Comment augmenter les marges bénéficiaires de votre entreprise de sécurité

Diriger une entreprise de sécurité, c'est gérer une activité où presque chaque dollar de chiffre d'affaires est lié à l'heure de travail d'un agent en poste. On remporte un contrat, on fixe un tarif horaire, on établit les plannings et on espère que les comptes tiennent la route. La plupart du temps, c'est le cas. Mais lorsque ce n'est pas le cas, la raison n'apparaît généralement qu'une fois les salaires versés et les factures envoyées, alors qu'il est trop tard pour changer quoi que ce soit.

C'est ce problème de timing qui explique pourquoi tant de dirigeants d'entreprises de sécurité ont l'impression d'être très occupés et rentables sur le papier, mais terminent pourtant le trimestre avec moins d'argent que prévu. Les contrats sont remplis, les postes pourvus et les clients satisfaits. Mais entre-temps, les heures supplémentaires dont le tarif n'a jamais été pris en compte et les heures payées mais jamais facturées grignotent discrètement une partie des bénéfices de chaque période.

Ce guide explique le fonctionnement des marges bénéficiaires dans le secteur de la sécurité, où va généralement l'argent, pourquoi il est si difficile de s'en rendre compte à temps et ce que vous pouvez faire pour y remédier. Vous y trouverez des mesures concrètes que vous pouvez mettre en œuvre dès cette semaine, que vous gériez cinq contrats ou cinq cents.

Quelle est une bonne marge bénéficiaire pour une entreprise de sécurité ?

Les marges brutes des entreprises de sécurité se situent généralement entre le milieu de la fourchette des « teens » et le bas de la fourchette des « twenties », tandis que les marges d'exploitation avoisinent souvent les 10 %. La position de votre entreprise dans cette fourchette dépend de la composition de vos contrats, du marché salarial local et de la rigueur avec laquelle vous gérez vos effectifs.

Marge brute vs. marge d'exploitation

Ces deux chiffres répondent à des questions différentes, et il est utile de les suivre tous les deux.

La marge brute correspond au montant restant du chiffre d'affaires d'un contrat après déduction des coûts liés à la main-d'œuvre nécessaire à sa réalisation. Dans le secteur de la sécurité, cela comprend les salaires des agents ainsi que les coûts associés à chaque heure rémunérée, tels que les charges sociales, l'assurance accidents du travail et les avantages sociaux. La marge brute permet de déterminer si le prix d'un contrat est bien fixé et si les effectifs prévus sont adaptés.

La marge d'exploitation correspond au montant restant une fois que vous avez couvert l'ensemble des coûts liés au fonctionnement de l'entreprise : ventes, gestion, personnel administratif, logiciels, assurances et locaux. Elle permet de déterminer si l'entreprise dans son ensemble est en bonne santé.

Un contrat peut sembler rentable si l'on se base uniquement sur le chiffre d'affaires, mais s'avérer déficitaire une fois pris en compte son coût réel de main-d'œuvre. C'est pourquoi la marge brute par contrat est l'indicateur qu'il convient de surveiller de très près.

Pourquoi les faibles marges font monter les enjeux

Lorsque les marges d'exploitation avoisinent les 10 %, la marge d'erreur est très faible. Un contrat dont le coût de la main-d'œuvre dépasse de quelques points le budget prévu peut passer de rentable à équilibré sans que personne ne s'en aperçoive, et il suffit d'une poignée de contrats de ce type pour anéantir les bénéfices générés par vos meilleurs comptes.

L'avantage, c'est que l'inverse est également vrai. Chaque dollar que vous préservez sur un contrat existant va directement grossir votre résultat net, sans entraîner de frais de vente ni de nouvelles embauches. Pour de nombreuses entreprises, préserver la marge sur les contrats en cours est l'un des moyens les plus rapides de générer davantage de bénéfices.

Pourquoi les coûts de main-d'œuvre déterminent la rentabilité d'une entreprise de sécurité

La main-d'œuvre représente le principal poste de dépenses dans le secteur de la sécurité privée, pouvant atteindre jusqu'à 65 % du coût total. Le bénéfice d'une entreprise de sécurité dépend donc avant tout de l'adéquation entre ses heures de travail et ce qu'elle facture.

