal am häufigsten im Einsatz ist und wo es wöchentlich für Schichten eingeteilt ist. Um nicht abrechnungsfähige Überstunden zu vermeiden, benötigen Sicherheitsmanager Benachrichtigungen, sobald sich das Sicherheitspersonal seiner wöchentlichen Höchststundenzahl nähert, um sicherzustellen, dass keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Eine umfassende Softwarelösung für das Zeit- und Personalmanagement verfügt über Geschäftsregeln, die es Sicherheitsleitern ermöglichen, zu erkennen, welche Mitarbeiter sich ihrer wöchentlichen Regelarbeitszeitgrenze nähern. Sicherheitsleiter können diese Mitarbeiter dann bei der Schichtzuweisung herausfiltern. Wenn Sicherheitsleiter beispielsweise Personal für einen Einsatz am Freitag einplanen und wissen, dass Überstunden unbedingt vermieden werden müssen, können sie alle Mitarbeiter herausfiltern, die mehr als 32 Stunden gearbeitet haben, wodurch Überstunden als Faktor praktisch ausgeschlossen werden.

3. Einblicke in vorhersehbare Einsatzpläne durch Berichterstattung und Prognosen
Als Inhaber eines Sicherheitsdienstes ist es für Sie wichtig, einen Überblick über die Leistung Ihres Sicherheitspersonals zu erhalten, da es unerlässlich ist, Ihre Gewinnmargen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu kennen; um jedoch die Senkung der Arbeitskosten aufgrund von Überstunden wirklich zu verbessern, bedarf es eines umfassenderen Berichts über einen längeren, fortlaufenden Zeitraum. Anhand eines rollierenden Umsatzberichts können Sie auf vergangene Wochen zurückblicken, um Schwankungen bei den Arbeitsstunden, den abrechnungsfähigen Leistungen und den Ausgaben zu erkennen. Dieser Bericht sollte idealerweise folgende Angaben enthalten:

• Abrechnungsfähige versus nicht abrechnungsfähige Stunden: Wie stark hat sich über einen längeren Zeitraum hinweg das Verhältnis zwischen unserer abrechnungsfähigen und unserer nicht abrechnungsfähigen Arbeitszeit verändert?
• Umsatz im Vergleich zu Aufwendungen: Durch die Verlängerung des Zeitraums können Sie erkennen, wie sich der abrechnungsfähige Umsatz und die Aufwendungen im Laufe der Zeit verändert haben.
• Bruttogewinn aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Wie hoch war der Gewinn in diesem Zeitraum, und gab es Veränderungen oder Schwankungen beim Gewinn?
• Kosten pro abgerechneter Stunde: Wie verhält sich der Abrechnungssatz zum Lohnsatz, und wie hoch ist die Marge auf Stundenbasis?

Berichte wie dieser sind für Inhaber von Sicherheitsdienstunternehmen von großem Wert, um potenzielle Gewinne im Zeitverlauf zu prognostizieren. Ein Bericht über die kumulierten Umsätze liefert Einblicke in die abrechnungsfähigen Umsätze und Personalkosten, um zu erkennen, ob sich in diesem Zeitraum ein Trend abzeichnet. Die Betrachtung dieser Höhen und Tiefen kann Inhabern von Sicherheitsdienstunternehmen dabei helfen, den Gewinn für den nächsten Zeitraum effektiv zu planen.

Letztendlich hängt es davon ab, ob Überstunden vermeidbare Kosten sind, ob sie beseitigt oder reduziert werden können.

Auch wenn dies nur einige Möglichkeiten zur Reduzierung nicht abrechnungsfähiger Überstunden sind, gibt es Situationen, in denen es einfach keine andere Wahl gibt, als das Sicherheitspersonal Überstunden leisten zu lassen. In Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen oder bei unvorhergesehenem Bedarf aufgrund zusätzlicher Aufgaben oder neuer Aufträge ist es schwierig, den Rückstand aufzuholen.

Zwar liefern Ihnen Lösungen für das Zeit- und Arbeitsmanagement sicherlich Erkenntnisse darüber, wo Überstunden reduziert werden können, doch lassen sich diese dadurch möglicherweise nicht vollständig vermeiden. Ein klarer Überblick darüber, wo und wie oft Überstunden anfallen, sowie die Planung ihrer künftigen Reduzierung können für ein Unternehmen von großem Nutzen sein. Es gibt Berechnungen, mit denen Sie ermitteln können, in welchem Umfang Überstunden reduziert werden können, doch letztendlich hängt dies immer davon ab, wie die Betriebsabläufe gestaltet sind, welche Hilfsmittel eingesetzt werden und welche Berichte zur Prognose potenzieller Kosten herangezogen werden.

Sind Sie ein Sicherheitsunternehmen, das daran interessiert ist, Ihren ROI zu berechnen, um Überstunden und Stundenlohnkosten zu senken? Oder möchten Sie mehr darüber erfahren, wie der Einsatz eines Workforce-Management-Tools für Ihre Sicherheitsteams Kosten senken kann? Füllen Sie das Formular aus, um weitere Informationen anzufordern oder mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihren Betrieb effizient verwalten können.