20 questions à se poser avant d'acheter un logiciel de gestion des agents de sécurité
Trackforce
3 septembre 2015 · 11 min de lecture
Comme l'a expliqué Richard Sparks de la GSMA dans notre témoignage client , un logiciel de gestion de la sécurité peut et doit transformer tous les aspects de votre entreprise. Face à la multitude d'options disponibles, faire un choix peut s'avérer complexe. Ces 20 questions vous aideront à y voir plus clair et à trouver la solution idéale. Le tableau comparatif ci-dessous facilite la comparaison des fournisseurs.
Points clés à retenir
- Commencez par l'expérience de l'officier.
Si l'application mobile est difficile à utiliser sur le terrain, son adoption et la qualité des données en pâtiront, quel que soit le nombre de fonctionnalités de la plateforme. - La responsabilité devrait s'étendre aux superviseurs.
Recherchez des outils qui permettent de suivre les visites des superviseurs, les inspections et les formations, et pas seulement les patrouilles des agents. - Des rythmes connectés, boulonnés ensemble.
La planification, la gestion du temps et des présences, les rapports et la facturation fonctionnent mieux lorsqu'ils partagent les mêmes données. - Choisissez un partenaire, pas seulement un produit.
Un service client dédié, un gestionnaire de compte attitré et un plan de mise en œuvre clair protègent votre investissement. - Comprendre le coût total.
Le matériel, le temps de formation et le modèle de tarification sont autant d'éléments importants. Chez TrackTik, le prix est calculé par site et par module, jamais par utilisateur.
Tableau de bord d'évaluation des logiciels de gestion des gardes
Utilisez cette grille d'évaluation lors des démonstrations des fournisseurs. Notez chaque catégorie de 1 à 5 en fonction de la pertinence des réponses du fournisseur aux questions suivantes.
| Catégorie | Questions | À quoi ressemble la qualité ? |
|---|---|---|
| Opérations sur le terrain | 1 à 5 | Application mobile simple d'utilisation, idéale pour la surveillance fixe et les patrouilles mobiles, avec un minimum de matériel supplémentaire. |
| Supervision et responsabilisation | 6, 7, 11 à 13 et 15 | Suivi par un superviseur, GPS, points de contrôle, alertes en temps réel et autorisations personnalisées |
| Planification et back-office | 8 et 9 | Planification, gestion du temps de travail et des présences, paie et facturation à partir des mêmes données |
| Valeur client | 14 et 16 | Accès au portail client, notifications et rapports qui prouvent la valeur |
| Assistance aux fournisseurs | 10 et 17 à 19 | Un soutien réactif, un gestionnaire de compte et un plan de mise en œuvre clair |
| Tarification | 20 | Une tarification transparente qui ne vous pénalise pas pour l'agrandissement de votre équipe. |
Opérations sur le terrain et facilité d'utilisation
1. Ce logiciel peut-il être utilisé aussi bien pour les comptes « garde fixe » que pour les comptes « patrouille mobile » ?
De nombreuses solutions sont optimales pour une seule de vos équipes, alors assurez-vous que l'outil choisi puisse prendre en charge l'ensemble de vos services. Si vous proposez à la fois des patrouilles mobiles et des services de gardiennage, identifiez les besoins spécifiques de votre activité et optez pour un logiciel qui ne perturbera pas vos méthodes de travail actuelles.
2. Ce logiciel est-il adaptable à différents secteurs d'activité ?
Les besoins d'une association de copropriétaires sont très différents de ceux d'une installation industrielle. Assurez-vous que l'éditeur de logiciels que vous contactez puisse répondre aux spécificités de chaque secteur d'activité que vous desservez.
3. Le logiciel est-il facile à utiliser pour les agents de sécurité sur le terrain ?
Une interface complexe alourdit la charge de travail des agents, au lieu de la simplifier. Demandez une période d'essai ou une démonstration en direct pour voir exactement ce qu'ils voient. Une application de sécurité facile à utiliser favorise l'engagement et l'adoption.
4. Le logiciel peut-il contribuer à réduire le temps de formation ?
Un bon système de formation sur le terrain permet à un superviseur de présenter brièvement les lieux à un nouvel agent sans nuire à la qualité du service, ce qui réduit les coûts liés à un fort taux de roulement du personnel. Un logiciel de gestion des agents de sécurité ne devrait pas se contenter d'alerter les superviseurs en cas de baisse de performance. Il devrait les guider proactivement dans leurs consignes et tâches tout au long de leur service, comme le fait TrackTik .
