Comment les responsables peuvent utiliser efficacement les notes de relais et les avis de recherche (BOLO)

Une entreprise de sécurité doit tenir compte de nombreux facteurs lorsqu'elle assure la surveillance d'un site. Chaque site présente des besoins spécifiques qui déterminent la manière dont la ronde de sécurité est effectuée.

Gérer ces besoins variés peut s'avérer difficile. Mais avec les bons outils, vous pouvez donner aux agents de sécurité les moyens de faire face à tout problème qui se présenterait à eux.

L’un des meilleurs moyens d’y parvenir consiste à s’assurer que les agents disposent en permanence des informations les plus récentes concernant un bien immobilier, qu’il s’agisse d’un récidiviste en matière de stationnement ou d’une équipe de chantier agréée. C’est là tout l’intérêt des notes de relais et des « Be On the Look Outs » (BOLOs). Silvertrac permet aux entreprises de sécurité d’ajouter des notes de relais et des BOLO, tandis que TrackTik transmet ces mêmes informations via des ordres de service numériques que les agents acquittent sur leur téléphone, de sorte que les informations les plus pertinentes concernant le site soient toujours visibles.

Qu'est-ce qu'un « BOLO » ? Dans le domaine de la sécurité, un « BOLO » (Be On the Look Out) est une brève alerte demandant aux agents de rester vigilants face à une personne, un véhicule ou une situation spécifique sur un site, comme un intrus faisant l'objet d'une interdiction d'accès ou une voiture liée à des cambriolages. Une « note de relais » est le compte-rendu transmis d'une équipe à l'autre qui informe l'agent de la relève des événements survenus et des dossiers encore en cours.

Notes à transmettre

Le fait de maintenir des canaux de communication clairs permet d'éviter que les incidents ne dégénèrent. Grâce aux notes de relais de Silvertrac, vous pouvez facilement voir quelles notes et quelles tâches un agent transmet ou soumet à la fin de son service afin qu'elles soient transmises à l'agent qui prend la relève.

Gestion des notes de transfert dans Silvertrac

La consultation des notes laissées par un agent est très simple. Sur le portail Web Silvertrac, cliquez sur le bouton « Notes sur le bien ».

La section « Notes sur les propriétés » affiche la liste de toutes les propriétés. Lorsque vous sélectionnez une propriété, les notes associées s'affichent.

Cette liste répertorie toutes les notes de transmission, qu'elles soient expirées ou actives. Les notes expirées correspondent à des tâches qui ont déjà été réalisées ou qui ne sont plus d'actualité. Elles apparaissent barrées dans la vue des notes relatives au bien immobilier sur le portail web et ne s'affichent pas lorsqu'un agent effectue une visite sur le bien via l'application.

La section « Notes sur les biens » permet également de garder facilement toutes les notes de transmission pertinentes et à jour. Si une note relative à un bien n'est plus d'actualité, sélectionnez le « x » situé à gauche de la note pour la désactiver et éviter qu'elle n'apparaisse sur le téléphone.

À quoi ressemble une bonne note de transmission ?

Une note de relais utile est précise, indique au fonctionnaire suivant ce qu'il doit faire et précise quand le dossier est clos. Comparez ces exemples :

Note de transmission de faiblesse	Note de recommandation « Strong Pass Down »
« Surveille le garage. »	« La barrière de sortie P1 est bloquée en position ouverte depuis 21 h 30. Le service de maintenance a été prévenu. Vérifiez la barrière à chaque tour de ronde jusqu’à ce qu’elle soit réparée et consignez chaque vérification. »
« Des entrepreneurs sur le chantier. »	« Une équipe de 4 personnes d'ABC Roofing est autorisée à accéder au toit de 7 h à 17 h jusqu'à vendredi. Les badges sont délivrés à l'accueil. Veuillez contacter le gestionnaire immobilier si une autre personne souhaite accéder au toit. »
« J'ai eu un problème avec un résident. »	« Le locataire de l'appartement 412 a signalé une nuisance sonore provenant de l'appartement 512 à 23 h 10. J'ai parlé aux deux parties et le bruit a cessé à 23 h 25. Rapport d'incident établi. À suivre en cas de récidive. »

Ces remarques pertinentes sont également directement intégrées dans un rapport d'activité quotidien complet, ce qui garantit qu'aucune information ne se perd entre le registre de service et ce que voit le client.

Avis de recherche (BOLOs) et alertes

Il est essentiel, pour garantir l’efficacité et la rentabilité d’une opération de sécurité, de s’assurer que les agents connaissent bien les problèmes courants rencontrés sur un site. L’ajout de notices de recherche (BOLOs) et d’alertes pour un site est le moyen le plus simple de veiller à ce que les agents aient à l’esprit les remarques spécifiques à ce site à chaque fois qu’ils s’y rendent.

Les alertes BOLO constituent un moyen simple d'attirer l'attention des agents sur des situations telles que les infractions répétées au stationnement ou la présence de personnes qui traînent dans le quartier. Ces alertes peuvent rappeler aux agents la présence d'une équipe de chantier travaillant sur la propriété pendant leur service ou les risques de glissade et de chute qui se présentent régulièrement.

