3 raisons pour lesquelles chaque entreprise de sécurité devrait fournir des rapports sommaires

Trackforce

20 juillet 2022 · 8 min de lecture

Dans la plupart des organisations, la sécurité est considérée comme un centre de coûts, et dans un contexte économique difficile, les clients existants et nouveaux sont plus sensibles aux prix que jamais.

Dans un marché hautement concurrentiel, la capacité de remporter des contrats sans proposer l'offre la plus basse est essentielle. Pour les entreprises de sécurité qui misent sur la qualité plutôt que sur le prix, il est primordial de communiquer sur la valeur ajoutée de leurs services pendant le processus de vente et chaque mois après la signature du contrat.

Entrez le rapport sommaire de sécurité.

Points clés à retenir

Un rapport de synthèse transforme l'activité quotidienne en une valeur tangible.
Il synthétise les patrouilles, les découvertes et les incidents en un tableau clair que les clients peuvent comprendre.
C'est pendant les mois calmes que vous avez le plus besoin de preuves.
Lorsque le nombre d'incidents diminue, le rapport met en évidence le travail de prévention qui a fait la différence.
Les résumés protègent vos tarifs.
Les clients qui perçoivent votre valeur ajoutée sont moins susceptibles de choisir un fournisseur offrant un taux horaire légèrement inférieur.
Les rapports remontent vers le haut.
Un bon résumé permet à votre contact de partager vos résultats avec les gestionnaires et les propriétaires régionaux, ce qui favorise les recommandations.
TrackTik simplifie la création de rapports de synthèse.
Des tableaux de bord décisionnels, des synthèses analytiques assistées par l'IA et un portail client remplacent des heures de compilation manuelle.

Qu'est-ce qu'un rapport sommaire de sécurité ?

Un rapport sommaire de sécurité permet au client de comprendre tous les éléments nécessaires à la prestation de services de sécurité de qualité. Il résume vos rapports d'activité quotidiens sur une période donnée, incluant les problèmes rencontrés, les incidents et les rondes de sécurité effectuées. Bien conçu, ce rapport transforme les données brutes en informations exploitables pour optimiser votre fonctionnement.

Les rapports sommaires peuvent varier d'une entreprise à l'autre et d'un poste à l'autre, mais un rapport de qualité couvre toujours trois domaines essentiels :

Des mesures préventives de routine sont mises en œuvre : visites des lieux, contacts positifs, visites des superviseurs, formations sur place et toute autre action entreprise par votre équipe pour valoriser le bien.
Points à surveiller : portes ouvertes, risques de glissade et de chute, éclairages ou gicleurs défectueux, utilisation des locaux en dehors des heures d’ouverture, etc. Il ne s’agit pas d’urgences nécessitant un appel immédiat au client, mais d’éléments importants à signaler.
Tous les incidents. C'est simple. Chaque incident de sécurité survenu sur le site doit figurer dans le résumé, idéalement tiré de rapports d'incidents cohérents et riches en preuves .

Que doit contenir un rapport sommaire de sécurité ?

Section	Qu'est-ce qu'il faut inclure ?	Pourquoi c'est important
Résumé de la couverture	Postes couverts, heures travaillées et postes pourvus	Démontre au client qu'il a reçu le service pour lequel il a payé.
Patrouilles et points de contrôle	Parcours terminés, points de contrôle numérisés et taux d'achèvement	Ça prouve que les agents ont couvert la propriété
Activité préventive	Contacts positifs, visites de superviseurs et formation	Met en évidence la valeur ajoutée au-delà de la simple réponse aux incidents
Découvertes	Dangers, journées portes ouvertes, problèmes d'entretien	Fait preuve d'attention aux détails et réduit les risques
Incidents	Types d'incidents, nombre et gravité	Donne une image fidèle des risques liés au site
Tendances et recommandations	Évolution au fil du temps et ajustements suggérés	Cela vous positionne comme un partenaire, pas comme un simple fournisseur.

Les sections clés d'un rapport de synthèse de sécurité efficace.

Pour les rapports quotidiens qui alimentent vos résumés, consultez l'article « 7 éléments que tout rapport d'activité quotidienne devrait inclure » . Maintenant que vous savez ce qu'est un rapport sommaire, voici pourquoi il devrait faire partie intégrante de vos communications clients habituelles.

1. Preuve de valeur et de qualité

Un rapport sommaire sur la sécurité est essentiel pour prouver la qualité des services fournis par votre entreprise.

Lorsque le nombre d'incidents signalés diminue, il est primordial d'éviter que le client ne réduise son budget ou les heures de service. C'est pourquoi il est important de démontrer le lien entre la qualité de votre service et la baisse des incidents.

Les rapports de synthèse servent aussi à justifier le budget. Si un concurrent offre un taux horaire de 2 $ inférieur chez votre client pour la surveillance, vous voulez que ce dernier ait confiance en la qualité de vos services. Établir des taux de rémunération et de facturation équitables et démontrer votre valeur ajoutée sont indissociables.

Le rapport de synthèse est essentiel pour gagner la confiance de votre client. Il témoigne du soin apporté à chaque détail de chaque propriété et de l'ampleur du travail accompli par votre équipe pour assurer la sécurité de son entreprise.

2. La vue d'ensemble

Un rapport sommaire offre à vos clients un aperçu de vos services de sécurité et de leur valeur ajoutée. Utilisez-le pour mettre en valeur non seulement la gestion quotidienne de vos agents de sécurité, mais aussi les résultats à long terme.

Un rapport mensuel permet au client de suivre l'activité quotidienne de l'équipe de sécurité. Ce niveau de transparence est un moyen facile de se démarquer et de fidéliser la clientèle .

