20 Fragen, die Sie sich vor dem Kauf einer Software für das Wachpersonalmanagement stellen sollten

20 Fragen, die Sie sich vor dem Kauf einer Software für das Wachpersonalmanagement stellen sollten

Wie wir letzten Monat in unserem Kunden-Spotlight von Richard Sparks von der GSMA erfahren haben, kann und sollte eine Verwaltungssoftware für Sicherheitspersonal jeden Aspekt Ihres Unternehmens verändern. Bei der Vielzahl der verfügbaren Softwarelösungen kann die Auswahl manchmal eine schwierige Aufgabe sein. Hier sind 20 Fragen, die Sie stellen können, um die verschiedenen Optionen zu durchleuchten und die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Lösung zu finden.

1. Kann man die Software sowohl für stationäre Wachdienste als auch für mobile Patrouillen nutzen?

Viele Lösungen eignen sich am besten nur für das eine oder das andere; stellen Sie daher sicher, dass das jeweilige Tool mit all Ihren verschiedenen Teams kompatibel ist. Wenn Sie sowohl mobile Streifendienste als auch stationäre Wachdienste anbieten, sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Betriebs ermitteln und diese mit einer Software abstimmen, die keine wesentlichen Änderungen an Ihren derzeitigen Arbeitsabläufen erfordert.

2. Lässt sich die Software an verschiedene Branchen anpassen?

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft hat ganz andere Anforderungen als ein Industriebetrieb. Vergewissern Sie sich, dass jedes Softwareunternehmen, mit dem Sie sprechen, auf die Besonderheiten jeder Branche, in der Sie tätig sind, eingehen kann.

3. Ist die Software für Sicherheitskräfte im Außendienst einfach zu bedienen?

Eine komplizierte Benutzeroberfläche bedeutet für Ihre Mitarbeiter eher mehr als weniger Arbeit. Sie sollten die Möglichkeit haben, eine Testversion zu nutzen, um sich ein Bild davon zu machen, wie die Benutzeroberfläche für die Mitarbeiter tatsächlich aussieht. Eine benutzerfreundliche Software hilft Ihnen dabei, das Engagement und die Akzeptanz zu steigern.

4. Lässt sich die Software nutzen, um die Schulungszeit zu verkürzen?

Ein gutes System für die Ausbildung vor Ort ermöglicht es Ihrem Vorgesetzten, einem neuen Wachmann in sehr kurzer Zeit die Räumlichkeiten zu zeigen, ohne dass die Servicequalität darunter leidet. Dies senkt die Kosten, die durch die hohe Fluktuation in der Branche entstehen. Eine Software für das Wachpersonalmanagement sollte Vorgesetzte nicht nur benachrichtigen, wenn die Leistung eines Wachmanns nachlässt, sondern den Wachmann proaktiv einbinden, indem sie ihn während der gesamten Schicht daran erinnert, was von ihm erwartet wird.

5. Müssen Sie zusätzliche Geräte oder Hardware anschaffen?

Müssen Sie für die Nutzung des Systems Geräte anschaffen? Gibt es eine Android- oder Apple-App? Müssen Sie NFC-Tags oder RFID-Chips kaufen? Zusätzliche Hardware kann im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosten führen und sollte daher in Ihre Planung einbezogen werden.

6. Kann die Software zur Verwaltung von Vorgesetzten genutzt werden?

Es ist wichtig, die Wachleute an ihren Posten zu beaufsichtigen und gleichzeitig über ein Tool zu verfügen, das die Vorgesetzten selbst zur Rechenschaft zieht. Als Eigentümer und Betriebsleiter sollten Sie die Möglichkeit haben, nachzuverfolgen, welche Posten Ihre Vorgesetzten besuchen, welche Wachleute sie schulen und wie ihre Gesamtproduktivität während der gesamten Schicht aussieht.

7. Gibt es einen separaten Zugang für Vorgesetzte?

Durch separate Konten für Vorgesetzte können Sie Berechtigungen individuell anpassen und sicherstellen, dass jeder nur die Informationen sieht, die er wissen muss. Außerdem ist es wichtig, Dinge wie Mitarbeiterbeurteilungen, Nachkontrollen, Fahrzeuginspektionen usw. in einem System zu erfassen, das die Vorgesetzten in die Verantwortung nimmt und ihre Produktivität fördert.

