7 éléments que tout rapport d'activité quotidienne devrait inclure

Trackforce

27 août 2019 · 10 minutes de lecture

Agent de sécurité qui rédige un rapport d'activités quotidiennes

Les rapports d'activités quotidiens sont essentiels à toute opération de sécurité . Pour les équipes de sécurité sous contrat , ils constituent souvent le principal moyen de communication avec le client. Les entreprises performantes comprennent l'importance d'un rapport d'activité quotidien (RAD) bien rédigé et forment leurs équipes en conséquence.

Dans cet article, nous aborderons les quatre éléments essentiels que tout rapport d'évaluation des risques (DAR) devrait contenir. Nous terminerons par l'examen de trois éléments supplémentaires que les meilleurs acteurs de l'industrie s'efforcent d'intégrer à leurs rapports.

Ok… commençons par les bases.

Points clés à retenir

Le DAR est votre produit pour les clients.
Pour des raisons de sécurité contractuelle, c'est souvent le seul document que le client lit réellement. Considérez-le comme un livrable et non comme un simple document administratif accompagnant la fin de la mission.
Quatre éléments ne sont pas négociables.
Les heures réelles d'arrivée et de départ, les informations sur les changements d'équipe, les travaux préventifs de routine et tout ce qui sort de l'ordinaire. Tout le reste s'appuie sur ces éléments.
Enregistrez les heures réelles, jamais les heures programmées.
L'arrondi des heures de début et de fin compromet la crédibilité de l'ensemble du rapport. Le pointage géolocalisé assure la présence effective de l'agent sur les lieux.
Ce sont les détails qui distinguent une preuve d'un simple journal.
Patrouille terminée, l'absence d'activité inhabituelle n'apporte aucune information utile au client. C'est la description des points vérifiés et leur justification qui confèrent au rapport toute valeur probante.
L'incohérence entre les sites est un problème de logiciel.
Demander à chaque agent de rédiger un rapport d'intervention détaillé n'est pas une solution viable à grande échelle. TrackTik enregistre les heures de travail, les patrouilles, les photos et les incidents en temps réel ; le rapport détaillé est donc généré automatiquement et ne constitue pas une tâche supplémentaire.

Principes de base du rapport d'activité quotidienne

Les rapports d'activité quotidiens de base doivent comprendre les heures de présence et de départ des agents sur le site, les informations relatives au changement d'équipe (le cas échéant), un compte rendu de toutes les activités effectuées pendant le quart de travail, y compris les patrouilles de routine , et toute activité inhabituelle.

Ces éléments doivent figurer dans chaque rapport d'activité quotidien, même s'ils ne sont pas exigés par le client. Maintenir un niveau de service élevé est une responsabilité qui incombe à tout professionnel de l'industrie de la sécurité, que le client l'exige ou non.

#1 Heures d'arrivée et de départ précises

Non, pas l'heure à laquelle le service était censé commencer, mais l'heure à laquelle il a réellement commencé. Il en va de même pour la fin du service. Laisser l'agent arrondir les heures de début et de fin est une mauvaise approche dès le départ.

Utilisez un logiciel de gestion du temps ou de sécurité avec fonction de pointage pour enregistrer précisément les heures de présence et d'absence sur le site. La plupart des solutions utilisent même un système de géorepérage autour de la propriété afin d'empêcher l'agent de pointer ou de faire son rapport s'il n'est pas sur place.

#2 Renseignements sur le changement d'équipe

S’il existe des ordres de transmission relatifs à la propriété et/ou au client, vos agents doivent documenter cet échange d’informations dans le DAR.

Tous les postes ne comportent pas de changement d'équipe. Cependant, la plupart des consignes relatives aux postes de sécurité incluent des tâches spécifiques au début de chaque service. S'il y a lieu, veuillez le mentionner dans le rapport de sécurité. Votre client sera ainsi avisé de la présence de l'agent sur place, prêt à intervenir.

Ça pourrait être aussi simple que :

« L'agent Lawson est en service actuellement. Il a reçu tout le matériel et l'équipement en bon état. »

Ou quelque chose de plus détaillé, par exemple :

« L'agent Lawson a succédé à l'agent Jones. L'agent Jones a fait le point sur les activités de son quart précédent. Toutes les instructions ont été reçues. Tout le matériel a été reçu en bon état. »

#3 Toutes les mesures préventives courantes

Les rapports d'activités quotidiens doivent documenter tout ce que fait l'équipe de sécurité pour accroître sa présence sur les lieux et prévenir toute activité indésirable.

N'oubliez pas que le DAR est le résumé du travail effectué quotidiennement pour le client.

