5 pasos esenciales para optimizar la ruta de una patrulla móvil de seguridad

Las rutas de patrullaje de seguridad móvil son una excelente manera de captar nuevos clientes, pero también pueden resultar costosas y poco rentables si no se gestionan adecuadamente. Los costes adicionales y la imprevisibilidad del patrullaje de seguridad suponen un reto, pero pueden gestionarse siguiendo unos sencillos pasos.

Paso 1: Definir las expectativas del cliente

Para gestionar una ruta de patrulla eficaz, hay que comprender qué espera el cliente de tus agentes y por qué. No basta con conocer las diferentes paradas de la ruta; tus guardias deben saber por qué el cliente quiere que estén en cada lugar.

En algunos lugares, es posible que el cliente solo busque que la presencia del guardia sirva como medida disuasoria. En otras situaciones, puede que el guardia tenga que llegar a una hora concreta para cerrar un edificio o inspeccionar algún equipo. Comprender la prioridad y la urgencia de cada parada de la ruta facilitará la elaboración de un itinerario eficiente que cumpla todos los objetivos necesarios.

Paso 2: Construir y optimizar la ruta.

Ahora que ya has establecido las prioridades y has determinado qué paradas de la ruta son urgentes y cuáles son flexibles, es el momento de trazar la ruta propiamente dicha. Afortunadamente, existen numerosas herramientas en línea que pueden encargarse de esta tarea por ti y trazar rutas optimizadas y adaptables para tus agentes.

Una de nuestras aplicaciones favoritas era BestRoute. Esta aplicación gratuita se integra con Google Maps y crea rutas optimizadas para hasta 30 paradas. Además, puede reaccionar y actualizar las rutas si circunstancias imprevistas obligan al agente a desviarse del plan original.

“Digamos que recibe una llamada y necesita acudir a una emergencia en medio de la ruta; el sistema ajustará su siguiente destino en función de su ubicación actual”, explicó Johnny Page, copresentador del podcast The Silvertrac Extra.

BestRoute es estupendo, pero tiene ciertas limitaciones. Existen otras opciones de pago más completas, como Route4Me, que cuesta 50 dólares al mes y la utilizan grandes empresas de logística como UPS.

Las aplicaciones de planificación de rutas para usuarios domésticos van y vienen. BestRoute, por ejemplo, ya no está disponible en Google Play. Por eso, conviene planificar las rutas dentro del mismo sistema que gestiona la patrulla. TrackTik Mobile Patrol crea las rutas más rápidas, con la imprevisibilidad justa para garantizar su fiabilidad, y permite a los supervisores ver el progreso de cada ruta en tiempo real.

Consejos de diseño de rutas que ahorran tiempo y combustible.

• Primero, fije los topes sensibles al tiempo y, a continuación, coloque los topes flexibles a su alrededor.
• El grupo realiza paradas según la ubicación geográfica para reducir el tiempo de viaje entre visitas.
• Varíe los horarios de llegada a las paradas de visibilidad para que los patrones sean más difíciles de predecir.
• Deje un margen de tiempo para las respuestas a las alarmas. El sistema de despacho de guardias de seguridad TrackTik ayuda a las operaciones a enviar al oficial disponible más cercano cuando se recibe una llamada.
• Elige el método GPS adecuado. Aprende la diferencia entre geovallado y seguimiento por ruta .

Paso 3: Gestionar y minimizar los costes

Ya hemos hablado antes de la importancia de gestionar los costes, incluyendo cómo ganar dinero con las patrullas móviles . Usar un coche económico o alquilado puede ser igual de eficaz y mucho más rentable que comprar un coche nuevo y lujoso.

Hacer bien el paso 1 y definir las expectativas de los clientes será de gran ayuda en esta fase. Lo peor que puedes hacer es prometer más de lo que puedes cumplir a los clientes y acabar viéndote obligado a elegir entre perder dinero en una patrulla o intentar llevarla a cabo sin recursos suficientes y ofrecer un servicio deficiente.

Una hoja de cálculo de costo por impacto puede ayudarte a controlar los gastos midiendo el costo real de cada parada. Además de los aspectos básicos como los salarios de los guardias, debe tener en cuenta cosas como:

• Seguros
• Compensación laboral
• Uniformes
• Mantenimiento de los equipos
• Gasolina
• Amortización

Lleva un poco de tiempo ponerlo todo en orden, pero al final tendrás una idea exacta de tus costes por cada 15 minutos y de lo que tendrás que hacer para obtener beneficios.

