Utilisation des modèles de rapports configurables de Trackforce pour la gestion des incidents et des activités des agents de sécurité

Dans quel domaine les équipes de sécurité doivent-elles exceller ? En matière de normalisation des opérations commerciales, les modèles de rapports configurables et adaptables révolutionnent la façon dont les entreprises de sécurité abordent le processus de reporting.

Les modèles de rapports configurables permettent aux superviseurs d'adapter les champs et les exigences des formulaires aux procédures opérationnelles standard, aux exigences contractuelles et à la réglementation en vigueur. De plus, la configuration des rapports, notamment des rapports d'incidents ou d'activité quotidienne, standardise les processus de l'entreprise de sécurité, assurant ainsi des opérations prévisibles et efficaces.

Les modèles de rapports configurables de Trackforce simplifient le processus de rapport et permettent aux superviseurs d'adapter facilement un ou plusieurs rapports utilisés sur différents sites. Ainsi, les agents de sécurité savent exactement quoi et comment le signaler, et les processus sont normalisés pour un fonctionnement sans erreur.

Dans cet article, nous aborderons les mesures que les entreprises de sécurité peuvent prendre pour standardiser leurs rapports et comment les configurer afin d'obtenir de meilleurs résultats – le tout dans le but d'améliorer le domaine dans lequel les équipes de sécurité doivent exceller.

Lisez les parties 1 et 2 de la série sur la configuration des rapports d'incidents et d'activités quotidiennes des agents de sécurité :

• Partie 1 : Qu'est-ce qu'un rapport contient ? Signaler correctement un incident de sécurité physique
• Partie 2 : Comment les modèles de rapports configurables standardisent le processus de signalement des incidents des agents de sécurité

Que peuvent faire les entreprises de sécurité pour normaliser leurs rapports ?

S'il y a une chose essentielle dans la production de rapports, c'est leur fiabilité. La meilleure façon d'y arriver est de créer des modèles de base. Ces modèles consistent à configurer plusieurs zones de rapports de manière à ce qu'elles soient simples et reproductibles.

Un rapport reproductible peut être facilement normalisé pour une utilisation sur plusieurs sites. Le modèle de rapport standardisé idéal comprend les renseignements à documenter pour respecter les procédures opérationnelles normalisées (POS), les obligations contractuelles et autres réglementations.

Trackforce simplifie le processus de normalisation grâce à la création facile de modèles de rapports. Ce processus de modélisation permet aux entreprises d'organiser l'utilisation, l'adaptation et l'analyse de leurs rapports afin d'assurer leur cohérence sur un ou plusieurs sites.

Les rapports organisés vous permettent de :

Bien que toutes les solutions de modélisation ne se valent pas, le logiciel de signalement d'incidents de Trackforce permet aux entreprises de sécurité de s'adapter et de se conformer rapidement aux exigences de rapport afin de respecter les réglementations strictes ou les exigences contractuelles.

Voici 7 fonctionnalités de signalement des incidents de sécurité disponibles dans Trackforce :

1. Options de champs flexibles pour numériser les formulaires papier
2. Création de modèles par glisser-déposer
3. Fonctionnalité de conversion vocale en texte pour une utilisation simplifiée
4. Prise en charge des pièces jointes multimédias telles que des photos horodatées, des fichiers audio, des vidéos, des coordonnées GPS et des notes
5. Notifications configurables et alertes automatiques aux parties prenantes
6. Capacités d'authentification des gardes et de suivi des superviseurs
7. Analyse des rapports pour suivre l'état

Comment configurer les rapports d'incidents de sécurité et d'activité quotidienne (DAR)

Les processus tels que la collecte de preuves, la réponse des agents de sécurité, la responsabilisation en matière de rapports et la documentation des procédures de suivi doivent garantir que les entreprises de sécurité tirent le meilleur parti de leur collecte de données.

Grâce à des rapports personnalisables, les entreprises de sécurité peuvent comparer le rendement de leurs différents sites pour une analyse approfondie et une meilleure gestion des risques. Cette analyse comparative permet d'identifier les sites présentant le plus d'infractions, ceux qui affichent de bonnes performances et ceux qui nécessitent des mesures supplémentaires.

Trackforce aide les superviseurs et les agents de sécurité à configurer les rapports afin de réduire les risques d'erreurs ou de malentendus. Voici comment :

Suivi numérique des rapports d'incidents critiques et d'activités

En abandonnant les rapports papier, les entreprises de sécurité ont mis en place le système de rapports numériques permettant de joindre directement des preuves à l'appui des rapports. Ainsi, les agents de sécurité sur le terrain peuvent prendre des photos, des vidéos ou des commentaires et les joindre à leurs rapports pour examen par leurs supérieurs.

