Comment rédiger un rapport d'activité quotidien pertinent

Comment rédiger un rapport d'activité quotidien pertinent

Dans cet épisode, nous abordons la rédaction d'un rapport d'activité quotidien (RAD) permettant de suivre les incidents, d'en tirer des enseignements et de communiquer clairement vos activités quotidiennes à vos clients. Un RAD de qualité est un outil essentiel pour… améliorer la fidélisation de la clientèle.

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Le rapport d'activité quotidien représente votre travail

Dans la plupart des cas, le client ne verra pas le travail concret effectué par votre équipe. Il n'est pas là pour observer la multitude de tâches que vous accomplissez chaque jour pour assurer la sécurité de ses biens. Il verra le rapport d'intervention, et si celui-ci est bâclé et incomplet, il supposera que votre travail est tout aussi médiocre.

« Ça représente le temps que vous passez sur place », j'ai dit à Chris. « Plus vous consacrerez de temps à la rédaction du rapport pour qu'il reflète positivement votre entreprise, plus cela influencera positivement la perception que vos clients auront de vous et de vos services sur place. »

Le fait de détailler chaque incident et votre réponse, en les consignant précisément, contribue vraiment à établir un climat de confiance avec vos clients.

Pourquoi la précision est si importante

L'enregistrement précis des heures d'arrivée et de départ est essentiel à l'efficacité du rapport d'activité quotidien. Les systèmes modernes de ce type, dématérialisés et accessibles via des appareils mobiles, facilitent grandement cette tâche, car ils permettent aux agents de saisir les informations en temps réel, sans avoir à se souvenir de l'heure ultérieurement. Comme le souligne Chris, l'importance de tenir un registre précis des arrivées et des départs va bien au-delà de la simple satisfaction client.

« Il se pourrait qu'un incident se soit produit… », dit-il. « Si l'affaire était portée devant les tribunaux et que vous deviez comparaître devant un juge et un jury, tout cela pourrait être contesté. » Des relevés de temps inexacts pourraient invalider le reste de vos notes, engendrer des problèmes juridiques et nuire à l'image de votre entreprise et de votre client. C'est pourquoi Chris recommande de rédiger des rapports précis à la seconde près.

Il est important de garder à l'esprit que votre rapport d'activité (DAR) pourrait un jour être utilisé devant un tribunal. C'est pourquoi il est essentiel de noter tous les petits détails, ainsi que les événements importants. On ne sait jamais ce qui pourrait s'avérer important plus tard.

Tout ne va pas bien

Chris et moi, on en rit bien, de la mention « Code 4 », ou « Tout va bien », qui apparaît si souvent dans les rapports d'activité quotidienne. En plus de semer la confusion chez les clients, les gestionnaires et tous ceux qui ne sont pas familiers avec le jargon, c'est tout simplement une désignation inutile.

« Ça n’ajoute aucune valeur ajoutée à ton client… » que j’ai dit à Chris. « Au lieu de dire « tout va bien », pourquoi ne pas dire : « J’ai vérifié le périmètre, la clôture, j’ai vérifié les biens de valeur sur la propriété », et les énumérer ? Détaille les activités réalisées. »

Non seulement ce détail supplémentaire met en valeur votre travail auprès du client, mais il garantit également l'absence d'erreurs ou d'inexactitudes dans votre rapport et peut vous protéger de toute responsabilité.

De plus, consigner ces petits incidents peut s'avérer utile pour identifier les tâches importantes que vous pourriez négliger ou les processus à optimiser. Si vous ne savez pas ce que vous faites au départ, il est impossible de trouver des pistes d'amélioration.