Calculando tu coste por impacto

Costo	Qué incluir	Cómo bajarlo
Mano de obra	Salarios, horas extras e impuestos sobre la nómina	Rutas más densas y horarios equilibrados
Seguros	Cobertura de responsabilidad civil y compensación laboral	Sólidas prácticas de seguridad e historial de reclamaciones impecable
Vehículo	Arrendamiento o pago, combustible, mantenimiento y depreciación	Rutas eficientes y vehículos del tamaño adecuado.
Equipamiento y uniformes	Radios, linternas, teléfonos y uniformes	Seguimiento de los artículos emitidos para reducir las pérdidas.
Tecnología	Software de patrulla y dispositivos móviles	Una única plataforma en lugar de varias herramientas separadas.

Para obtener ayuda con el equipamiento del vehículo, consulte qué equipo debe incluirse en un vehículo de patrulla de seguridad . Una vez que conozca su presupuesto, inclúyalo en cada contrato. TrackTik Contracts & Invoicing almacena las tarifas y los servicios de facturación de cada contrato y genera facturas por el trabajo realizado.

Parte de sacar el máximo partido a las rutas consiste en ir más allá de las paradas y vender tu capacidad para resolver problemas, en lugar de limitarte a presentarte en un lugar. Quizá un cliente quiera que pases por una parada a la misma hora todos los días, pero si profundizas en su verdadera motivación, puedes encontrar una solución a su problema que ofrezca a tu agente más flexibilidad para encajar esa parada en diferentes momentos de su ruta.

Paso 4: Lograr que la ruta alcance su capacidad máxima.

Una vez que hayas establecido una ruta y conozcas los costes, puedes elaborar una lista de clientes potenciales a lo largo de la ruta que podrías intentar incorporar, para así poder incluir más visitas sin aumentar demasiado los gastos.

Ahí es donde resulta tan importante que exista una buena comunicación entre el responsable de operaciones y el responsable de desarrollo empresarial.

“Dejar que lo que los gerentes de desarrollo comercial pueden vender dicte las paradas que haces es una excelente manera de llegar a fin de mes y descubrir que no has sido rentable”, dijo Johnny.

Si, por el contrario, te centras en locales que puedan integrarse fácilmente en tus rutas actuales, podrás ofrecer un servicio de alta calidad a todos tus clientes con unos costes relativamente bajos.

Charles Gaines, de First Security Systems, explicó su enfoque para optimizar las patrullas móviles en el artículo "Las claves del éxito al lanzar una patrulla móvil" .

Paso 5: Revisar y repetir

Este debería ser un proceso habitual que sigas aplicando a tus patrullas. Los sistemas de software de patrullaje, como TrackTik, te proporcionan información valiosa sobre los tipos de incidentes y su frecuencia, lo que te permite saber si necesitas modificar la ruta o añadir nuevas paradas. Al analizar en profundidad las causas raíz de los problemas, puedes ir más allá de los simples incidentes puntuales y crear rutas altamente eficientes que resuelvan problemas reales para los clientes, en lugar de que los guardias se presenten en lugares al azar.

Métricas a revisar cada mes

• Hits completados frente a hits programados.
• Llegada puntual a paradas con horarios ajustados.
• Tiempo de permanencia en cada parada.
• Tiempos de respuesta de la alarma.
• Frecuencia de incidentes por parada y hora del día.
• Ingresos y coste por visita para cada ruta.

TrackTik Business Intelligence convierte estas cifras en paneles de control en tiempo real, y los informes de incidentes de TrackTik muestran dónde se agrupan los incidentes, para que sepa qué paradas necesitan más atención.

Cómo TrackTik Mobile Patrol te ayuda a optimizar cada ruta.

• Rutas optimizadas diseñadas para la eficiencia, con un componente de imprevisibilidad inherente.
• Visibilidad en tiempo real del progreso de cada hoja de ejecución.
• Informes listos para el cliente que demuestran cada impacto a sus clientes.

Reserve una demostración de TrackTik para ver cómo se adapta a su operación de patrullaje móvil.