20 Fragen, die Sie sich vor dem Kauf einer Software für das Wachpersonalmanagement stellen sollten

Wie wir in unserem Kundenporträt von Richard Sparks von der GSMA erfahren haben, kann und sollte Sicherheitsmanagement-Software jeden Bereich Ihres Unternehmens verändern. Angesichts der vielen verfügbaren Optionen kann die Auswahl jedoch eine Herausforderung sein. Diese 20 Fragen helfen Ihnen, die verschiedenen Möglichkeiten zu vergleichen und die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. Die untenstehende Vergleichstabelle ermöglicht Ihnen zudem einen einfachen Vergleich der Anbieter.

Bewertungstabelle für Wachmanagement-Software

Nutzen Sie diese Bewertungsmatrix bei den Produktvorführungen der Anbieter. Bewerten Sie jede Kategorie von 1 bis 5, je nachdem, wie gut der Anbieter die folgenden Fragen beantwortet.

Kategorie	Fragen	Wie das gut aussieht
Feldoperationen	1 bis 5	Einfache mobile App, geeignet für Wachdienst und mobile Patrouille, minimaler Hardwareaufwand
Aufsicht und Verantwortlichkeit	6, 7, 11 bis 13 und 15	Vorgesetztenverfolgung, GPS, Kontrollpunkte, Echtzeitwarnungen und benutzerdefinierte Berechtigungen
Terminplanung und Backoffice	8 und 9	Terminplanung, Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Rechnungsstellung mit denselben Daten
Kundennutzen	14 und 16	Kundenportalzugang, Benachrichtigungen und Berichte, die den Wert belegen
Anbieterunterstützung	10 und 17 bis 19	Reaktionsschneller Support, ein Account Manager und ein klarer Implementierungsplan
Preisgestaltung	20	Transparente Preisgestaltung, die Sie nicht benachteiligt, wenn Sie Ihr Team vergrößern.

Feldbetrieb und Benutzerfreundlichkeit

1. Kann man die Software sowohl für stationäre Wachdienste als auch für mobile Patrouillen nutzen?

Viele Lösungen eignen sich am besten nur für einen der beiden Bereiche. Stellen Sie daher sicher, dass jedes Tool alle Ihre Teams unterstützt. Wenn Sie sowohl mobile Streifendienste als auch stationäre Wachdienste anbieten, ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Betriebs und wählen Sie eine Software, die keine grundlegenden Änderungen Ihrer bestehenden Arbeitsweise erfordert.

2. Lässt sich die Software an verschiedene Branchen anpassen?

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft hat ganz andere Bedürfnisse als ein Industriebetrieb. Stellen Sie sicher, dass jedes Softwareunternehmen, mit dem Sie sprechen, die Besonderheiten jeder Branche, die Sie bedienen, berücksichtigen kann.

3. Ist die Software für Sicherheitsbeamte im Außendienst einfach zu bedienen?

Eine komplizierte Benutzeroberfläche verursacht mehr Arbeit für die Sicherheitskräfte, statt sie zu erleichtern. Fordern Sie eine Testversion oder eine Live-Demonstration an, um genau zu sehen, was die Sicherheitskraft sieht. Eine benutzerfreundliche App für Sicherheitsdienste steigert die Akzeptanz und das Engagement.

4. Kann die Software dazu beitragen, die Trainingszeit zu verkürzen?

Ein gutes Einarbeitungssystem ermöglicht es Vorgesetzten, neuen Mitarbeitern das Gelände in kurzer Zeit zu zeigen, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen. Dadurch werden die Kosten durch hohe Fluktuation reduziert. Eine Software zur Wachdienstverwaltung sollte Vorgesetzte nicht nur bei Leistungseinbrüchen alarmieren, sondern die Mitarbeiter proaktiv durch ihre Anweisungen und Aufgaben während der gesamten Schicht führen, wie es beispielsweise TrackTik tut.

5. Müssen Sie zusätzliche Geräte oder Hardware anschaffen?

Erfordert die Lösung den Kauf von Geräten? Sind Apps für Android und Apple verfügbar? Müssen NFC-Tags oder andere Hardware für Kontrollpunkte erworben werden? Zusätzliche Hardwarekosten summieren sich mit der Zeit, planen Sie dies also ein.

Aufsicht und Rechenschaftspflicht

6. Kann die Software zur Verwaltung von Vorgesetzten genutzt werden?

Es ist wichtig, die Einsatzkräfte an ihren Posten zu führen und gleichzeitig die Vorgesetzten zur Rechenschaft zu ziehen. Als Inhaber oder Betriebsleiter sollten Sie überprüfen, welche Posten die Vorgesetzten besuchen, welche Einsatzkräfte sie schulen und wie produktiv diese während ihrer Schicht sind.

