Les feuilles de calcul ou les outils opérationnels traditionnels vous freinent-ils ?

La suite Back Office de TrackTik gère la planification, les présences, les contrats et la facturation, le tout intégré à la plateforme que vous utilisez déjà.

Système d'exploitation TrackTik Back Office 1
L'écart entre le passage à la facturation

La plupart des firmes de sécurité gardent des données qu’elles n’utilisent pas.

Les pointages, les heures vérifiées et les enregistrements des quarts de travail sont tous enregistrés dans TrackTik. Cependant, en aval, votre équipe les ressaisit encore manuellement : dans le système de paie, dans le système de facturation, et même dans un tableur créé en 2019. C’est cet écart entre vos données et celles utilisées par votre service administratif qui fait disparaître vos marges.

La planification est complexe, on peut vous aider.

Une seule absence injustifiée représente 45 minutes de travail administratif. Multipliez cela par plusieurs sites et quelques interventions d'urgence par semaine, et vous perdez entre 5 et 8 heures par planificateur chaque semaine à cause de la gestion des urgences.

Le suivi du temps, des ressaisis et des multiples systèmes est complexe.

Vérifié sur TrackTik. Réintégré dans la paie. Réintégré à nouveau en facturation. Trois sources de vérité, trois cycles de réconciliation, trois endroits où les erreurs s’accumulent. Les factures contestées deviennent une conversation hebdomadaire.

Marge perdue à cause des retards de facturation

Deux à trois semaines entre la fin du quart de travail et la facture envoyée. Chaque jour de retard est DSO. Le temps passé à concilier n’est pas consacré à la croissance du contrat. Les opérations se développent; Le bureau arrière rend la marge.

Qu'est-ce que BOSS ?

La suite logicielle Back Office Operating System comble le fossé entre vos opérations et votre back-office.

La suite logicielle Back Office Operating System transforme vos données opérationnelles vérifiées en tâches administratives automatisées. La planification devient un système de remplacement automatique. Les heures vérifiées se transforment en feuilles de temps prêtes pour la paie. Les feuilles de temps deviennent des factures précises. Un flux de travail unique et complet, intégré à la plateforme que vous utilisez déjà.

1

Quart ouvert

Affichage en temps réel des zones de couverture manquantes.

2

Rempli automatique

Planification des correspondances en fonction des certifications, du lieu et des heures supplémentaires.

3

Heures vérifiées

Pointage enregistré et validé.

4

Feuille de temps conciliée

Les heures travaillées sont converties en données prêtes pour la paie.

5

Facture approuvée

Facturation adaptée au contrat en quelques jours, et non en quelques semaines.

Même plateforme, pas de deuxième connexion. Mêmes données, pas de nouvelle saisie. Conçu pour les entreprises de sécurité.
Les modules

Quatre modules. Un seul flux de travail.

Planification et gestion des présences : Comblez les postes vacants en quelques secondes, et non en 45 minutes.

  • Remplissage automatique des quarts ouverts selon les certifications, l’emplacement et l’exposition aux heures supplémentaires
  • Vue multi-sites en temps réel
  • Signalement des heures supplémentaires avant que ça n’arrive

Contrats et facturation : Les heures vérifiées sont directement comptabilisées dans les factures.

  • Génération automatique de factures à partir de données de quart vérifiées
  • Facturation multi-contrats avec précision au niveau du site
  • Des rapports prêts à l’audit pour chaque cycle de facturation

Gestion des congés : congés payés, congés de maladie et congés imprévus, tout est centralisé.

  • Demandes en libre-service pour les gardes via mobile
  • Impact en temps réel sur la couverture et le risque d’heures supplémentaires
  • Respect des lois provinciales et provinciales sur les congés

Travailleur isolé : Sécurité en temps réel pour les agents de sécurité travaillant seuls.

  • Vérifications périodiques avec escalade automatique
  • Bouton panique avec localisation et détails de l’incident
  • Vérification des vérifications pour la conformité et les révisions d’assurance
Résultats prouvés

Voici ce que rapportent les entreprises qui utilisent la suite Back Office Operating System.

~40%

Économies moyennes de temps sur la planification des tâches

Plus vite

Réduction du temps de téléversement de la paie chez Hawkeye Security

99 % et plus

Précision des heures par quart à Close Range International

« Nous avons réduit le temps de planification d'environ 40 %. La plus grande différence est de ne plus avoir à chercher manuellement des remplaçants pour chaque créneau horaire. »
Opérateur de salle de contrôle pour une entreprise de sécurité de taille moyenne
« Les agents peuvent maintenant choisir les quarts de travail disponibles qu'ils souhaitent faire, ce qui permet à notre bureau de gagner du temps précieux dans la recherche d'un agent qualifié. Le processus d'approbation est simple et efficace. »
Wayne Paquette, gestionnaire de compte, Close Range International

Le nouveau modèle

Maîtrisez le modèle opérationnel, pas seulement le logiciel.

Inverser le modèle – et changer le champ des possibles. Pas en changeant vos partenaires de sécurité, mais en confiant à chacun une couche opérationnelle à gérer.

Aujourd'hui · le modèle fragmenté

Des données éparpillées dans différents systèmes

  • Aucune vue consolidée – sites, systèmes et formats multiples.
  • Formats et catégories que vous ne pouvez pas configurer selon vos normes.
  • Analyses assemblées manuellement – ​​chaque vérification est effectuée à partir de zéro.
  • L'historique du programme est menacé à chaque changement de propriétaire d'un contrat.

