Cómo pueden los supervisores utilizar de forma eficaz las notas de traspaso y los avisos de búsqueda (BOLO)

Hay muchos factores que una empresa de seguridad debe tener en cuenta a la hora de vigilar una propiedad. Cada propiedad tiene unas necesidades específicas que determinan la forma en que se lleva a cabo la ronda de vigilancia.

Gestionar estas necesidades tan diversas puede resultar complicado. Pero con las herramientas adecuadas, puedes dotar a los agentes de seguridad de los medios necesarios para hacer frente a cualquier problema que se les presente.

Una de las mejores formas de hacerlo es asegurarse de que los agentes estén siempre al día con la información más reciente sobre una propiedad, como un infractor reincidente de aparcamiento o un equipo de construcción autorizado. Esa es la función de las notas de traspaso y de los «Be On the Look Outs» (BOLOs). Silvertrac ofrece a las empresas de seguridad la posibilidad de añadir notas de traspaso y avisos de alerta (BOLOs), y TrackTik transmite la misma información a través de órdenes digitales que los agentes confirman en sus teléfonos, de modo que la información más relevante sobre la propiedad esté siempre visible.

¿Qué es un BOLO? En el ámbito de la seguridad, un BOLO (Be On the Look Out, «estar alerta») es una alerta breve que indica a los agentes que estén atentos a una persona, un vehículo o una situación concretos en un lugar, como un intruso con una orden de prohibición de acceso o un coche relacionado con robos. Una nota de traspaso es el informe que se entrega al cambiar de turno y que informa al siguiente agente de lo que ha ocurrido y de los asuntos que siguen pendientes.

Notas para pasar de generación en generación

Mantener los canales de comunicación despejados ayuda a evitar que los incidentes se salgan de control. Con las notas de traspaso de Silvertrac, puedes ver fácilmente qué notas y tareas transmite o envía un agente al final de su turno para que se las remita al siguiente agente de guardia.

Gestión de las notas de traspaso en Silvertrac

Consultar las notas dejadas por un agente es un proceso sencillo. En el portal web de Silvertrac, selecciona el botón «Notas de la propiedad».

En la sección de notas de la propiedad aparecerá una lista con todas las propiedades. Al seleccionar una propiedad, se mostrarán las notas correspondientes.

Esta lista muestra todas las notas de traspaso, tanto las caducadas como las activas. Las notas caducadas son aquellas que ya se han completado o que han dejado de ser relevantes. Aparecen tachadas en la vista de notas de la propiedad del portal web y no se muestran cuando un agente realiza el registro de entrada en una propiedad a través de la aplicación.

La sección de notas de la propiedad también facilita mantener todas las notas de «pass down» pertinentes y actualizadas. Si una nota de una propiedad ya no es relevante, selecciona la «x» situada a la izquierda de la nota para desactivarla y evitar que aparezca en el teléfono.

Cómo debe ser una buena nota de traspaso

Una nota de traspaso útil es concreta, indica al siguiente agente qué debe hacer y especifica cuándo finaliza el asunto. Compara estos ejemplos:

Nota sobre el «paso hacia abajo» débil	Nota de recomendación firme a la baja
«Vigila el garaje».	«La barrera de salida P1 lleva atascada en posición abierta desde las 21:30. Se ha avisado al servicio de mantenimiento. Comprueba la barrera en cada ronda hasta que se repare y anota cada comprobación».
«Contratistas en la obra».	«Se ha autorizado el acceso al tejado a un equipo de 4 personas de ABC Roofing de 07:00 a 17:00 hasta el viernes. Las tarjetas de identificación se entregan en el mostrador del vestíbulo. Si alguien más solicita acceso al tejado, llame al administrador del edificio».
«Tuve un problema con un residente».	«El residente de la vivienda 412 presentó una queja por ruido contra la vivienda 512 a las 23:10. Se habló con ambas partes y el ruido cesó a las 23:25. Se ha presentado el informe del incidente. Se hará un seguimiento si se repite».

Las notas detalladas como estas también se incorporan directamente a un informe completo de actividades diarias, por lo que no se pierde nada entre el registro de turnos y lo que ve el cliente.

Avisos de búsqueda (BOLOs) y alertas

Asegurarse de que los agentes conozcan los problemas habituales de un inmueble es fundamental para que la operación de seguridad sea eficiente y rentable. Añadir avisos y alertas a un inmueble es la forma más sencilla de garantizar que los agentes tengan presentes las notas específicas de dicho inmueble cada vez que lleguen.

Las alertas BOLO son una forma sencilla de informar a los agentes sobre cuestiones como infracciones de aparcamiento reincidentes o personas que merodean por la zona. Las alertas pueden recordar a los agentes la presencia de un equipo de obras que está trabajando en la propiedad durante un turno o los riesgos de resbalones y caídas que se han producido con frecuencia.