7. Gibt es einen separaten Zugang für Vorgesetzte?

Separate Vorgesetztenkonten ermöglichen die individuelle Anpassung der Berechtigungen, sodass jeder nur die benötigten Informationen sieht. Wichtig ist außerdem, Mitarbeiterbeurteilungen, Betriebsbegehungen und Fahrzeugprüfungen in einem System zu erfassen, das die Verantwortlichkeit und Produktivität der Vorgesetzten sicherstellt.

11. Bietet die Lösung eine GPS-Ortung des Standorts eines Beamten?

GPS-Tracking lässt sich im Allgemeinen in zwei Kategorien einteilen: Breadcrumb-Tracking und Geofencing. Den Unterschied zwischen Geofencing und Breadcrumb-Tracking erläutern wir in einem separaten Artikel.

12. Kann die Lösung Ihrem Kunden gegenüber Rechenschaft ablegen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Verantwortlichkeit nachzuweisen, von GPS- gestützten Kontrollgängen bis hin zu einfachen Anmeldesystemen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung eine zuverlässige Methode bietet, die Ihren Anforderungen entspricht.

Rechenschaftspflicht bedeutet jedoch mehr als nur den Nachweis des Aufenthaltsorts eines Beamten. Wir erläutern detailliert, wie die Frage der Rechenschaftspflicht von Wachleuten endgültig gelöst werden kann.

13. Können Sie in Echtzeit benachrichtigt werden, wenn ein Beamter außer Haus oder verspätet ist?

Idealerweise erfahren Sie von Nichterscheinen, bevor es Ihr Kunde tut, um das Problem frühzeitig zu beheben. Diese Benachrichtigungen sollten sich nicht nur auf die Anwesenheit beziehen. Suchen Sie nach einem System, das Echtzeit-Benachrichtigungen mit anderen zeitkritischen Aufgaben auf dem Gelände verknüpft, denn selbst ein Mitarbeiter vor Ort kann das vom Kunden erwartete Ergebnis verpassen.

Ziel ist ein System, das Vorgesetzte und Manager auf Leistungsmängel aufmerksam macht, bevor der Kunde sich beschwert.

15. Können Sie für jeden Mitarbeiter individuelle Berechtigungsstufen und Gruppen anlegen?

Neben den Vorgesetztenkonten sorgen individuell anpassbare Berechtigungsstufen für die Beamten für mehr Übersichtlichkeit und stellen sicher, dass jeder die für ihn relevanten Informationen sieht. Dies ist besonders hilfreich für Streifenfahrer, die für bestimmte Objekte zuständig sind.

Terminplanung und Backoffice

8. Lässt sich die Lösung in die Terminplanung integrieren?

Terminplanung, Berichtswesen und Abrechnung sind eng miteinander verknüpft. Sind diese Bereiche in getrennten Systemen angesiedelt, wirken sich Fehler in einem System auf die anderen aus, und Ihr Team verbringt Zeit mit dem Datenabgleich anstatt mit dem operativen Geschäft. Eine vernetzte Plattform vermeidet dieses Problem: Die TrackTik-Backoffice-Suite läuft innerhalb von TrackTik – mit demselben Login, denselben Sicherheitsfunktionen, denselben Standorten und denselben Daten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Integrationsprojekte oder Datensynchronisierungen zu verwalten.

Wählen Sie außerdem eine Lösung, mit der Sie mitwachsen können. Fragen Sie nach, ob Sie mit den Modulen beginnen können, die Sie heute benötigen, und später Funktionen wie Terminplanung, Abrechnung oder Lohnabrechnung hinzufügen können, ohne die Plattform wechseln zu müssen.

9. Können Sie Arbeitszeiten und Anwesenheit erfassen und diese Daten in die Lohnabrechnung integrieren?

Die Lösung sollte mindestens die Ein- und Ausstempelzeiten erfassen und an die Lohnabrechnung übermitteln. Die Bezahlung der Mitarbeiter nach tatsächlicher Arbeitszeit, anstatt nach geplanter Zeit, verbessert Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit. TrackTik Business Administration verknüpft die verifizierten Arbeitsstunden mit der Lohnabrechnung und hilft, ungeplante Überstunden zu vermeiden.

Kundennutzen und Sichtbarkeit

14. Bietet die Lösung Ihren Kunden einen echten Mehrwert?

Die meisten Sicherheitsmanagement-Softwarelösungen erleichtern Ihnen die Arbeit und verbessern die Verantwortlichkeit, aber das reicht möglicherweise nicht aus. Wollen Sie nur nachweisen, dass Ihre Sicherheitskräfte an ihren Posten sind, oder suchen Sie eine Lösung mit echtem Mehrwert?

Suchen Sie nach einer Lösung, die Sie vom Lieferanten zum Partner macht – zu jemandem, der maßgeblich zum Erfolg Ihrer Kunden beiträgt. Separate Kundenkonten für Benachrichtigungen, Berichte und Anfragen zeigen Ihren Kunden, wie sehr Sie an ihrem Erfolg interessiert sind.

