Comment les superviseurs peuvent utiliser efficacement les notes de transmission et les avis de recherche

Une société de sécurité doit tenir compte de nombreux facteurs lorsqu'elle assure la surveillance d'une propriété. Chaque propriété a des besoins spécifiques qui influencent le déroulement d'une ronde de sécurité.

Gérer ces besoins variés peut être complexe. Mais avec les bons outils, vous pouvez donner aux agents de sécurité les moyens de faire face à toutes les situations.

L'une des meilleures façons d'y parvenir est de s'assurer que les agents sont toujours au courant des dernières nouvelles concernant une propriété, comme la présence d'un récidiviste en matière de stationnement ou d'une équipe de construction autorisée. C'est le rôle des notes de service et des avis de recherche. Silvertrac permet aux entreprises de sécurité d'ajouter ces notes et avis, tandis que TrackTik diffuse les mêmes informations par des ordres de poste numériques que les agents consultent sur leur téléphone. Ainsi, les informations les plus pertinentes concernant une propriété sont toujours accessibles.

Qu'est-ce qu'un BOLO ? En matière de sécurité, un BOLO (Be On the Look Out, ou « Recherche active ») est une brève alerte informant les agents de la présence d'une personne, d'un véhicule ou d'une situation particulière sur un site, comme par exemple un intrus faisant l'objet d'une interdiction d'accès ou une voiture liée à des cambriolages. La fiche de transmission est le document remis à l'équipe suivante, indiquant à l'agent suivant ce qui s'est passé et les points encore en cours d'investigation.

Notes de transmission

Maintenir des canaux de communication clairs aide à prévenir que les incidents ne dégénèrent. Grâce à la fonction de transmission des notes de Silvertrac, vous pouvez facilement consulter les notes et les tâches qu'un agent transmet ou soumet à la fin de son service pour les envoyer à son successeur.

Gestion des notes de transmission dans Silvertrac

Consulter les notes de transmission laissées par un agent est une procédure simple. Sur le portail Web Silvertrac, sélectionnez le bouton « Notes de propriété ».

La section « Notes sur la propriété » affichera la liste de toutes les propriétés. La sélection d'une propriété permettra d'afficher les notes relatives à la transmission.

Cette liste affiche toutes les notes de transmission, qu'elles soient expirées ou actives. Les notes expirées sont celles qui ont déjà été traitées ou qui ne sont plus pertinentes. Elles sont barrées dans la vue des notes de la propriété sur le portail Web et n'apparaissent pas lorsqu'un agent effectue un enregistrement sur place via l'application.

La section « Notes sur le bien » permet de conserver facilement toutes les notes transmises et de les mettre à jour. Si une note relative à un bien n'est plus pertinente, sélectionnez le « x » à gauche de la note pour la désactiver et éviter qu'elle ne s'affiche sur votre téléphone.

À quoi ressemble une bonne note de transmission ?

Une note de transmission utile est précise, indique à l'agent suivant la marche à suivre et précise la fin de l'incident. Comparez ces exemples :

Note de transmission faible	Note de transmission forte
« Faites attention au garage. »	« La barrière de sortie P1 est bloquée en position ouverte depuis 21h30. Entretien prévenue. Veuillez vérifier la barrière à chaque passage jusqu'à sa réparation et consigner chaque vérification. »
« Des entrepreneurs sur le chantier. »	Une équipe de 4 personnes de la société ABC Roofing est autorisée à accéder au toit de 7 h à 17 h jusqu'à vendredi inclus. Les badges seront remis à la réception. Veuillez contacter le gestionnaire de l'immeuble si d'autres personnes souhaitent accéder au toit. »
« J'ai eu un problème avec un résident. »	Le résident de l'unité 412 a signalé une nuisance sonore provenant de l'unité 512 à 23h10. Après avoir parlé aux deux parties, le bruit a cessé à 23h25. Un rapport d'incident a été établi. Un suivi sera effectué en cas de récidive. »

Ces remarques pertinentes alimentent directement un rapport d'activité quotidien complet, de sorte qu'aucune information ne se perd entre le registre des heures de travail et ce que le client voit.

Soyez vigilants (avis de recherche) et alertes

Il est essentiel, pour une opération de sécurité efficace et rentable, que les agents soient informés des problèmes courants sur une propriété. L'ajout d'avis de recherche et d'alertes concernant une propriété est le moyen le plus simple de rappeler aux agents les renseignements propres à la propriété chaque fois qu'ils s'y rendent.

Les avis de recherche sont un moyen simple d'informer les agents de problèmes tels que les infractions de stationnement répétées ou le vagabondage. Ces alertes peuvent leur rappeler la présence d'une équipe de construction sur les lieux pendant leur service ou les risques de chute récurrents.

