Les meilleures façons pour les responsables d'utiliser les notes de relais et de rester vigilants

Les meilleures façons pour les responsables d'utiliser les notes de relais et de rester vigilants

Une entreprise de sécurité doit tenir compte de nombreux facteurs lorsqu'elle assure la surveillance d'un site. Chaque site présente des besoins spécifiques qui déterminent la manière dont la ronde de sécurité est effectuée.

Gérer ces besoins variés peut s'avérer difficile. Mais avec les bons outils, vous pouvez donner aux agents de sécurité les moyens de faire face à tout problème qui se présenterait à eux.

L’un des meilleurs moyens d’y parvenir consiste à s’assurer que les agents disposent en permanence des informations les plus récentes concernant un site, qu’il s’agisse d’un contrevenant récidiviste en matière de stationnement ou d’une équipe de chantier agréée. Silvertrac permet aux entreprises de sécurité d’ajouter des notes de transmission et des alertes « Be On the Look Outs » (BOLOs) afin de garantir que les informations les plus pertinentes relatives au site soient toujours visibles.

Notes à transmettre

Le fait de maintenir des canaux de communication clairs permet d'éviter que les incidents ne dégénèrent. Grâce aux notes de relais de Silvertrac, vous pouvez facilement voir quelles notes et quelles tâches un agent transmet ou soumet à la fin de son service afin qu'elles soient transmises à l'agent qui prend la relève.

La consultation des notes laissées par un agent est très simple. Sur le portail Web Silvertrac, vous trouverez un bouton « Notes sur la propriété » (surligné en rouge ci-dessus).

La section « Notes sur les propriétés » affiche la liste de toutes les propriétés. Lorsque vous sélectionnez une propriété, les notes associées s'affichent.

Cette liste répertorie toutes les remarques transmises, qu'elles soient expirées ou actives. Les remarques expirées correspondent à des éléments qui ont déjà été traités ou qui ne sont plus d'actualité. Elles apparaissent barrées dans la vue des remarques relatives au bien immobilier sur le portail web et ne s'affichent pas lorsqu'un agent effectue une visite sur le bien via l'application.

La section « Notes sur les biens » permet également de garder facilement toutes les notes de transmission pertinentes et à jour. Si une note relative à un bien n’est plus d’actualité, il suffit de cliquer sur le « x » bleu situé à gauche de la note pour la désactiver et l’empêcher de s’afficher sur le téléphone.

Avis de recherche (BOLOs) et alertes

Il est essentiel, pour garantir l’efficacité et la rentabilité d’une opération de sécurité, de s’assurer que les agents connaissent bien les problèmes courants rencontrés sur un site. L’ajout de notices de recherche (BOLOs) et d’alertes pour un site est le moyen le plus simple de veiller à ce que les agents aient à l’esprit les remarques spécifiques à ce site à chaque fois qu’ils s’y rendent.

Les alertes BOLO constituent un moyen simple d'attirer l'attention des agents sur des situations telles que les infractions répétées au stationnement ou la présence de personnes qui traînent dans le quartier. Ces alertes peuvent rappeler aux agents la présence d'une équipe de chantier travaillant sur la propriété pendant leur service ou les risques de glissade et de chute qui se présentent régulièrement.

Ajouter des avis de recherche (BOLO) et des alertes est aussi simple que de gérer des notes de transmission. Dans la section « Notes sur le bien » du portail web Silvertrac, sélectionnez le bien auquel vous souhaitez associer un avis de recherche (BOLO) ou une alerte, puis saisissez-le dans la section « Note » située en bas de l'écran.

Vous pouvez choisir la date et l'heure d'expiration de la note afin que les agents ne la voient que pendant la durée nécessaire. Pour reprendre l'exemple de l'équipe de chantier, vous pouvez configurer la note pour qu'elle expire lorsque l'équipe aura terminé son contrat sur ce chantier.

Cliquez sur « Ajouter une nouvelle note » pour valider la nouvelle note ; celle-ci s'affichera pour chaque agent à chaque fois qu'il se connectera à la plateforme, et ce jusqu'à la date et l'heure d'expiration.

La transmission des notes et des avis de recherche permet d’améliorer les rondes de surveillance. En veillant à ce que les informations les plus importantes parviennent systématiquement aux agents, vous pouvez optimiser le fonctionnement de votre service et, globalement, satisfaire davantage vos clients.

Prenez rendez-vous dès aujourd'hui avec Silvertrac pour assister à une démonstration et découvrir le fonctionnement de notre système numérique de ronde de sécurité dans tous ses aspects.