El secreto para motivar a un administrador de fincas a cambiar de empresa de seguridad

Comprender las motivaciones que subyacen a las decisiones de los administradores de fincas es fundamental a la hora de intentar conseguir clientes en el sector de la seguridad. A menos que quieras competir en precio —lo cual es sinónimo de márgenes reducidos y alta rotación—, captar nuevos clientes implica ser capaz de convencer a los administradores de fincas de que tu empresa puede ofrecer un servicio claramente mejor que el de su actual proveedor de seguridad.

Acudir a una reunión para presentar una propuesta sin comprender estos factores desencadenantes te coloca en una situación de clara desventaja. En definitiva, lo que quieres es demostrar a los responsables de la toma de decisiones cómo tu servicio puede facilitarles la vida y aumentar sus beneficios.

Esta guía analiza qué es lo que motiva a un gestor inmobiliario, cómo dirigirse a él y cómo TrackTik ayuda a las empresas de seguridad que prestan servicios a la gestión inmobiliaria a demostrar el valor de cada turno.

De dónde proceden sus bonificaciones

Por lo general, los administradores de fincas perciben bonificaciones basadas en cuatro criterios concretos:

1. Ocupación: Una bonificación que se abona en función de la tasa de ocupación trimestral del inmueble. La bonificación suele abonarse cuando un gestor mantiene una ocupación del 95,5 % (patrón del sector).
2. Cuentas por cobrar/Morosidad: Se basa en el porcentaje del alquiler total que está atrasado o en mora. El nivel varía según las empresas.
3. Renovación de contratos de alquiler: Esta bonificación se abona en función del porcentaje de residentes que renuevan sus contratos de alquiler con periodicidad anual o semestral.
4. Cumplimiento del presupuesto: Esta bonificación se abona en función del cumplimiento global del presupuesto de la propiedad, con periodicidad trimestral, semestral o anual.

Comprender estos factores comunes que afectan a la economía de un administrador de fincas y, a continuación, poner en práctica medidas que tengan un impacto positivo en estas áreas te ayudará a establecer objetivos comunes con tu cliente potencial.

Te darás cuenta de que el precio del contrato solo influye en el cumplimiento del presupuesto, mientras que la calidad del servicio de seguridad puede tener un gran impacto en las tasas de ocupación y renovación. Pero incluso puedes contribuir indirectamente al punto n.º 2, ya que los residentes satisfechos suelen ser más propensos a pagar el alquiler a tiempo. Si puedes demostrar a los administradores de fincas que tu servicio mejorará de forma cuantificable la satisfacción de los residentes y las renovaciones, eso supone un argumento de venta de gran peso.

Pregúntate cuál sería un «discurso de ascensor» más eficaz:

«Llevo 10 años en el sector y cuento con experiencia en las fuerzas de seguridad. Selecciono personalmente solo a los mejores guardias del sector. Ofrecemos uniformes de gran calidad, informes electrónicos diarios de actividades y siempre rendimos cuentas».

O esto:

«¿Te gustaría alcanzar una tasa de ocupación del 95,5 % y mantenerla? Trabajamos con docenas de administradores de fincas y utilizamos un software que ofrece transparencia inmediata e informes de incidencias que impresionarán a tu jefe y te harán quedar muy bien».

Una cosa es destacar la experiencia y la responsabilidad de tus guardias, pero si puedes demostrar tu capacidad para abordar de forma concreta problemas habituales como la gestión del aparcamiento, las quejas por ruido y los problemas de mantenimiento que llevan a los residentes a mudarse, tu argumento resultará mucho más convincente.

Cómo influye tu servicio de seguridad en cada indicador de bonificación

Utiliza los cuatro criterios de bonificación como esquema para tu propuesta. Para cada uno de ellos, explica qué hará tu equipo y cómo lo demostraréis.

Ocupación

Los futuros residentes se dan cuenta de si una propiedad transmite seguridad y está bien cuidada. Las patrullas visibles, las zonas de aparcamiento bien vigiladas y la rapidez en la respuesta ante cualquier incidencia contribuyen a crear esa primera impresión. Respalda todo ello con datos de las rondas de vigilancia que muestren cuándo y dónde han patrullado los agentes.

Cuentas por cobrar y morosidad

La seguridad es el factor que menos influye directamente en este aspecto, pero su influencia no es nula. Los residentes que se sienten seguros y ven que se resuelven los problemas suelen estar más satisfechos, y es más fácil cobrar a los residentes satisfechos. Evita hacer promesas excesivas en este aspecto y preséntalo como un beneficio secundario.

Renovación del contrato de alquiler

Las renovaciones son donde el servicio de seguridad demuestra su valía. Las frustraciones cotidianas que empujan a los residentes a marcharse, como las disputas por el aparcamiento, las quejas por ruido y los incidentes recurrentes, son precisamente los problemas que un equipo de seguridad puede documentar y resolver. Muéstrale al administrador de la finca cómo se registrará, se escalará y se cerrará cada incidencia.

Cumplimiento del presupuesto

La previsibilidad es tan importante como el precio. Establece un alcance claro, avisa de las horas extras antes de que se produzcan y factura en función de las horas verificadas, para que no haya sorpresas a final de mes.

Cómo abordar la presentación

Nos encanta insistir en este punto, y vale la pena repetirlo: ¡infórmate con antelación!

Busca opiniones sobre el inmueble en Internet para averiguar cuáles son los problemas más habituales de los que se quejan los residentes y en qué aspectos podría intentar mejorar el administrador.

