Wie Vorgesetzte „Pass-Down-Notizen“ und „BOLOs“ effektiv nutzen können

Es gibt zahlreiche Faktoren, die ein Sicherheitsunternehmen berücksichtigen muss, wenn es auf einem Grundstück Wachdienst leistet. Jedes Grundstück hat individuelle Anforderungen, die sich darauf auswirken, wie eine Wachrunde durchgeführt wird.

Der Umgang mit diesen unterschiedlichen Anforderungen kann eine Herausforderung darstellen. Mit den richtigen Hilfsmitteln können Sie Sicherheitskräfte jedoch so ausstatten, dass sie jedes Problem bewältigen können, das auf sie zukommt.

Eine der besten Möglichkeiten hierfür ist es, sicherzustellen, dass die Einsatzkräfte stets über die neuesten Informationen zu einem Grundstück verfügen, beispielsweise über einen Wiederholungstäter bei Parkverstößen oder eine genehmigte Baufirma. Genau dafür sind Weitergabemeldungen und „Be On the Look Out“-Meldungen (BOLOs) gedacht. Silvertrac bietet Sicherheitsunternehmen die Möglichkeit, Weitergabemeldungen und BOLOs hinzuzufügen, und TrackTik übermittelt dieselben Informationen über digitale Einsatzbefehle, die die Sicherheitskräfte auf ihren Smartphones bestätigen, sodass die relevantesten Informationen zum Objekt stets sichtbar sind.

Was ist ein BOLO? Im Sicherheitsbereich ist ein BOLO (Be On the Look Out) eine kurze Warnmeldung, die Beamte dazu auffordert, an einem Standort nach einer bestimmten Person, einem bestimmten Fahrzeug oder einer bestimmten Situation Ausschau zu halten, beispielsweise nach einem Eindringling, gegen den ein Hausverbot verhängt wurde, oder nach einem Auto, das mit Einbrüchen in Verbindung steht. Eine „Pass-Down-Notiz“ ist die Übergabe von einer Schicht zur nächsten, die dem nächsten Beamten mitteilt, was passiert ist und welche Fälle noch offen sind.

Notizen weitergeben

Durch klare Kommunikationskanäle lässt sich verhindern, dass Vorfälle außer Kontrolle geraten. Mit den „Pass-Down“-Notizen von Silvertrac können Sie auf einen Blick erkennen, welche Notizen und Aufgaben ein Beamter am Ende seiner Schicht an den nächsten Beamten im Dienst weitergibt oder übermittelt.

Verwaltung von Pass-Down-Notizen in Silvertrac

Das Anzeigen der von einem Mitarbeiter hinterlassenen Notizen ist ganz einfach. Wählen Sie im Silvertrac-Webportal die Schaltfläche „Objektnotizen“ aus.

Im Abschnitt „Eigenschaftsnotizen“ wird eine Liste aller Eigenschaften angezeigt. Durch Auswahl einer Eigenschaft werden die zugehörigen Notizen angezeigt.

Diese Liste enthält alle weitergegebenen Notizen, sowohl abgelaufene als auch aktive. Abgelaufene Notizen beziehen sich auf Vorgänge, die entweder bereits abgeschlossen sind oder nicht mehr relevant sind. Sie sind in der Ansicht „Objektnotizen“ im Webportal durchgestrichen und werden nicht angezeigt, wenn ein Mitarbeiter über die App bei einem Objekt eincheckt.

Der Bereich „Notizen zur Immobilie“ erleichtert es zudem, alle Notizen relevant und auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn eine Notiz zu einer Immobilie nicht mehr relevant ist, wählen Sie das „x“ links neben der Notiz aus, um sie zu deaktivieren und zu verhindern, dass sie auf dem Smartphone angezeigt wird.