5. Devrez-vous acheter des appareils ou du matériel supplémentaires ?
Cette solution nécessite-t-elle l'achat d'appareils ? Propose-t-elle des applications Android et Apple ? Faut-il acheter des étiquettes NFC ou d'autres équipements de point de contrôle ? Le coût du matériel supplémentaire augmente avec le temps ; prévoyez-le.
Supervision et responsabilisation
6. Ce logiciel permet-il de gérer les responsables ?
Il est important de gérer les agents à leurs postes tout en responsabilisant les superviseurs. En tant que propriétaire ou responsable des opérations, vous voudrez savoir quels postes les superviseurs visitent, quels agents ils forment et leur productivité tout au long de leur service.
7. Existe-t-il un accès réservé aux responsables ?
Des comptes superviseurs distincts permettent de personnaliser les autorisations afin que chacun ne voie que les informations dont il a besoin. Il est également important d'enregistrer les évaluations des employés, les inspections de poste et les inspections de véhicules dans un système qui responsabilise et optimise la productivité des superviseurs.
11. La solution permet-elle de suivre la position d'un agent grâce au GPS ?
Le suivi GPS se divise généralement en deux catégories : le suivi de parcours et le géorepérage. Nous expliquons la différence entre ces deux techniques dans un article séparé.
12. La solution permet-elle de garantir la responsabilité vis-à-vis de votre client ?
Il existe plusieurs façons de prouver la responsabilité, du GPS aux points de contrôle de ronde, en passant par un simple système d'enregistrement. Assurez-vous que votre solution repose sur une méthode fiable et adaptée à vos besoins.
13. Pouvez-vous être averti en temps réel si un agent est absent ou en retard ?
L'idéal serait d'être informé des absences avant le client afin de pouvoir résoudre le problème au préalable. Ces alertes ne doivent pas se limiter à la gestion des présences. Privilégiez un système qui associe les alertes en temps réel à d'autres tâches urgentes sur le site, car même un agent peut être présent et ne pas constater le résultat attendu par le client.
L'objectif est de mettre en place un système qui alerte les superviseurs et les gestionnaires en cas de sous-performance avant même que le client ne se plaigne.
15. Est-il possible de créer des niveaux d'autorisation et des groupes personnalisés pour chaque responsable ?
Au-delà des comptes superviseurs, la personnalisation des niveaux d'autorisation pour les agents réduit les risques de confusion et garantit que chacun accède aux informations les plus pertinentes. Ceci est particulièrement utile pour les conducteurs de patrouille qui couvrent un secteur géographique précis.
Planification et back-office
8. La solution s'intègre-t-elle au système de planification ?
La planification, le reporting et la facturation sont étroitement liés. Lorsqu'ils sont gérés par des systèmes distincts, les erreurs de l'un se répercutent sur les autres, et votre équipe consacre du temps à la réconciliation des données au lieu de se concentrer sur l'exploitation. Une plateforme connectée évite ce problème : la suite administrative TrackTik fonctionne au sein même de TrackTik, avec les mêmes identifiants, les mêmes règles de sécurité, les mêmes sites et les mêmes données. Ainsi, aucun projet d'intégration ni synchronisation de données n'est à gérer.
Choisissez également une solution évolutive. Demandez-vous si vous pouvez commencer avec les modules dont vous avez besoin aujourd'hui et ajouter ultérieurement la planification, la facturation ou la paie sans changer de plateforme.
9. Est-il possible de suivre les heures de travail et les présences, et d'intégrer ces données au système de paie ?
La solution doit au minimum permettre le suivi des heures d'arrivée et de départ afin de les intégrer à la paie. Le paiement des agents en fonction de leurs heures réellement travaillées, et non de leurs heures prévues, améliore la précision et la responsabilisation. La solution de gestion TrackTik relie les heures vérifiées à la paie et contribue à prévenir les heures supplémentaires non planifiées.
Valeur et visibilité pour le client
14. La solution apporte-t-elle une réelle valeur ajoutée à vos clients ?
La plupart des logiciels de gestion de gardiennage vous simplifieront la vie et amélioreront la responsabilisation, mais cela peut ne pas suffire. Souhaitez-vous simplement prouver que vos agents sont à leur poste, ou recherchez-vous une solution qui apporte une réelle valeur ajoutée ?
