3 façons dont l'utilisation des rapports de propriété améliore les opérations de sécurité

La production de rapports est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise de sécurité . Les propriétaires et les superviseurs utilisent ces rapports pour suivre l'ensemble des opérations, et les clients s'en servent pour voir précisément comment leurs biens sont protégés, ce qui renforce la confiance entre les propriétaires et les fournisseurs de sécurité.

Les rapports d'activités quotidiens sont une composante standard de toute opération de sécurité. Cet article s'intéresse à un autre type de rapport : le rapport de profil de propriété, initialement proposé par Silvertrac et maintenant intégré à la suite Trackforce aux côtés de TrackTik.

Qu'est-ce qu'un rapport de profil de propriété ?

Un rapport de profil de propriété vous offre un aperçu simple de chaque bien que vous protégez. Il regroupe les informations essentielles d'un site en un seul endroit, permettant ainsi à toute personne ayant besoin de comprendre rapidement la propriété d'y accéder facilement.

Ce que ça inclut	Pourquoi c'est important
Photo et adresse de la propriété	Aide les agents et le personnel à reconnaître le site et à le trouver rapidement.
Numéros et emplacements des unités	Indique précisément où les agents doivent se rendre sur la propriété
Types de problèmes	Définit ce que les agents doivent signaler et comment.
Points de contrôle	Cartographie le parcours de la ronde des gardes et les zones nécessitant des contrôles réguliers.
Tâches prévues	Énumérer les tâches urgentes comme les fermetures et les inspections.
Notes sur la propriété	Enregistre les instructions spécifiques, les contacts et les préférences des clients

Vous pouvez probablement déjà entrevoir d'excellentes façons d'utiliser cela dans votre activité. Voici trois exemples concrets de la façon dont les rapports immobiliers peuvent améliorer votre entreprise.

3 façons dont les rapports de propriété améliorent les opérations de sécurité

1. Formation des agents de sécurité

Des agents bien formés sont essentiels au succès d'une entreprise de sécurité, et s'assurer qu'ils maîtrisent vos procédures de signalement constitue un volet important de leur formation. Découvrez les clés d'un programme de formation d'agents de sécurité réussi et motivant .

Un profil détaillé de l'établissement facilite la formation des agents aux procédures de signalement, même pour les établissements aux exigences complexes. Avant leur première entrée en service dans un nouvel établissement, les agents peuvent ainsi se familiariser avec les attentes à leur égard.

Cela permet aussi de minimiser les erreurs sur les nouvelles propriétés après la conclusion d'une transaction. Configurez la propriété avant la première prise de service, partagez le profil et assurez-vous que chaque agent affecté à ce site sache exactement ce qu'il a à faire.

Conseil pratique : Communiquez la fiche descriptive du lieu aux agents au moins une semaine avant leur première prise de service afin qu’ils aient le temps de se familiariser avec le matériel. Garder une copie de chaque fiche au bureau facilite aussi la consultation des informations.

2. Ventes

Vendre des services de sécurité n'est pas chose facile, et l'une des choses les plus difficiles à faire est de prouver à un prospect que vous pouvez être un partenaire de confiance.

Un profil de propriété est un moyen simple de montrer aux prospects ce qu'ils peuvent attendre de vous. Lors de la proposition, il leur offre un aperçu des points forts de vos services, adaptés au type de bien immobilier. Il vous permet également d'éviter l'erreur fréquente dans les propositions de sécurité : parler davantage de vous que du client.

Créez un modèle de bien immobilier qui correspond au type de propriété recherché par le prospect, ajoutez son nom et présentez ce profil lors de votre rendez-vous de proposition. Il est judicieux de le compléter par une visite du bien avant votre présentation.

Ça vous offre deux avantages. Premièrement, vous démontrez votre expertise et votre esprit d'initiative. Deuxièmement, vous pouvez leur demander s'il manque quelque chose qu'ils aimeraient voir réalisé sur leur propriété. En quelques étapes simples, vous devenez un partenaire de confiance à leurs yeux et vos chances de conclure la vente augmentent.

3. Administration

Comme pour tout autre aspect de la gestion d'une entreprise de sécurité privée, une organisation rigoureuse est essentielle à la réussite. Donner aux employés un accès adéquat à l'information est un facteur déterminant pour l'efficacité.

Tous les employés n'ont pas besoin d'un accès complet à votre système de gestion de la sécurité. Un profil de propriété leur permet d'avoir un aperçu rapide d'un site sans avoir à gérer la plateforme. Si la réceptionniste a besoin du numéro d'entretien d'une propriété, ou si le service de facturation veut savoir quand une propriété a été ajoutée, toutes les informations sont centralisées. La suite logicielle TrackTik, intégrée au système, va plus loin en reliant les données des sites à la planification, à la paie et à la facturation.

L'accès facile à la bonne information est ce qui distingue les bonnes entreprises de sécurité des excellentes.

Comment créer un profil de propriété pour chaque site

Quelle que soit la plateforme que vous utilisez, ces étapes vous aident à créer un profil sur lequel les agents, les représentants des ventes et le personnel administratif peuvent s'appuyer.

1. Visitez la propriété avec le client. Confirmez les priorités, les points problématiques, les contacts et toute circonstance particulière.
2. Documentez les renseignements essentiels du site : adresse, numéros d’unité, photos, plans et contacts clés.
3. Définissez les types de problèmes et les règles de signalement. Déterminez quels agents doivent signaler et incluez les détails les plus importants pour votre client. Consultez la liste des 7 éléments essentiels d'un rapport d'activité quotidien .
4. Planifiez les points de contrôle et les tâches planifiées. Organisez la ronde des gardes et les tâches urgentes comme les fermetures et les inspections.
5. Examinez et mettez à jour régulièrement votre profil. Révisez-le après tout incident, modification de contrat ou commentaire client afin qu'il demeure toujours pertinent.

Comment TrackTik permet aux gestionnaires et aux clients d'avoir une connaissance approfondie du chantier

Un profil n'est utile que si les agents l'utilisent pendant leur service. TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, exploite les informations du site à chaque prise de service.

• Ordres de publication par client, site ou poste : le système de gestion des agents de sécurité TrackTik envoie les ordres de publication directement sur les appareils des agents, les met à jour en temps réel et peut exiger un accusé de réception.
• Instructions à chaque point de contrôle : un système de ronde des gardes TrackTik affiche des instructions spécifiques au site à l’arrivée des agents, ouvre les formulaires de rapport et pose des questions sur les exceptions.
• Rapports prêts à être partagés avec les clients : les opérations de sécurité de TrackTik partagent des rapports et des aperçus opérationnels via un portail client.
• Aperçu des performances du site : TrackTik Business Intelligence analyse l’activité par agent, équipe et compte, vous permettant ainsi de voir le rendement de chaque établissement.

Que vous gériez quelques propriétés résidentielles et commerciales ou des centaines de sites, avoir les bonnes informations à portée de main renforce l'efficacité de chaque aspect de votre activité. Réservez une démonstration de TrackTik pour en savoir plus sur son fonctionnement.