Blackbird Security optimise l'efficacité grâce à l'automatisation de TrackTik

Blackbird Security optimise l'efficacité grâce à l'automatisation de TrackTik

Blackbird Security optimise l'efficacité grâce à l'automatisation de TrackTik

Blackbird Security a atteint un niveau d'efficacité sans précédent grâce à l'automatisation de TrackTik. Son PDG, Ranko Vukovic, explique comment la plateforme a simplifié la planification, la facturation et les rapports, impulsant ainsi une transformation axée sur les données.

Blackbird Security est l'un des fournisseurs de services de sécurité professionnels connaissant la croissance la plus rapide au Canada. À ses débuts en 2015, l'entreprise concentrait ses activités à son seul siège social de Vancouver, en Colombie-Britannique. Sa réputation en matière de sécurité s'étant rapidement répandue, des détaillants nationaux comme Loblaws, Sephora et Best Buy ont commencé à s'intéresser à ses services. Blackbird Security est maintenant présente partout au Canada et compte plus de 2 000 employés, ainsi qu'un deuxième siège social à Toronto.

Défi : Les difficultés de croissance liées à l'expansion

Aux débuts de Blackbird, la gestion des agents de sécurité pouvait être assurée manuellement. Une application de planification simple offrait une visibilité suffisante sur leur entreprise pour gérer les roulements. Mais avec l'expansion de l'entreprise et l'augmentation des besoins des clients, Blackbird s'est rendu compte qu'elle n'avait pas les ressources internes nécessaires pour y faire face.

Le PDG Ranko Vukovic savait que la solution était dans l'automatisation. « Tant qu'on procédait manuellement, la situation restait gérable jusqu'à un certain point. Nous savions qu'avec l'arrivée de clients plus importants, nous avions besoin de programmes capables d'automatiser certaines tâches. »

Alors que l'équipe examinait différentes applications de gestion et d'administration, Blackbird était convaincu qu'il devait exister une meilleure solution et cherchait une approche plus intégrée.

Solution : Passer au numérique avec TrackTik

Alors que Blackbird passait de quelques centaines à plusieurs milliers d'agents de sécurité, les méthodes manuelles paralysaient l'équipe. La plateforme TrackTik permettrait de réduire cette augmentation des heures administratives.

Pour Vukovic et son équipe, la connexion de tous les aspects de leur entreprise était essentielle à leur réussite. Ils voulaient un système offrant une transparence totale sur la planification des agents de sécurité, la facturation et les rapports afin d'assurer le bon fonctionnement de leurs opérations.

Vukovic a commenté : « J'ai examiné de nombreuses applications et différents programmes qui ne communiquaient pas entre eux. Je voulais simplement naviguer sur une seule plateforme regroupant tout ce dont j'avais besoin. »

La simplicité de la plateforme TrackTik a été le principal moteur de la transition numérique, mais les équipes de Blackbird ont rapidement découvert le potentiel transformateur d'un outil intégré de gestion des effectifs en sécurité physique . Des flux de travail personnalisables, essentiels aux besoins variés de leurs clients, étaient désormais à leur portée.

Résultats : Une transformation axée sur les données

Grâce notamment à une équipe de mise en œuvre très communicative et collaborative, et à des intégrations faciles à installer , Blackbird a pu obtenir l'adhésion de tous les services à TrackTik dès le départ. Les gestionnaires de planification, les équipes RH et financières ont tous constaté des gains d'efficacité grâce à la solution TrackTik.

Éliminer l'incertitude dans la gestion des quarts de garde

Blackbird a connu une croissance fulgurante ces dernières années et, avant la mise en place de TrackTik, le nombre considérable d'agents de sécurité dans son service rendait la gestion des équipes impossible à assurer manuellement pour les ressources internes.