16. Welche Zugriffsmöglichkeiten haben die Kunden?

Sie wünschen sich ein System, mit dem Kunden unkompliziert Berichte abrufen und die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter überprüfen können, ohne Einblick in Ihren gesamten Betrieb zu erhalten. Einige Systeme ermöglichen es Kunden auch, direkt mit den Mitarbeitern zu kommunizieren. TrackTik Security Operations bietet ein Kundenportal mit Echtzeitzugriff auf Berichte und Betriebsübersichten.

Anbieterunterstützung und Implementierung

10. Wie wird der Kundensupport gehandhabt?

Wann ist der Support erreichbar? Steht Support per Telefon und E-Mail zur Verfügung? Gibt es Selbstbedienungsoptionen wie ein Ressourcenzentrum? Gibt es Schulungsmaterialien für Beamte, Vorgesetzte, Disponenten und Administratoren?

Der Kundenservice ist genauso wichtig wie die Software selbst. Gerade bei einer Plattform mit vielen Funktionen ist es wichtig zu wissen, dass jemand für Fragen zur Verfügung steht und Ihnen hilft, Ihre Investition optimal zu nutzen.

17. Wie einfach ist es, Benutzer anzulegen und zu verwalten?

Stellen Sie sicher, dass das System keine Probleme verursacht, wenn Sie schnell neue Mitarbeiter einstellen oder mehrere neue Kunden hinzufügen müssen. Personalfluktuation ist in der Sicherheitsbranche ein ständiges Thema, daher ist eine schnelle und unkomplizierte Benutzerverwaltung unerlässlich.

18. Haben Sie einen festen Kundenbetreuer?

Die Zuweisung eines festen Ansprechpartners erleichtert die Hilfestellung erheblich, im Vergleich zum ständigen Anruf bei der allgemeinen Support-Hotline. Ihr Account Manager unterstützt Sie bei der optimalen Nutzung der Software, damit Sie Ihre Ziele erreichen und nicht nur eine Nummer unter vielen sind.

19. Wie lange dauert die Einrichtung und wie sieht das Onboarding aus?

Die Einarbeitungszeit verursacht reale Kosten, die im Preis nicht berücksichtigt sind. Bitten Sie den Anbieter, Ihnen den genauen Prozess der Einrichtung einer Immobilie und der unternehmensweiten Einführung der Lösung zu erläutern. Ein Unternehmen, dem Ihr Erfolg wirklich am Herzen liegt, sollte einen detaillierten Implementierungsplan vorlegen können.

Preisgestaltung

20. Wie wird der Preis berechnet?

Anbieter berechnen ihre Softwarepreise auf unterschiedliche Weise, beispielsweise pro Benutzer, Objekt, Gerät oder Modul. Bei benutzerbasierter Preisgestaltung ist Vorsicht geboten, da hohe Fluktuation und Wachstum die Kosten schnell in die Höhe treiben können. TrackTik hingegen orientiert sich bei der Preisgestaltung an der Anzahl Ihrer Standorte und den von Ihnen genutzten Modulen – ohne zusätzliche Kosten pro Arbeitsplatz für die Vergrößerung Ihres Sicherheitsteams.

Prüfen Sie außerdem die Vertragsbedingungen sorgfältig. Vergewissern Sie sich, was im Vertrag enthalten ist, wie lange die Implementierung dauern wird und welchen Support Sie erhalten, bevor Sie sich festlegen. Bitten Sie um eine Live-Demo, um das System in Aktion zu sehen.

Wie TrackTik diese Fragen beantwortet

TrackTik, die Plattform für das Management von Sicherheitspersonal von Trackforce, wurde entwickelt, um diese Fragen für Sicherheitsdienstleister und Sicherheitsteams in Unternehmen zu beantworten.

• Eine Plattform für Außendienst und Büro: Wachrundgänge, Vorfallsmeldungen, Einsatzleitung, Dienstplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Rechnungsstellung und Business Intelligence nutzen dieselben Daten.
• Konzipiert für jeden Einsatzzweck: Wachdienst, mobile Patrouille und Einsatzleitstellen laufen im selben System ab.
• Verantwortlichkeit auf allen Ebenen: Beamte, Vorgesetzte und Klienten erhalten jeweils den richtigen Zugriff, mit Echtzeitwarnungen und verifizierten Kontrollpunkten.
• Preisgestaltung, die mit Ihnen wächst: Die Preise richten sich nach Standorten und Modulen, sodass die Hinzunahme weiterer Beamter Ihre Rechnung nicht erhöht.

Dies sind nur einige der Fragen, die Sie während einer Demo stellen sollten. Eine detailliertere Checkliste finden Sie im „Kompletten Einkaufsführer für Software zur Personalverwaltung im Bereich physische Sicherheit“ . Wenn Sie die Antworten selbst sehen möchten, buchen Sie eine TrackTik-Demo .