8. Lässt sich die Lösung in die Terminplanung integrieren?

Einige Start-ups und kleine Unternehmen ziehen es vor, sowohl die Dienstplanung als auch die Berichterstellung in einer einzigen Lösung zu bündeln. Wir sprechen uns jedoch eher dafür aus, getrennte Lösungen für die Dienstplanung und das Wachpersonalmanagement zu nutzen, da Probleme bei der Dienstplanung sich sonst auf die Berichterstellung und die Verwaltungsprozesse auswirken und diese beeinträchtigen können.

Denken Sie daran, eine Lösung zu wählen, mit der Sie wachsen können. Wenn Sie sich beispielsweise für ein leistungsfähigeres Planungssystem entscheiden, möchten Sie dann auch Ihre Berichtssoftware wechseln müssen?

9. Können Sie Arbeitszeiten und Anwesenheit erfassen und diese Daten in die Lohnabrechnung integrieren?

Eine Alternative zu einer umfassenden Einsatzplanungssoftware besteht darin, lediglich diese grundlegenden Daten zu erfassen. Die meisten Lösungen sollten es Ihnen ermöglichen, die grundlegenden Ein- und Ausstempelzeiten zu erfassen, die dann an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden können. Dies kann ein hervorragendes Instrument sein, da Sie Ihre Mitarbeiter letztendlich auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit und nicht der geplanten Arbeitszeit bezahlen, da eine Lösung für das Wachpersonalmanagement für mehr Transparenz sorgt.

10. Wie wird der Kundensupport gehandhabt?

Wie lauten die Supportzeiten? Bieten sie sowohl telefonischen als auch E-Mail-Support an? Gibt es Selbsthilfeoptionen (wie ein Ressourcenzentrum)? Stehen Schulungsmaterialien für Sicherheitskräfte, Vorgesetzte, Disponenten und Administratoren zur Verfügung?

Der mit der Softwarelösung verbundene Service ist genauso wichtig wie die Software selbst. Insbesondere bei einer vielschichtigen Lösung mit komplexen Funktionen möchten Sie sicher sein, dass jemand zur Stelle ist, der Ihre Fragen beantwortet und Ihnen hilft, das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen.

11. Bietet die Lösung eine GPS-Ortung des Standorts eines Beamten?

GPS-Ortung lässt sich im Allgemeinen in zwei Kategorien einteilen: Breadcrumb-Ortung und Geofencing. Den Unterschied zwischen diesen beiden Ansätzen erläutern wir hier.

12. Kann die Lösung Ihrem Kunden gegenüber Rechenschaft ablegen?

Es gibt eine Reihe verschiedener Möglichkeiten, die Rechenschaftspflicht nachzuweisen – von GPS über Kontrollpunkte bis hin zu einem einfachen Deggy-System. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung über eine zuverlässige Methode verfügt, die Ihren Anforderungen entspricht.

Die Rechenschaftspflicht geht jedoch über den bloßen Nachweis des Aufenthaltsorts des Beamten hinaus; wir gehen hier ausführlich darauf ein, wie die Frage der Rechenschaftspflicht endlich gelöst werden kann.

13. Können Sie in Echtzeit benachrichtigt werden, wenn ein Mitarbeiter nicht vor Ort ist oder sich verspätet?

Im Idealfall sollten Sie schon vor Ihrem Kunden erfahren, dass Sicherheitskräfte nicht erscheinen, damit Sie das Problem beheben können, bevor es zu einem Problem wird. Diese Art von Benachrichtigungen sollte auch nicht nur an die Anwesenheit geknüpft sein. Suchen Sie nach einem System, mit dem Sie diese Echtzeit-Benachrichtigungen mit anderen zeitkritischen Problemen auf dem Gelände verknüpfen können. Schließlich können Sie zwar vor Ort sein und dennoch daran scheitern, Ihrem Kunden das gewünschte Ergebnis zu liefern.

Das Ziel ist es, ein System zu finden, das Ihre Vorgesetzten und Manager auf Mitarbeiter hinweist, deren Leistung zu wünschen übrig lässt, noch bevor Ihr Kunde anruft, um sich über schlechten Service zu beschweren.

14. Bietet diese Lösung Ihren Kunden einen echten Mehrwert?

Die meisten Softwarelösungen für das Sicherheitspersonal-Management erleichtern Ihnen die Arbeit und verbessern die Nachvollziehbarkeit – doch das reicht für Ihr Unternehmen möglicherweise nicht aus. Möchten Sie Ihren Kunden lediglich nachweisen, dass Ihre Sicherheitskräfte an ihren Posten sind, oder suchen Sie eine Lösung, die einen echten Mehrwert bietet?