La difficulté réside dans le fait que les deux termes de cette équation sont fixés à des moments différents. Votre tarif facturé est convenu lors de la signature du contrat, souvent pour une durée d’un an ou plus. En revanche, votre coût de main-d’œuvre est déterminé au cas par cas, à mesure que des agents se font porter malades, que certains postes nécessitent un renfort et que les plannings évoluent. Lorsque le planning varie, le coût fluctue, tandis que le tarif facturé reste inchangé.

Les deux principales sources de perte de marge dans les contrats de gardiennage

La plupart des pertes de marge évitables proviennent de deux types de fuites. Elles se présentent de manière similaire sur un relevé de paie, mais leur origine est différente et leur résolution nécessite l'intervention de personnes différentes.

Heures supplémentaires non facturables

Les heures supplémentaires non facturables (NBOT) correspondent aux heures supplémentaires que vous payez sur les heures facturées au client au tarif standard. L'heure elle-même est facturée, mais la majoration pour heures supplémentaires est prélevée sur votre marge.

Tout commence généralement par un manque de personnel. Un agent se fait porter malade, et la solution la plus rapide consiste à demander à quelqu’un qui est déjà sur place, ou qui approche déjà les 40 heures pour la semaine, de le remplacer. Le poste reste pourvu et le client ne s’en rend jamais compte. Mais vous avez payé une heure et demie pour une heure que vous avez facturée au tarif normal. Parmi les causes courantes, on peut citer les absences pour cause de maladie, le roulement de personnel, les gardes de formation et les changements de planning de dernière minute.

Trackforce estime que les heures supplémentaires non facturées peuvent coûter aux entreprises de sécurité entre 6 et 10 % de leurs bénéfices, alors que leurs marges d'exploitation avoisinent les 10 %.

Payé, mais jamais facturé

La deuxième perte concerne les heures pour lesquelles un agent est rémunéré, mais qui n'apparaissent jamais sur une facture. Dans ce cas, la totalité du salaire est perdue, ce qui rend ces heures plus coûteuses à l'heure que les heures supplémentaires.

Ces heures révèlent généralement un problème de planification ou de couverture, comme des chevauchements d'équipes, des débuts de service précoces ou un poste occupé plus longtemps que ne le prévoit le contrat. Comme il s'agit à chaque fois de cas mineurs, ils passent facilement inaperçus à moins que quelqu'un ne s'attache à les repérer.

Pourquoi chaque fuite doit avoir son propre responsable

Les heures supplémentaires non facturables relèvent de la tarification et des clauses contractuelles ; cette question relève donc du responsable de compte, qui peut revoir les tarifs, les conditions contractuelles et les modalités d'autorisation des heures supplémentaires. Les heures payées mais non facturées relèvent de la gestion des plannings ; cette question relève donc du planificateur, qui peut ajuster l'organisation des effectifs qui en est à l'origine.

Le fait de regrouper ces deux éléments en un seul chiffre, qu'il s'agisse des heures supplémentaires ou de la main-d'œuvre, rend leur traitement plus difficile. Les suivre séparément, contrat par contrat, permet à chaque employeur de voir exactement ce qu'il lui appartient de régler.

Pourquoi vous ne pouvez pas consulter votre marge avant la clôture de la paie ?

Si ces deux failles peuvent être corrigées, pourquoi se reproduisent-elles sans cesse ? Pour la plupart des entreprises de sécurité, la réponse tient au timing.

Les trois étapes qui vous séparent de votre marge

Le tableau financier d'une période n'est établi qu'une fois que trois étapes se sont déroulées dans l'ordre : l'approbation de tous les relevés de service, le traitement de la paie et l'envoi des factures. Chaque étape dépend de la précédente, et aucune ne peut être accélérée en redoublant d'efforts sur l'étape précédente. Tant que ces trois étapes ne sont pas terminées, aucun responsable du compte ne dispose d'un chiffre de marge à examiner.