Si votre rapport n'a pas fourni de détails, que pensera le client de vos services ?

Malheureusement, il est fréquent de voir des rapports comme celui-ci :

05h00 - L'agent Lawson est de service. Il a reçu toutes les instructions. 06h00 - Début de la patrouille du bâtiment 1. 06h30 - Fin de la patrouille du bâtiment 1, aucune activité inhabituelle. 08h00 - Début de la patrouille du bâtiment 2. 08h45 - Fin de la patrouille du bâtiment 2, aucune activité inhabituelle.

Ça vous dit quelque chose ?

Les agents devraient plutôt être formés à rédiger un rapport détaillé de toutes leurs actions pendant leur service afin d'apporter une valeur ajoutée réelle au client. Plus de détails ci-dessous…

#4 Exceptions à la norme

Tout événement inhabituel sur la propriété doit être consigné dans le rapport d'activité quotidienne (DAR). Cela inclut les incidents (bien que leur signalement doive être séparé) et tout autre problème préoccupant, notamment :

Risques pour la sécurité
Problèmes d'entretien
Visiteurs inattendus
Des portes qui auraient dû être verrouillées ont été trouvées déverrouillées.
contacts positifs ou négatifs avec toute personne présente sur la propriété
Risques ou préoccupations en matière de sécurité
Tous les fournisseurs sur place (services de nettoyage, balayeuses de voirie, entreprises de construction, etc.)

La sécurité doit être aux petits soins pour le client. Vous ne voudriez pas que vos clients apprennent un événement inhabituel par une tierce personne présente sur les lieux. Pour éviter cela, les agents doivent signaler tout ce qui sort de l'ordinaire.

À tout le moins, ça prouve que l'agent est vigilant et attentif.

Création de DAR de niveau supérieur

La plupart des rapports d'activité quotidiens aborderont une version ou une autre des 4 points essentiels présentés jusqu'à présent.

Mais parlons de 3 façons d'améliorer vos DAR, de donner à vos clients matière à discussion et de bien faire comprendre la valeur de vos services.

#5 Preuve de valeur

« La sécurité est un centre de coûts… Un mal nécessaire. »

~ La plupart des clients de l'industrie de la sécurité

Dans 95 % des cas, vos clients préféreraient consacrer leur budget de sécurité à autre chose. Votre rôle est de trouver des solutions pour réellement valoriser le bien et d'intégrer cette valeur ajoutée dans vos rapports d'évaluation des risques.

Voici quelques contributions de la DAR qui illustrent bien cela :

Un agent a porté assistance à un visiteur en panne de batterie dans le stationnement est. L'agent avait obtenu l'autorisation verbale du visiteur pour intervenir (voir le fichier audio ci-joint). La batterie du véhicule a été redémarrée à l'aide d'un dispositif de démarrage. Le visiteur a remercié l'agent pour son aide. »

« L’agent a procédé à une inspection complète de l’éclairage de la propriété et a noté tous les éclairages défectueux ou hors service. Trois lumières étaient hors service. Veuillez consulter le rapport d'éclairage pour plus de détails. »

« L’agent a contacté le gérant du Starbucks pour savoir s’il y avait des problèmes dans l’établissement. M. Petterson n'avait aucun problème, mais a apprécié qu'on prenne de nos nouvelles. »

Lorsque votre client consulte le rapport d'activité quotidien, cela devrait étayer son choix de collaborer avec votre équipe. Formez vos employés à trouver des façons simples d'apporter et de documenter la valeur ajoutée pour vos clients.

Astuce bonus : Une image vaut mille mots. Si votre rapport d’activité quotidien peut comprendre des photos de la propriété prises par votre agent en patrouille, le client en ressentira davantage la valeur que s’il recevait un simple rapport écrit .

#6 Réduction des risques et des responsabilités

Un service de sécurité est sur place afin de réduire les risques et la responsabilité du client. Le contrat de règlement doit comprendre des clauses contribuant à réduire ces risques et cette responsabilité.

La rédaction de notes détaillées expliquant les points que l'agent recherche sur place permet de rédiger un rapport moins ambigu en cas de poursuites judiciaires.

Voici quelques exemples :

L'agent a patrouillé la cage d'escalier et est à la recherche de tout danger. Il a vérifié l'éclairage, la signalisation et les rampes pour s'assurer de leur bon fonctionnement.

L'agent a vérifié tous les contenants de stockage pour s'assurer qu'ils étaient verrouillés et sécurisés, sans aucun signe d'effraction ni de dommage.