Suchen Sie nach einer Lösung, die Sie vom reinen Anbieter zu einem Partner macht – zu jemandem, der eine wesentliche Rolle für den Erfolg Ihrer Kunden spielt. Ein Softwaresystem mit separaten Kundenkonten, über die Kunden Benachrichtigungen erhalten, Informationen einsehen und Aufgaben an Sicherheitskräfte weiterleiten können, ist ein greifbarer Beweis dafür, wie sehr Sie sich für deren Erfolg engagieren.

15. Können Sie für jeden Mitarbeiter individuelle Berechtigungsstufen und Gruppen anlegen?

Abgesehen davon, dass es spezielle Konten für Vorgesetzte gibt, können individuell angepasste Berechtigungsstufen für jeden Mitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit sein, Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder nur die Informationen erhält, die für ihn am relevantesten sind. Dies ist besonders nützlich für Streifenfahrer, die für bestimmte Objekte zuständig sind.

16. Welche Zugriffsmöglichkeiten haben die Kunden?

Sie möchten ein System, auf das Kunden problemlos zugreifen können, um Berichte abzurufen und die Aktivitäten der Mitarbeiter zu überprüfen, das ihnen aber nicht den gesamten Betriebsablauf offenlegt. Manche Systeme ermöglichen es den Kunden sogar, direkt mit den Mitarbeitern zu kommunizieren.

17. Wie einfach ist es, Benutzer anzulegen und zu verwalten?

Sie sollten sicherstellen, dass dieses System Ihnen keine Probleme bereitet, falls Sie plötzlich eine ganze Reihe neuer Sicherheitskräfte einstellen oder sehr schnell mehrere neue Kunden hinzufügen müssen. Die Fluktuation ist in unserer Branche ein ständiges Problem, daher ist ein schneller und reibungsloser Verwaltungsprozess von entscheidender Bedeutung.

18. Haben Sie einen festen Kundenbetreuer?

Wenn Ihnen ein Ansprechpartner speziell für Ihr Konto zugewiesen wird, ist es viel einfacher, Hilfe bei Problemen zu erhalten, als jedes Mal die allgemeine Support-Hotline anrufen zu müssen. Ein Kundenbetreuer unterstützt Sie dabei, die Software so einzusetzen, dass Sie Ihre Ziele erreichen. Sie möchten sich schließlich nicht wie ein Kundenkonto unter vielen fühlen. Ihre Anforderungen sind einzigartig, und Ihre Softwarelösung sollte einen Kundenbetreuer umfassen, der Ihnen dabei hilft, das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen.

19. Wie lange dauert die Einrichtung? Wie sieht der Onboarding-Prozess aus?

Der Zeitaufwand für die Einarbeitung in die Lösung stellt tatsächlich zusätzliche Kosten dar, die im Preis nicht berücksichtigt sind. Achten Sie darauf, dass man Ihnen den tatsächlichen Ablauf der Anlage eines Objekts und der Integration der Lösung in Ihr Unternehmen vorführt. Die Gesamtzeit zwischen Kauf und Inbetriebnahme kostet Sie bares Geld. Ein Unternehmen, dem Ihr Erfolg ernsthaft am Herzen liegt, sollte über einen detaillierten Implementierungsplan verfügen.

20. Wie wird der Preis berechnet?

Verschiedene Anbieter berechnen ihre Preise anhand unterschiedlicher Kriterien, sei es nach Nutzern, Immobilien, Geräten usw. Vermeiden Sie Angebote, die pro Nutzer abgerechnet werden, da dies bei hoher Fluktuation zu Schwierigkeiten führen kann.

Seien Sie außerdem vorsichtig, bevor Sie einen Vertrag abschließen, solange Sie das System noch nicht vollständig in Betrieb nehmen können. Eine monatliche Abrechnung ist Ihre Absicherung dafür, dass die Software stets funktioniert und der Service immer erstklassig ist. Dies sind nur einige der Fragen, die Sie während einer Demo stellen sollten. Eine ausführlichere Liste mit Themen und Fragen finden Sie in unserem neuen E-Book „Ihr Leitfaden zum Kauf von Wachdienst-Management-Software“