Le modèle Trackforce

Un seul modèle opérationnel pour tous les fournisseurs.

  • Une plateforme unique pour tous les sites et partenaires de surveillance – des données cohérentes pour chaque publication.
  • Données relatives aux incidents, aux patrouilles, aux effectifs et à la facturation, regroupées dans une seule vue connectée.
  • Catégories, modèles et flux de travail configurés selon vos normes opérationnelles et réglementaires.
  • Votre historique vous accompagne – entièrement préservé lors de tout changement de fournisseur.
Pourquoi BOSS en particulier ?

Conçu pour les firmes de sécurité. C’est intégré à TrackTik.

La plupart des logiciels de gestion administrative sont génériques : outils comptables, logiciels de paie ou applications de planification conçus pour la vente au détail. BOSS se distingue par deux aspects.

Construit pour des opérations de garde

Planification multisite, multicontrat et tenant compte des certifications. Règles de facturation conformes aux pratiques de facturation des entreprises de sécurité. Rapports de conformité destinés aux organismes de réglementation de votre secteur, et non au suivi des références en magasin.

Pas de deuxième plateforme à gérer

BOSS est intégré à TrackTik. Votre équipe utilise toujours les mêmes identifiants. Les mêmes agents de sécurité, les mêmes sites, les mêmes données. Aucun projet d'intégration. Aucune synchronisation de données qui plante tous les trimestres. Vos planificateurs n'ont pas besoin d'être formés à un nouvel outil.

Opérations de financement, automatiquement

Lorsqu'un agent de sécurité pointe, ce n'est pas limité à un simple enregistrement de présence ; c'est la base de la paie et de la facturation. BOSS automatise ce processus. D'autres outils vous obligent à le recréer manuellement chaque semaine.

Ressources

Plongez dans la question de l'efficacité des fonctions administratives.

De la facturation à la facturation, une série de webinaires TrackTik en deux parties sur l'efficacité du back-officeWebinaire en direct : De la facturation à la transmission des informations : une série TrackTik en deux parties. Une seule absence injustifiée représente 45 minutes de travail administratif. Découvrez comment les entreprises comblent l'écart entre la couverture et l'encaissement sur plusieurs sites. Réservez votre place →
Guide des 5 piliers de l'efficacité des fonctions support pour la gestion du personnel de sécuritéGuide : Les 5 piliers de l'efficacité du back-office. Un guide pratique pour les opérateurs de sociétés de sécurité : cinq domaines opérationnels où les entreprises perdent le plus de temps, et comment y remédier. Télécharger le guide →
FAQ

Questions fréquemment posées.

Quelle est la différence entre BOSS et la suite de la garde ? La suite de la garde gère les aspects opérationnels : suivi des agents de sécurité, signalement des incidents, consignes de poste et gestion du site. BOSS, quant à lui, prend en charge les tâches administratives : planification, gestion des présences, contrats et facturation. La plupart des clients TrackTik commencent avec la suite de la Garde et ajoutent BOSS lorsqu'ils veulent centraliser leurs opérations et leurs finances. Ai-je besoin de TrackTik pour utiliser BOSS ? Oui. BOSS est intégré à TrackTik et n'est pas vendu séparément. Ce choix est délibéré, car la valeur ajoutée de BOSS réside dans les données qu'il extrait de votre plateforme opérationnelle. Combien de temps dure la mise en œuvre ? Pour les clients TrackTik existants qui ajoutent BOSS, la mise en œuvre prend généralement de 4 à 6 semaines par module. La planification est généralement mise en service en premier, suivie des contrats et de la facturation. Nous vous attribuons un gestionnaire de mise en œuvre dévoué et effectuons des points hebdomadaires jusqu'à ce que vous soyez pleinement satisfait. Puis-je acheter les modules séparément ou s'agit-il d'un ensemble ? Les deux. Vous pouvez commencer par la planification seule, ou par les contrats et la facturation seuls, et ajouter les autres modules ultérieurement. La plupart des entreprises commencent par s'attaquer au problème le plus urgent, généralement la planification pour les opérations en forte croissance, ou la facturation pour celles confrontées à des difficultés de trésorerie. Comment fonctionne la tarification ? BOSS est facturé par agent actif et par mois, avec des paliers de volume. Contactez notre équipe pour obtenir un devis personnalisé ; nous l'adapterons à votre entreprise en fonction du nombre d'agents, du nombre de sites et des modules dont vous avez besoin. En quoi BOSS se distingue-t-il des autres logiciels de sécurité ? La plupart des solutions de rechange sont des solutions ponctuelles ou des solutions généralistes de gestion des effectifs. BOSS constitue la couche administrative d'une plateforme complète conçue pour les entreprises de sécurité : même fournisseur que pour le suivi de vos agents, mêmes données, même identifiant. L'intégration n'est pas un problème puisqu'il n'y en a pas. BOSS est-il disponible à l'extérieur de l'Amérique du Nord ? Oui. TrackTik accompagne les entreprises de sécurité en Amérique du Nord et en Europe, avec une facturation localisée, des rapports de conformité et une gestion des devises adaptée à chaque région. Contactez notre équipe pour plus de détails concernant votre pays.

Prêt à voir la suite logicielle Back Office Operating System en action ?

30 minutes avec notre équipe. Une présentation en direct des modules les plus pertinents pour votre activité.

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