Ajouter des avis de recherche et des alertes dans Silvertrac

Ajouter des avis de recherche (BOLO) et des alertes est aussi simple que de gérer des notes de transmission. Dans la section « Notes sur le bien » du portail web Silvertrac, sélectionnez le bien auquel vous souhaitez associer un avis de recherche (BOLO) ou une alerte, puis saisissez-le dans la section « Note » située en bas de l'écran.

Vous pouvez choisir la date et l'heure d'expiration de la note afin que les agents ne la voient que pendant la durée nécessaire. Pour reprendre l'exemple de l'équipe de chantier, vous pouvez configurer la note pour qu'elle expire lorsque l'équipe aura terminé son contrat sur ce chantier.

Cliquez sur « Ajouter une nouvelle note » pour valider la nouvelle note ; celle-ci s'affichera pour chaque agent à chaque fois qu'il se connectera à la plateforme, et ce jusqu'à la date et l'heure d'expiration.

Un modèle simple de BOLO

Les agents ne peuvent donner suite à un avis de recherche que si celui-ci répond aux questions qu'ils se poseront sur le terrain. Utilisez cette structure pour chaque avis de recherche que vous émettez :

Champ	Éléments à inclure
Objet	Une personne, un véhicule ou une situation, en quelques mots
Description	Pour une personne : âge approximatif, taille, corpulence, vêtements et signes particuliers. Pour un véhicule : marque, modèle, couleur et numéro d'immatriculation.
Motif	Pourquoi les agents doivent-ils y prêter attention, par exemple en cas d'avis d'interdiction d'accès ou de soupçons d'effractions de véhicules ?
Dernière connexion	Date, heure et lieu de la dernière observation
Action requise	Ce que l'agent doit faire précisément, par exemple observer et signaler, prévenir son supérieur ou appeler la police. Ne jamais poursuivre.
Contact	À qui s'adresser et comment
Photo	Joignez-en un lorsque la politique et les règles de confidentialité le permettent
Date d'expiration	Date à laquelle l'avis de recherche doit être réexaminé ou supprimé

Si un agent repère une personne faisant l'objet d'un avis de recherche, cette observation doit être immédiatement consignée sous forme de rapport d'incident, en précisant l'heure, le lieu et en joignant d'éventuelles photos.

Transmissions, alertes « BOLO » et ordres de poste dans TrackTik

Dans TrackTik, les informations transmises d'une équipe à l'autre circulent via des ordres de poste numériques ; ainsi, les consignes permanentes, les alertes temporaires et les mises à jour de type « BOLO » parviennent toutes aux agents de la même manière :

• Configurez les ordres de mission par client, site ou poste, afin que chaque agent ne voie que ce qui concerne sa mission.
• Mettez à jour les ordres en temps réel et exigez un accusé de réception, afin de pouvoir prouver que chaque agent a bien pris connaissance de la modification.
• Joignez une photo, une vidéo ou un fichier PDF pour fournir des informations supplémentaires, par exemple une photo d'un véhicule ou un plan du site.
• Tout regrouper au même endroit. Dans l'application TrackTik dédiée aux rondes de sécurité, les agents peuvent consulter simultanément les consignes de poste, l'historique du registre et les points de contrôle correspondant à leur service.

Prouver que les agents ont bien reçu les informations constitue l’autre volet de la responsabilité, comme nous l’expliquons dans l’article « L’autre volet de la responsabilité : transmettre les informations à vos agents de sécurité ». Pour en savoir plus sur les consignes numériques, découvrez comment les consignes de poste numériques transforment les opérations de sécurité.

Erreurs courantes concernant la transmission successorale et les avis de recherche (BOLO)

Erreur	Comment y remédier ?
Les notes n'ont pas de date d'expiration	Fixez une date d'échéance pour chaque note et chaque « BOLO », et passez en revue les éléments en suspens chaque semaine
Transmissions uniquement orales	Notez tout dans l'application, même lorsque le policier suivant se tient devant vous
Avis de recherche vagues	Veuillez indiquer une description, la raison et l'action précise à effectuer
Rien ne prouve que les agents aient lu les mises à jour	Exiger une confirmation avant que l'agent ne commence son service
Informations dispersées dans divers messages et e-mails	Disposer d'un seul système d'enregistrement pour chaque site

Les responsables peuvent vérifier l'efficacité des procédures de relais lors d'une inspection d'un poste de sécurité en demandant à l'agent en service ce qui est actuellement ouvert sur le site. Pour obtenir des conseils plus généraux, découvrez comment une meilleure communication améliore les opérations de sécurité.

La transmission des notes et des avis de recherche permet d’améliorer les rondes de surveillance. En veillant à ce que les informations les plus importantes parviennent systématiquement aux agents, vous pouvez optimiser le fonctionnement de votre service et, globalement, satisfaire davantage vos clients.

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