20 questions à se poser avant d'acheter un logiciel de gestion de gardes

Comme l'a expliqué Richard Sparks de la GSMA dans notre témoignage client , un logiciel de gestion de la sécurité peut et doit transformer tous les aspects de votre entreprise. Face à la multitude d'options disponibles, faire un choix peut s'avérer complexe. Ces 20 questions vous aideront à y voir plus clair et à trouver la solution idéale. Le tableau comparatif ci-dessous facilite la comparaison des fournisseurs.

Tableau de bord d'évaluation des logiciels de gestion des gardes

Utilisez cette grille d'évaluation lors des démonstrations des fournisseurs. Notez chaque catégorie de 1 à 5 en fonction de la pertinence des réponses du fournisseur aux questions suivantes.

Catégorie	Questions	À quoi ressemble le bien
Opérations sur le terrain	1 à 5	Application mobile facile à utiliser, idéale pour la surveillance fixe et les patrouilles mobiles, avec un minimum de matériel supplémentaire.
Supervision et responsabilisation	6, 7, 11 à 13 et 15	Suivi par un superviseur, GPS, points de contrôle, alertes en temps réel et autorisations personnalisées
Planification et soutien administratif	8 et 9	Planification, gestion du temps de travail et des présences, paie et facturation à partir des mêmes données
Valeur client	14 et 16	Accès au portail client, notifications et rapports qui prouvent la valeur
Assistance aux fournisseurs	10 et 17 à 19	Soutien réactif, gestionnaire de compte et plan de mise en œuvre clair
Tarification	20	Une tarification transparente qui ne vous pénalise pas pour l'agrandissement de votre équipe.

Opérations sur le terrain et facilité d'utilisation

1. Peut-on utiliser le logiciel à la fois pour les comptes de gardes fixes et de patrouilles mobiles ?

Plusieurs solutions sont optimales pour une seule de vos équipes, alors assurez-vous que l'outil choisi peut prendre en charge l'ensemble de vos services. Si vous offrez à la fois des patrouilles mobiles et des services de gardiennage, identifiez les besoins spécifiques de votre activité et optez pour un logiciel qui ne perturbera pas vos méthodes de travail actuelles.

2. Le logiciel est-il personnalisable pour plusieurs secteurs d'activité ?

Les besoins d'une association de copropriétaires sont bien différents de ceux d'une installation industrielle. Assurez-vous que l'éditeur de logiciels que vous contactez puisse répondre aux spécificités de chaque secteur d'activité que vous desservez.

3. Le logiciel est-il facile à utiliser pour les agents de sécurité sur le terrain ?

Une interface complexe alourdit la charge de travail des agents, au lieu de la simplifier. Demandez une période d'essai ou une démonstration en direct pour voir exactement ce qu'ils voient. Une application de sécurité facile à utiliser favorise l'engagement et l'adoption.

4. Le logiciel peut-il aider à réduire le temps de formation ?

Un bon système de formation sur le terrain permet à un superviseur de présenter brièvement les lieux à un nouvel agent sans nuire à la qualité du service, ce qui réduit les coûts liés à un fort taux de roulement du personnel. Un logiciel de gestion des agents de sécurité ne devrait pas se contenter d'alerter les superviseurs en cas de baisse de performance. Il devrait les guider proactivement dans leurs consignes et tâches tout au long de leur service, comme le fait TrackTik .

5. Devriez-vous acheter des appareils ou du matériel supplémentaires ?

Cette solution nécessite-t-elle l'achat d'appareils ? Offre-t-elle des applis Android et Apple ? Faut-il acheter des étiquettes NFC ou d'autres équipements de points de contrôle ? Le coût du matériel supplémentaire augmente avec le temps ; prévoyez-le.

Supervision et responsabilisation

6. Est-ce que ce logiciel peut être utilisé pour gérer les superviseurs ?

Il est important de gérer les agents à leurs postes tout en responsabilisant les superviseurs. En tant que propriétaire ou gestionnaire des opérations, vous voudrez savoir quels postes les superviseurs visitent, quels agents ils forment et leur productivité tout au long de leur service.

