4 formas de mejorar la eficiencia de tu programa de mantenimiento preventivo

4 formas de mejorar la eficiencia de tu programa de mantenimiento preventivo

Tu servicio de patrulla preventiva desempeña un papel fundamental para tu negocio, y mejorar su eficiencia contribuye al bienestar de tu empresa.

Realizar una ronda preventiva es, quizás, la tarea más básica que se espera de cualquier empresa de seguridad. Durante una ronda preventiva, los guardias recorren una ruta determinada por las instalaciones del cliente, prestando atención a cualquier indicio de actividad inusual. Con frecuencia, estas rondas pueden marcar la diferencia a la hora de garantizar que una emergencia reciba la respuesta adecuada —o que se eviten por completo ciertos incidentes—.

Por supuesto, para obtener los resultados que necesitas, es fundamental que hagas todo lo que esté en tu mano para mejorar la eficiencia de tus patrullas preventivas, tanto para los guardias que realizan las patrullas como para el personal de oficina. Entonces, ¿qué medidas deberías tomar para mejorar tus patrullas?

Estos consejos te ayudarán a empezar con buen pie:

1. Establecer expectativas claras

Antes de que tus guardias empiecen a patrullar las instalaciones de un cliente, es fundamental que acuerdes unas expectativas claras con él. Esto será clave a la hora de determinar las responsabilidades de tus guardias y optimizar su ruta.

Por ejemplo, es posible que un cliente simplemente desee que un guardia recorra una ruta predeterminada para que sirva de disuasión visual frente a posibles ladrones. En otros casos, un cliente puede tener necesidades más específicas, como cerrar con llave el edificio y apagar las luces y los equipos al final de la jornada. Comprender claramente las necesidades de tus clientes no solo ayudará a tu equipo a planificar un flujo de trabajo más eficiente, sino que también garantizará que se asignen a cada turno los guardias con las cualificaciones y habilidades adecuadas.

2. Optimización más inteligente de las rutas

La optimización de rutas es una tarea complicada, ya que requiere que se establezcan prioridades entre las responsabilidades de los guardias a lo largo de su turno, al tiempo que se intenta maximizar su eficiencia. Recurrir a una herramienta de automatización de flujos de trabajo es quizás la forma más sencilla de superar este obstáculo.

Datos inteligentes que generan un flujo de trabajo para tus agentes que realmente tiene sentido

Modern security patrol systems allow you to optimize routes in a single click, utilizing geographic zones, a list of geo-tagged responsibilities, and smart data to generate a workflow for your officers that actually makes sense. While this makes it easier for your guards to keep track of what they need to do during their patrol, it has the added benefit of increasing your back office staff’s efficiency, as well.

3. Seguimiento de los guardias en tiempo real

Cada turno de patrulla preventiva cuenta con una serie de protocolos que tus guardias deben seguir, y la forma en que cumplan con estas responsabilidades determinará, en última instancia, si consigues retener a tus clientes o no. Pero, ¿cómo puedes estar seguro de que tus guardias están cumpliendo de manera eficaz con sus responsabilidades de patrulla?

Implementing a real-time guard monitoring system is one of the best ways to ensure that your guards are always doing what they’re supposed to. These GPS-based systems keep your office staff in the know as to a guard’s status and location so you can have confidence that they are acting appropriately. During an emergency — such as when you need to send backup support to a guard or find someone to fill a shift last minute — this system can also give your team an ETA for each available guard so you can assign the closest individual to assist with the problem.

4. Conectividad

For a truly efficient patrol, your entire team needs to stay connected. Implementing a management system that streamlines communications between guards and back office staff allows officers to get the critical information they need, when they need it. Modern mobile patrol systems can even connect a guard’s smartphone or tablet to the office, providing an easy avenue for sending push notifications or email alerts when scheduling changes or other issues arise.

Una mejor conectividad también puede desempeñar un papel crucial cuando un guardia necesita alertar a su equipo sobre un incidente. Un sistema de notificaciones optimizado envía alertas instantáneas a la dirección y a los clientes, de modo que los guardias puedan recibir las instrucciones necesarias para responder con rapidez y de forma adecuada.