Además, intenta comprender el negocio del gestor inmobiliario cuando te reúnas con él. Dedicar tiempo a hacer preguntas sobre sus necesidades de seguridad, en lugar de limitarte a presumir de ti mismo y de tu empresa, es un factor clave para pasar de ser un simple proveedor a convertirte en un socio. Es extremadamente importante comprender que no todas las propiedades ni todas las empresas de gestión requieren el mismo nivel de soluciones de seguridad; tómate tu tiempo para investigar la ubicación geográfica y los datos demográficos de los residentes (edad, sexo, ingresos, nivel educativo, etc.) y elabora una estrategia que se ajuste a tus conclusiones.

También me gusta profundizar en cuestiones concretas sobre la propia administradora de la finca y sus experiencias con empresas de seguridad anteriores. Entre ellas se incluyen:

• «¿Cuál ha sido tu volumen de negocio con las empresas de seguridad?»
• «¿Qué problema había con tu última compañía de guardia?»
• «¿Por cuántas empresas de seguridad has pasado en el último año y medio?»
• «¿Cuánto tiempo llevas aquí?»
• «¿Cuánto tiempo piensas quedarte aquí?»

Recuerda que tu intención es establecer una relación profesional con este gestor, por lo que es importante hacerte una idea de la prioridad que tiene para él esta propiedad, qué tipo de gestor es y qué cuestiones le plantean más dificultades.

Qué hay que llevar a la reunión para presentar la propuesta

Las preguntas demuestran que te preocupas; las pruebas demuestran que puedes cumplir. Aporta ejemplos que el administrador de la propiedad pueda visualizar en su propio inmueble:

• Un ejemplo de informe de incidente de una propiedad similar, con fotos y marcas de tiempo.
• Un ejemplo de informe de patrulla o ronda de vigilancia en el que se indican los puntos de control y las horas de finalización.
• Una breve guía sobre el portal del cliente que utilizarían para consultar la actividad de su propiedad.
• Compromisos en cuanto a los plazos de respuesta ante las inquietudes de los residentes y las incidencias fuera del horario laboral.
• Un plan de transición de 30 días que abarca la incorporación de los agentes, las órdenes de destino y los primeros informes.
• Referencias de administradores de fincas cuyas propiedades sean similares a las suyas.

Si vas a presentar tu propuesta ante la junta de una comunidad de propietarios en lugar de ante una empresa de gestión, se aplican los mismos principios. Descubre cómo ganar tu próxima licitación de seguridad para una comunidad de propietarios.

No te olvides del presupuesto

Aunque todos estos aspectos de la diferenciación son fundamentales, no hay que pensar por ello que el precio no es importante. La fijación de precios siempre va a ser clave en este sector. Los gestores inmobiliarios cuentan con presupuestos fijos con los que trabajar y, por lo general, no disponen de mucha flexibilidad en este ámbito.

Si eres sincero respecto a tus capacidades y te esfuerzas por comprender sus necesidades, la mayoría de los administradores de fincas te hablarán con franqueza sobre sus limitaciones presupuestarias. No es necesario que te presentes ofreciendo el precio más bajo, pero sí debes ajustarte a su presupuesto.

Vender tranquilidad

Además de todas las preocupaciones de carácter económico, los administradores de fincas estarán muy interesados en tus servicios de seguridad si estos les facilitan el trabajo. En el caso de una finca con 500 residentes o menos, reducir las quejas de los clientes supondrá un gran ahorro de tiempo para el administrador de la finca.

La notificación oportuna y de calidad de las incidencias facilita el trabajo de los administradores de fincas, ya que les proporciona la información necesaria para resolver rápidamente los problemas y garantizar que no vuelvan a producirse. Por el contrario, los informes descuidados o incompletos suponen más trabajo para el administrador de fincas, que se ve obligado a llamar para recabar más información y podría acabar recibiendo críticas del residente si se basa en datos inexactos.

Dado que muchas empresas siguen centrándose en la experiencia y la responsabilidad como sus principales argumentos de venta, puedes causar un gran impacto en una reunión de ventas demostrando cómo vas a abordar de forma concreta sus puntos débiles y mejorar la ocupación y la renovación de los contratos de alquiler. Si quieres recursos más detallados sobre este tema, echa un vistazo a nuestra guía «Lunch & Learn Playbook» y al libro electrónico «Vendor To Partner».

Demostrar el valor una vez obtenido el contrato

Conseguir el contrato es solo la mitad del trabajo. Las mismas frustraciones que llevan a un administrador de fincas a cambiar a tu empresa serán las que le hagan dejar de trabajar contigo si no ve los resultados. La solución es hacer que tu servicio sea visible cada semana, no solo en el momento de la renovación.

Un orden del día sencillo para la revisión trimestral

1. Incidentes y tendencias: qué ha ocurrido, dónde y qué ha cambiado desde el último trimestre.
2. Realización de patrullas y rondas: rondas programadas frente a rondas realizadas, con una explicación de las posibles omisiones.
3. Resolución de las inquietudes de los residentes: los problemas planteados por los residentes y la rapidez con la que se resolvieron.
4. Recomendaciones: ajustes en las rutas de patrulla, las órdenes de servicio o la cobertura para el próximo trimestre.
5. Revisión del presupuesto: horas prestadas según lo establecido en el contrato y cualquier cambio previsto.