7. Y a-t-il un accès distinct pour les superviseurs ?

Des comptes superviseurs distincts permettent de personnaliser les autorisations afin que chacun ne voie que les renseignements dont il a besoin. Il est également important d'enregistrer les évaluations des employés, les inspections de poste et les inspections de véhicules dans un système qui responsabilise et optimise la productivité des superviseurs.

11. La solution permet-elle le suivi GPS de la position d'un agent ?

Le suivi GPS se divise généralement en deux catégories : le suivi de parcours et le géorepérage. On explique la différence entre ces deux techniques dans un article séparé.

12. La solution peut-elle prouver la responsabilité envers votre client ?

Il existe plusieurs façons de prouver la responsabilité, du GPS aux points de contrôle de ronde, en passant par un simple système d'enregistrement. Assurez-vous que votre solution est basée sur une méthode fiable et adaptée à vos besoins.

La question de la responsabilité ne se limite pas à prouver où se trouve un agent. Nous expliquons en détail comment résoudre définitivement ce problème .

13. Pouvez-vous être averti en temps réel si un agent est absent ou en retard ?

L'idéal serait d'être informé des absences avant le client afin de pouvoir résoudre le problème au préalable. Ces alertes ne doivent pas se limiter à la gestion des présences. Privilégiez un système qui associe les alertes en temps réel à d'autres tâches urgentes sur le site, car même un agent peut être présent et ne pas constater le résultat attendu par le client.

L'objectif est de mettre en place un système qui alerte les superviseurs et les gestionnaires en cas de sous-performance avant même que le client ne se plaigne.

15. Pouvez-vous créer des niveaux d'autorisation et des groupes personnalisés pour chaque agent ?

Au-delà des comptes superviseurs, personnaliser les niveaux d'autorisation pour les agents réduit les risques de confusion et garantit que chacun accède aux informations les plus pertinentes. Ceci est particulièrement utile pour les conducteurs de patrouille qui couvrent un secteur géographique précis.

Planification et soutien administratif

8. La solution s'intègre-t-elle à la planification ?

La planification, les rapports et la facturation sont étroitement liés. Lorsqu'ils sont gérés par des systèmes distincts, les erreurs de l'un se répercutent sur les autres, et votre équipe consacre du temps à la réconciliation des données au lieu de se concentrer sur l'exploitation. Une plateforme connectée évite ce problème : la suite administrative TrackTik fonctionne au sein même de TrackTik, avec les mêmes identifiants, les mêmes règles de sécurité, les mêmes sites et les mêmes données. Ainsi, aucun projet d'intégration ni synchronisation de données n'est à gérer.

Choisissez aussi une solution évolutive. Demandez-vous si vous pouvez commencer avec les modules dont vous avez besoin aujourd'hui et ajouter plus tard la planification, la facturation ou la paie sans changer de plateforme.

9. Pouvez-vous faire le suivi du temps de travail et des présences et les intégrer à la paie ?

La solution doit au minimum permettre le suivi des heures d'arrivée et de départ afin de les intégrer à la paie. Le paiement des agents en fonction de leurs heures réellement travaillées, et non de leurs heures prévues, améliore la précision et la responsabilisation. La solution de gestion TrackTik relie les heures vérifiées à la paie et aide à prévenir les heures supplémentaires non planifiées.

Valeur et visibilité pour le client

14. La solution offre-t-elle une valeur ajoutée réelle à vos clients ?

La plupart des logiciels de gestion de gardiennage vous simplifieront la vie et amélioreront la responsabilisation, mais cela pourrait ne pas suffire. Voudriez-vous simplement prouver que vos agents sont à leur poste, ou recherchez-vous une solution qui apporte une réelle valeur ajoutée ?

Recherchez une solution qui vous permette de passer du statut de fournisseur à celui de partenaire , un acteur essentiel du succès de votre client. Des comptes clients distincts pour les notifications, les rapports et les demandes témoignent de votre engagement envers leur succès.