Ajout d'avis de recherche et d'alertes dans Silvertrac

Ajouter des avis de recherche et des alertes est aussi simple que de gérer des notes de transmission. Dans la section « Notes » du portail Web Silvertrac, sélectionnez le bien auquel vous souhaitez ajouter un avis de recherche ou une alerte, puis entrez votre demande dans le champ « Note » au bas de l’écran.

Vous pouvez choisir la date et l'heure d'expiration de la note afin que les agents n'y aient accès que le temps nécessaire. Reprenons l'exemple de l'équipe de construction : vous pouvez paramétrer la note pour qu'elle expire lorsque l'équipe a terminé son contrat sur le chantier.

Cliquez sur « Ajouter une nouvelle note » pour terminer la nouvelle note ; elle apparaîtra pour l’agent chaque fois qu’il se connectera à la propriété jusqu’à la date et l’heure d’expiration.

Un modèle BOLO simple

Les agents ne peuvent donner suite à un avis de recherche que s'il répond aux questions qu'ils se poseront sur place. Utilisez cette structure pour chaque avis de recherche que vous publiez :

Champ	Qu'est-ce qu'il faut inclure ?
Sujet	Personne, véhicule ou situation, en quelques mots
Description	Pour une personne : âge approximatif, taille, corpulence, vêtements et signes distinctifs. Pour un véhicule : marque, modèle, couleur et numéro d’immatriculation.
Raison	Pourquoi les agents doivent être attentifs à cela, comme par exemple à un avis d'intrusion ou à des soupçons d'effraction de véhicule
Dernière observation	Date, heure et lieu de la dernière observation
Action requise	L'agent doit notamment observer et faire un rapport, appeler son supérieur ou la police. Il ne doit en aucun cas poursuivre l'individu.
Coordonnées	Qui prévenir et comment
Photo	Joignez-en une lorsque les règles de politique et de confidentialité le permettent.
Expire	Date à laquelle l'avis de recherche (BOLO) doit être révisé ou supprimé

Si un agent repère une personne faisant l'objet d'un avis de recherche, l'observation doit être immédiatement consignée dans un rapport d'incident indiquant l'heure, le lieu et toute photo.

Transmissions, avis de recherche et ordres de recherche dans TrackTik

Dans TrackTik, les informations transmises d'une équipe à l'autre transitent par les ordres de poste numériques, de sorte que les instructions permanentes, les alertes temporaires et les mises à jour de type avis de recherche parviennent toutes aux agents de la même manière :

• Configurez les ordres de publication par client, site ou publication afin que chaque agent ne voie que ce qui s'applique à sa mission.
• Mettez à jour les ordres en temps réel et exigez un accusé de réception afin de pouvoir prouver que chaque agent a bien reçu la modification.
• Joignez une photo, une vidéo ou un PDF pour plus de détails, comme une photo d'un véhicule ou une carte du site.
• Centralisez toutes les informations. Dans l' application TrackTik pour les rondes des agents de sécurité , ces derniers consultent ensemble les consignes de poste, l'historique du registre et les points de contrôle de leur service.

Prouver que les agents ont bien reçu l'information constitue l'autre volet de la responsabilité, comme nous l'expliquons dans notre document « L'autre volet de la responsabilité : transmettre l'information à vos agents » . Pour en savoir plus sur les instructions numériques, consultez notre article sur l'impact des consignes numériques sur les opérations de sécurité.

Erreurs courantes concernant la transmission et les avis de recherche

Erreur	Comment le réparer
Les billets n'expirent jamais	Fixez une date d'expiration à chaque note et avis de recherche, et examinez les dossiers en cours chaque semaine.
Les transferts verbaux seulement	Notez tout dans l'application, même si le prochain agent est juste devant vous.
BOLOs vagues	Veuillez inclure une description, la raison et l'action précise requise.
Aucune preuve que les agents lisent les mises à jour	Exiger un accusé de réception avant que l'agent ne commence son service
Informations éparpillées dans des textos et des courriels	Conservez un système d'enregistrement pour chaque site.

Lors d'une inspection de poste de sécurité, les superviseurs peuvent vérifier l'efficacité de la transmission des informations en demandant à l'agent de poste ce qui est actuellement ouvert sur le site. Pour des conseils plus généraux, consultez l'article « Une meilleure communication améliore les opérations de sécurité » .

La transmission de notes et d'avis de présence améliore les rondes de surveillance. En vous assurant que les informations les plus importantes parviennent régulièrement aux agents, vous optimiserez vos opérations et, globalement, la satisfaction de vos clients.

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