Recherchez une solution qui vous permette de passer du statut de fournisseur à celui de partenaire , un acteur essentiel de la réussite de votre client. Des comptes clients distincts pour les notifications, les rapports et les demandes témoignent de votre engagement envers leur succès.
16. De quel type d'accès les clients disposent-ils ?
Vous souhaitez un système facile à utiliser pour vos clients, leur permettant de consulter des rapports et de vérifier l'activité de vos agents sans avoir accès à l'intégralité de vos opérations. Certains systèmes permettent également aux clients de communiquer avec les agents. La solution de sécurité TrackTik inclut un portail client offrant un accès en temps réel aux rapports et aux aperçus opérationnels.
Assistance et mise en œuvre par les fournisseurs
10. Comment le service client est-il géré ?
Quels sont les horaires d'assistance ? L'assistance est-elle disponible par téléphone et par courriel ? Existe-t-il des options en libre-service, comme un centre de ressources ? Des outils de formation sont-ils proposés aux agents, aux superviseurs, aux répartiteurs et aux administrateurs ?
Le service d'assistance est tout aussi important que le logiciel lui-même. Surtout pour une plateforme riche en fonctionnalités, il est essentiel de savoir qu'une assistance est disponible pour répondre à vos questions et vous aider à optimiser votre investissement.
17. Est-il facile de créer et de gérer des utilisateurs ?
Assurez-vous que le système ne vous causera pas de problèmes lorsque vous devrez recruter de nouveaux agents ou ajouter rapidement plusieurs nouveaux clients. Le roulement du personnel est un défi constant dans le secteur de la sécurité ; une gestion des utilisateurs rapide et simple est donc essentielle.
18. Avez-vous un chargé de compte attitré ?
Avoir un gestionnaire de compte dédié facilite grandement l'obtention d'aide, plutôt que d'appeler systématiquement le service d'assistance général. Ce gestionnaire vous accompagne dans l'utilisation du logiciel pour atteindre vos objectifs, vous assurant ainsi une expérience personnalisée.
19. Combien de temps dure l'installation et à quoi ressemble l'intégration ?
Le temps d'intégration représente un coût réel qui n'est pas inclus dans le prix. Demandez au fournisseur de vous présenter concrètement le processus de configuration et de déploiement de la solution au sein de votre entreprise. Une entreprise soucieuse de votre réussite devrait vous fournir un plan de mise en œuvre détaillé.
Tarification
20. Comment le prix est-il calculé ?
Les fournisseurs proposent différentes méthodes de tarification pour leurs logiciels : par utilisateur, par site, par appareil ou par module. Attention à la tarification par utilisateur : une forte rotation du personnel et une croissance rapide peuvent faire grimper les coûts en un rien de temps. La tarification de TrackTik est basée sur le nombre de sites et les modules utilisés ; vous n’aurez jamais de surcoût par poste pour agrandir votre équipe de sécurité.
Examinez attentivement les termes du contrat. Avant de vous engager, assurez-vous de bien comprendre ce qui est inclus, le délai de mise en œuvre et le type d'assistance proposé, et demandez une démonstration du système en direct.
Comment TrackTik répond à ces questions
TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, a été conçue pour répondre à ces questions pour les entreprises de sécurité contractuelles et les équipes de sécurité d'entreprise.
- Une seule plateforme pour le terrain et le bureau : rondes de sécurité, signalement d’incidents, répartition des interventions, planification, gestion du temps et des présences, saisie des données de paie, facturation et veille stratégique partagent les mêmes données.
- Conçu pour tous les types de postes : les flux de travail de garde fixe, de patrouille mobile et de répartition fonctionnent dans le même système.
- Responsabilisation à tous les niveaux : agents, superviseurs et clients bénéficient chacun des accès appropriés, avec des alertes en temps réel et des points de contrôle vérifiés.
- Une tarification évolutive : le prix est calculé par sites et modules, de sorte que l'ajout de responsables n'augmente pas votre facture.
Voici quelques questions à poser lors d'une démonstration. Pour une liste plus détaillée, téléchargez le Guide complet de l'acheteur de logiciels de gestion des effectifs de sécurité physique . Lorsque vous serez prêt à découvrir les réponses par vous-même, réservez une démonstration de TrackTik .
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