Un agent a patrouillé la piscine pour s'assurer du respect du règlement intérieur. Il a vérifié la présence de mineurs sans surveillance, de bouteilles en verre et le bon usage des installations.

#7 Réaffirmer et soutenir le partenariat

Il s'agit de l'élément le plus subtil d'un rapport d'activité quotidien, car il varie d'un site à l'autre. En fin de compte, votre rapport d'activité quotidien doit réaffirmer votre engagement envers le client et ses objectifs organisationnels, quels qu'ils soient.

Voici quelques façons de réaffirmer et de soutenir le partenariat avec votre client et la DAR :

Assurez-vous que les éléments prioritaires ou les zones d'intérêt sont mentionnés dans chaque rapport d'activité détaillé (DAR) afin de montrer qu'ils reçoivent l'attention nécessaire de la part des agents sur place.
Inclure les commentaires de vos superviseurs détaillant le contenu de la formation propre au site .
Utilisez une application de gestion des officiers pour automatiser les rappels de consignes post-formation des officiers et consigner les formations dans les DAR.

Résumé

Voici un bref résumé des 7 éléments que chaque DAR devrait inclure :

Heures d'arrivée et de départ précises
Informations sur le changement d'équipe
Toutes les mesures préventives courantes
Toute exception à la norme
Preuve de valeur
Réduction des risques et des responsabilités
Réaffirmer et soutenir le partenariat

Faire de ça une réalité

J'admets que c'est beaucoup demander à un agent lambda. Mais croyez-le ou non, des centaines d'entreprises de sécurité utilisent TrackTik pour fournir chaque jour à leurs clients des rapports d'intervention détaillés et complets.

Notre logiciel rend la tâche simple et fluide, même pour les agents les moins technophiles.

Foire aux questions

Un rapport d'activité quotidien (RAD) est un compte rendu détaillé, poste par poste, des interventions d'un agent de sécurité sur un site. Il consigne les arrivées et les départs, les patrouilles effectuées, les contrôles préventifs de routine et tout événement inhabituel. Dans le cadre d'une entreprise de sécurité privée, il sert également de principal outil de communication avec le client, car il s'agit souvent du seul document consulté par ce dernier d'un mois à l'autre.

Au minimum, quatre éléments sont inclus : les heures d’arrivée et de départ exactes, les renseignements relatifs aux changements d’équipe et à la passation de consignes, l’exécution de toutes les mesures préventives de routine et toute exception à la norme. Des rapports complets en ajoutent trois autres : la preuve de la valeur ajoutée, un langage qui réduit les risques et la responsabilité du client, et un contenu qui renforce le partenariat et les priorités du client pour ce site.

Un rapport d'activité quotidien (DAR) couvre l'intégralité du quart de travail et est par nature routinier. Un rapport d'incident documente un événement précis en détail et déclenche généralement un processus distinct, une notification et une obligation de conservation. Les exceptions doivent être notées dans le DAR, mais le compte rendu détaillé doit figurer dans un rapport d'incident dédié. TrackTik conserve ces deux types d'enregistrements distincts tout en les reliant, de sorte que le récit du quart de travail et le fichier d'incident restent connectés sans être fusionnés.

Un rapport suffisamment détaillé pour qu'un lecteur absent comprenne ce qui a été vérifié et pourquoi. Se contenter d'indiquer « Patrouille de lecture de lignes terminée, aucune activité anormale » est techniquement exact, mais commercialement inutile. Nommer la cage d'escalier, l'éclairage, la signalisation et les rampes permet au client de voir pour quoi il paie et réduit les zones d'ombre en cas de litige.

Oui, partout où le site le permet. Une photo permet de communiquer l'état et l'achèvement des travaux beaucoup plus rapidement qu'une description écrite, et elle indique la présence de l'agent sur les lieux. TrackTik permet aux agents de joindre des photos à leurs rapports à partir de l'application mobile pendant leurs patrouilles ; les images sont ainsi automatiquement intégrées au rapport au lieu d'être envoyées par courriel ultérieurement.

La cohérence repose sur une structure bien définie, et non sur des incitations répétées. Des modèles standardisés par poste, des champs obligatoires, l'enregistrement automatique des passages aux points de contrôle et des rappels liés aux consignes de poste contribuent à uniformiser les pratiques. TrackTik enregistre les heures de travail, les patrouilles, les photos et les exceptions pendant l'intervention de l'agent et génère un rapport prêt à être présenté au client. La qualité du rapport est donc indépendante de l'agent de service. Vous pouvez réserver une démonstration de TrackTik pour comparer les résultats du rapport d'activité quotidienne (DAR) à vos propres consignes de poste.