Les méthodes traditionnelles ne disposaient pas des fonctionnalités de pointage nécessaires pour connaître précisément l'heure et le lieu d'arrivée des agents de sécurité lors de leurs prises de service. L'équipe Blackbird a apprécié que le système TrackTik intègre des notifications permettant aux clients de suivre en temps réel les pointages des agents. Cette fonctionnalité a permis de s'affranchir des appels téléphoniques aux magasins pour vérifier l'arrivée à l'heure d'un agent et a facilité la validation de la fin de service.

De plus, grâce à la capacité de TrackTik à assurer le suivi des certifications et des permis des agents de sécurité, les clients de Blackbird peuvent avoir l'esprit tranquille, sachant qu'en cas d'absence d'un agent, un remplaçant qualifié est disponible. Les absences sont inévitables dans toute entreprise, mais les clients doivent pouvoir compter sur les ressources nécessaires pour s'adapter à tout changement d'horaire.

Optimisation des procédures administratives

L'utilisation des fonctionnalités du système TrackTik a considérablement réduit les difficultés administratives rencontrées par Blackbird. Les services de comptabilité et de paie bénéficient maintenant d'une visibilité complète sur les heures de travail, ce qui leur permet de corriger toute anomalie grâce à des données fiables. Cette transparence accrue instaure un climat de confiance dans la facturation des clients et la rémunération des agents de sécurité par Blackbird.

TrackTik a permis au personnel administratif de Blackbird de gagner un temps précieux en évitant la vérification et le recoupement manuels des feuilles de temps, et en optimisant l'allocation des ressources. Chaque changement d'équipe ou heure travaillée est automatiquement enregistré, permettant ainsi au personnel d'exporter des rapports en quelques secondes pour générer automatiquement des factures, une tâche qui aurait nécessité des semaines de travail pour le service de facturation.

Assurer la transparence envers les clients

Grâce à TrackTik, Blackbird améliore son efficacité opérationnelle et ses clients apprécient également la valeur ajoutée de la solution. Il ne s'agit plus de chercher de l'information ou de passer au crible des documents pour fournir des analyses pertinentes à leurs clients. Désormais, ces derniers peuvent accéder à ces informations en toute autonomie par le biais de la plateforme TrackTik.

Blackbird a personnalisé l'accès au portail client au sein du système TrackTik afin que les clients puissent se connecter et consulter en temps réel les indicateurs de performance de leurs agents de sécurité. Ils bénéficient ainsi d'une visibilité complète sur les opérations de leurs agents sur l'ensemble de leurs sites, sans avoir à solliciter d'informations supplémentaires auprès de leur entreprise de sécurité. Cela leur offre une visibilité précieuse sur un aspect souvent difficilement accessible de la gestion des effectifs de sécurité .

Les clients peuvent même recevoir des alertes en temps réel concernant les incidents ou des notifications de fin de ronde afin de s'assurer qu'un agent de sécurité a bien rempli sa mission. Grâce aux courriels et aux rapports automatisés, les clients de Blackbird peuvent anticiper et gérer les problèmes au lieu d'attendre qu'il soit trop tard.

Innover en matière de sécurité pour demain

L'équipe de Blackbird a hâte de voir les perspectives offertes par l'automatisation. L'utilisation du Data Lab de TrackTik a été une véritable révélation pour les clients, qui ont maintenant accès à des analyses détaillées des indicateurs de productivité. Ces renseignements ont ouvert la voie à des alternatives basées sur les données pour évaluer le rendement des employés. Les analyses mettent en évidence les lacunes en matière de formation ou les anomalies dans la performance du personnel qui nécessitent une intervention.

L'automatisation des processus décisionnels grâce à des rapports a permis à Blackbird d'optimiser ses ressources et de mieux anticiper les défis futurs afin de garder une longueur d'avance dans un paysage de sécurité en constante évolution.

Lorsque l’expansion a dépassé les ressources internes, Blackbird s’est tourné vers TrackTik pour unifier la planification, la paie et les rapports clients — sans sacrifier la qualité du service.