3. Stimuler les recommandations et générer de nouvelles affaires

Des rapports de synthèse de qualité renforcent la confiance et consolident les relations avec les clients. En démontrant votre fiabilité et votre efficacité au fil du temps, vous inciterez davantage vos clients à vous recommander à leurs collègues et à vous fournir des références lors de futurs appels d'offres. Les rapports de synthèse sont un atout précieux pour les principales sources de recommandations du secteur de la sécurité .

Par exemple, un rapport sommaire trimestriel est un outil précieux pour un gestionnaire immobilier local afin de mettre en valeur les atouts de ses services auprès d'un gestionnaire régional ou d'un propriétaire. Il permet ainsi de rendre les avis et les recommandations objectifs.

À quelle fréquence devriez-vous envoyer des rapports de synthèse ?

Fréquence	Parfait pour	Sur quoi se concentrer
Hebdomadaire	Sites à haut risque, nouveaux comptes et sites présentant des problèmes actifs	Résumé des patrouilles, des découvertes et des incidents
Mensuel	La plupart des contrats	Résumé complet présentant les tendances, les découvertes et les recommandations
Trimestriel	Examens exécutifs et régionaux	Résultats globaux, tendances d'une année à l'autre et valeur ajoutée

Choisir le bon rythme pour les rapports sommaires de sécurité.

Plan simplifié d'un rapport sommaire mensuel

Utilisez ce plan comme point de départ et adaptez-le aux priorités de chaque client :

Résumé : Deux ou trois phrases sur les faits saillants du mois et les changements éventuels.
Couverture : Heures et quarts de travail effectués conformément au contrat.
Patrouilles et points de contrôle : tournées effectuées et taux d'achèvement des points de contrôle.
Activités préventives et découvertes : contacts positifs, dangers identifiés et problèmes d’entretien signalés.
Incidents : types, nombre et mode de résolution.
Tendances et recommandations : Qu'est-ce qui a changé par rapport au mois dernier et que suggérez-vous pour la suite ?

Un modèle axé sur le client comme celui-ci permet également de transformer les rapports standards en un outil de partenariat. Pour en savoir plus, consultez l' article « Les fournisseurs sont licenciés, les partenaires sont rémunérés » et découvrez comment les rapports immobiliers améliorent les opérations de sécurité .

Comment TrackTik simplifie la création de rapports de synthèse

La compilation manuelle de rapports de synthèse à partir de registres papier et de feuilles de calcul prend des heures. TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, les génère automatiquement à partir des données déjà saisies par vos agents.

Rapports par agent, équipe et compte : la solution d’intelligence d’affaires TrackTik transforme les patrouilles, les incidents et les temps de réponse en tableaux de bord et en indicateurs clés de performance (KPI) que vous pouvez partager lors des revues clients.
Résumés exécutifs assistés par l'IA : ReportPro AI transforme les notes de terrain brutes en rapports soignés et génère des résumés exécutifs en quelques secondes.
Accès client en temps réel : les opérations de sécurité de TrackTik incluent un portail client, permettant aux clients de consulter les rapports à tout moment entre les résumés.

En bref

Ne vous contentez pas d'affirmer que vous êtes la meilleure option en matière de sécurité. Prouvez-le avec des rapports sommaires de sécurité. Un rapport de synthèse percutant distingue votre entreprise parce qu'il :

Cela prouve la valeur et la qualité de votre service et aide à justifier un taux horaire plus élevé.
Offre un aperçu de tout ce que fait votre équipe.
Fournit aux clients des données quantifiables et faciles à partager avec les gestionnaires et les collègues.

Vous voulez produire des rapports de synthèse qui impressionnent vos clients sans passer des heures en tâches administratives ? Réservez une démonstration de TrackTik .

Foire aux questions

Un rapport sommaire de sécurité regroupe les rapports d'activité quotidiens sur une période donnée, comme une semaine, un mois ou un trimestre. Il couvre les patrouilles et les points de contrôle effectués, les actions préventives, les découvertes telles que les dangers ou les portes ouvertes, ainsi que tous les incidents, offrant ainsi aux clients une vision claire de la valeur ajoutée de leur équipe de sécurité.

Inclure la couverture assurée, les patrouilles et l'achèvement des points de contrôle, les activités préventives, les découvertes, les incidents et les tendances, ainsi que des recommandations. Personnaliser le rapport en fonction des priorités de chaque client afin qu'il puisse identifier rapidement les informations les plus importantes pour lui.

Les rapports mensuels conviennent à la plupart des contrats. Les analyses hebdomadaires sont utiles pour les sites nouveaux ou à haut risque, et les synthèses trimestrielles sont idéales pour les revues de direction et régionales. Les clients ayant accès à un portail client peuvent également consulter les rapports en temps réel entre les synthèses.

La diminution du nombre d'incidents peut amener les clients à se demander s'ils ont encore besoin du même niveau de service. Un rapport de synthèse détaille les mesures préventives mises en œuvre pour améliorer la qualité du service, contribuant ainsi à préserver les heures de service et les budgets.

Oui. La solution de veille stratégique TrackTik génère des rapports et des tableaux de bord à partir des données de patrouille, d'incidents et de temps que les agents enregistrent à chaque quart de travail, et ReportPro AI peut générer des synthèses en quelques secondes, ce qui évite de compiler les rapports manuellement.

Les clients satisfaits partagent des rapports de synthèse avec les gestionnaires régionaux et les propriétaires, ce qui génère des recommandations et des témoignages. Des exemples de rapports fournissent également aux prospects une preuve objective de la qualité de votre service. Le système de signalement des incidents TrackTik garantit que chaque synthèse s'appuie sur des données cohérentes et étayées.