So sieht eine gute Übergabeanweisung aus

Eine nützliche Weiterleitungsnotiz ist konkret, gibt dem nächsten Beamten Anweisungen, was zu tun ist, und gibt an, wann die Angelegenheit abgeschlossen ist. Vergleichen Sie diese Beispiele:

Anmerkung: Schwacher Pass nach unten	Deutlicher Hinweis auf eine Abwärtsbewegung
„Pass auf die Garage auf.“	„Der Schrankenarm an der Ausfahrt P1 ist seit 21:30 Uhr in geöffneter Position blockiert. Die Wartungsabteilung wurde benachrichtigt. Überprüfen Sie die Schranke bei jeder Runde, bis sie repariert ist, und protokollieren Sie jede Überprüfung.“
„Bauunternehmer vor Ort.“	„Ein vierköpfiges Team von ABC Roofing hat bis einschließlich Freitag von 07:00 bis 17:00 Uhr die Genehmigung, auf dem Dach zu arbeiten. Die Ausweise werden am Empfang ausgestellt. Bitte rufen Sie den Hausverwalter an, falls jemand anderes Zugang zum Dach beantragt.“
„Ich hatte ein Problem mit einem Bewohner.“	„Der Bewohner von Wohnung 412 hat um 23:10 Uhr eine Lärmbeschwerde gegen Wohnung 512 eingereicht. Ich habe mit beiden Parteien gesprochen, und der Lärm hörte um 23:25 Uhr auf. Der Vorfall wurde protokolliert. Bei Wiederholung sind weitere Maßnahmen zu ergreifen.“

Solche detaillierten Notizen fließen zudem direkt in einen vollständigen täglichen Aktivitätsbericht ein, sodass zwischen dem Schichtprotokoll und den Informationen, die der Kunde sieht, nichts verloren geht.

Fahndungsaufrufe (BOLOs) und Warnmeldungen

Um einen effizienten und rentablen Sicherheitsbetrieb zu gewährleisten, ist es entscheidend, dass die Sicherheitskräfte über häufige Probleme an einem Standort informiert sind. Das Hinzufügen von BOLOs und Warnmeldungen zu einem Standort ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass die Sicherheitskräfte bei jeder Ankunft an standortspezifische Hinweise erinnert werden.

BOLOs sind eine einfache Möglichkeit, Polizeibeamte auf Dinge wie wiederholte Parkverstöße oder herumlungernde Personen aufmerksam zu machen. Die Warnmeldungen können die Beamten daran erinnern, dass während ihrer Schicht eine Baufirma auf dem Gelände arbeitet oder dass regelmäßig Rutsch- und Sturzgefahren auftreten.

Hinzufügen von BOLOs und Benachrichtigungen in Silvertrac

Das Hinzufügen von BOLOs und Benachrichtigungen ist genauso einfach wie das Verwalten von Weitergabevermerken. Wählen Sie im Bereich „Objektnotizen“ des Silvertrac-Webportals das Objekt aus, für das Sie ein BOLO oder eine Benachrichtigung hinzufügen möchten, und geben Sie den entsprechenden Eintrag im Abschnitt „Notiz“ am unteren Bildschirmrand ein.

Sie können das Datum und die Uhrzeit festlegen, zu denen die Notiz abläuft, sodass die Mitarbeiter sie nur so lange sehen, wie es erforderlich ist. Um auf das Beispiel der Bauarbeiter zurückzukommen: Sie können festlegen, dass die Notiz abläuft, sobald die Bauarbeiter ihren Auftrag an diesem Objekt abgeschlossen haben.

Klicken Sie auf „Neue Notiz hinzufügen“, um die neue Notiz fertigzustellen. Sie wird den Mitarbeitern dann bei jeder Anmeldung in der Immobilie bis zum Ablaufdatum und der Ablaufzeit angezeigt.

Eine einfache BOLO-Vorlage

Beamte können nur dann auf eine Fahndungsmeldung reagieren, wenn diese die Fragen beantwortet, die sie im Dienst haben werden. Verwenden Sie diese Struktur für jede Fahndungsmeldung, die Sie herausgeben:

