Las mejores formas en que los supervisores pueden utilizar las notas de traspaso y estar atentos

Las mejores formas en que los supervisores pueden utilizar las notas de traspaso y estar atentos

Hay muchos factores que una empresa de seguridad debe tener en cuenta a la hora de vigilar una propiedad. Cada propiedad tiene unas necesidades específicas que determinan la forma en que se lleva a cabo la ronda de vigilancia.

Gestionar estas necesidades tan diversas puede resultar complicado. Pero con las herramientas adecuadas, puedes dotar a los agentes de seguridad de los medios necesarios para hacer frente a cualquier problema que se les presente.

Una de las mejores formas de hacerlo es asegurarse de que los agentes estén siempre al día con la información más reciente sobre una propiedad, como un infractor reincidente de aparcamiento o un equipo de construcción autorizado. Silvertrac ofrece a las empresas de seguridad la posibilidad de añadir notas de transmisión y alertas de «estar atentos» (BOLOs) para garantizar que la información más relevante sobre la propiedad esté siempre visible.

Notas para pasar de generación en generación

Mantener los canales de comunicación despejados ayuda a evitar que los incidentes se salgan de control. Con las notas de traspaso de Silvertrac, puedes ver fácilmente qué notas y tareas transmite o envía un agente al final de su turno para que se las remita al siguiente agente de guardia.

Consultar las notas sobre la entrega dejadas por un agente es un proceso sencillo. En el portal web de Silvertrac hay un botón de «Notas sobre la propiedad» (resaltado en rojo arriba).

En la sección de notas de la propiedad aparecerá una lista con todas las propiedades. Al seleccionar una propiedad, se mostrarán las notas correspondientes.

Esta lista muestra todas las notas de traspaso, tanto las caducadas como las activas. Las notas caducadas son aquellas que ya se han completado o que han dejado de ser relevantes. Aparecen tachadas en la vista de notas de la propiedad del portal web y no se muestran cuando un agente realiza el registro de entrada en una propiedad a través de la aplicación.

La sección de notas de la propiedad también facilita mantener todas las notas de «pass down» pertinentes y actualizadas. Si una nota de una propiedad ya no es relevante, al hacer clic en la «x» azul situada a la izquierda de la nota, esta quedará inactiva y dejará de aparecer en el teléfono.

Avisos de búsqueda (BOLOs) y alertas

Asegurarse de que los agentes conozcan los problemas habituales de un inmueble es fundamental para que la operación de seguridad sea eficiente y rentable. Añadir avisos y alertas a un inmueble es la forma más sencilla de garantizar que los agentes tengan presentes las notas específicas de dicho inmueble cada vez que lleguen.

Las alertas BOLO son una forma sencilla de informar a los agentes sobre cuestiones como infracciones de aparcamiento reincidentes o personas que merodean por la zona. Las alertas pueden recordar a los agentes la presencia de un equipo de obras que está trabajando en la propiedad durante un turno o los riesgos de resbalones y caídas que se han producido con frecuencia.

Añadir avisos de búsqueda (BOLO) y alertas es tan fácil como gestionar las notas de traspaso. En la sección de notas de la propiedad del portal web de Silvertrac, selecciona la propiedad a la que quieras añadir un aviso de búsqueda (BOLO) o una alerta y escríbelo en la sección «Nota», situada en la parte inferior de la pantalla.

Puedes elegir la fecha y la hora en que caducará la nota, de modo que los agentes solo la vean durante el tiempo que sea necesario. Volviendo al ejemplo del equipo de obra, puedes configurar la nota para que caduque cuando el equipo de obra termine su contrato en esa propiedad.

Haz clic en «Añadir nueva nota» para completar la nueva nota; esta aparecerá para los responsables cada vez que inicien sesión en la propiedad hasta la fecha y hora de caducidad.

Las notas y los avisos de búsqueda mejoran las rondas de vigilancia. Al garantizar que la información más importante llegue a los agentes de forma sistemática, podrás llevar a cabo una operación más eficaz y, en general, contar con clientes más satisfechos.

Pide hoy mismo una demostración con Silvertrac para ver cómo funciona nuestro sistema digital de rondas de vigilancia en todos los ámbitos.