20 questions à se poser avant d'acheter un logiciel de gestion de gardes

20 questions à se poser avant d'acheter un logiciel de gestion de gardes

Comme nous l'avons constaté grâce à Richard Sparks de la GSMA dans notre article client du mois dernier, un logiciel de gestion des agents de sécurité peut et doit transformer tous les aspects de votre entreprise. Face à la multitude de solutions logicielles disponibles, faire un choix peut parfois s'avérer complexe. Voici 20 questions à vous poser pour vous aider à y voir plus clair et à trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.

1. Peut-on utiliser le logiciel à la fois pour les comptes de gardes fixes et de patrouilles mobiles ?

Plusieurs solutions sont optimales pour une seule de vos équipes, alors assurez-vous que l'outil choisi est compatible avec toutes vos équipes. Si vous offrez à la fois des services de patrouille mobile et de gardiennage, identifiez les besoins spécifiques de votre activité et choisissez un logiciel qui n'entraînera pas de changements majeurs dans vos méthodes de travail actuelles.

2. Le logiciel est-il personnalisable pour plusieurs secteurs d'activité ?

Les besoins d'une association de copropriétaires sont bien différents de ceux d'une installation industrielle. Assurez-vous que l'éditeur de logiciels que vous contactez puisse tenir compte des spécificités de chaque secteur d'activité dans lequel vous travaillez.

3. Le logiciel est-il facile à utiliser pour les agents de sécurité sur le terrain ?

Une interface utilisateur complexe augmente la charge de travail de vos agents. Il est essentiel de pouvoir accéder à une version d'essai pour se faire une idée précise de son utilisation. Un logiciel intuitif favorisera l'engagement et l'adoption par les utilisateurs.

4. Le logiciel peut-il être utilisé pour réduire le temps de formation ?

Un bon système de formation sur le terrain permet à votre superviseur de présenter rapidement les lieux à un nouvel agent sans nuire à la qualité du service. Cela réduit les coûts liés au fort taux de roulement du personnel dans le secteur. Un logiciel de gestion des agents de sécurité ne doit pas se contenter d'alerter les superviseurs en cas de baisse de rendement ; il doit également impliquer activement l'agent en lui rappelant ses obligations tout au long de son service.

5. Devriez-vous acheter des appareils ou du matériel supplémentaires ?

Cette solution nécessite-t-elle l'achat d'appareils pour être utilisée ? Dispose-t-elle d'une application Android ou Apple ? Faut-il acheter des étiquettes NFC ou des puces RFID ? Le coût du matériel supplémentaire peut s'avérer important à long terme et devrait être pris en compte dans votre budget.

6. Est-ce que ce logiciel peut être utilisé pour gérer les superviseurs ?

Il est important de superviser les agents de sécurité à leur poste tout en disposant d'un outil pour responsabiliser les superviseurs. En tant que propriétaire et gestionnaire des opérations, vous voudrez pouvoir suivre les postes visités par vos superviseurs, les agents qu'ils forment et leur productivité globale tout au long de leur service.

7. Y a-t-il un accès distinct pour les superviseurs ?

L'attribution de comptes distincts aux superviseurs permet de personnaliser les autorisations et de s'assurer que chacun n'a accès qu'aux renseignements nécessaires. Il est également important de consigner les évaluations des employés, les inspections de postes, les contrôles de véhicules, etc., dans un système qui responsabilise et optimise la productivité des superviseurs.

8. La solution s'intègre-t-elle à la planification ?

Certaines startups et petites entreprises préfèrent intégrer la planification et les rapports dans une seule et même solution. Nous préconisons généralement des solutions distinctes pour la planification et la gestion des agents de sécurité, car les problèmes de planification peuvent avoir des répercussions négatives sur vos processus de rapport et de gestion.

N'oubliez pas de choisir une solution évolutive. Par exemple, si vous optez pour un système de planification plus performant, voulez-vous vraiment devoir changer de logiciel de rapport aussi ?

9. Pouvez-vous faire le suivi du temps de travail et des présences et les intégrer à la paie ?

Une alternative à un logiciel de planification complet est de se contenter du suivi de ces informations essentielles. La plupart des solutions permettent d'enregistrer les heures d'arrivée et de départ, qui peuvent ensuite être transmises au service de la paie. Cet outil est très utile car il permet de rémunérer les agents en fonction du temps réellement travaillé et non du temps prévu, grâce à une meilleure responsabilisation induite par une solution de gestion des agents de sécurité.

10. Comment le soutien à la clientèle est-il géré ?

Quelles sont les heures de soutien ? Offrent-ils une assistance téléphonique et par courriel ? Existe-t-il des options en libre-service (comme un centre de ressources) ? Les outils de formation sont-ils disponibles pour les agents de sécurité, les superviseurs, les répartiteurs et les administrateurs ?

Le service associé à la solution logicielle est tout aussi important que le logiciel lui-même. Surtout s'il s'agit d'une solution complète aux fonctionnalités complexes, vous voulez pouvoir compter sur une assistance pour répondre à vos questions et vous aider à optimiser votre investissement.