Cómo añadir avisos de búsqueda (BOLO) y alertas en Silvertrac

Añadir avisos de búsqueda (BOLO) y alertas es tan fácil como gestionar las notas de traspaso. En la sección de notas de la propiedad del portal web de Silvertrac, selecciona la propiedad a la que quieras añadir un aviso de búsqueda (BOLO) o una alerta y escríbelo en la sección «Nota», situada en la parte inferior de la pantalla.

Puedes elegir la fecha y la hora en que caducará la nota, de modo que los agentes solo la vean durante el tiempo que sea necesario. Volviendo al ejemplo del equipo de obra, puedes configurar la nota para que caduque cuando el equipo de obra termine su contrato en esa propiedad.

Haz clic en «Añadir nueva nota» para completar la nueva nota; esta aparecerá para los responsables cada vez que inicien sesión en la propiedad hasta la fecha y hora de caducidad.

Una plantilla sencilla de BOLO

Los agentes solo pueden actuar en base a una orden de búsqueda y captura (BOLO) si esta responde a las preguntas que se plantearán en el puesto. Utiliza esta estructura para cada orden de búsqueda y captura (BOLO) que emitas:

Campo	Qué incluir
Asunto	Una persona, un vehículo o una situación, en pocas palabras
Descripción	En el caso de una persona: edad aproximada, estatura, complexión, ropa y rasgos distintivos. En el caso de un vehículo: marca, modelo, color y número de matrícula.
Motivo	Por qué los agentes deben estar atentos a ello, como, por ejemplo, un aviso de intrusión o presuntos robos en vehículos
Última vez que se le vio	Fecha, hora y lugar del último avistamiento
Se requiere una acción	Lo que el agente debe hacer exactamente, como observar e informar, llamar al supervisor o avisar a la policía. Nunca perseguir.
Contacto	A quién hay que informar y cómo
Foto	Adjúntalo siempre que la política y las normas de privacidad lo permitan
Caduca	La fecha en la que debe revisarse o eliminarse la alerta BOLO

Si un agente localiza a una persona objeto de una orden de búsqueda y captura, deberá registrar inmediatamente el avistamiento en un informe de incidente, indicando la hora, el lugar y adjuntando cualquier fotografía.

Reenvíos, avisos de búsqueda y órdenes de publicación en TrackTik

En TrackTik, la información entre turnos se transmite a través de órdenes de servicio digitales, por lo que las instrucciones permanentes, las alertas temporales y las actualizaciones tipo «BOLO» llegan a los agentes de la misma manera:

• Configura los pedidos de servicio por cliente, centro o servicio, de modo que cada agente vea únicamente lo que le corresponde según su asignación.
• Actualiza las órdenes en tiempo real y exige su confirmación, para que puedas demostrar que todos los agentes han recibido el cambio.
• Adjunta una foto, un vídeo o un PDF para aportar más detalles, como una imagen de un vehículo o un plano del lugar.
• Guarda todo en un mismo sitio. En la aplicación TrackTik para rondas de seguridad, los agentes pueden consultar de un solo vistazo las órdenes de servicio, el historial del libro de registro y los puntos de control correspondientes a su turno.

Demostrar que los agentes han recibido la información es la otra mitad de la rendición de cuentas, tal y como explicamos en «La otra mitad de la rendición de cuentas: cómo hacer llegar la información a tus guardias». Para obtener más información sobre las instrucciones digitales, descubre cómo las órdenes de puesto digitales están transformando las operaciones de seguridad.

Errores habituales en el «Pass Down» y el «BOLO»

Error	Cómo solucionarlo
Las notas nunca caducan	Establece una fecha de vencimiento para cada nota y aviso, y revisa semanalmente los asuntos pendientes.
Traspasos únicamente verbales	Anota todo en la aplicación, incluso cuando el siguiente agente esté delante de ti.
Avisos de búsqueda vagos	Incluye una descripción, el motivo y la acción concreta que se debe realizar.
No hay pruebas de que los responsables hayan leído las actualizaciones	Exigir la confirmación antes de que el agente comience su turno
Información dispersa en mensajes de texto y correos electrónicos	Mantén un único sistema de registro para cada centro

Los supervisores pueden comprobar el funcionamiento de los traspasos de turno durante una inspección de los puestos de seguridad preguntando al agente de guardia qué puntos están abiertos en ese momento en las instalaciones. Para obtener orientación más amplia, lee cómo una mejor comunicación mejora las operaciones de seguridad.

Las notas y los avisos de búsqueda mejoran las rondas de vigilancia. Al garantizar que la información más importante llegue a los agentes de forma sistemática, podrás llevar a cabo una operación más eficaz y, en general, contar con clientes más satisfechos.

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