7 éléments que tout rapport d'activité quotidienne devrait inclure

7 éléments que tout rapport d'activité quotidienne devrait inclure

Les rapports d'activités quotidiens sont essentiels à toute opération de sécurité. Pour les équipes de sécurité sous contrat, ils constituent souvent le principal moyen de communication avec le client. Les entreprises performantes comprennent l'importance d'un rapport d'activité quotidien (RAD) bien rédigé et forment leurs équipes en conséquence.

Dans cet article, nous aborderons les quatre éléments essentiels que tout rapport d'évaluation des risques (DAR) devrait contenir. Nous terminerons par l'examen de trois éléments supplémentaires que les meilleurs acteurs de l'industrie s'efforcent d'intégrer à leurs rapports.

Ok… commençons par les bases.

Principes de base du rapport d'activité quotidienne

Les rapports d'activité quotidiens de base doivent inclure les heures de présence et de départ des agents sur le site, les informations relatives au changement d'équipe (le cas échéant), un compte rendu de toutes les activités effectuées pendant le quart de travail, y compris les patrouilles de routine, et toute activité inhabituelle.

Ces éléments doivent figurer dans chaque rapport d'activité quotidien, même s'ils ne sont pas exigés par le client. Maintenir un niveau de service élevé est une responsabilité qui incombe à tout professionnel de l'industrie de la sécurité, que le client l'exige ou non.

#1 Heures d'arrivée et de départ précises

Non, pas l'heure à laquelle le service était censé commencer, mais l'heure à laquelle il a réellement commencé. Il en va de même pour la fin du service. Laisser l'agent arrondir les heures de début et de fin est une mauvaise approche dès le départ.

Utilisez un logiciel de gestion du temps ou de sécurité avec fonction de pointage pour enregistrer précisément les heures de présence et d'absence sur le site. La plupart des solutions utilisent même un système de géorepérage autour de la propriété afin d'empêcher l'agent de pointer ou de faire son rapport s'il n'est pas sur place.

#2 Renseignements sur le changement d'équipe

S’il existe des ordres de transmission relatifs à la propriété et/ou au client, vos agents doivent documenter cet échange d’informations dans le DAR.

Tous les postes ne comportent pas de changement d'équipe. Cependant, la plupart des consignes relatives aux postes de sécurité incluent des tâches spécifiques au début de chaque service. S'il y a lieu, veuillez le mentionner dans le rapport de sécurité. Votre client sera ainsi avisé de la présence de l'agent sur place, prêt à intervenir.

Ça pourrait être aussi simple que :

« L'agent Lawson est en service actuellement. Il a reçu tout le matériel et l'équipement en bon état. »

Ou quelque chose de plus détaillé, par exemple :

« L'agent Lawson a succédé à l'agent Jones. L'agent Jones a fait le point sur les activités de son quart précédent. Toutes les instructions ont été reçues. Tout le matériel a été reçu en bon état. »

#3 Toutes les mesures préventives courantes

Les rapports d'activités quotidiens doivent documenter tout ce que fait l'équipe de sécurité pour accroître sa présence sur les lieux et prévenir toute activité indésirable.

N'oubliez pas que le DAR est le résumé du travail effectué quotidiennement pour le client.

Si votre rapport n'a pas fourni de détails, que pensera le client de vos services ?

Malheureusement, il est fréquent de voir des rapports comme celui-ci :

05h00 - L'agent Lawson est de service. Il a reçu toutes les instructions. 06h00 - Début de la patrouille du bâtiment 1. 06h30 - Fin de la patrouille du bâtiment 1, aucune activité inhabituelle. 08h00 - Début de la patrouille du bâtiment 2. 08h45 - Fin de la patrouille du bâtiment 2, aucune activité inhabituelle.

Ça vous dit quelque chose ?

Les agents devraient plutôt être formés à rédiger un rapport détaillé de toutes leurs actions pendant leur service afin d'apporter une valeur ajoutée réelle au client. Plus de détails ci-dessous…

#4 Exceptions à la norme

Tout événement inhabituel sur la propriété doit être consigné dans le rapport d'activité quotidienne (DAR). Cela inclut les incidents (bien que leur signalement doive être séparé) et tout autre problème préoccupant, notamment :

• Risques pour la sécurité
• Problèmes d'entretien
• Visiteurs inattendus
• Des portes qui auraient dû être verrouillées ont été trouvées déverrouillées.
• contacts positifs ou négatifs avec toute personne présente sur la propriété
• Risques ou préoccupations en matière de sécurité
• Tous les fournisseurs sur place (services de nettoyage, balayeuses de voirie, entreprises de construction, etc.)