Feld	Was sollte enthalten sein?
Betreff	Person, Fahrzeug oder Situation – in wenigen Worten
Beschreibung	Bei einer Person: ungefähres Alter, Größe, Statur, Kleidung und auffällige Merkmale. Bei einem Fahrzeug: Marke, Modell, Farbe und Kennzeichen.
Grund	Warum Polizeibeamte darauf achten sollten, z. B. bei einer Hausverbotsverfügung oder bei Verdacht auf Einbrüche in Fahrzeuge
Zuletzt gesehen	Datum, Uhrzeit und Ort der letzten Sichtung
Erforderliche Maßnahme	Was genau der Beamte tun sollte, z. B. beobachten und melden, den Vorgesetzten benachrichtigen oder die Polizei rufen. Niemals eine Verfolgung aufnehmen.
Kontakt	Wen muss man benachrichtigen und wie?
Foto	Fügen Sie eine bei, sofern die Richtlinien und Datenschutzbestimmungen dies zulassen
Läuft ab	Das Datum, an dem die Fahndungsmeldung überprüft oder gelöscht werden sollte

Wenn ein Beamter eine gesuchte Person entdeckt, sollte die Sichtung unverzüglich als Vorfallsbericht mit Angabe von Uhrzeit, Ort und etwaigen Fotos protokolliert werden.

Weiterleitungen, BOLOs und Postanweisungen in TrackTik

In TrackTik werden Informationen von Schicht zu Schicht über digitale Dienstanweisungen weitergegeben, sodass sowohl allgemeine Anweisungen als auch vorübergehende Warnmeldungen und BOLO-ähnliche Aktualisierungen die Beamten auf dieselbe Weise erreichen:

• Konfigurieren Sie die Einsatzaufträge nach Kunde, Standort oder Einsatz, damit jeder Einsatzkraft nur das angezeigt wird, was für ihren Einsatz relevant ist.
• Aktualisieren Sie Befehle in Echtzeit und verlangen Sie eine Bestätigung, damit Sie nachweisen können, dass jeder Beamte die Änderung erhalten hat.
• Fügen Sie ein Foto, ein Video oder eine PDF-Datei mit zusätzlichen Details bei, beispielsweise ein Bild eines Fahrzeugs oder einen Lageplan.
• Alles an einem Ort. In der TrackTik-App für Sicherheitspersonal sehen die Mitarbeiter die Dienstanweisungen, den Logbuchverlauf und die Kontrollpunkte für ihre Schicht auf einen Blick.

Der Nachweis, dass die Mitarbeiter Informationen erhalten haben, ist die andere Hälfte der Rechenschaftspflicht, wie wir in „Die andere Hälfte der Rechenschaftspflicht: Informationen an Ihre Sicherheitskräfte weitergeben“ erläutern. Weitere Informationen zu digitalen Anweisungen finden Sie im Artikel „Wie digitale Dienstanweisungen den Sicherheitsbetrieb verändern“.

Häufige Fehler bei der Weitergabe und bei BOLO-Meldungen

Fehler	So beheben Sie das Problem
Notizen verfallen nie	Legen Sie für jede Notiz und jeden BOLO ein Ablaufdatum fest und überprüfen Sie offene Punkte wöchentlich.
Rein mündliche Übergaben	Schreib alles in der App auf, auch wenn der nächste Beamte schon vor dir steht
Vage Fahndungsaufrufe	Geben Sie eine Beschreibung, den Grund und die genau erforderliche Maßnahme an
Es gibt keinen Beweis dafür, dass die Beamten die Aktualisierungen gelesen haben	Bevor der Beamte seine Schicht antritt, muss eine Bestätigung vorliegen
Informationen, die über Texte und E-Mails verstreut sind	Führen Sie für jeden Standort ein einheitliches System zur Datenerfassung.

Vorgesetzte können bei einer Inspektion eines Sicherheitspostens überprüfen, wie gut die Informationsweitergabe funktioniert, indem sie den Beamten am Posten fragen, was derzeit auf dem Gelände geöffnet ist. Weitere Hinweise finden Sie im Artikel darüber, wie eine bessere Kommunikation den Sicherheitsbetrieb verbessert.

Notizen und BOLOs sorgen für effizientere Wachrundgänge. Indem Sie sicherstellen, dass die wichtigsten Informationen stets zuverlässig an die Wachmitarbeiter weitergeleitet werden, können Sie einen besseren Betrieb gewährleisten und insgesamt zufriedenere Kunden haben.

Erfahren Sie, wie Trackforce mit TrackTik und Silvertrac alle Einsatzkräfte auf dem Laufenden hält. Vereinbaren Sie eine Vorführung.