La fenêtre aveugle

Cela crée ce que l'on appelle une « fenêtre aveugle ». Pendant toute cette période, alors qu'un responsable peut encore modifier le planning, ajouter un employé polyvalent ou repousser des heures supplémentaires imprévues, les chiffres qui déterminent si le contrat est rentable restent hors de vue.

La solution couramment utilisée consiste à créer une feuille de calcul après la clôture. Celle-ci explique ce qui n'a pas fonctionné lors de la période précédente, mais elle arrive trop tard pour permettre de corriger la situation pour la période en cours. Et comme sa création prend du temps, elle est souvent réalisée tous les mois ou tous les trimestres, ce qui signifie que le même problème peut se reproduire plusieurs fois avant que quelqu'un ne s'en aperçoive.

Exemple : comment une seule annulation peut réduire à néant les bénéfices d'une équipe

Pour vous rendre compte à quelle vitesse une simple fuite peut avoir des conséquences importantes, voici un exemple simple basé sur des chiffres ronds et fictifs.

Un poste est facturé 30 dollars de l'heure et l'agent gagne 20 dollars de l'heure ; chaque heure normale génère donc une marge brute de 10 dollars. Un agent se fait porter malade pour un service de huit heures. Son remplaçant ayant déjà effectué 40 heures cette semaine-là, ce service est rémunéré à taux majoré : 30 dollars de l'heure.

Le client ne remarque aucune différence. Le service a été assuré et facturé comme d’habitude. Mais la marge bénéficiaire correspondante a disparu, et quelques annulations en un mois suffisent à faire basculer un contrat vers le seuil de rentabilité. Multipliez cela par des dizaines de contrats, et on comprend aisément comment une entreprise peut rester très occupée tout en manquant ses objectifs de rentabilité.

7 façons d'augmenter les marges bénéficiaires de votre entreprise de sécurité

Aucune de ces mesures ne nécessite la conclusion de nouveaux contrats ni l'embauche de nouveaux collaborateurs. Chacune d'entre elles vous aide à détecter plus tôt les pertes de marge ou à les prévenir.

1. Suivre la marge par contrat, chaque semaine

Un mois globalement solide peut masquer un ou deux comptes qui enregistrent des pertes à chaque période. Examinez la marge brute contrat par contrat, et faites-le chaque semaine tant que la période est encore ouverte. L'objectif est de repérer un contrat qui dévie dès la deuxième semaine, alors qu'il est encore possible de modifier le calendrier.

2. Fixer un seuil d'heures supplémentaires pour chaque contrat

Déterminez la part d'heures supplémentaires autorisée avant qu'un contrat ne nécessite une intervention. Ce seuil varie selon les sites ; il convient donc de le définir pour chaque contrat. Lorsqu'un contrat dépasse ce seuil, c'est le signal qu'il faut examiner la couverture avant la prochaine prise de service.

3. Mettre en place un plan de gestion des appels qui ne repose pas systématiquement sur les heures supplémentaires

La plupart des heures supplémentaires non facturables trouvent leur origine dans un remplacement de dernière minute assuré par la personne la plus proche. Disposer d'une réserve d'agents à temps partiel ou polyvalents dont le nombre d'heures hebdomadaires est inférieur à 40 vous permet de couvrir les remplacements de dernière minute au tarif normal. Vérifiez qui est disponible et à quel point chaque agent est proche d'atteindre son seuil d'heures supplémentaires avant de prendre votre décision.

4. Vérifier les heures payées mais non facturées par le responsable de la planification

Passez en revue les heures qui ont été payées mais jamais facturées, en les regroupant par responsable de la planification. Les schémas récurrents, tels que les chevauchements ou les débuts d'intervention anticipés, sont généralement liés à un site spécifique ou à un modèle de planning. Un bref bilan hebdomadaire permet d'éviter que les petits écarts ne s'accumulent.

5. Fixer le prix des nouveaux contrats en fonction de l'historique réel des heures supplémentaires

Avant de soumettre une offre, examinez l'historique réel des heures supplémentaires sur des sites similaires que vous gérez déjà. Si un type de site nécessite régulièrement du personnel de remplacement en cas d'absences imprévues, intégrez ce coût dans le tarif facturé dès le départ.