Grâce aux rapports numériques, tous les incidents et activités quotidiennes peuvent être enregistrés et visualisés en temps réel sur un tableau de bord . Les superviseurs peuvent ainsi consulter l'état des sites et les incidents afin d'identifier ceux qui nécessitent une intervention immédiate des parties prenantes.

Mettre en place une méthode infaillible pour assurer la crédibilité des rapports

Les entreprises de sécurité comptent sur leurs équipes pour produire des rapports fiables et suffisamment probants pour être utilisés en cas de litige. La configuration des rapports facilite encore davantage la documentation par les agents de sécurité sur le terrain des informations requises, comme une signature, des entrées horodatées ou la géolocalisation GPS , nécessaires pour établir leur crédibilité.

Créer des champs de réponse pour les rapports de garde simples

Les rapports numériques simplifient et corrigent les erreurs lors de la saisie des données par les agents de sécurité. Les superviseurs peuvent créer des champs obligatoires avec des réponses prédéfinies, permettant ainsi aux agents de choisir l'option appropriée lors de la rédaction de leur rapport. Grâce à ces réponses prédéfinies, les superviseurs peuvent facilement adapter chaque rapport afin qu'il contienne exactement les informations nécessaires aux intervenants ou aux opérateurs de la société de sécurité.

Quels champs doivent figurer sur chaque modèle de rapport ?

La plupart des modèles de mauvaise qualité échouent de la même manière : ils recueillent beaucoup de texte et presque aucun détail structuré. Les champs ci-dessous sont ceux qui méritent leur place, car chacun répond à une question que quelqu'un finira par se poser. Utilisez la troisième colonne pour déterminer quels champs doivent être optionnels et lesquels doivent empêcher l’envoi.

Champ	Ce que ça prouve	Rendre obligatoire lorsque
Date, heure et fuseau horaire	Lorsque l'événement s'est produit, sans contestation ultérieure	Toujours
Site et emplacement précis sur le site	L'endroit précis des faits, suffisamment précis pour qu'un client puisse agir.	Toujours
Agent de signalement et d'authentification	Qui l'a observé et qui est responsable du compte	Toujours
Catégorie et gravité	Comment cet événement se compare-t-il aux autres événements de votre portefeuille ?	Toujours
Récit	Voici ce qui s'est passé, selon les propres mots de l'agent.	Toujours
pièce jointe photo ou vidéo	L'état d'une scène que les mots seuls ne sauraient régler.	Dommages matériels, risques pour la sécurité, incidents liés aux véhicules
position GPS	Que l'agent était là où le rapport indique qu'ils étaient	Patrouille mobile et sites non surveillés ou isolés
Signature	Accusé de réception par un contact client ou un sujet nommé	Avis aux clients, refus, accompagnements, libérations
Personnes et véhicules impliqués	Les détails d'identification nécessitent des mois d'enquête.	Intrusion, vol, altercation, activité suspecte
Avis envoyés et à qui	Cette escalade a effectivement eu lieu, et quand	Tout ce qui a un délai de réponse contractuel
Actions de suivi et propriétaire	L'incident a été clos, et pas seulement enregistré.	Tous les événements de gravité moyenne et élevée

Deux de ces lignes sont essentielles. La catégorie et la gravité permettent de quantifier les rapports, car sans elles, il est impossible de prioriser les incidents, d'évaluer les performances des sites ou de démontrer à un client que les événements graves sont réellement rares. Les notifications et le suivi transforment un simple constat en un compte rendu de la prestation de service.

Création d'un modèle de rapport dans TrackTik : une séquence pratique

La configuration est plus rapide lorsqu'on part des obligations plutôt que du formulaire. C'est cette méthode qui a tendance à se vérifier une fois qu'un modèle est mis en œuvre par les agents sur le terrain.