11. La solution permet-elle le suivi GPS de la position d'un agent ?

Le suivi GPS se divise généralement en deux catégories : le suivi par fil d'Ariane et le géorepérage. Nous abordons ici la différence entre ces deux approches.

12. La solution peut-elle prouver la responsabilité envers votre client ?

Il existe plusieurs façons de prouver la responsabilité, du GPS aux points de contrôle en passant par un simple système de suivi. Assurez-vous que votre solution est basée sur une méthode fiable et adaptée à vos besoins.

La notion de responsabilité va bien au-delà de la simple preuve de la localisation de l'agent ; nous abordons en détail la question de la résolution définitive de ce problème ici.

13. Pouvez-vous être averti en temps réel si un agent est absent ou en retard ?

L'idéal serait d'être informé de l'absence des agents de sécurité avant votre client, afin de pouvoir intervenir avant que cela ne pose problème. Ces alertes ne devraient pas se limiter à la gestion des présences. Il est important de trouver un système permettant de lier ces alertes en temps réel à d'autres problèmes urgents sur la propriété. En effet, même en étant présent, vous pourriez ne pas être en mesure de fournir le résultat escompté à votre client.

L'objectif ici est de trouver un système qui alerte vos superviseurs et gestionnaires des agents dont les performances sont insuffisantes avant même que votre client n'appelle pour se plaindre d'un service médiocre.

14. Cette solution offre-t-elle une valeur ajoutée réelle à vos clients ?

La plupart des logiciels de gestion de la sécurité vous simplifieront la vie et amélioreront la responsabilisation, mais cela pourrait ne pas être suffisant pour votre entreprise. Voulez-vous simplement prouver à vos clients que vos agents sont à leur poste, ou recherchez-vous une solution qui offre une réelle valeur ajoutée ?

Recherchez une solution qui vous permette de passer du statut de fournisseur à celui de partenaire , un acteur essentiel au succès de vos clients. Un système logiciel offrant des comptes distincts permettant aux clients de recevoir des notifications, de consulter des informations et de signaler des problèmes aux agents de sécurité constitue une preuve concrète de votre engagement envers leur succès.

15. Pouvez-vous créer des niveaux d'autorisation et des groupes personnalisés pour chaque agent ?

Au-delà de la simple création de comptes spécifiques pour les superviseurs, la personnalisation des niveaux d'autorisation pour chaque agent permet de limiter les risques de confusion et de s'assurer que chacun ne reçoive que les informations les plus pertinentes. Ceci est particulièrement utile pour les patrouilleurs qui couvrent un secteur géographique précis.

16. De quel type d'accès disposent les clients ?

Vous voulez un système permettant aux clients d'accéder facilement aux rapports et de vérifier l'activité des agents, sans pour autant dévoiler l'intégralité de vos opérations. Certains systèmes permettent même aux clients de communiquer avec les agents.

17. Dans quelle mesure est-il facile de créer et de gérer des utilisateurs ?

Vous voulez vous assurer que ce système ne vous cause pas de problèmes si vous devez embaucher rapidement de nouveaux agents de sécurité ou ajouter plusieurs nouveaux clients. Le roulement du personnel est un défi constant dans notre industrie ; un processus de gestion rapide et simple est donc essentiel.

18. Avez-vous un gestionnaire de compte attitré ?

Avoir un gestionnaire de compte dédié facilite grandement l'obtention d'aide en cas de problème, plutôt que d'avoir à appeler systématiquement un service d'assistance général. Ce gestionnaire vous accompagnera dans l'utilisation optimale du logiciel pour atteindre vos objectifs. Vous méritez un suivi personnalisé : vos besoins sont uniques et votre solution logicielle doit inclure un gestionnaire de compte disponible pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre investissement.

19. Combien de temps dure l'installation ? À quoi ressemble le processus d'intégration ?

Le temps consacré à la prise en main de la solution représente un coût supplémentaire non inclus dans le prix initial. Assurez-vous qu'ils vous expliquent en détail le processus de création d'une propriété et d'intégration de la solution au sein de votre entreprise. Le délai total entre l'achat et le déploiement représente un coût à votre charge. Une entreprise soucieuse de votre réussite devrait vous fournir un plan de mise en œuvre détaillé.

20. Comment est calculé le prix ?

Les différentes solutions offrent des tarifs basés sur différents critères, comme le nombre d'utilisateurs, de propriétés, d'appareils, etc. Évitez celles dont le prix est calculé par utilisateur, car cela peut engendrer des difficultés en cas de forte rotation du personnel.

Attention ! Ne vous engagez pas contractuellement avant que le système ne soit pleinement opérationnel. L'abonnement mensuel vous garantit le bon fonctionnement du logiciel et la qualité irréprochable du service. Voici quelques questions à poser lors d'une démonstration. Pour une liste plus détaillée, consultez notre nouveau guide d’achat : « Votre guide d’achat d’un logiciel de gestion de la sécurité ».