16. De quel type d'accès disposent les clients ?

Vous voulez un système facile à utiliser pour vos clients, leur permettant de consulter des rapports et de vérifier l'activité de vos agents sans avoir accès à l'intégralité de vos opérations. Certains systèmes permettent aussi aux clients de communiquer avec les agents. La solution de sécurité TrackTik comprend un portail client offrant un accès en temps réel aux rapports et aux aperçus opérationnels.

Assistance et mise en œuvre par les fournisseurs

10. Comment le soutien à la clientèle est-il géré ?

Quelles sont les heures de soutien ? Le soutien est-il disponible par téléphone et par courriel ? Existe-t-il des options en libre-service, comme un centre de ressources ? Des outils de formation sont-ils offerts aux agents, aux superviseurs, aux répartiteurs et aux administrateurs ?

Le soutien technique est tout aussi important que le logiciel lui-même. Surtout pour une plateforme riche en fonctionnalités, il est essentiel de savoir qu'une assistance est disponible pour répondre à vos questions et vous aider à optimiser votre investissement.

17. Dans quelle mesure est-il facile de créer et de gérer des utilisateurs ?

Assurez-vous que le système ne vous causera pas de problèmes lorsque vous devrez recruter de nouveaux agents ou ajouter rapidement plusieurs nouveaux clients. Le roulement du personnel est un défi constant dans le secteur de la sécurité ; une gestion rapide et simple des utilisateurs est donc essentielle.

18. Avez-vous un gestionnaire de compte attitré ?

Avoir un gestionnaire de compte dédié facilite grandement l'obtention d'aide, plutôt que d'appeler systématiquement le service d'assistance général. Ce gestionnaire vous accompagne dans l'utilisation du logiciel pour atteindre vos objectifs, vous assurant ainsi une expérience personnalisée.

19. Combien de temps dure l'installation et à quoi ressemble l'intégration ?

Le temps d'intégration représente un coût réel qui n'est pas inclus dans le prix. Demandez au fournisseur de vous présenter concrètement le processus de configuration et de déploiement de la solution au sein de votre entreprise. Une entreprise soucieuse de votre réussite devrait vous fournir un plan de mise en œuvre détaillé.

Tarification

20. Comment est calculé le prix ?

Les fournisseurs proposent différentes méthodes de tarification pour leurs logiciels : par utilisateur, par site, par appareil ou par module. Attention à la tarification par utilisateur : une forte rotation du personnel et une croissance rapide peuvent faire grimper les coûts en un rien de temps. La tarification de TrackTik est basée sur le nombre de sites et de modules utilisés ; vous n’aurez jamais de frais supplémentaires par poste pour agrandir votre équipe de sécurité.

Examinez attentivement les termes du contrat. Avant de vous engager, assurez-vous de bien comprendre ce qui est inclus, le délai de mise en œuvre et le type d'assistance offert, et demandez une démonstration du système en direct.

Comment TrackTik répond à ces questions

TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, a été conçue pour répondre à ces questions pour les entreprises de sécurité contractuelles et les équipes de sécurité d'entreprise.

• Une seule plateforme pour le terrain et le bureau : rondes de sécurité, signalement d’incidents, répartition des interventions, planification, gestion du temps et des présences, saisie des données de paie, facturation et veille stratégique partagent les mêmes données.
• Conçu pour tous les types de postes : les flux de travail de garde fixe, de patrouille mobile et de répartition fonctionnent dans le même système.
• Responsabilisation à tous les niveaux : les agents, les superviseurs et les clients bénéficient chacun des accès appropriés, avec des alertes en temps réel et des points de contrôle vérifiés.
• Une tarification évolutive : le prix est calculé par sites et modules, de sorte que l'ajout de gestionnaires n'augmente pas votre facture.

Voici quelques questions à poser lors d'une démonstration. Pour une liste plus détaillée, téléchargez le Guide complet de l'acheteur de logiciels de gestion des effectifs de sécurité physique . Lorsque vous serez prêt à découvrir les réponses par vous-même, réservez une démonstration de TrackTik .