Les meilleures façons pour les superviseurs d'utiliser les notes de transmission, soyez vigilants

Les meilleures façons pour les superviseurs d'utiliser les notes de transmission, soyez vigilants

Une société de sécurité doit tenir compte de nombreux facteurs lorsqu'elle assure la surveillance d'une propriété. Chaque propriété a des besoins spécifiques qui influencent le déroulement d'une ronde de sécurité.

Gérer ces besoins variés peut être complexe. Mais avec les bons outils, vous pouvez donner aux agents de sécurité les moyens de faire face à toutes les situations.

L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de s'assurer que les agents disposent toujours des informations les plus à jour concernant une propriété, comme la présence d'un récidiviste en matière de stationnement ou d'une équipe de construction autorisée. Silvertrac permet aux entreprises de sécurité d'ajouter des notes de suivi et des avis de recherche (« Recherche en cours ») afin de s'assurer que les informations les plus pertinentes concernant une propriété soient toujours visibles.

Notes de transmission

Maintenir des canaux de communication clairs aide à prévenir que les incidents ne dégénèrent. Grâce à la fonction de transmission des notes de Silvertrac, vous pouvez facilement consulter les notes et les tâches qu'un agent transmet ou soumet à la fin de son service pour les envoyer à son successeur.

Consulter les notes de transmission laissées par un agent est une procédure simple. Sur le portail Web Silvertrac, un bouton « Notes relatives à la propriété » est disponible (en rouge ci-dessus).

La section « Notes sur la propriété » affichera la liste de toutes les propriétés. La sélection d'une propriété permettra d'afficher les notes relatives à la transmission.

Cette liste affiche toutes les notes de transmission, expirées et actives. Les notes expirées sont celles qui ont déjà été traitées ou qui ne sont plus pertinentes. Elles sont barrées dans la vue des notes de la propriété sur le portail Web et n'apparaissent pas lorsqu'un agent effectue un enregistrement sur place via l'application.

La section « Notes sur le bien » permet de conserver facilement toutes les notes transmises et de les mettre à jour. Si une note relative à un bien n'est plus pertinente, cliquez sur la croix bleue « x » à gauche de la note pour la désactiver et éviter qu'elle ne s'affiche sur votre téléphone.

Soyez vigilants (avis de recherche) et alertes

Il est essentiel, pour une opération de sécurité efficace et rentable, que les agents soient informés des problèmes courants sur une propriété. L'ajout d'avis de recherche et d'alertes concernant une propriété est le moyen le plus simple de rappeler aux agents les renseignements propres à la propriété chaque fois qu'ils s'y rendent.

Les avis de recherche sont un moyen simple d'informer les agents de problèmes tels que les infractions de stationnement répétées ou le vagabondage. Ces alertes peuvent leur rappeler la présence d'une équipe de construction sur les lieux pendant leur service ou les risques de chute récurrents.

Ajouter des avis de recherche et des alertes est aussi simple que de gérer des notes de transmission. Dans la section « Notes » du portail Web Silvertrac, sélectionnez le bien auquel vous souhaitez ajouter un avis de recherche ou une alerte, puis entrez votre demande dans le champ « Note » au bas de l’écran.

Vous pouvez choisir la date et l'heure d'expiration de la note afin que les agents n'y aient accès que le temps nécessaire. Reprenons l'exemple de l'équipe de construction : vous pouvez paramétrer la note pour qu'elle expire lorsque l'équipe a terminé son contrat sur le chantier.

Cliquez sur « Ajouter une nouvelle note » pour terminer la nouvelle note ; elle apparaîtra pour l’agent chaque fois qu’il se connectera à la propriété jusqu’à la date et l’heure d’expiration.

La transmission de notes et d'avis de présence améliore les rondes de surveillance. En vous assurant que les informations les plus importantes parviennent régulièrement aux agents, vous optimiserez vos opérations et, globalement, la satisfaction de vos clients.

Planifiez une démonstration avec Silvertrac dès aujourd'hui pour découvrir comment notre système de ronde de sécurité numérique fonctionne dans tous les domaines.