6. Protégez le seuil minimal de votre tarif de facturation

Déterminez le montant moyen minimal de facturation que chaque contrat peut supporter tout en restant rentable, une fois les coûts de main-d'œuvre pris en compte. Signalez tout travail dont le montant est inférieur à ce seuil, y compris les heures supplémentaires ou les événements spéciaux facturés à un tarif réduit.

7. Ajouter des clauses relatives aux heures supplémentaires et aux majorations en cas de renouvellement

Les clauses contractuelles relatives aux heures supplémentaires demandées par le client, à la prise en charge des jours fériés et aux augmentations salariales vous permettent de récupérer les coûts que vous ne pouvez pas éviter. Le renouvellement du contrat est le moment idéal pour aborder ce sujet, en vous appuyant sur l’historique des marges de ce compte.

Comment développer votre activité dans le domaine de la sécurité sans aggraver vos pertes

La croissance est l'objectif naturel à atteindre une fois que les marges sont maîtrisées, mais elle amplifie les effets de vos contrats existants. Si un type de chantier génère aujourd'hui des pertes dues aux heures supplémentaires, en remporter dix autres du même type ne fera que multiplier ces pertes.

Certaines habitudes permettent aux entreprises de se développer de manière rentable :

• Identifiez les types de contrats les plus rentables. Utilisez la marge par contrat pour déterminer quels sites, secteurs d'activité et calendriers génèrent les meilleurs résultats, et concentrez-y vos efforts pour développer de nouvelles affaires.
• Prévoir du personnel dès le premier jour. Intégrer la couverture des absences imprévues dans le plan de dotation en personnel pour chaque nouveau contrat avant son entrée en vigueur.
• Surveillez de près les nouveaux contrats. Vérifiez la marge chaque semaine au cours des premières périodes, lorsque les problèmes liés aux tarifs ou aux effectifs peuvent encore être résolus à moindre coût.

Les entreprises qui connaissent une croissance rentable considèrent la marge comme un élément qu'elles gèrent chaque semaine, tant qu'il est encore temps d'agir.

Comment TrackTik Margin Insight aide les entreprises de sécurité à préserver leurs bénéfices

La plupart des étapes décrites dans ce guide sont plus faciles à réaliser lorsque vous pouvez consulter l'état de votre marge alors que la période est encore ouverte. Margin Insight intègre cette fonctionnalité à la plateforme TrackTik.

Cet outil combine les heures déjà travaillées par vos collaborateurs et celles encore prévues dans le planning, ce qui vous permet de suivre l'évolution de chaque contrat avant le traitement de la paie. Vous définissez les seuils pertinents pour votre fonction, tels que les heures supplémentaires non facturables estimées ou les heures payées mais non facturées, et Margin Insight classe vos contrats en fonction de ces critères, affiche les montants à risque et identifie le compte, le jour ou le responsable du planning sur lequel il faut agir en priorité.

Les heures supplémentaires non facturables et les heures payées mais non facturées sont comptabilisées séparément pour chaque contrat, ce qui permet aux chargés de compte et aux planificateurs de voir chacun ce qui leur incombe de régler. Et chaque chiffre est exporté avec les données qui le sous-tendent, prêt à être examiné par le service financier ou présenté lors d'un entretien avec le client.

Conclusion : protégez vos bénéfices tant qu'il est encore temps d'agir

Les bénéfices d'une entreprise de sécurité se jouent à chaque service, bien avant l'arrivée de la fiche de paie. Les entreprises qui préservent leurs marges sont celles qui sont capables de détecter qu'un contrat est en train de se dégrader alors que la période est encore en cours, et qui savent à qui, au sein de l'équipe, confier la tâche de redresser la situation.

Commencez modestement. Sélectionnez vos cinq plus gros contrats, examinez leur marge chaque semaine ce mois-ci et suivez séparément les heures supplémentaires non facturables et les heures payées mais non facturées. Vous verrez rapidement où vont vos bénéfices et quelles mesures correctives seront les plus efficaces.

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