1. Commencez par l'obligation, pas par la forme. Consultez la procédure opérationnelle standard (POS), la clause de déclaration du contrat et toute exigence de licence étatique, puis énumérez par écrit les exigences de chacune. Chaque élément du modèle doit être rattaché à l'une de ces trois sources.
2. Séparez les publics. Indiquez clairement si chaque champ est destiné au client, à un usage interne ou réglementaire. Supprimez les champs inutiles et rédigez ceux destinés au client dans un langage compréhensible par celui-ci.
3. Choisissez chaque type de champ avec soin. Utilisez des listes déroulantes et des cases à cocher pour les informations que vous prévoyez de rapporter ultérieurement, et le texte libre seulement lorsque l'avis de l'agent est réellement nécessaire. L'IA de ReportPro vous aide dans cette tâche, en clarifiant le récit dicté afin que les agents puissent se concentrer sur l'observation plutôt que sur l'orthographe.
4. Définissez les champs obligatoires avec parcimonie, mais avec fermeté. Un formulaire comportant quarante champs obligatoires est souvent rempli à tort et à travers. Un formulaire avec seulement huit champs essentiels est rempli correctement, pendant les heures de travail, lorsque les informations sont encore fraîches.
5. Associez des règles de preuve aux catégories qui en ont besoin. Exigez une photo en cas de dommages matériels, un horodatage GPS lors des patrouilles mobiles, une référence du point de contrôle où l'incident a été constaté lors d'une ronde de sécurité et une signature sur toute notification au client.
6. Configurez les notifications avant le déploiement. Déterminez qui doit être alerté, à quel niveau de gravité et par quel canal, afin que la procédure d'escalade soit standardisée et non laissée aux habitudes de chacun. Les incidents les plus graves doivent être directement acheminés vers le centre de commandement pour qu'un opérateur puisse les consulter dès leur signalement.
7. Testez le modèle sur un site pilote, puis standardisez-le. Exécutez-le sur un seul site pendant deux semaines, vérifiez ce que les agents ont réellement rempli par rapport à vos demandes, puis déployez la version corrigée dans toutes vos opérations de sécurité .

L'étape sept est celle que la plupart des équipes négligent, et pourtant, c'est le contrôle de qualité le plus économique. Un test pilote de deux semaines permet de déceler les étiquettes de champs ambigus, le menu déroulant auquel il manque une option évidente et les solutions de contournement que doivent adopter les agents de terrain, et ce, avant même le déploiement du modèle sur cinquante sites.

Rapport d'incident ou rapport d'activité quotidienne ? Configurez-les différemment.

Les rapports d'incidents et les rapports d'activités quotidiens sont souvent élaborés à partir du même modèle de base, ce qui explique pourquoi tant de rapports d'activité quotidiens ressemblent à des rapports d'incidents allégés et tant de rapports d'incidents à des rapports d'activité quotidiens étoffés. Ils répondent à différentes questions et nécessitent des présentations différentes.

	Rapport d'incident	Rapport d'activités quotidiennes
Objectif	Documentez un événement précis et les mesures prises à ce sujet.	Afficher la couverture continue et l'état habituel d'un site
Gâchette	Un événement, un risque, une infraction ou une demande du client	La fin d'un quart de travail ou d'une tournée terminée
Détail	Profond et étroit, écrit pour résister à l'examen minutieux	Grand et cohérent, écrit pour être numérisé
Preuve	Photos, vidéo, signatures, parties nommées, horodatages	Scans de points de contrôle, achèvement du circuit, horodatage
Public	Contact avec la clientèle, services juridiques, assureurs, parfois police	Communiquer avec le client et vos propres superviseurs
On dirait que	Un étranger peut reconstituer l'événement à partir du seul rapport.	Un client peut voir d'un coup d'œil que le quart de travail a été couvert.

Si votre modèle de rapport d'activité quotidien (RAP) est encore une zone de texte vide, commencez par les sept éléments essentiels que tout RAP doit contenir et configurez-les comme des champs distincts plutôt que comme des instructions que les agents sont censés mémoriser. Pour les équipes qui évaluent encore des outils, le choix d'une solution de RAP aborde les questions importantes à se poser avant de s'engager.

Cinq erreurs de configuration qui vous coûteront cher plus tard

Ces problèmes surviennent régulièrement, et il est moins coûteux de les corriger lors de la configuration que pendant un an après une collecte de données incorrecte.

Transformer les données modèles en preuves de paiement pour lesquelles un client est prêt à payer

Un modèle bien configuré est un atout commercial indéniable. Des catégories structurées, des niveaux de gravité et des horodatages vous permettent d'assister à une réunion de renouvellement et de montrer précisément au client le résultat de ses dépenses : le nombre de risques identifiés et corrigés avant qu'ils ne deviennent des sinistres, le suivi des délais d'intervention par rapport au contrat et la responsabilité des problèmes récurrents liés à la propriété plutôt qu'à vos agents.

Cela ne fonctionne que si les données de rapport et de facturation reflètent la même réalité. Lorsque les rapports finalisés, les comptes rendus de visites et les tâches sur place sont centralisés sur la même plateforme que les contrats et la facturation , chaque heure facturée est justifiée par une activité documentée, et un litige est résolu en quelques minutes au lieu de nécessiter une semaine de recherches fastidieuses dans un tableur.

La même logique s'applique aux services de sécurité des entreprises , où le destinataire est un comité des risques ou un responsable des installations plutôt qu'un client externe. Le modèle détermine si l'examen trimestriel de la sécurité est un compte rendu rédigé manuellement ou un rapport généré à partir des documents déjà produits par vos agents.