La sécurité doit être aux petits soins pour le client. Vous ne voudriez pas que vos clients apprennent un événement inhabituel par une tierce personne présente sur les lieux. Pour éviter cela, les agents doivent signaler tout ce qui sort de l'ordinaire.

À tout le moins, ça prouve que l'agent est vigilant et attentif.

Création de DAR de niveau supérieur

La plupart des rapports d'activité quotidiens aborderont une version ou une autre des 4 points essentiels présentés jusqu'à présent.

Mais parlons de 3 façons d'améliorer vos DAR, de donner à vos clients matière à discussion et de bien faire comprendre la valeur de vos services.

#5 Preuve de valeur

« La sécurité est un centre de coûts… Un mal nécessaire. »

~ La plupart des clients de l'industrie de la sécurité

Dans 95 % des cas, vos clients préféreraient consacrer leur budget de sécurité à autre chose. Votre rôle est de trouver des solutions pour réellement valoriser le bien et d'intégrer cette valeur ajoutée dans vos rapports d'évaluation des risques.

Voici quelques contributions de la DAR qui illustrent bien cela :

Un agent a porté assistance à un visiteur en panne de batterie dans le stationnement est. L'agent avait obtenu l'autorisation verbale du visiteur pour intervenir (voir le fichier audio ci-joint). La batterie du véhicule a été redémarrée à l'aide d'un dispositif de démarrage. Le visiteur a remercié l'agent pour son aide. »

« L’agent a procédé à une inspection complète de l’éclairage de la propriété et a noté tous les éclairages défectueux ou hors service. Trois lumières étaient hors service. Veuillez consulter le rapport d'éclairage pour plus de détails. »

« L’agent a contacté le gérant du Starbucks pour savoir s’il y avait des problèmes dans l’établissement. M. Petterson n'avait aucun problème, mais a apprécié qu'on prenne de nos nouvelles. »

Lorsque votre client consulte le rapport d'activité quotidien, cela devrait étayer son choix de collaborer avec votre équipe. Formez vos employés à trouver des façons simples d'apporter et de documenter la valeur ajoutée pour vos clients.

Astuce bonus : Une image vaut mille mots. Si votre rapport d'activité quotidien comprend des photos de la propriété prises par votre agent en patrouille, le client en ressentira davantage la valeur ajoutée que s'il recevait un simple rapport écrit.

#6 Réduction des risques et des responsabilités

Un service de sécurité est sur place afin de réduire les risques et la responsabilité du client. Le contrat de règlement doit comprendre des clauses contribuant à réduire ces risques et cette responsabilité.

La rédaction de notes détaillées expliquant les points que l'agent recherche sur place permet de rédiger un rapport moins ambigu en cas de poursuites judiciaires.

Voici quelques exemples :

L'agent a patrouillé la cage d'escalier et est à la recherche de tout danger. Il a vérifié l'éclairage, la signalisation et les rampes pour s'assurer de leur bon fonctionnement.

L'agent a vérifié tous les contenants de stockage pour s'assurer qu'ils étaient verrouillés et sécurisés, sans aucun signe d'effraction ni de dommage.

Un agent a patrouillé la piscine pour s'assurer du respect du règlement intérieur. Il a vérifié la présence de mineurs sans surveillance, de bouteilles en verre et le bon usage des installations.

#7 Réaffirmer et soutenir le partenariat

Il s'agit de l'élément le plus subtil d'un rapport d'activité quotidien, car il varie d'un site à l'autre. En fin de compte, votre rapport d'activité quotidien doit réaffirmer votre engagement envers le client et ses objectifs organisationnels, quels qu'ils soient.

Voici quelques façons de réaffirmer et de soutenir le partenariat avec votre client et la DAR :

• Assurez-vous que les éléments prioritaires ou les zones d'intérêt sont mentionnés dans chaque rapport d'activité détaillé (DAR) afin de montrer qu'ils reçoivent l'attention nécessaire de la part des agents sur place.
• Inclure les commentaires de vos superviseurs détaillant le contenu des formations propres au site.
• Utilisez une application de gestion des officiers pour automatiser les rappels de consignes post-formation des officiers et consigner les formations dans les DAR.

Résumé

Voici un bref résumé des 7 éléments que chaque DAR devrait inclure :

1. Heures d'arrivée et de départ précises
2. Informations sur le changement d'équipe
3. Toutes les mesures préventives courantes
4. Toute exception à la norme
5. Preuve de valeur
6. Réduction des risques et des responsabilités
7. Réaffirmer et soutenir le partenariat

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